Diplomado en ALTA GERENCIA

Mauricio Arias Toro

Instructor

SESION No. 2

Octubre 22 de 2012

2

Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del

proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas

oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para

controlar la ejecución del proyecto.

3

ENTREGABLE

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Es la recopilación, medición y distribución de información del desempeño

del proyecto

Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para

mejorar el proceso, mediante la introducción de cambios

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Información sobre el desempeño

del trabajo

•Solicitudes de cambio rechazadas

Supervisar y

controlar el

trabajo del

Proyecto

•Acciones correctivas

recomendadas

•Acciones preventivas

recomendadas

•Proyecciones

•Reparación de defectos

recomendada

•Cambios solicitados

4

ENTREGABLE

Control integrado de cambios

Es la gestión de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen

Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que

esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un

cambio

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Cambios solicitados

•Información sobre el desempeño del trabajo

•Información sobre el desempeño del trabajo

•Acciones preventivas recomendadas

•Acciones preventivas recomendadas

•Reparación de defectos recomendada

•Productos entregables

•Solicitudes de cambio aprobadas

•Solicitudes de cambio rechazadas

•PGP (actualizaciones)

•Enunciado del alcance del proyecto

(actualizaciones)

•Acciones correctivas aprobadas

•Acciones preventivas aprobadas

•Reparación de defectos aprobada

•Reparación de defectos validada

Control integrado

de cambios

5

• Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las

actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el

producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.

• Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos

definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos para

cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece

formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

6

ENTREGABLE

Cierre del proyecto

Finaliza todas las actividades de todos los PGP

Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados

•Plan de gestión del proyecto (PGP)

•Documentación del contrato

•Factores ambientales de la

empresa

•Información sobre el desempeño

del trabajo

•Productos entregables

•Procedimiento de cierre

administrativo

•Procedimiento de cierre del

contrato

•Producto, servicio o resultado final

Cerrar Proyecto

7

ENTREGABLE

Cierre del contrato

Conclusión y aprobación del vínculo contractual

Objetivo: Obtención de la aceptación formal por parte del cliente

•Plan de gestión de las

adquisiciones o compras.

•Plan de gestión del contrato

•Documentación del contrato

•Procedimiento de cierre del

contrato

•Contratos concluidos

•Activos de los procesos

de la organización

(actualizaciones)

Cerrar Proyecto

A medida que se avanza en un proyecto se disminuye la influencia de los participantes en los resultados del mismo.

8

A medida que se avanza en un proyecto se aumenta el

costo de los cambios.

9

Tiempo del proyecto

Alto

Bajo

10

11

Gestionar el (la) … Trata de asegurar que el proyecto …

INTEGRACIÓN Coordina todos los trabajos y sus resultados.

ALCANCE Incluya todo el trabajo requerido para el éxito y sólo ese.

CALIDAD Satisfará las necesidades para las que fue desarrollado.

TIEMPO Terminará dentro del plazo previsto.

RIESGOS Identifica, analiza y prepara respuestas al riesgo.

COMUNICACIONES Genera, recopila, distribuye, almacena y elimina la

información necesaria en el momento oportuno.

COSTOS Se completa dentro del presupuesto aprobado.

RECURSOS

HUMANOS

Hace uso más eficiente de las personas involucradas.

APROVISIONAMIENTO Organiza adecuadamente la adquisición de bienes y

servicios de fuera de la organización ejecutora.

A continuación presentaremos las nueve (9) áreas de conocimiento como los define el PMI.

En cada una de ellas se muestran:

Las ENTRADAS

Las TÉCNICAS o METODOLOGÍAS

Las SALIDAS.

En otras palabras, se muestra el recorrido de:

12

1

Insumos → Procesos → Resultados o Entregables

13

1

14

1

15

1

16

2

17

2

18

3

19

3

20

4

21

5

22

6

23

7

24

8

25

9

Para poder ejecutar un proyecto con éxito, es necesario desde el comienzo definir bien QUÉ es el Proyecto, en QUÉ consiste el Proyecto, QUÉ partes lo componen, etc.

Para lograr lo anterior, una vez se tiene el enunciado del

Proyecto se deberá elaborar la Estructura Analítica del Proyecto – EAP.

26

27

Términos sinónimos: Estructura de División o

Desglose del trabajo (EDT).

Estructura de Desglose del Proyecto (EDP)

Estructura de Fragmentación del Trabajo (EFT)

Estructura Detallada del Trabajo (EDT)

Estructura de Descomposición o Desagregación del Trabajo (EDT)

Equivalente en Inglés: Work Breakdown Structure

(WBS)

Definición: es un método de

identificar, clasificar y definir el

trabajo a ser ejecutado. Se divide

el proyecto en sus componentes, los

cuales son sucesivamente divididas

en elementos más bajos y de alcance

cada vez más estrecho hasta definir

TOTALMENTE el proyecto en unidades

de trabajo manejables y controlables,

y a las cuales se les puede asignar

una responsabilidad única.

28

El objetivo fundamental es dividir el trabajo en partes, cada una asignable a un responsable específico, manteniendo al mismo tiempo un esquema integrado de interpretación y ejecución del proyecto. La responsabilidad única será en cuanto a planeamiento, organización, dirección y control de las partes para asegurar su CALIDAD, OPORTUNIDAD y COSTO. La EAP es una herramienta de la Gerencia de Proyectos y se utiliza para cumplir las siguientes funciones críticas: 1. Integración del trabajo a realizar. 2. Organización del proyecto 3. Apoyar los sistemas de planeación, programación, control e información del

proyecto.

La EAP es un Modelo Descriptivo del proyecto que permite la descomposición natural de este hasta sus productos finales.

La responsabilidad única

será en cuanto a planeamiento, organización, dirección y control

de las partes para asegurar su CALIDAD, OPORTUNIDAD y COSTO.

29

a. Debe abarcar TODO el trabajo a ser realizado en el proyecto.

b. Debe permitir la asignación de un responsable único a cada parte de los

trabajos en cada nivel de la EAP.

c. El nivel de desglose debe buscar equilibrio entre beneficios y costos de

control. Debe llevarse hasta un nivel de detalle suficiente para permitir

visibilidad del trabajo y el control adecuado, sin crear excesiva carga de

control administrativo.

d. Debe estar normalmente orientada al PRODUCTO o ENTREGABLE, no a la

actividad.

e. Un elemento componente de la EAP deberá ser fácil de entender.

f. El trabajo rutinario no debe ser exageradamente subdividido.

g. Las partes complejas, vitales o muy costosas deben detallarse lo suficiente.

h. La EAP debe realizarse como un ejercicio inter-disciplinario.

30

• El trabajo que se realizará por diferentes personas

debe ser claramente diferenciado.

• La EAP debe definir objetivos medibles para cada

componente de trabajo del proyecto.

• La EAP debe ser lo suficientemente flexible como

para permitir cambios.

31

Recuerde:

• la regla es que la gente que va hacer el trabajo debe

participar en la planificación del mismo.

• Diferentes niveles de la EAP pueden hacerse por diferentes

grupos; los directivos puede describir el primer y segundo

nivel, y pasarlo los niveles operativos para continuar con

un desglose mayor

• Hay Software que puede ayudar a realizar la tarea.

32

33

PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO C

ACTIVIDAD B.2.2.1 ACTIVIDAD B.2.2.2 ACTIVIDAD B.2.2.3

LOTE DE

CONTROL B.1 LOTE DE

CONTROL B.2

LOTE DE

CONTROL B.3

Niveles de

Agregación

TAREA B.2.2.2.1 TAREA B.2.2.2.2 TAREA B.2.2.2.3

Niveles de

Desagregación

LOTE DE

TRABAJO B.2.1

LOTE DE

TRABAJO B.2.2

LOTE DE

TRABAJO B.2.3

Nivel de la

Gerencia

Proyecto

34

• Proyecto: acción no rutinaria, no repetitiva orientada al logro de un

objetivo específico y que se ejecuta con metas definidas de calidad, costo y

tiempo.

• Lote de Control: es un conjunto de Lotes de Trabajo agrupados para

propósitos de información y control gerencial.

• Lote de Trabajo: es un conjunto de estructuras predefinidas que

presentan objetivos de trabajo discretos, definidos y significativos, medibles

y controlables, que tienen un principio y un fin observables, una

responsabilidad única asignable, que puede ser identificada en un sistema

contable y que de alguna manera conduce a un producto final.

• Actividad: es un conjunto de tareas cuya ejecución conduce a obtener un

producto final bien definido.

• Tarea: es el elemento discreto que representa el trabajo a ejecutar al más

mínimo nivel y puede ser un conjunto de acciones u operaciones básicas.

35

Normalmente seis (6) niveles o menos, los cuales pueden ser:

Nivel 1° - Proyecto

Nivel 2° - Sub –proyectos o áreas de control

Nivel 3° - Combinación de tareas o Lote de Trabajo

Nivel 4° - Actividad

Nivel 5° - Tarea

Nivel 6° - Acciones o sub-tareas.

36

• Parar la desagregación cuando llegue a un punto en el que puede estimar los recursos necesarios para el grado deseado de precisión,

• O cuando el trabajo tenga una duración en tiempo igual a las unidades más pequeñas que desee programar, sean estas días, semanas, meses, etc.

• O detener el desglose cuando el elemento es 0.5 a 2.0% del proyecto.

• O detener una vez que haya identificado un "paquete de trabajo"

37

CARACTERÍSTICAS:

• Representa la unidad de trabajo al nivel en el cual se ejecuta dicho trabajo.

• Se distingue claramente de todos los otros Lotes de Trabajo.

• Una persona o unidad organizacional es responsable por su ejecución.

• Tiene fechas programadas de inicio y terminación.

• Tiene un presupuesto de un valor definido sea en pesos, horas-hombre, etc.

• Su duración es relativamente corta con respecto al proyecto total.

• Se integra con otras programaciones detalladas como ingeniería, compras, mercadeo, etc.

Término genérico para identificar conjunto de actividades

discretas que tienen un resultado final definible

No hay fórmula mágica. La descomposición se puede hacer por:

• Disciplinas funcionales o tecnológicas.

• Diseño/manufactura/mercadeo/ventas/finanzas.

• Según la estructura organizacional u organigrama.

• Proveedores o subcontratistas y sus responsabilidades.

• Localizaciones físicas o geográficas.

• Sistemas y sub-sistemas.

• O cualquier combinación entre las anteriores, pero …

38

Debe estar orientado hacia el producto o Resultado Final.

• Puede proceder de arriba-abajo, de abajo hacia arriba, o en cualquier sentido, para obtener el trabajo a ser realizado dentro del proyecto.

39

• No necesita obtener un gráfico o estructura simétrica.

1) Se organizan en equipos de dos (2) personas.

2) Seleccionar un (1) proyecto que sus organizaciones estén adelantando actualmente.

3) Elaborar la EAP hasta tercer nivel de su proyecto

4) Presentar su resultado al Instructor explicando:

a. Si están todos las componentes del Proyecto

b. Por qué las subdividieron de esa forma.

c. Otras alternativas para conformar la EAP.

5) Tienen veinte (20) minutos en clase para el ejercicio.

6) Enviar por correo electrónico al Instructor.

40

Para poder ejecutar un proyecto con éxito, es necesario desde el comienzo definir bien QUIENES son parte del Proyecto, QUIENES son recursos propios y QUIENES serán contratados.

Para lograr lo anterior, una vez se tiene el enunciado del Proyecto se deberá elaborar la Tabla de Análisis Organizacional - TAO.

El término en Inglés:

o Organizational Breakdown Structure (OBS)

41

42

EJEMPLOS:

Contratistas

Consultores

Asesores

Proveedores

La TAO incluye y define TODAS las personas, empresas o Unidades

Organizacionales que son responsables de ejecutar o entregar un

Lote de Trabajo.

EJEMPLOS:

Entidades gubernamentales

Entidades financieras

Departamentos de la empresa

dueña del proyecto.

Departamentos de otra empresas

43

Por lo tanto, la TAO no es un organigrama, sino

una representación de la combinación de

personas, unidades, departamentos, empresas,

entidades ajenas que tienen PARTICIPACIÓN y

alguna RESPONSABILIDAD en el Proyecto.

El propósito de la TAO no es solamente identificar el ente ejecutor de

un Lote de Trabajo, sino también indicar la unidad o departamento del

Dueño que será responsable por la supervisión del trabajo.

44

• Elenco

• Personal de Apoyo

• Vestuario

• Productores

• Asistentes en locaciones

• Escritores de guiones

• Compositores de la música

• Interpretes de las canciones

• Equipos de transporte

• Editor de sonido

• Productor de efectos especiales

• Consultor histórico

• Proveedores

• Entrenadores de animales

El mejor ejemplo de una TAO es la “lista de créditos” que aparece al final de una película. En este listado aparecen TODAS las personas y empresas que aportaron algo al desarrollo y ejecución de la cinta. Entre ellos encontramos a: