Ahora, para “ir mejor” (incluso conseguir “ir mucho mejor”),necesitamos algo dramáticamente diferente a lo que

hicimos… Ahora necesitamos entrenarnos para jugar un juegototalmente nuevo...Un juego llamado re‐imaginartotalmente nuevo...Un juego llamado re imaginar

Tom Peters, ¡Re‐imagina!, 2004

GESTION DE DOCUMENTOS GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVODE ARCHIVODE ARCHIVODE ARCHIVO

Visualizando su aplicación en Sistemas Archivísticos Universitarios

Lic. ARCANGEL EDUARDO SANCHEZ GOMEZLic. ARCANGEL EDUARDO SANCHEZ GOMEZDepartamento de Documentación, Información y Archivo

Facultad de Ciencias‐UCVarcangel.sanchez@ciens.ucv.ve

http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven

ContenidoContenido

Algunas realidadesg

Que podemos hacer ante esta realidad

Gestión Documental:

Definición

Beneficios

Objetivos

Como aplicar la Gestión Documental

Programa de Gestión de Documentos dePrograma de Gestión de Documentos deArchivo

Norma ISO 15489 para la Gestión de Documentosde Archivo

Situación de la UCV en materia de Gestión deDocumentos de Archivo

Sistema de Gestión de Documentos de Archivo(SIGEDA)( )

Al lid dAl lid dAlgunas realidadesAlgunas realidadesInexistencia en la organización de una unidad, servicio o dependencia encargada de todo lorelacionado con los documentos de archivo

Desorganización de documentos en las oficinas

Acumulación y mala instalación de documentos que influyen sobre su conservación

Existencia de depósitos de documentos (fondos acumulados)

Ausencia de un profesional o profesionales de la información en la planta de RRHH

No se diseñan y aplican lineamientos y herramientas archivísticas (Cuadro de Clasificación,Tablas de Retención Documental, Inventarios, Listados, etc.)

No se registra el ingreso, egreso y paso por los documentos por las oficinas durante sug g , g y p p ptrámite

No se controla la producción de copias de documentos

No se eliminan documentos / Se eliminan documentos sin evaluar su vigencia, valores y uso

d l l h d l ó l d lInexistencia de un reglamento para los archivos de la organización y el uso y manejo de losdocumentos de archivo

No existen manuales de procedimientos ni manuales de documentos administrativos, por lotanto los procedimientos no se han simplificado, normalizado y documentado

Los documentos no han sido normalizados

Entre otros

¿ Qué podemos hacer anteesta realidad?

Sistema de Gestión de Documentos y Archivo

D fi i ió d G tió D t lD fi i ió d G tió D t lDefinición de Gestión DocumentalDefinición de Gestión Documental

Consejo Internacional de Archivos (1984): el área de la gestión administrativa generalj ( ) g gencargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso yselección de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo. Es decir, desde secrea, tramita, organiza o se decide la conservación temporal, conservación permanente oeliminación de un documento

Norma ISO 15489 (2001): Ámbito de la gestión administrativa responsable del controleficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de losdocumentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de lasdocumentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de lasactividades y transacciones en forma de documentos.

Ley General de Archivos de la República de Colombia (594‐2000): conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de laadministrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destinofinal, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

óóBeneficios de la Gestión DocumentalBeneficios de la Gestión Documental

Establece una política institucional en materia de gestión de los documentos en laorganización donde se instaure

Determina responsabilidades y competencias en la materia

Facilita la definición, simplificación, documentación y difusión de los procedimientos dela organización y sus directricesla organización y sus directrices

Se Integra en los sistemas administrativos e informáticos de la organización y en susprocesos generales

Permite que se considere a los documentos como un recurso valioso y un activoimportante en la organización

Requiere de un criterio sistemático, coherente y exhaustivo para su gestión

Su finalidad es la de proteger y conservar los documentos como evidencia de los actosd i ió (t ti i d l t ió li d )de una organización (testimonio de las actuación realizadas)

Sirve de apoyo a actividades habituales y a la toma de decisiones posteriores

Actúa como garantía de rendición de cuentas, actuales y futuras: la organización deberíapoder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con elpoder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con elmarco normativo

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

óóObjetivos de la Gestión DocumentalObjetivos de la Gestión Documental

Simplificación, documentación y difusión de los procesos y procedimientos

Diseño normalizado de los documentos

No creación de documentos innecesarios, duplicidad y presencia deversiones caducas

Registro, control del uso, trámite y circulación de los documentos a través desistemas informáticos o manuales

Organización (clasificación, ordenación y descripción) de los documentos

Conservación e instalación de documentos a bajo coste en los archivos de lainstitución

Valoración, selección y eliminación de documentos que carezcan de valorpara la gestión y el futuro (Salvaguarda del patrimonio histórico ydocumental)

Aseguramiento de la disponibilidad de los documentos esenciales ensituaciones de crisis o emergencia

Cruz Mundet (2006)

¿ Cómo aplicar la Gestión Documental?Documental?

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

PROGRAMA DE PROGRAMA DE GESTIÓN DEGESTIÓN DEGESTIÓN DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOSDOCUMENTOS

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

P d G tió d D tP d G tió d D tPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos

D t i l d t d b d d di i t éDetermina los documentos que deben ser creados en cada procedimiento y quéinformación es necesaria de incluir en ellos

Decide la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados ycapturados y las tecnologías aplicables para su gestióncapturados y las tecnologías aplicables para su gestión

Determina los metadatos que se deben crear con cada documento y en losprocesos documentales y cómo deben ser vinculados y gestionados de formaconstante

Determina los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durantelos procesos de negocio y por otros posibles usuarios y los plazos de conservaciónnecesarios para cumplirlos

D id ó i l d d l l i iDecide cómo organizar los documentos de manera que se cumplan los requisitosnecesarios para su uso

Evalúa los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos quetestimonien las actividades realizadastestimonien las actividades realizadas

ISO 15489-1:2001

Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos

Conserva los documentos y se permite el acceso a los mismos a lo largo deltiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y lasexpectativas de la sociedad

Cumple con los requisitos legales y reglamentarios las normas aplicables y laCumple con los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y lapolítica de la organización

Garantiza que los documentos se conserven en un entorno seguro

Asegura que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempoAsegura que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiemponecesario o requerido; y

Identifica y evalúa las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidadde los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejorcreación o gestión de los documentos

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de Documentos

Subsistemas Herramientas Funcionales

Herramientas Normativas

Herramientas OperativasFuncionales Normativas Operativas

• Archivo Gestión• Archivo Intermedio• Archivo Histórico

• Control Documental• Clasificación y

Ordenación• Descripción

• Reglamento delSistema de Gestiónde Documentos yArchivo

• Formación deusuarios(Capacitación delRecurso Humano)Descripción

• Instalación y Depósito• Valoración, Selección

y Eliminación• Transferencia de

F d

Archivo• Manual de Normas y

Procedimientos

Recurso Humano)• Cuadro de

Interlocutores(Responsables de losArchivos de laO i ió )Fondos

• Programa deDocumentos Vitales yde Prevención deRiesgos

Organización)

g

Cruz Mundet (2006)

Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosSistema de Archivo

Programa de Gestión de DocumentosSistema de Archivo

C j t á i d hi ( tióConjunto orgánico de archivos (gestión,administrativos, intermedio e histórico)vinculados por una dirección central quenormaliza los procesos y políticasp y parchivísticas y focaliza la información en unpunto accesible a la consulta interna yexterna.

Heredia (1991) nos señala que un sistema dearchivo se configura como un conjunto deactividades articuladas a través de una redactividades articuladas a través de una redde centros y de servicios técnicos, paraestructurar la recogida, transferencia,depósito, organización, descripción y

d l dservicio de los documentos

Programa de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosPrograma de Gestión de DocumentosHerramientas funcionales

Programa de Gestión de DocumentosHerramientas funcionales

Programa deDocumentos

Vitales

Norma ISO 15489Norma ISO 15489Gestión de DocumentosGestión de Documentos

Norma ISO 15489Norma ISO 15489

Es un referente metodológico y conceptual para el establecimiento de lascaracterísticas de los documentos, instrumentos, sistemas y procesosdocumentales.

S l hit di l l t bl i i t d i i i lSupone el mayor hito mundial en el establecimiento de principios y reglaspara gestión de documentos y archivos, al estar avaladointernacionalmente por el máximo organismo normalizador (ISO)

Es una base para las buenas prácticas en gestión de documentos, útil paratodas las organizaciones, por muy avanzadas y por mucha experiencia quetengan en esa labor.g

Es neutral en cuanto a tecnología, ya que puede aplicarse tanto endocumentos en papel como electrónicos

Llansó (2007)

Norma ISO 15489Norma ISO 15489

Los principios y metodologías contenidas en la norma sirven tanto a lasorganizaciones privadas como públicas, sea cual sea su tamaño, tipo oubicación de la organización, e independientemente del nivel detecnología a utilizar

Los implicados clave en la aplicación de la norma son los altos directivosde las organizaciones, que pueden no estar familiarizados con las ventajasde una buena gestión documental, o no ser conscientes de lasg ,consecuencias de su inexistencia

Proporciona una visión excelente de los conceptos de gestión ded t l t ól d l i f iódocumentos a los tecnólogos de la información

Su objetivo es definir los procesos clave de la gestión de documentos entérminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y eltérminos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y elno técnico) pueda entender

Llansó (2007)

¿ Como estamos en la UCV en materia de Gestión de

Documentos ?Documentos ?

ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos

L UCV M l d N P di i t d tLa UCV no posee Manuales de Normas y Procedimientos que documentenlas diversas actividades que hay que realizar y como han de efectuarse a nivelacadémico y administrativo

Los procesos y procedimientos no están identificados, simplificados yautomatizados

En la mayoría de los casos los procesos y procedimientos administrativos ys

En la mayoría de los casos los procesos y procedimientos administrativos yacadémicos se presentan y difunden a través de circulares, o porconversaciones entre el personal

No se ha instalado en la UCV y en muchas de sus dependencias unidadesNo se ha instalado en la UCV y en muchas de sus dependencias, unidadesencargadas del registro y control de la recepción y envío de documentos en suformato papel (Unidades de Correspondencia y Mensajería). La producción,recepción y envío y trámite de los documentos no se registra y controla deforma centralizada

ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos

Se realizan gestiones que muchas veces han de ser devueltas al interesado através de reparos, por el no cumplimiento de un procedimiento, de la consignaciónadecuada de recaudos, o la utilización inadecuada de formatos de documentos, o laelaboración de documentos con información no pertinente, entre otros aspectos

No podemos informar a un miembro de la comunidad universitaria por donde vala tramitación de una gestión

No hay manera de recuperar información sobre los trámites académicos ys

y p yadministrativos realizados. Se depende de la memoria del personal para buscar losdocumentos que se han tramitado

No existe un control manual o automatizado de los trámites académicos yNo existe un control manual o automatizado de los trámites académicos yadministrativos, por lo que muchos se realizan de forma extemporánea,incumpliendo con las normativas nacionales y universitarias

ió d dió d dComo estamos en gestión de documentosComo estamos en gestión de documentos

Los formatos de los documentos (tipos documentales) no se han normalizado,por lo que para la realización de los diversos trámites se utilizan en su mayoría losoficios y memorándums y no tipos documentales diseñados específicamente paracada trámite a realizar

A pesar que en muchas dependencias existe un Archivo Central, no se haconsolidado un Sistema de Archivo y un Sistema de Gestión de Documentos deArchivo

s Se acumulan grandes cantidades de documentos en las oficinas, los cuales seorganizan en muchos casos de forma empírica

No se eliminan documentos que vayan perdiendo valor, vigencia y usoNo se eliminan documentos que vayan perdiendo valor, vigencia y uso

No se transfieren documentos con valor histórico para su conservaciónpermanente a un Archivo Histórico (Salvaguarda del Patrimonio Histórico yDocumental)Documental)

Hay razones para ir hacia un….

Sistema de Gestión deSistema de Gestión deDocumentos y Archivos

i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo

La Facultad de Ciencias posee un Sistema de Archivo el cual poco a poco seLa Facultad de Ciencias posee un Sistema de Archivo el cual poco a poco seestá consolidando a través de la normalización de los procesos archivísticos, laorganización de los documentos en las distintas dependencias, la transferencia dedocumentos de valor histórico al Archivo Histórico de la Facultad, la eliminación dedocumentos que han perdido valor, vigencia y uso y la capacitación del RRHH

Departamento de DocumentaciónInformación y Archivo

sSistema de Gestión de Documentos y

Archivo (SIGEDA)

Archivos de Gestión

Archivos Administrativos

Centro de Documentación e Información Administrativa

ArchivoGeneral

ArchivoIntermedio

ArchivoHistórico

i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo

La Facultad de Ciencias posee un CentroLa Facultad de Ciencias posee un Centrode Computación con personal altamentecapacitado para el diseño de sistemas yaplicaciones que apoyen la automatizaciónde los procesos, la producción de tiposdocumentales normalizados y el registro ycontrol de los trámites

s La Facultad de Ciencias posee unaadecuada plataforma tecnológica para eldesarrollo del Sistema de Gestión deD h h d h dDocumentos, hasta ahora desaprovechada

i d ió d hii d ió d hiSistema de Gestión de Documentos y ArchivoSistema de Gestión de Documentos y Archivo

En que estamos trabajando en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivo:

Normar el sistema (Reglamento)

Diseñar una política y lineamientos a seguir

Establecimiento, simplificación y documentación de los procedimientos (Manuales de

Procedimientos)

Normalización de tipos documentales

Diseño de una aplicación informática para la elaboración de los documentos, registro de sus

s metadatos y el control de la tramitación, permitiendo a sus usuarios producir documentos y

realizar trámites de forma secuencial a partir del proceso y procedimiento establecido

Diseño y aplicación de las operaciones técnicas de archivo: identificación, valoración,

clasificación, ordenación, transferencia, selección, eliminación y/o conservación permanente

Prever la utilización a futuro de documentos electrónicos en la organización

Digitalización de documentos vitales / Preservación y resguardo de documentos vitales

Gestión de depósitos

Re-imaginar

Procedimientos Administrativos

Catálogo de Procedimientos Manuales de Procedimientos

SIGEDASIGeDA

Normalización de los Tipos Documentales

Identificación y

Catálogo de DocumentosManuales de Documentos Administrativos

Producción 

Recepción Externa

Registro y Control

Identificación yValoración de 

Series

Creación Interna Catálogo deSeries 

Documentalesg yEntrada, Salida y Trámite de Documentos

Organización

Clasificación Ordenación DescripciónClasificación Ordenación Descripción

Instalación

Preservación

Cuadro deClasificación

ISAD‐G / ISAAR (CPF)ISDF /ISIAH

Inventarios, Censos,Listas, Índices

Guías, Catálogos

Selección

, g

ConservaciónTemporal

ConservaciónPermanente

Eliminación

Tabla de Retención Documental

Retención

TransferenciasRegistro y ControlSistema de Archivo

Sánchez, Arcángel©2009

 

ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES  

1.‐Datos de identificación de la serie:  

1.1.‐ Denominación:  

 

1.2.‐ Definición: 

2.‐ Legislación: 

2.1.‐ General: 

 

2.2.‐ Específica: 

  

 

 

3.‐ Unidad administrativa productora:  

 

4.‐ Trámite administrativo y documentos básicos que forman el expediente1: 

5.‐ Ordenación de la serie:   

6.‐ Series relacionadas:  

7.‐ Documentos recapitulativos y publicaciones íntegras o parciales: 

8.‐ Propuesta de Calendario de Conservación: 

8.1.‐ Valoración de la serie documental2:   

Valor de la Serie  X  Razones Valor Administrativo    Aquel que  tienen  los documentos para  la administración que  los ha 

producido,  como  testimonio  de  sus  procedimientos  y  actividades. Permanecerá mientras  la  serie  y  sus  documentos  tengan  vigencia administrativa 

Valor Legal    Aquél que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley 

Valor Jurídico     Aquél del que  se derivan derechos u obligaciones  legales  regulados por el derecho común 

Valor Fiscal     Aquél que  tienen  los documentos que pueden  servir de  testimonio 

                                                            1 Destacar en cursiva los tipos documentales 2 Marque con un (X) la casilla del valor identificado de la serie, elimine el texto referencial y escriba las razones por las cuales la serie posee dicho valor. 

del cumplimiento de obligaciones tributarias Valor  Contable  o Financiero 

  Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario 

Valor Histórico    Aquél que posee un documento como fuente primaria para la historia Valor Informativo    Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de 

cuales quiera actividades de  la Administración. Permanecerá ya que es  testimonio  de  la  actividad  administrativa  de  la  institución  y/o dependencia 

Valor  Científico‐Técnico 

  Aquél que  tienen  los documentos que pueden servir como muestra del desarrollo de la actividad científica de la institución y el país 

  8.2.‐ Propuesta de Conservación y/o Eliminación: 

 Ejemplar Principal           Tipos Documentales  Soporte  Tipo de Muestreo  Plazo Conservación Total         Eliminación Parcial         Eliminación Total           Ejemplar Secundario         

  Tipos Documentales  Soporte  Tipo de Muestreo  Plazo Conservación Total         Eliminación Parcial         Eliminación Total          9.‐ Soportes Alternativos:    10.‐ Acceso:    

Tipo de Acceso  X  Normas y Especificaciones para el Acceso Restringido     Exige informe previo     25 años o más     Libre Acceso       11.‐ Observaciones:      

Cuadro de Clasificación FuncionalCuadro de Clasificación Funcional‐‐UnificadoUnificado

1 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1.1 Desarrollo de recursos humanos

1.1.1 Descripción de puestos de trabajo

1.1.2 Expedientes de evaluación del desempeño

1.1.3 Expedientes personales

1.1.4 Expedientes de selección de personal

1.1.5 Circulares y notas internas

1.2 Administración del personal

1.2.1 Nóminas

1.2.2 Certificados IRPF

1.2.3 Seguros sociales (TC-1 y TC-2)

1.2.4 Relaciones con Mutuas de Accidentes

1.2.5 Partes de alteraciones (permisos y vacaciones)

1.2.6 Partes de confirmación (incapacidades temporales) ( p p )

1.2.7 Partes de accidentes de trabajo

1.3 Relaciones laborales

1.3.1 Convenios laborales

1.3.2 Expedientes de elecciones sindicales

1.3.3 Expedientes de sanciones (inspecciones de trabajo) 1.3.3 Expedientes de sanciones (inspecciones de trabajo)

1.3.4 Expedientes de demandas

1.4 Formación

1.4.1 Planes de formación

1.4.2 Expedientes de cursos de formación

1 5 Prevención de riesgos laborales 1.5 Prevención de riesgos laborales

1.5.1 Programas de prevención

1.5.2 Estudios de evaluación de riesgos

1.5.3 Planificación de acciones preventivas  

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE CIENCIAS 

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ARCHIVO Página: ___ / ____

Fecha de Aprobación: ___ /___ /____

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Abreviaturas: Orig: Original A: Administrativo F: Fiscal T: Técnico P: Permanente S: Selección AG: Archivo de Gestión Cop: Copia L: Legal C: Contable H: Histórico Tem: Temporal D:Digitalización AC: Archivo Central I: Informativo E: Eliminación AH: Archivo Histórico PP: Plazo Precaucional

Unidad Administrativa: CENTRO DE COMPUTACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

Código

Tradición

Doc.

Nombre de la Serie Nombre de la Subserie

Valores

Custodia

Períodos de Retención en años

Base Legal Procedimientos

Orig Cop A L F C T H I P Temp E S D AG AC AH PP

X Expedientes de Actas

de Sesiones del Consejo Universitario

X X X 2

Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión

X Expedientes de Actas de Sesiones de los

Consejos de Escuela X X X 2

Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión

X

Expedientes de Actas de Sesiones de la

Comisión de Investigación

X X X 2

Al término de la retención eliminar en el Archivo de Gestión

X

Expedientes de Actas de Sesiones de Reuniones de

Dependencias de la Facultad

X X X 5 15 X

Al término de la retención en el Archivo de Gestión remitir al Archivo Central e Histórico en donde se conservarán permanentemente