Suplemento Metodológico: Análisis de Involucrados

Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional

Dirección de Formación Profesional y Desarrollo de los Recursos Humanos

Lima - 2008

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ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS

El análisis de involucrados es una herramienta que permite identificar a aquellos actores (personas, grupos o instituciones) interesados en el éxito o fracaso de un proyecto o iniciativa. Son también, aquellos que contribuyen o que son afectados o que tienen influencia sobre los problemas a enfrentar. La identificación de actores, en el proceso de implementación de los Lineamientos Nacionales de Política de la Formación Profesional, es un factor clave, ya que, permite la elaboración participativa de las políticas regionales de la Formación Profesional y del Plan Regional. Como está indicado en la Guía metodológica para el diseño y elaboración de la política y plan regional de Formación Profesional (módulo 1); el proceso de identificación de actores responde a los siguientes pasos:

• Hacer una relación de los grupos u organizaciones vinculados a la Formación Profesional.

• Identificar los intereses, percepción, posición, recursos y estrategias de

cooperación con respecto al proceso. La identificación de actores generalmente se realiza durante un taller de planificación, después de un análisis del contexto regional. Los resultados del análisis de actores deben ser presentados en un resumen corto o en una matriz, algunos pueden tener puntos de vista negativos del proceso de implementación; sin embargo, sus posiciones necesitan ser entendidas para trabajar en una dirección correcta. Los actores tienen diversos grados de contribución e impactos potenciales y están implicados en el proceso de diversas maneras. Para el análisis de involucrados es necesario tomar en cuenta, los diferentes tipos de actores: Actores principales: Son aquellos actores afectados directamente por el proceso, ya sea de modo positivo o negativo. Ejemplo: Instituciones educativas, empresas, estudiantes, trabajadores. Actores secundarios: Son aquellos actores que pueden verse afectados y/o influenciar de manera positiva o negativa en el proceso. Juegan un papel intermedio y pueden tener un efecto importante en los resultados del proceso. Estos actores pueden dividirse en organizaciones que financian, implementan, supervisan o defienden.

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Dentro de este tipo de actores se puede considerar, a individuos claves como actores específicos (jefe de área o departamento de diferentes instituciones que consideran importante y necesaria la propuesta) o grupos informales de personas que actúan como intermediarios (ejemplo: lideres locales, políticos, personas respetadas socialmente, entre otros). Los actores secundarios son quienes en la mayoría de los casos, lideran el proceso y conforman el equipo o comité técnico de formación profesional; tales como: representantes del Gobierno Regional, Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo, Dirección Regional de Educación u otras instituciones representativas de la región. Actores externos: Son aquellos actores que no están directamente involucrados, pero pueden ser afectados por el proceso o influenciar de manera positiva o negativa. Ejemplo ONG, Colegios Profesionales, instituciones internacionales, entre otras. Es importante garantizar la incorporación de todos los actores (principales, secundarios y externos), y para ello, el equipo encargado de consolidar la matriz de involucrados debe de considerar las siguientes preguntas:

• ¿Han considerado a todos los actores: principales, secundarios y externos?

• ¿Han sido considerados todos los actores que apoyan y los que se

oponen al proceso?

• ¿Los actores han sido divididos en grupos por intereses, expectativas, aportes, etc.?

• ¿Hay nuevos actores principales, secundarios o externos que

probablemente surjan como resultado del proceso?

• ¿Qué probables beneficios hay para cada actor como resultado del proceso?

El éxito del proceso de implementación depende, además de la identificación de actores, definir la influencia y la importancia de éstos en el proceso. Con respecto a la influencia, se debe determinar claramente el poder que tienen los actores sobre el proceso; controlar las decisiones tomadas, facilitar o ejercer una influencia que afecte al proceso negativamente. El poder puede derivarse de la organización, del actor o su posición en relación a los otros actores.

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Con respecto a la importancia de los actores para el éxito del proceso; se puede definir respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Qué problemas el proceso busca atender o aliviar? • ¿A cuál de los actores estos problemas afectan?

• ¿Para cuáles actores el proceso da prioridad en atender sus necesidades,

intereses y expectativas? Es importante señalar que el MTPE a través de las DRTPE viene ejecutando en las diferentes regiones del Perú, el proceso de implementación de los Lineamientos Nacionales de Política de la Formación Profesional; para lo cuál se cuenta con una Guía Metodológica para el diseño y elaboración de la Política y Plan Regional de Formación Profesional. El módulo 1 de esta Guía está relacionado con el análisis de involucrados, obteniendo como producto una matriz con los actores principales de la región; la cuál debe tomarse como referencia y mejorarla considerando la información planteada en el presente folleto.

LA CONVOCATORIA Un factor fundamental a tener en cuenta antes de iniciar la identificación de los actores, es la convocatoria. Una convocatoria exitosa, garantiza que los actores representativos de la región participen en el proceso. Para una convocatoria exitosa se recomienda 3 pasos fundamentales: Paso 1: Definir las características del taller. Antes de realizar una convocatoria, el equipo responsable debe definir algunos aspectos en relación al taller:

• ¿Qué actividad se va a desarrollar? • ¿Cuál es el objetivo de la actividad?

• ¿Cómo se desarrollará?

• ¿Dónde se desarrollará?

• ¿A que hora?

• ¿Cuanto tiempo durará?

• ¿Cuales serán los resultados esperados?

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Paso 2: Definir los invitados o el público objetivo. En un primer momento en trabajo de gabinete, el equipo responsable debe realizar un listado o mapeo de los sectores y actores que podrían involucrarse en el proceso de implementación de los Lineamientos Nacionales de Políticas de la Formación Profesional, tales como representante del GR, DRTPE, DRE, Centros de Formación, empresas, ONG, Organismos Internacionales, Organizaciones de la Sociedad Civil, entre otros, relacionados con la Formación Profesional. Para que este mapeo o listado esté completo, los organizadores de la actividad pueden consultar a líderes de la región, acerca de los posibles invitados que puedan haber quedado afuera y que serían actores importantes de considerar. Cada región es diferente, por lo tanto sus actores varían. Por otro lado, es importante identificar previamente a la realización del evento, el referente y el teléfono de cada una de las instituciones; a fin de armar una matriz preliminar con los datos más relevantes de cada actor. Es importante que el público que participe de la actividad sea representativo de los diferentes sectores de la región, antes que sea numeroso. Paso 3: Lanzar la convocatoria. Es fundamental tener en cuenta que hay varias formas de invitar a alguien a participar de algún evento. (Tarjeta de invitación, carta, oficio, vía telefónica, virtual, entre otras). Cada alternativa de invitación es más apropiada o efectiva para uno u otro de los invitados. El momento más adecuado en el que se debe realizar la invitación, depende del público objetivo como de los intereses del taller. Para estar seguros que la invitación sea clara, se debe verificar lo siguiente:

• ¿Quién invita? • ¿Cuál es la actividad a la que se está invitando?

• ¿Cuál es el objetivo?

• ¿Cuando se llevará a cabo?

• ¿A que hora?

• ¿Cuanto durará?

• ¿Dónde se llevará a cabo?

• ¿Por qué es importante la presencia de la persona invitada?

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Además de revisar y definir la forma de invitación es importante considerar la difusión. Dependiendo del tipo de evento y el público objetivo que participará; para ello, se debe definir los canales de comunicación (personalizada, masiva, mixta).

Personalizada.- A través de llamada telefónica, oficio, correo electrónico, visita e invitación verbal; sin embargo esta invitación debe ser reforzada por una comunicación formal, si la institución lo considera pertinente. Masiva.- A través de artículos, notas de prensa o publicidad en medios de comunicación gráficos (periódicos, revistas, boletines), radiales y televisivos; es importante incluir en todos los casos el contacto para el registro o información adicional sobre el evento. Mixta.- Tarjetas de invitación con la agenda de actividades.

No hace falta utilizar todos los canales de comunicación, es importante evaluar el evento y seleccionar los canales de comunicación más apropiados. Sin embargo, más allá de los medios de difusión que se empleen, es importante hacer un listado de aquellos actores, que es fundamental su asistencia al evento y reforzar la invitación unos días antes con una llamada por teléfono.

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METODOLOGÍA: (para las regiones que ya desarrollaron el módulo I). Análisis del documento: Identificación de actores. 40 minutos.

• Se le entrega al equipo técnico de Formación profesional el folleto identificación de actores. 10 minutos.

• Lo leen individualmente. 10 minutos.

• Lo discuten en grupo. 10 minutos.

• Plantean preguntas al facilitador. 10 minutos.

Revisión de la matriz de involucrados. 1 hora 20 minutos.

• Posteriormente el facilitador les sugiere, revisar su matriz de involucrados. 10 minutos.

• Piden que identifiquen en su matriz de involucrados; cuales son los

actores principales, secundarios y externos. Complementan si fuera el caso. 30 minutos.

• Responden a las preguntan planteadas en el folleto a fin de garantizar la

incorporación de todos los actores. Escriben sus respuestas en hojas bulkie. 20 minutos.

ð ¿Han considerado todos los actores: principales, secundarios y

externos?

ð ¿Han sido considerados todos los actores que apoyan y los que se oponen al proceso?

ð ¿Los actores han sido divididos en grupos por intereses,

expectativas, aportes, etc.?

ð ¿Hay nuevos actores principales o secundarios que probablemente surjan como resultado del proceso?

ð ¿Qué probables beneficios hay para cada actor como resultado

del proceso? Responden a las preguntas relacionadas con la importancia de los actores para el éxito del proceso. Escriben sus respuestas en hojas bulkie. 20 minutos.

• ¿Qué problemas el proceso busca atender o aliviar?

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• ¿A cuál de los actores estos problemas afectan?

• ¿Para cuáles actores el proceso da prioridad en atender sus necesidades, intereses y expectativas?

Convocatoria. 1 hora

• En grupo revisan invitaciones que como institución hayan elaborado para los diferentes eventos. 20 minutos.

• Las mejoran considerando los pasos fundamentales para una experiencia

exitosa. 40 minutos.

Tiempo total: 3 horas Materiales:

• Hojas bulky.

• Lapiceros.

• Matriz de involucrados (desarrollada en el módulo 1).

• Invitaciones que la institución haya elaborado (oficios, cartas, tarjetas…).