TESIS DE GRADO -...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO

Previa a la obtención del título de:

LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CP

TEMA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL COLEGIO

MUNICIPAL “FERNÁNDEZ MADRID” DE LA CIUDAD DE QUITO

AUTOR: LARRY FERNANDO CAÑAS PAVÓN

TUTORA: MÁSTER ALEXANDRA GUTIÉRREZ

QUITO - ECUADOR

2014

II

DERECHO DE AUTOR

Yo, Larry Fernando Cañas Pavón, con cédula de identidad N.- 170737372-4,

declaro que el trabajo desarrollado en la presente tesis titulada “MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL COLEGIO MUNICIPAL

“FERNÁNDEZ MADRID” DE LA CIUDAD DE QUITO, previo a obtener el

título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría; fue desarrollado por mi

persona con la dirección de la Magister Alexandra Gutiérrez.

Larry Fernando Cañas Pavón

III

AGRADECIMIENTO

Quiero expresar mi más profundo agradecimiento primero a Dios, por haberme

permitido con su infinita bondad, guiarme y protegerme en todos los actos de

mi vida.

A mis padres e hijos que siempre estuvieron pendientes de que no abandonara

mis estudios y que culminara mi carrera.

Un agradecimiento a mi Directora de Tesis, por su valiosa colaboración y apoyo en

la culminación de este objetivo.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial y sus docentes quienes supieron

impartir sus conocimientos, permitiéndome así culminar una etapa más de

mis estudios logrando fortalecer mi vida personal y profesional.

IV

DEDICATORIA

Con mucho amor a las personas más importantes de mi vida mis hijos

Josselyne Karina, Fernando Javier y Andrés Fabricio, quienes estuvieron

alentándome siempre y que fueron un apoyo importante en mis estudios ya

que también fueron mis maestros, a mis padres y hermanos por el cariño y

apoyo incondicional que me brindaron.

Fernando.

V

CERTIFICACIÓN

Certifico que la Tesis ―MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL

COLEGIO MUNICIPAL FERNÁNDEZ MADRID‖ DE LA CIUDAD DE QUITO‖,

previo a la obtención del Título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, es

original y ha sido realizada en su totalidad por el señor Larry Fernando Cañas

Pavón.

Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad.

Atentamente,

Máster Alexandra Gutiérrez

Directora de Tesis

VI

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos está elaborado con el propósito de

coadyuvar al correcto funcionamiento de las actividades que desarrolla el

Colegio Municipal ―Fernández Madrid‖, en las áreas inherentes a la

Administración y Control de Propiedad, Planta y Equipo, propiciando

uniformidad en los Procedimientos Administrativos y Contables.

Este Manual de Procedimientos para la Administración y Control de

Propiedad, Planta y Equipo, servirá de guía para que las actividades

Administrativas se simplifiquen y se racionalice el recurso humano ya que

cada Departamento o Unidad Administrativa conocerá cuales son las

obligaciones que debe cumplir respecto a los procedimientos para que la

realización de tareas de cada funcionario sea eficiente y efectiva, evitando

que el trabajo se duplique y habrá coordinación entre las diferentes unidades

administrativas de la Institución.

VII

RESUMEN

Se describe en forma global el problema la carencia de un manual de

procedimientos para la Administración y Control de Propiedad, Planta y

Equipo objeto de estudio, el objetivo general y los objetivos específicos que se

establecen para llevar a cabo de manera idónea este trabajo.

Por otra parte se destaca la delimitación y justificación de la investigación.

Busca familiarizar al lector con la estructura y composición referente a los

antecedentes de investigación que aportan la información precisa, con

respecto al marco legal, marco teórico, marco conceptual, donde se hace

una breve descripción de los conceptos bases correspondientes a los

manuales, procedimientos, y procedimientos administrativos son

conocimientos mencionados a enfocar primordialmente con el problema a

resolver.

Por último un listado de términos básicos que complementan la información.

Es definido por medio de una metodología en el cual se evalúan y explican

los métodos que se utilizaron a través de un lenguaje sencillo y que son los

siguientes:

- Método Analítico

- Método de Síntesis

- Método Inductivo

- Método Deductivo

- Método Estadístico

VIII

El tipo de investigación utilizada fue ―Explorativa y Descriptiva‖, y el diseño de

investigación fue Bibliográfica y de Campo.

Las técnicas que se aplicaron fueron la observación directa y la entrevista no

estructurada.

Corresponde al capítulo más importante ya que aquí realizamos un

diagnóstico del manejo actual de los activos fijos a través de los distintos

recursos utilizados para recopilar la información necesaria, y por lo tanto se

obtiene de manera clara y sencilla el diseño del manual de procedimientos

para la Administración y Control de Propiedad, Planta y Equipo.

En este capítulo y para finalizar se determinan las conclusiones y

recomendaciones.

Como parte de este Manual también adjuntamos los Anexos y Referencias

Bibliográficas.

IX

ÍNDICE DE CONTENIDO

DERECHO DE AUTOR ......................................................................................II

AGRADECIMIENTO ............................................................................................ III

DEDICATORIA ................................................................................................... IV

CERTIFICACIÓN ................................................................................................. V

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ VI

RESUMEN ......................................................................................................... VII

CAPÍTULO l ........................................................................................................1

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................1

Antecedentes Investigativos .................................................................................1

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .....................................................1

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ......................................................1

1.3. SUB PREGUNTAS .................................................................................2

1.4. OBJETIVOS ............................................................................................2

1.4.1. OBJETIVO GENERAL ..........................................................................2

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................3

1.5. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................3

1.6. LIMITACIONES.......................................................................................4

1.7. IDEA A DEFENDER ...............................................................................4

1.8. VARIABLES ............................................................................................5

1.8.1. Variable Independiente ...........................................................................5

1.8.2. Variable Dependiente .............................................................................5

1.8.3. Operacionalización de las Variables ....................................................6

CAPITULO ll ........................................................................................................8

MARCO TEÓRICO - LEGAL - CONCEPTUAL .....................................................8

2.1. MARCO TEÓRICO .................................................................................8

2.1.1. Definición de Manuales ...........................................................................8

2.1.2. Control Interno ........................................................................................8

2.1.3. Propiedades, Planta y Equipo ............................................................... 13

2.1.4. Depreciación ......................................................................................... 14

2.1.5. Métodos de depreciación ................................................................... 15

2.1.5.1. Método Legal ................................................................................. 16

2.1.5.2. Método de Línea Recta ................................................................. 17

X

2.1.5.3. Método de Unidades de Producción .............................................. 18

2.1.6. Vida Útil ............................................................................................... 19

2.1.7. Inventario .............................................................................................. 22

2.1.8. Codificación ......................................................................................... 23

2.2. MARCO LEGAL ................................................................................... 23

2.2.1. Ley de Presupuestos del Sector Público ............................................. 23

2.2.2. Reglamento de la Ley de Presupuestos del Sector Público ............ 24

2.2.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado ........................... 25

2.2.4. Normas Técnicas de Control Interno.................................................... 26

2.2.5. Normas Técnicas de Contabilidad ........................................................ 28

2.2.6. Manual General de la Administración y Control de los Activos Fijos

del Sector Público. .............................................................................. 29

2.2.7. Reglamento General de Bienes del Sector Público .......................... 31

2.2.8. Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y

determinación de responsabilidades de los vehículos del sector

público. ................................................................................................. 33

2.3. Marco Conceptual ............................................................................... 35

CAPÍTULO III ..................................................................................................... 40

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 40

3.1. MARCO METODOLÓGICO .................................................................. 40

3.1.1. Tipo y diseño de la Investigación ....................................................... 40

3.1.2. Métodos de la Investigación ................................................................. 41

3.1.3. Población y Muestra ............................................................................. 41

3.1.4. Técnicas e instrumentos para la recolección de la información ............ 42

3.1.4.1. APLICACIÓN DE LA ENTREVISTA ............................................... 42

3.1.4.2. ANÁLISIS GENERAL DE LOS RESULTADOS .............................. 53

3.2. SITUACIÓN ACTUAL ........................................................................... 54

3.2.1. Antecedentes ........................................................................................ 54

3.2.2. Misión ................................................................................................... 55

3.2.3. Visión.................................................................................................... 55

3.2.4. Objetivos Estratégicos ......................................................................... 55

3.2.5. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ....................................................... 57

3.2.6. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Y FUNCIONES ............................. 58

3.2.6.1. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA ............................................... 58

XI

3.2.7. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ........................................... 71

CAPÍTULO IV ..................................................................................................... 81

MARCO PROPOSITIVO ..................................................................................... 81

4.1. Antecedentes ........................................................................................ 81

4.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE PROPÍEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL COLEGIO

MUNICIPAL ―FERNÁNDEZ MADRID‖ DE LA CIUDAD DE QUITO........... 82

4.1.1. Proceso: Activos Fijos ......................................................................... 82

4.1.1.1. Introducción .................................................................................. 82

4.1.1.2. Objetivo .......................................................................................... 82

4.1.1.3. Ámbito de Aplicación ................................................................... 82

4.1.1.4. Alcance .......................................................................................... 83

4.1.1.5. Responsabilidades ....................................................................... 83

4.1.1.6. Vigencia ......................................................................................... 83

4.1.1.7. Base Legal .................................................................................... 83

4.1.2. POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO ........................................................ 84

4.1.2.1. Para la Administración ................................................................... 84

4.1.2.2. Para el Control ............................................................................... 85

4.1.2.3. PLAN DE CUENTAS ...................................................................... 89

4.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL ENCARGADO DE LA

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. . 94

4.2.1. PROCEDIMIENTOS ............................................................................. 96

4.2.1.1. Recepción y Codificación de Propiedad Planta y Equipo. ............ 96

4.2.1.2. Procedimiento de Inventario Físico ........................................... 103

4.2.1.3. Procedimientos de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos ....

..................................................................................................... 107

4.2.1.4. Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Custodio .. 111

4.2.1.5. Procedimiento de Baja de Activos Fijos ...................................... 114

CAPÍTULO V .................................................................................................... 120

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 120

ANEXOS ........................................................................................................... 123

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 132

WEBGRAFIA .................................................................................................... 132

XII

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Variable Independiente ...............................................................................6

Tabla 2 Variable Dependiente .................................................................................7

Tabla 3 Porcentajes de Depreciaciòn .................................................................... 16

Tabla 4 Tabla de Depreciaciòn .............................................................................. 18

Tabla 5 Tabulación 1 Encuesta Funcionarios........................................................ 43





Tabla 10 Tabulación 1 Encuesta Custodio ............................................................ 49




Tabla 14 Evaluación Control Interno – Administración de Bienes ......................... 71

Tabla 15 Evaluación Control Interno – Almacenamiento y Distribución ................ 72

Tabla 16 Evaluación Control Interno - Sistema de Registro .................................. 73

Tabla 17 Evaluación Control Interno - Evaluación y Protección ............................ 74

Tabla 18 Evaluación Control Interno - Custodia .................................................... 75

Tabla 19 Evaluación Control Interno - Control de Vehículos Oficiales .................. 76

Tabla 20 Evaluación Control Interno - Constatación Física ................................... 77

Tabla 21 Evaluación Control Interno - Baja de Bienes .......................................... 78

Tabla 22 Evaluación Control Interno - Mantenimiento de Bienes .......................... 79

Tabla 23 Diseño de Codificación ........................................................................... 86

Tabla 24 Plan de Cuentas ..................................................................................... 89

Tabla 25 Asiento de Adquisición de Activos ........................................................ 102

Tabla 26 Asiento Reposición de Activo Fijo ........................................................ 110

Tabla 27 Asiento de Baja de Activo Fijo .............................................................. 119

XIII

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1 Porcentajes Tabulación 1 Encuesta Funcionarios ................................. 43





Gráfico 6 Porcentajes Tabulación 1 Encuesta Custodio ....................................... 49




XIV

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Movimiento Interno de Bienes ......................................................... 126

Ilustración 2 Cambio de Custodio ........................................................................ 127

Ilustración 3 Egreso de Materiales ...................................................................... 128

Ilustración 4 Egreso de Materiales en Stock ....................................................... 129

Ilustración 5 Ingreso de Materiales ...................................................................... 130

Ilustración 6 Acta de Baja de Bienes ................................................................... 131

XV

ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS

Flujograma 1 Organigrama Estructural ................................................................. 57

Flujograma 2 Proceso de Recepción y Codificación de Activos .......................... 100

Flujograma 3 Proceso de Inventario Físico ......................................................... 106

Flujograma 4 Proceso de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos ............. 109

Flujograma 5 Proceso Traspaso, Entrega y Cambio de Custodio ....................... 113

Flujograma 6 Proceso de Baja de Propiedad Planta y Equipo ............................ 117

1

CAPÍTULO l

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

Antecedentes Investigativos

La Administración Pública en nuestro país se basa en normas y

procedimientos determinados por las leyes que rigen el servicio público, es así

que varias investigaciones se centran en procedimientos administrativos

apegados a la normativa vigente y que son de aplicación obligatoria para

quienes administran los bienes del sector público.

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Colegio Municipal ―Fernández Madrid‖, en la actualidad no dispone

de un Manual de Procedimientos para la Administración y Control de

Propiedad, Planta y Equipo, razón por la cual se realiza el presente

trabajo de grado.

Luego de un análisis se ha podido determinar que hasta la fecha no

se han podido integrar de manera correcta los activos fijos (Propiedad,

Planta y Equipo) debidamente depreciados en la contabilidad del

plantel, lo que produce que el rubro de activos fijos no sean los reales.

La preocupación sobre el tema responde a la importancia que tiene la

partida de los inventarios dentro de los activos fijos de la institución, ya

que como no ha existido un levantamiento físico, no se tiene una

conciliación razonable con la parte contable.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado

sistema de control de los activos fijos, provoca que existan pérdidas

constantes al mismo tiempo que no se establecen responsabilidades y

en consecuencia la disminución del Patrimonio en la institución?

2

1.3. SUB PREGUNTAS

¿Es necesario dentro de la administración de la institución, contar con

un Manual que permita el control de Propiedad, Planta y Equipo?

¿La existencia de un Manual con una efectiva difusión dentro de la

administración mejorará el uso de sus activos fijos?

¿Existe en la actualidad bienes en desuso u obsoletos?

¿Cómo se viene realizando en la actualidad el control de activos fijos?

¿Cómo se puede proponer normas de control interno para el manejo,

uso y cuidado de los bienes y equipos de la institución?

¿Cómo establecer procedimientos y registros, tendientes a mejorar la

administración y control de los activos fijos?

¿Cómo determinar mecanismos de coordinación entre la parte contable

y física con el fin de mantener una información útil y oportuna para la

toma de decisiones?

¿Los controles previo, concurrente y posterior, permitirán ejercer un

mejor control de los bienes?

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar el Manual de Procedimientos para la Administración y Control de

Propiedad, Planta y Equipo en el Colegio Municipal ―Fernández

Madrid‖ de la ciudad de Quito, obteniendo así un manejo adecuado de

los procesos y mejorar eficientemente el control de los mismos.

3

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales sobre la

adquisición de bienes, inventario físico, reposición de bienes

sustraídos o perdidos, traspaso, entrega y cambio de custodio,

donación y baja de activos fijos.

Aplicar correctamente las técnicas de investigación científica para

determinar la necesidad del manual.

Definir responsabilidades para el personal encargado del manejo,

administración y control de los activos fijos.

Proponer un Manual para la Administración y Control de Propiedad,

Planta y Equipo en el Colegio Municipal Fernández Madrid de la

ciudad de Quito.

1.5. JUSTIFICACIÓN

La investigación propuesta, es un aporte práctico que permitirá al Área

Financiera un mejor desenvolvimiento y manejo adecuado sobre la

Administración y Control de Propiedad, Planta y Equipo de la institución,

mediante la aplicación de la teoría y los conceptos básicos.

El resultado de la investigación será un instrumento que norme

sistemática los procesos que existen en la Administración y Control de

Propiedad, Planta y Equipo de la Institución.

Además el manejo y control de los activos es crucial para el éxito de la

institución, puesto que servirá para la toma de decisiones por parte de las

autoridades.

La importancia de este manual de procedimientos para la Administración y

4

Control de Propiedad, Planta y Equipo a través de una mirada

retrospectiva permitirá llevar a la institución a desarrollar las funciones

del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de

una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los

miembros de la institución.

Al implementar el Manual de procedimientos para el control de Propiedad,

Planta y Equipo dentro de la institución, éste será mucha ayuda para la

vigilancia de los bienes, ya que se establecerán normas para la creación

de un sistema de codificación, el mismo que permitirá un efectivo control y

ubicación física, cuando las autoridades así lo requieran.

1.6. LIMITACIONES

Esta investigación se la hará específicamente en el Colegio Municipal

―Fernández Madrid‖ de la ciudad de Quito.

En cuanto al acceso a la información, se coordinará con el área

Financiera y con la persona encargada del departamento de bienes en la

institución, las mismas que prestarán la colaboración necesaria para el

buen desenvolvimiento de este proyecto, ya que irá en beneficio de la

Institución.

1.7. IDEA A DEFENDER

El Manual de Procedimientos para la Administración y Control de

Propiedad, Planta y Equipo para el Colegio Municipal Fernández Madrid,

permitirá ubicar, identificar, clasificar, responsabilizar y controlar la

Propiedad Planta y Equipo de la institución, de igual manera creará

procedimientos idóneos para su adquisición, levantamientos físicos,

pérdida, cambio de custodio, donaciones y baja de los mismos (Propiedad

Planta y Equipo).

5

1.8. VARIABLES

1.8.1. Variable Independiente

Procesos y control interno de propiedad planta y equipo

1.8.2. Variable Dependiente

Fortalecimiento Institucional

6

1.8.3. Operacionalización de las Variables

Variable Independiente

Tabla 1 Variable Independiente

VARIABLE DEFINICION DIMENSIÓN INDICADORES ITEMS INSTRUMENTO

Procesos y

Control Interno de

Propiedad Planta

y Equipo

El proceso es un conjunto de actividades que se realizan

sucesivamente con el fin de determinar el control interno

de propiedad planta y equipo, para salvaguardar los

recursos con el propósito de lograr los objetivos o metas

de una Institución de manera eficiente y eficaz

Autoridades Gestión

1) ¿El levantamiento físico de todos los

Activos Fijos, se lo realiza por lo menos

una vez al año conforme lo establece la

Contraloría General del Estado?

Entrevista

2) ¿La cuenta contable de activos fijos,

se encuentra conciliada conforme a lo

que se mantiene físicamente?

Funcionarios Administrativas

3) ¿Se ha logrado determinar los activos

que se encuentran obsoletos, dañados o

en desuso?

4) ¿Se han codificado los activos fijos

que pertenecen a la institución?

5) Existen Diagramas de Flujo para el

movimiento de los activos como son:

adquisición, cambio de custodio,

donaciones, bajas, que sirvan de guía

para realizar estos procesos?

7

Variable Dependiente

Tabla 2 Variable Dependiente

VARIABLE DEFINICION DIMENSIÓN INDICADORES ITEMS INSTRUMENTO

Fortalecimiento

Institucional

Conocer las causas que determinan la deficiencia en el

departamento de Colecturía y Bienes, enfocados a inducir las

condiciones suficientes y necesarias para que una

organización tenga éxito en el logro de sus objetivos y metas,

así como en el cumplimiento de sus compromisos a fin de

asegurar el crecimiento y desarrollo institucional.

Autoridades Económico

1) Conoce usted cuál es el

procedimiento conforme a lo que

estipula la Contraloría General del

Estado en caso de extraviarse

algún bien a su cargo?

Entrevista

2) Los activos que están a su

cargo, se encuentran identificados

con el código respectivo?

Jefes

Departamentales Presupuesto

3) Se encuentran bajo su

custodia activos fijos en desuso?

4) Saben cuál es el

procedimiento para entregar al

área de bienes los activos que se

encuentran en desuso, dañados u

obsoletos?

8

CAPITULO ll

MARCO TEÓRICO - LEGAL - CONCEPTUAL

2.1. MARCO TEÓRICO

2.1.1. Definición de Manuales

A continuación se cita algunos conceptos de diferentes autores:

Biegler Jhon (1994), lo define como: ―Un documento que contiene, en

forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,

organización, política y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la ejecución del trabajo‖.1

Gómez Ceja, Guillermo (1997), lo conceptualiza como: ―Una expresión

formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar

en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la

dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo‖. 2

Catácora Fernando (1997), indica que ―Los manuales son por excelencia

los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para

comunicar y documentar los procedimientos contable y no contable.

Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los

procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro

actualizable‖.3

2.1.2. Control Interno

Se denomina control interno como los pasos que da un negocio para evitar

el fraude, tanto por malversación de activos, como por presentación de

informes financieros fraudulentos, así como la importancia del control

1 Biegler, Jhon, Manual ModernoContabilidad, México Editorial Mc Graw Hill, 1980, pág.26.

2 Gómez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos Análisis y Diseño, Mc Graw Hill Interamericana Editores,

S.A. México DF. 1ra. Edición, 1997, pág.63. 3 Catágora Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial Mc Graw Hill, 1997, Pág.74.

9

interno para la prevención del fraude.4

La definición de control interno es completa, en el sentido de que está

considerada el logro de objetivos en las áreas de presentación de informes

financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones. Esto

abarca los métodos mediante los cuales la alta gerencia delega autoridad y

asigna responsabilidad para funciones como venta, compra, contabilidad y

producción. El control interno incluye también el programa para preparar,

verificar y distribuir en los diversos niveles de la gerencia aquellos informes

y análisis actuales que permiten a los ejecutivos conservar el control

durante una diversidad de actividades y funciones realizadas en una

empresa.

Los medios para lograr el control interno son los siguientes:

Ambiente de Control

El Ambiente de Control Interno fija el tono de una organización al influir en

la concientización de personal de control. Éste puede considerarse como

la base de los demás componentes del control interno.

Los factores del ambiente de control incluyen integridad y valores éticos;

compromiso de ser competentes; junta directiva o comité de auditoría;

filosofía y estilo operacional de la gerencia; estructura organizacional;

asignación de autoridad y responsabilidad, y políticas y prácticas de los

recursos humanos.5

4 O. Ray Whittington,Cía.Cma,CPA.Maggraw Hill.Auditoría un Enfoque Integral.Pag.171, 12va. Edición,

2001. 5 O. Ray Whittington,Cía.Cma,CPA.Maggraw Hill.Auditoría un Enfoque Integral.Pag.171, 12va. Edición,

2001.

10

Evaluación del Riesgo

El segundo componente importante del control interno es la evaluación del

riesgo. La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores

que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean

alcanzados, y luego tratar de manejar esos riesgos. El proceso de

evaluación del riesgo por parte de la gerencia es similar a la evaluación del

riesgo de auditoría por parte del auditor, en la forma descrita en los

capítulos anteriores. Sin embargo, el alcance de la evaluación del riesgo

de gerencia es más completo, en el sentido de que comprende la

consideración de factores que afectan todos los objetivos de la

organización.

Los auditores están preocupados por los riesgos asociados con el objetivo

de una presentación financiera confiable, es decir, las amenazas a una

preparación de estados financieros en concordancia con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

Los siguientes factores podrían ser indicativos del mayor riesgo de

presentación de informes financieros para una organización.

Cambios en el ambiente regulador u operacional de la organización.

Cambios en el personal.

Implementación de un sistema de información nuevo o modificado.

Rápido crecimiento de la organización.

Cambios en tecnología que afectan los procesos de producción o

los sistemas de información.

Introducción de nuevas líneas de negocios, productos o procesos.

Reestructuraciones corporativas.

Expansión o adquisición de las operaciones extranjeras.

Adopción de nuevos principios de contabilidad que cambian.6


2001.

11

Sistema de Información Contable y de Comunicación

Para ayudar a la gerencia a cumplir los objetivos de la organización se

necesita información en todos sus niveles. El sistema de información

contable y la forma como se comunican a lo largo de la organización las

responsabilidades del control interno en la presentación de informes

financieros son de gran importancia para los auditores.

Un sistema de información contable de una organización consiste en los

métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e

informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos,

pasivos y patrimonio relacionados. Por tanto un sistema de información de

contabilidad debe:

1. Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

2. Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle

para permitir su clasificación apropiada de las transacciones en la

presentación de informes financieros.

3. Medir el valor de las transacciones en una forma que permita

registrar su valor monetario apropiado en los estados financieros.

4. Determinar el período en el cual ocurrieron las transacciones, para

permitir el registro de las transacciones en el período de

contabilidad apropiado.

5. Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones

relacionadas en los estados financieros.

Además del sistema típico de diarios, mayores y otros mecanismos de la

teneduría de libros, un sistema de información de contabilidad debe incluir

un código de cuentas y un manual de políticas y procedimientos de

contabilidad como ayuda para las políticas de comunicación. Un código de

cuentas es un listado clasificado de todas las cuentas en uso,

12

acompañadas de una descripción detallada del propósito y contenido de

cada una. Un manual de políticas de contabilidad establece claramente

por escrito los métodos o formas de tratar las transacciones.7

Combinados el código de cuentas y el manual de políticas y

procedimientos de contabilidad deben proporcionar una guía clara que

permita un manejo apropiado y uniforme de las transacciones.8

La comunicación apropiada comprende explicar a los empleados sus

papeles y responsabilidades individuales relacionados con la presentación

de informes financieros. Los canales abiertos de comunicaciones son

esenciales para el funcionamiento apropiado para un sistema de

información. El personal que procesa la información debe entender la

forma como se relacionan sus actividades con el trabajo de otros, y la

importancia de reportar excepciones y otras cifras inusuales en el nivel

apropiado de la gerencia.

Actividades de Control

Las actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a

asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo. Estas

políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas con los

riesgos que enfrenta la organización. Aunque en una organización se

realizan muchos tipos de actividades de control, solamente los siguientes

son generalmente pertinentes en una auditoría de los estados financieros

de la organización:

Revisiones de desempeño.

Procesamiento de la información.

Controles físicos.

Separación de funciones.


2001. 8 O. Ray Whittington,Cía.Cma,CPA.Maggraw Hill.Auditoría un Enfoque Integral.Pag.171, 12va. Edición,

2001.

13

Monitoreo

El monitoreo el último componente del control interno, es un proceso que

evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear

el control interno para determinar si éste está operando en la forma

esperada y si es necesario hacer modificaciones. Puede lograrse el

monitoreo realizando actividades permanentes o mediante evaluaciones

separadas. Las actividades de monitoreo permanentes incluyen

actividades de supervisión y gerencia realizadas en forma regular, como el

monitoreo continuo de quejas de clientes o la revisión de la razonabilidad

de los informes de gerencia. Las evaluaciones separadas son actividades

de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditoría

periódicas efectuadas por los auditores internos.9

2.1.3. Propiedades, Planta y Equipo

Propiedades, planta y equipos o activos fijos son bienes de naturaleza

relativamente permanente, que son utilizados en actividades propias del

negocio y no se tiene la intención de venderlos.

Los bienes para ser considerados como activos fijos deben estar en uso de

las actividades de la empresa y cumplir ciertas condiciones:

No debe existir la intención de venta,

Permanencia en el tiempo, es decir una vida útil más o menos duradera

(por lo menos de un año).

Debe ser utilizado en actividades propias del negocio; y,

Tener un costo relativamente representativo o significativo.

Dentro del rubro propiedades, planta y equipo se encuentran bienes que

no están sujetos a depreciación como los terrenos y en cambio otros


2001.

14

activos fijos como edificios, vehículos, maquinaria, equipos de oficina,

equipos de computación, muebles de oficina, etc., están sujetos a

depreciación por el desgaste que sufren10

2.1.4. Depreciación

Todos los activos fijos sufren una pérdida de valor durante su vida útil,

por lo tanto su utilidad económica se reduce conforme pasa el tiempo.

Podemos decir que la depreciación no es otra cosa que la pérdida

paulatina del valor de los activos fijos por el desgaste u obsolescencia.

Los activos fijos son objetos físicos que conservan su tamaño y su

forma, pero que eventualmente se desgastan o se tornan obsoletos. No

se consumen físicamente, como sucede con activos tales como

suministros, pero de igual forma, su utilidad económica disminuye con

el tiempo.

El término depreciación significa la asignación sistemática del costo

de un activo depreciable durante la vida útil del activo. Es la

asignación del costo de un activo fijo tangible al gasto en los períodos

en los cuales se reciben los servicios del activo.

Esta se define como la pérdida de valor que sufren los activos fijos,

haciendo que su vida resulte limitada. Las causas de la depreciación

fundamentalmente son dos: físicas y funcionales.

Las físicas se refieren al desgaste producido por el uso de los

elementos naturales.

Las funcionales son aquellas que se presentan por obsolescencia.

Al terminar la vida útil de un activo fijo este se reemplaza invirtiendo

en ello cierta cantidad de dinero llamado costo de reemplazo. Para

10

Lupe Beatriz Espejo Jaramillo. Contabilidad General.Pag.230, 2007.

15

llevar a cabo el reemplazo o reposición de los activos es necesario

crear un fondo para contar con los recursos necesarios para

reemplazar dicho activo. Este es el llamado fondo de reserva para

depreciación. Se forma separado periódicamente ciertas sumas de

dinero de las utilidades de la empresa. El costo original de un activo

menos la depreciación acumulada a una fecha determinada, se

denomina valor en libros y representa el valor que aún tiene el bien

en los registros contables de la empresa. Cuando un activo fijo llega

al final de su vida útil, por lo general siempre conserva algún valor,

así sea como chatarra, llamado valor de salvamento o valor de

desecho.

Como se puede observar todos los activos fijos están sujetos a la

depreciación lógicamente con sus excepciones, de ahí que pierden su

valor por uso, obsolescencia, destrucción parcial o total. Se crea un fondo

durante toda la vida útil del activo para al final poder reemplazarlo, esto

sucede con todos los activos que están considerados dentro de ésta

categoría, justamente pierden su valor por el uso ya que estos son

utilizados dentro de la empresa para el desarrollo de las actividades

productivas.

2.1.5. Métodos de depreciación

Para el cálculo de la depreciación de los bienes que conforman propiedad,

planta y equipo existen varios métodos, entre los principales están los

siguientes:

Método Legal,

Método de Línea Recta,

Método de Unidades de Producción; y,

Método Acelerado.

16

2.1.5.1. Método Legal

La Ley de Régimen Tributario Interno, estable los porcentajes

reglamentarios para el cálculo de la depreciación de los activos fijos por

el método legal según la siguiente tabla:

Tabla 3 Porcentajes de Depreciación

Activos Fijos Porcentaje de

Depreciación Anual

Años de Vida útil

muebles (excepto

terreno), naves,

aeronaves, barcazas y

similares.

5%

20 años

Instalaciones,

maquinarias, equipos y

muebles

10%

10 años

Vehículos

20%

5 años

Equipos de Cómputo y

Software

33%

3 años

Elaborado por: El autor

Importante: En el caso de obsolescencia, utilización intensiva,

deterioro acelerado o cualquier otra situación debidamente justificada,

los sujetos pasivos podrán solicitar autorización al SRI para depreciar

aceleradamente, aplicando porcentajes anuales mayores a los citados,

para ello, se debe solicitar al Director General la respectiva resolución

que autorice el cambio de porcentajes, quien luego de verificar la

realidad de los bienes concede o niega la autorización.

La fórmula para el cálculo por el método legal es:

17

Depreciación = (Costo del Bien – Valor residual)

2.1.5.2. Método de Línea Recta

Este método consiste en distribuir linealmente el valor depreciable de

un activo fijo a lo largo de su vida útil.

Díaz H. respecto al método de línea recta comenta: ―Consiste en

aplicar la misma cuota constante cada uno de los años de vida útil del

activo. Es el método más utilizado, pero presenta inconvenientes de

orden técnico porque se supone que el activo no se utiliza con la

misma intensidad en cada uno de los años de su vida estimada.

Todos saben que una máquina, por ejemplo, tiene mayor eficiencia al

inicio de su vida útil, por su condición de nueva, mientras al final

probablemente no tenga la misma productividad, requiera reparaciones

y continuos mantenimientos.

Contablemente se estaría suponiendo que en cada período su

rendimiento es el mismo y eso no es cierto‖.

La fórmula para el cálculo de la depreciación por el método de Línea

Recta es:

Depreciación = Costo del bien - Valor Residual

Años de vida útil

Ejemplo:

Se calcula la depreciación de un vehículo, con la siguiente información:

- Costo del vehículo 15.000,00

18

- Valor Residual 3.000,00

- Años de vida útil 5

Depreciación = Costo del bien - valor residual

Años de vida útil

= 15.000,00 - 3.000,00

5 años

= 2.400,00 Depreciación anual

Para llevar un control de la depreciación de cada uno de los años de la vida útil

del bien, es conveniente elaborar una tabla de amortización.

Tabla 4 Tabla de Depreciaciòn

Tabla de Depreciación

Activo Fijo: Vehículo

Método de Depreciación: Línea Recta

Años Depreciación

Anual

Depreciación

Acumulada

Valor

en libros

0 2.400 15.000

1 2.400 2.400 12.600

2 2.400 4.800 10.200

3 2.400 7.200 7.800

4 2.400 9.600 5.400

5 2.400 12.000 3.000


2.1.5.3. Método de Unidades de Producción

Este método es utilizado especialmente para el cálculo de la

depreciación de la maquinaria y vehículos de uso intensivo, y se

19

considera el potencial de productividad, es decir el número de unidades

producidas o el número de kilómetros que se estiman durante la vida

útil del bien.

La fórmula para el cálculo de la depreciación por este método es la

siguiente:

En el caso de maquinaria:

Depreciación por unidad = Costo del Bien - Valor residual

Total de unidades producidas

El cálculo de la depreciación anual se hará con base en las unidades

estimadas para cada año, multiplicando por el valor de la depreciación

de cada unidad.

Depreciación anual = Unidades estimadas cada año * Depreciación de cada unidad

En el caso de Vehículos:

Depreciación por kilómetro = Costo del Bien - Valor residual

Total de kilómetros

Depreciación anual = Kilómetros estimados cada año * Depreciación de

cada kilómetro

11

2.1.6. Vida Útil

La vida útil en los activos fijos es de mucha importancia para la

11


20

depreciación de los mismos, ya que existen factores que limitan la misma

conforme al tipo de trabajo a que estén expuestas dentro de la empresa,

de tal manera que ésta puede extenderse o reducirse conforme a los

requerimientos a los que esté sometido el activo fijo.

La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio

que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser

expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o

cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele

estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una

máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas

de un avión, las horas de vuelo.

Factores que limitan la vida útil de los activos:

• Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y

el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y

relacionado con el tiempo.

• Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad

para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad

actual de la empresa (expansión del negocio).

La estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada

tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el

uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el

uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su

uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión

de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la

obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar

con eficiencia.

En muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos

21

pueden quedar obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida

útil puede haber terminado a pesar de que se sepa que todavía

permanecen en condiciones de trabajar por mucho más tiempo.

Otro caso es el de una expansión del negocio, lo que origina que el

activo actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las

necesidades de la empresa, aun cuando esté en buenas condiciones

operativas.

La vida útil constituye una estimación contable y por lo tanto está

sujeta a valores subjetivos; su estimación es probablemente la parte

más difícil de la contabilidad para depreciación. En general, las

empresas suelen basar sus estimaciones en experiencias anteriores,

referencias de especialistas, revistas especializadas y otro tipo de

publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar la vida útil de los

activos dado que ningún negocio tiene un pronóstico perfecto. Sin

embargo, en el caso de que se modifique la vida útil de un activo (se

denomina como "cambio en el estimado contable"), los principios

contables establecen que se informe la naturaleza, razón y efecto del

cambio sobre la utilidad neta.

En nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los

períodos de vida útil aceptables para efectos tributarios a los cuales

las empresas deben ceñirse para el cálculo de los impuestos

correspondientes. Generalmente, para evitar una doble forma en la

presentación de la información financiera, las empresas a veces

deciden tomar como períodos de vida útil de los activos fijos a los

legalmente establecidos; pero es importante, para una adecuada

presentación de la información financiera, que los negocios estimen los

períodos de vida útil para efectos de la preparación de información

gerencial indistintamente de las normas establecidas.

Si la vida útil tributaria no coincide con la vida útil prevista

técnicamente por la empresa, eso puede solicitar autorización para

reducirla, a través de un trámite administrativo, presentando las

22

justificaciones técnicas necesarias. 12

De lo que se ha podido observar, la vida útil de los activos fijos, depende

de dos factores muy importantes como son los físicos, los mismos se

producen por el uso y desgaste de los mismos y el deterioro causado

por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo; así como

también los funcionales, los mismos que se dan por obsolescencia

tecnológica, incapacidad para producir eficientemente, entre otros.

Vemos también que la vida útil constituye una estimación contable y por lo

tanto está sujeta a valores subjetivos; su estimación es probablemente la

parte más difícil de la contabilidad para la depreciación.

2.1.7. Inventario

Es la verificación periódica de las existencias de materiales, equipo,

muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a

efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control

administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y

el aprovechamiento de espacio en el almacén.

“El inventario significa la suma de todos aquellos artículos

tangibles de propiedad personal, los cuales están disponibles

para la venta en una operación ordinaria comercial y están en

un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán

disponibles para el consumo corriente en la producción de

bienes y servicios disponibles para la venta”.13

Como podemos observar el inventario dentro de las empresas o

entidades es de mucha importancia ya que nos permite saber con

exactitud la cantidad física de bienes que posee una determinada

12

Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia Tomo I. Universidad del Pacífico 1992. 13

Zapata, Sánchez, Pedro. Contabilidad General-Mac-Graw-Hill. Quinta Edición. (2009) Pag.155.

23

entidad y que se encuentran disponibles para la venta o producción de

bienes y servicios.

2.1.8. Codificación

Trata sobre la estructura y descripción establecida para el control contable,

el mismo que está diseñado en base a un número determinado de

dígitos que nos permite conocer la clasificación de los bienes y los

diferentes campos y niveles así como la ubicación geográfica y su

identificación individual.

“Este capítulo habla sobre la estructura y descripción de la

codificación establecida para el control contable y físico de los

activos fijos de las entidades y organismos del sector público,

la cual está diseñada en base a un número determinado de dígitos

ubicados en los diferentes campos o niveles, proveen información

desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las

diferentes clasificaciones y sub clasificaciones de los bienes, su

ubicación espacial o geográfica y su identificación individual;

codificación a ser utilizada sea en procesos manuales o

automatizados del sistema contable”.14

El sistema de codificación que se aplica para el control de los activos

fijos es uno de los más adecuados, ya que provee información que

nos permite conocer de manera inmediata y oportuna la clasificación y

sub- clasificación de los bienes, así como de su ubicación geográfica.

2.2. MARCO LEGAL

2.2.1. Ley de Presupuestos del Sector Público

El presupuesto de las entidades públicas deberá ser elaborado conforme

a lo que establece la ley de presupuestos, considerando los ingresos y

14

Uzman. Vásquez. Aexander. Contabilidad General. Quito.Edit.Nuevo, pág.240. 2002.

24

egresos de manera previa a su inclusión dentro del mismo; de tal

manera que la utilización de los recursos se realice con eficiencia,

eficacia y transparencia, obteniendo así los resultados esperados.

El artículo 10 de la Ley de Presupuestos dice en el literal c) “Los

presupuestos de gastos se elaborarán con base en clasificaciones

que permitan distinguir entre otros, los gastos de operación y los

gastos de inversión”.15

Por lo visto anteriormente cada institución pública debe programar los

gastos y en nuestro caso se debe programar los gastos que tendremos

en bienes y estos son los Activos Fijos.

La elaboración de un buen presupuesto, considerando los ingresos y

gastos que se van a producir dentro del período económico en las

entidades del sector público, permitirá un mejor control en el uso de los

recursos para la consecución de los objetivos y metas de la

programación.

2.2.2. Reglamento de la Ley de Presupuestos del Sector Público

El capítulo III Del Pago de las Obligaciones, en su artículo 69

Obligaciones dice ―a) Los gastos cuya realización derive una

contraprestación quedarán devengados cuando las obras, los bienes o

servicios sean recibidos‖.

La compra de activos fijos, se lo debe hacer una vez que cumplan los

requerimientos legales, es decir una vez que se ha adquirido el compro-

miso de adquisición de activos fijos y estos sean devengados, se

procede a realizar el pago.

El artículo 78 Donaciones.- “Las entidades y organismos podrán

15

Ley de Presupuestos del Sector Público, Ministerio de Economía y Finanzas y Crédito Público, Base Legal y Normativa Presupuestaria, pag.10 literal c).

25

aceptar y recibir donaciones de bienes y recursos destinados al

cumplimiento o funciones que les compete”16

2.2.3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Para un buen manejo de los bienes del sector público se ha publicado

esta Ley, la misma que proporciona todas las directrices referentes al

tema que nos compete. Me permito indicar el esquema del mismo y los

artículos más importantes.

Objeto y Ámbito:

Art. 1.- Objeto de la ley.- La presente ley tiene por objeto establecer y

mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el

Sistema de Control, Fiscalización y Auditoria del Estado, y regular su

funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el

cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del

Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes

públicos.

Art. 2.- Ámbito de aplicación de la Ley.- Las disposiciones de esta ley rigen

para las instituciones del Estado, previstas en el Art.118 de la

Constitución Política de la República; su aplicación se extenderá a las

entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los bienes,

rentas u otras subvenciones de carácter público que se dispongan.

Art.3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta Ley se entenderá por

recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones,

participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y

todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea

cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de

16

Reglamento de la Ley de Presupuesto del Sector Público Base Legal y Normativa Presupuestaria, pags.51 y 53.

26

préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título, realicen

a favor del Estado o de sus instituciones, personas naturales o jurídicas

u organismos nacionales o internacionales‖.17

La Contraloría General del Estado como órgano de control de las entidades

del sector público es la llamada a efectuar la evaluación del buen

manejo de los recursos, evitando así desviaciones de los intereses

presupuestarios del Estado.

2.2.4. Normas Técnicas de Control Interno

Es de suma importancia el buen manejo de los Activos Fijos dentro de

las instituciones públicas, por tal motivo se han expedido normas

técnicas para una correcta Administración y Control de los Activos Fijos,

para lo cual se han expedido las Normas Técnicas de Control Interno y

que presentamos a continuación:

Código 137-06

Materia Administración de Bienes y Valores

Título Uso de los Activos Fijos

En cada entidad pública sus activos fijos se utilizarán únicamente para

llevar a cabo labores institucionales y por ningún motivo para fines

personales o particulares.

Cada servidor será responsable de la custodia y conservación de los

activos fijos que le hayan sido entregados para el desempeño de sus

funciones.

17

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

27

Código 137-07


Título Identificación de los Activos Fijos

Cada entidad pública establecerá un sistema de codificación para

identificar individualmente a los activos fijos, en asociación con el Plan

General de Cuentas.

Todo activo fijo llevará su código de identificación en una parte visible.

Los vehículos tendrán además placas oficiales y el logotipo que

identifique la institución a la que pertenecen, a menos que se

encuentren legalmente exentos de estas obligaciones. En todo caso se

regirán por el reglamento respectivo.

Código 137-08


Título Bajas de Bienes

Las bajas de bienes se efectuarán una vez cumplidas las diligencias y

procesos que señalen las disposiciones en vigencia, dejando evidencia

clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

Si la baja fuere por pérdida o destrucción injustificada, sin perjuicio de

otras responsabilidades a que pudiere haber lugar por tal hecho, el

servidor responsable deberá reponer el bien con otro de igual

naturaleza o pagar a su valor de mercado. De no hacerlo, se le

descontará este valor de sus remuneraciones o de cualquier otro valor

que tuviere a su favor en la entidad pública.

Para baja de bienes que no estén contabilizados como activos por no

reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se

cuente con la autorización del nivel superior. Si esta baja procediere por

una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le

aplicará la sanción administrativa que corresponda, y cuando el caso lo

amerite, se le exigirá además la restitución del bien o de su valor actual.

28

Código 137-09


Título Arrendamiento de Bienes

“Los arrendamientos de bienes sean con opción de compra o sin

ella, se harán considerando el beneficio institucional frente a la

alternativa de adquisición y previa autorización del funcionario

competente.

Estos bienes estarán sujetos a los mismos procedimientos de

custodia, salvaguardia y conservación de los activos fijos”.18

Los procedimientos de control proporcionan seguridad razonable así

como la toma de acciones correctivas que se desprendan de ellos, ya

que el ambiente de control incide sobre la gestión institucional, puesto

que la máxima autoridad de cada entidad pública establece en forma

clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de control para

alcanzar los objetivos institucionales.

2.2.5. Normas Técnicas de Contabilidad

Estas Normas dirigen como se debe proceder contablemente al registro

de los ingresos y egresos. En nuestro caso estas normas obligan al

registro y control de los bienes muebles de acuerdo a cada norma técnica

así por ejemplo en la N.T.C. 250-02, dice que ―todo activos está bajo la

custodia, control y responsabilidad de la entidad y que deben ser

registrados en el sistema contable, el control interno del inventario y que

debe existir un mayor auxiliar de inventarios, que se lo divida de acuerdo

al plan de cuentas y que debe ser controlado en el mayor auxiliar.

Así mismo se dice que las verificaciones físicas deben ser periódicas, a fin

18

Normas Técnicas de Control Interno, Principios, Políticas y Normas Técnicas de Contabilidad Aplicables en el Sector Público.

29

de ajustar a los saldos, da los lineamientos como proceder en caso de los

activos obsoletos.

Con lo anotado anteriormente, quiero decir que las Normas Técnicas de

Contabilidad nos indican cómo debe registrar contablemente y el

procedimiento para hacerlo.

2.2.6. Manual General de la Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público.

Este Manual nos permite establecer normas y procedimientos que

deberán aplicarse para el Control y Administración de los activos dentro

de las entidades del sector público, estableciendo registros,

formularios y procedimientos, vinculados con los diferentes niveles de

responsabilidad, relacionados con la custodia y manejo de los bienes,

con lo cual se propende con el robustecimiento de los controles internos

establecidos.

Objetivos:

Objetivo General.- Definir un conjunto de criterios técnicos

normativos de carácter práctico, que permitan una eficiente

administración y control de los activos fijos apoyado en medidas

orientadas a salvaguardar los diversos recursos materiales.

Objetivos Específicos.- Proporcionar una guía que permita la

implantación de una adecuada organización, segregación de funciones

y delimitación de responsabilidades en el área de administración de los

activos fijos.

Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar

la administración de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso,

traspaso, toma física, entrega-recepción, mantenimiento y protección de

los mismos.

30

Determinar mecanismos de coordinación entre el control contable y el

físico, a fin de facilitar el registro e identificación de los bienes y disponer

de información útil y oportuna para la toma de decisiones y la adopción de

acciones correctivas cuando fuere necesario.

Los Organismos y entidades que conforman el sector público, para la

administración, manejo, custodia y control de los bienes de naturaleza

permanente (activos fijos), que son utilizados en el desarrollo de las

actividades administrativas, financieras, académicas y de otro orden,

cuentan principalmente con las siguientes disposiciones legales:

Constitución Política de la República del Ecuador

Ley de Contratación Pública

Ley de Presupuestos del Sector Público

Ley de Transferencia Gratuita a favor de los Colegios Técnicos

del País.

Manual General de Contabilidad

Reglamento General de los Bienes del Sector Público

Reglamento para la distribución de Bienes Muebles Obsoletos

o fuera de uso, a favor de Colegios Técnicos del País.

Reglamento de Cauciones

Reglamento de Responsabilidades

Reglamento General de la Ley de Contratación Pública

Reglamento para la Distribución de Bienes Muebles

31

Reglamento para la enajenación de activos improductivos

Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no

considerados Activos Fijos.

Reglamento Orgánico Funcional de cada entidad

Normas para el procedimiento de avalúo de Bienes Inmuebles

para el Sector Público.

Normas Técnicas de Control Interno

Normas para el cálculo de la depreciación

Normas de Restricción del Gasto Público

2.2.7. Reglamento General de Bienes del Sector Público

Art.1.- Ámbito de Aplicación.- Este reglamento se aplicará para la

gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del

sector público comprendidos en el ART. 118 de la Constitución

Política de la República, de las entidades de derecho privado que

disponen de recursos públicos en los términos previstos en el Art. 211

de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la

Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa

estén en el sector público bajo custodia o manejo.

Art.2.- De los sujetos.- Este reglamento sirve para los servidores

públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular,

funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad

competente, que presten sus servicios en el sector público y para

personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de

conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que

32

fuere aplicable.

Por lo tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo,

función o jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones

del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120

de la Constitución Política de la República.

Art.3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima

autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta

conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido

adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad

a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros

semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás

disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o

entidad.

Con este fin nombrará un Custodio — Guardalmacén de Bienes, de

acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades

presupuestarias de la institución, que será responsable de su

recepción, registro y custodia.

De los Bienes

Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro

contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la

materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.

Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y

organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios

del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines

políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades

particulares y/o extrañas al servicio público.

33

De las adquisiciones

Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier

tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de

Adquisiciones se requiere de la más alta autoridad de la entidad u

organismo o del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las

disposiciones legales pertinentes.

Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del

sector público emitirán su correspondiente reglamento interno y/o

disposiciones administrativas, de conformidad a sus requerimientos y

en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables.

Art. 12.- Obligatoriedad de Inventarios.- El guardalmacén de Bienes

o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último

trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de

actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad

relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y

cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que

aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará

un informe suscrito a la máxima autoridad de la entidad, en la primera

quincena de cada año. El incumplimiento de esta obligación será

sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas

administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley

Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y

Homologación de las Remuneraciones del Servicio Público, pero se

podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con

esa obligación.19

2.2.8. Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos del sector público.

Conforme a lo que establece el Art. 383 de la Ley Orgánica de

Administración Financiera y Control, deberá darse estricto cumplimiento, 19

Reglamento General de Bienes del Sector Público

34

ya que los vehículos de propiedad del Estado serán utilizados por las

dos máximas autoridades de cada institución, los mismos que serán

conducidos por profesionales idóneos, toda vez que hayan sido

debidamente calificados conforme a los requisitos básicos de cada unidad

administrativa.

Reglamenta el uso de los vehículos e indica que es de sujeción obligatoria

de todos los funcionarios públicos, excepto las dos máximas autoridades

institucionales. Los vehículos están destinados para el uso oficial en días

y horas laborables, e impide el uso de los mismos a familiares o personas

ajenas al servicio público.

No puede emitirse una orden de movilización del vehículo, fuera del

lugar habitual donde se realiza la función. Existen exclusiones para los

vehículos de la Cruz Roja, Fuerzas Armadas, Defensa Civil, Bomberos y

Policía Nacional.

En las instituciones grandes, debe existir siempre un conductor

responsable del cuidado y mantenimiento quien además es el custodio y

quien debe mantener las llaves. Deben circular con placas oficiales y

con el respectivo logotipo de la entidad.

Si los requerimientos son para trasladarse fuera de la ciudad, se debe

realizar con una anticipación de cuarenta y ocho horas la "orden de

movilización" en la que deben constar los datos referentes al tipo de

comisión.

Se deben elaborar formularios de registro como inventarios de vehículos,

control de mantenimiento, órdenes de movilización, e informes diarios

sobre la movilización de los mismos. Una vez terminado el horario de

trabajo los vehículos deben permanecer guardados en los lugares

destinados para el caso con el control respectivo. Debe realizarse un

mantenimiento preventivo y correctivo en caso de ser necesario. El

control de combustible y lubricantes será en referencia al rendimiento

35

medio en kilómetros por galón. Los vehículos deben ser asegurados.20

2.3. Marco Conceptual

A continuación se presenta el siguiente listado de conceptos que serán

utilizados en el desarrollo del presente trabajo:

Propiedad Planta y Equipo.- Son ciertos bienes de naturaleza

permanente, necesarios para desarrollar las funciones de la

empresa.

Bienes Tangibles o Materiales.- Representan la inversión que

tiene la empresa en bienes como son: maquinarias, instalaciones,

muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc.

Siniestro.- Acto o hecho de la naturaleza y/o del hombre, que al

afectar la integridad física de los activos fijos, origina daños

parciales o totales a los mismos.

Obsolescencia.- Baja del valor del activo fijo por razones como el

transcurso del tiempo o evolución en materia tecnológica.

Hurto.- Apropiación indebida de los bienes de una persona en

ausencia de ésta, sin hacer uso de la violencia.

Precio de Costo.- Representa la cantidad de utilidad adquirida o

pagada por la obtención de un activo, es representar el valor

histórico original de los inmuebles, planta y equipo.

Inventario.- Stock o acopio de insumos, materias primas,

productos en proceso y bienes terminados que son mantenidos

por una empresa.

20

Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos del Sector Público.

36

Control Interno.- Son todos los métodos, medidas y

procedimientos que tienen que ver principalmente con la

protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de

contabilidad.

Indicadores.- Son patrones de medida de las acciones efectivas

para una empresa, se obtienen por la relación entre variables

cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las

tendencias generales en los procesos de la empresa.

Bienes.- Es todo objeto material que puede ser percibido

por uno más sentidos humanos y que dada su relativa escasez en

la naturaleza se le ha asignado un valor efectivo o monetario

según la codificación del Código Civil, las cosas corporales se

dividen en muebles e inmuebles.

Marca.- Distintivo que asocia un determinado bien o servicio con

el agente económico que lo produce o comercializa.

Codificación.- La codificación de activos se refiere a la

transformación de la fórmula de descripción de un activo a través

de un código.

Custodio.- Persona que está encargada de un bien y responde

por el buen estado y cuidado de éste.

Cuentas por Cobrar.- Comprende las cuentas que registran y

controlan los recursos provenientes de derechos a la percepción

de fondos dentro del ejercicio fiscal.

Inversiones temporales.- Comprenden las cuantas que registran

y controlan las colocaciones de fondos provenientes de

excedentes estacionales de caja en inversiones de corto plazo

37

previstas en las proyecciones presupuestarias.

Inversiones Financieras.- Incluye los activos que se mantienen

como colocación de fondos, derechos o valores; están

conformados por los recursos en inversiones temporales,

permanentes, en préstamos y anticipo, deudores financieros,

inversiones diferidas.

Inversiones Permanentes en Títulos y Valores.- Comprenden

las cuantas que registran y controlan las colocaciones de

recursos, previstas en el Presupuesto y con el carácter de

indefinidas, o con el ánimo de mantenerlas durante prolongados

períodos.

Deudores Financieros.- Comprende las cuentas que registran y

controlan los recursos por derecho o valores generados en la

gestión pública, no incluidas en las agrupaciones anteriores.

Existencias para Consumo Corriente.- Comprende las cuentas

que registran y controlan los inventarios en bienes destinados a

actividades administrativas.

Inversiones en Bienes de Larga Duración.- Incluyen los activos

en bienes muebles e inmuebles, están conformados por los

recursos de Bienes de Administración y de Producción.

Bienes de Administración.- Comprenden las cuentas que

registran y controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados

a actividades administrativas y operacionales.

Destino Final.- Determinación de los bienes dados de baja del

inventario, que puede ser enajenación, donación o destrucción.

Donación.- Cesión de derechos a título gratuito por parte del

38

propietario del bien en favor de un tercero.

Enajenación.- Cesión de derechos a título oneroso de un bien a

favor de un tercero.

Entrega Recepción de los Bienes de Larga Duración.-

Diligencia de inspección que se practicará en todos los casos en

que se reciban o entreguen bienes fabricados o tramitados por

compra, venta, permuta, transferencia gratuita, movimiento,

traspaso de bienes o cuando el servidor encargado de su custodia

y administración sea reemplazado por otro.

Etiqueta de Identificación.- Adhesivo colocado a un bien, que

contiene un número progresivo de control, asignado por la Unidad

de Bienes.

Expediente.- Archivo en el cual se integra toda la documentación

que se genere.

Extravío o pérdida.- Es un bien cuya ubicación o localización

desconoce el custodio, a quien le fue asignado dicho bien

mediante un acta de entrega recepción.

Factura.- Documento expedido por el vendedor y que ampara la

propiedad legal del bien.

Grupo.- Clasificación interna de los bienes, que efectúa la unidad

de bienes, de acuerdo a la normativa establecida, como son:

transporte, mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, etc.

Guardalmacén.- Servidor caucionado, responsable de la

recepción, almacenamiento, distribución y custodia de los activos

en bienes muebles y sujetos a control existentes en bodegas de

activos fijos.

39

Inservible.- Bien que se encuentra en mal estado.

Siniestro.- Daño total o parcial que sufra un bien mueble o

inmueble causado por fenómenos naturales (sismo, rayo,

tormenta, erupción volcánica, etc.) o por personas o bienes

(colisión, choque, vandalismo, robo, asalto, incendio, volcamiento,

caída, etc.)

Toma Física.- Verificación y recuento individual de cada bien que

conforma el patrimonio de la institución.

Valor de Reposición.- Cantidad que implica la reposición de un

bien en las condiciones físicas en un momento de robo, extravío o

siniestro.21

21

http://normateca.inecol.edu.mx/normateca/documentos/0305.pdf

40

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1. MARCO METODOLÓGICO

3.1.1. Tipo y diseño de la Investigación

El presente trabajo es un proyecto factible, porque es una propuesta

que permitirá solucionar la falta de control sobre los activos fijos de la

institución, ya que en la actualidad no se lleva a cabo de manera

precisa, lo que ocasiona pérdidas en la institución.

En primera instancia se realizó una observación de los hechos como se

presentan. Para tratar aspectos teóricos, se realizó consultas

bibliográficas, se tomó en cuenta trabajos realizados por otros

investigadores sobre temas similares.

Como estrategia de planificación para poder abordar el estudio actual del

manejo de los activos fijos en la institución, en el presente trabajo se ha

decidido utilizar los siguientes tipos de investigación:

De acuerdo a la profundidad de estudio:

Explorativa: Por cuanto el estudio que se realizará, establece

primero el diagnóstico de la situación actual de la institución.

Explicativa: Ya que debido al estudio que se realizará, se deberá

buscar las causas que provocan el que no se lleve un control de los

activos fijos y cuáles son las consecuencias.

De acuerdo a la intervención del Investigador en este Trabajo

Observacional: A través del desarrollo de la investigación, no se

llegará a manipular ni cambiar las variables detectadas

41

anteriormente para ver resultados.

3.1.2. Métodos de la Investigación

Como procedimiento a seguir en el presente trabajo se utilizarán los

siguientes métodos de investigación:

Método Analítico: Debido a que a través de este método se puede

revisar el problema de manera general y luego ir dividiéndole en

partes para revisar cuidadosamente cada una de ellas.

Método de Síntesis: Debido a que este proceso permitirá obtener

conocimiento desde lo más simple a lo más complejo. Determinando

las causas para poder llegar a obtener los efectos deseados.

Método Inductivo: A través de la observación del problema en

estudio, se puede llegar a comprender la situación actual.

Método Deductivo: Con este método se puede iniciar el análisis del

problema para llegar a hechos particulares.

Método Estadístico: Con este método se podrá realizar el análisis de

los datos y transformarlos en información. Dichos resultados servirán

para la toma de decisiones.

3.1.3. Población y Muestra

Como población para la elaboración de este trabajo se ha tomado al

Colegio Municipal ―Fernández Madrid‖ de la ciudad de Quito.

Como muestra para la obtención de la información necesaria, se acudirá

al Departamento de Colecturía, donde se procederá a entrevistar al

señor Colector y la Contadora.

42

De igual manera al Departamento de bienes, los mismos que son

encargados del control de los activos fijos de manera física.

3.1.4. Técnicas e instrumentos para la recolección de la información

Como instrumento para la recolección de la información se procederá a

realizar entrevistas a profundidad, llenando un cuestionario de preguntas

que serán de mucha utilidad para recolectar información al personal que

conoce sobre el manejo de los activos fijos dentro de la institución.

3.1.4.1. APLICACIÓN DE LA ENTREVISTA

Entrevista dirigida a los funcionarios que administran y

controlan Propiedad Planta y Equipo.

- La entrevista fue realizada a las cuatro personas que son

encargadas de la administración y control de propiedad planta

y equipo dentro de la institución.

- Se formularon cinco preguntas a cada funcionario.

- Se tabularon las respuestas.

- Se graficaron los resultados.

43

Pregunta N.- 1

¿El levantamiento físico de todos los activos fijos que se encuentran dentro del

Colegio Fernández Madrid, se lo realiza por lo menos una vez al año conforme a

lo que establece la Contraloría General del Estado?

Tabla 5 Tabulación 1 Encuesta Funcionarios

ENTREVISTA %

SI 1 25

NO 3 75

TOTAL: 4 100

Gráfico 1 Porcentajes Tabulación 1 Encuesta Funcionarios

Análisis e Interpretación

De acuerdo a las encuestas realizadas a los cuatro funcionarios tanto de

Contabilidad como de la unidad de bienes, podemos observar que el 75%

coinciden en que no se realiza un inventario físico de los activos, por lo menos

una vez al año como estipula la Ley.

SI 25%

NO 75%

ENTREVISTA

44

Pregunta N.- 2

¿La cuenta contable de activos fijos, se encuentra conciliada conforme a lo que

se mantiene físicamente?


ENTREVISTA %

SI 2 50

NO 2 50

TOTAL: 4 100



Como podemos observar existe una inconsistencia en la información, por cuanto

de las cuatro personas que fueron entrevistadas, dos informan que si están

conciliados los activos fijos tanto contable como físicamente, y dos informan que

no, pero lo contradictorio es que de dos personas que son por departamento,

una del mismo departamento dice que sí y la otra que no, de tal manera que es

muy preocupante la inconsistencia en el manejo de la información.

SI 50%

NO 50%

ENTREVISTA

45

Pregunta N.- 3

¿Se ha logrado determinar los activos que se encuentran obsoletos, en desuso o

dañados?


ENTREVISTA %

SI 4 100

NO 0 0

TOTAL: 4 100



Bueno al realizar la entrevista a los funcionarios encargados del control de los

activos fijos del Colegio, pude darme cuenta que tienen pleno conocimiento sobre

la pregunta realizada y que además existe una bodega exclusivamente para todos

estos bienes, de tal manera que el 100% tienen conocimiento sobre los activos

que se encuentran fuera de uso.

SI 100%

NO 0%

ENTREVISTA

46

Pregunta N.- 4

¿Se ha codificado a todos los activos que pertenecen a la institución?


ENTREVISTA %

SI 0 0

NO 4 100

TOTAL: 4 100



Bueno como podemos observar una vez tabulada la información, el 100% ha

contestado que no se encuentran codificados todos los activos fijos de la

institución, de tal manera que no existe un control adecuado sobre los bienes,

dando preocupación y dificultad de identificación, el momento de realizar un

inventario o levantamiento físico de los mismos.

SI 0%

NO 100%

ENTREVISTA

47

Pregunta N.- 5

¿Existen diagramas de flujo para el movimiento de los activos fijos como son:

compras, cambio de custodio, donaciones, bajas que les sirvan de guía para

realizar estos procesos?


ENTREVISTA %

SI 1 25

NO 3 75

TOTAL: 4 100



El 75% de los funcionarios (3) coinciden en que nunca se hicieron diagramas de

flujo, y la otra persona que representa al 25% desconoce qué es un diagrama de

flujo pero de todas maneras su respuesta fue que sí; se podría decir que ésta es

una de las causas para que no exista un adecuado control de los activos, ya que

no tienen claro los procedimientos a seguir en caso de movimiento de los

activos.

SI 25%

NO 75%

ENTREVISTA

48

Entrevista dirigida a los custodios quienes están a cargo de

Propiedad Planta y Equipo entregados por la institución

- La entrevista fue realizada a seis empleados que constan como

custodios de propiedad planta y equipo dentro de la institución.

- Se formularon cuatro preguntas a cada funcionario.

- Se tabularon las respuestas.

- Se graficaron los resultados, como se detalla a continuación:

49

Pregunta N.- 1

¿Conoce usted cuál es el procedimiento conforme a lo que estipula la

Contraloría General del Estado en caso de que se extravíe algún bien a su

cargo?

Tabla 10 Tabulación 1 Encuesta Custodio

ENTREVISTA %

SI 1 17

NO 5 83

TOTAL: 6 100

Gráfico 6 Porcentajes Tabulación 1 Encuesta Custodio


Podemos observar que el 83% de los custodios entrevistados, desconocen el

procedimiento a seguir conforme a lo que estipula la ley en caso de que algún

bien o activo se llegara a extraviar o perder. De tal manera que si esto sucediera

(pérdida) por desconocimiento no informarían al departamento de bienes y como

no se realizan inventarios físicos, se podría decir que la información sobre el

movimiento de activos no es la real.

SI 17%

NO 83%

ENTREVISTA

50

Pregunta N.- 2

¿Los activos fijos (bienes) que están a su cargo se encuentran identificados con

código de barras?


ENTREVISTA %

SI 4 67

NO 2 33

TOTAL: 6 100



En cuanto al resultado de esta pregunta podemos observar que existe un 67%

que afirman que los activos se encuentran codificados; existiendo una

inconsistencia con la información de los funcionarios encargados del control de

los activos quienes afirman de que no están codificados, de tal manera que una

vez revisada físicamente la información, pude percatarme de que no todos los

bienes están codificados.

SI 67%

NO 33%

ENTREVISTA

51

Pregunta N.- 3

¿Se encuentran bajo su custodia activos fijos en desuso?


ENTREVISTA %

SI 2 33

NO 4 67

TOTAL: 6 100



Al hacer esta pregunta el 67% supo manifestar que no tienen activos en

desuso, pero el 33% dijeron que si, lo que es preocupante ya que como

desconocen el proceso a seguir para entregar estos activos al

departamento de bienes y descargarse como custodios, prefieren tenerlos

en su poder sin saber qué hacer con ellos.

SI 33%

NO 67%

ENTREVISTA

52

Pregunta N.- 4

¿Saben cuál es el procedimiento para entregar al área de bienes los activos que

se encuentran en desuso, dañados u obsoletos?


ENTREVISTA %

SI 2 33

NO 4 67

TOTAL: 6 100



Como podemos observar el 67% de las personas entrevistadas como custodios,

desconocen el procedimiento a seguir en los casos antes mencionados, por tal

motivo es que los custodios y las personas que tienen a su cargo activos fijos o

bienes, no entregan al departamento de bienes y prefieren tenerlos en su poder.

SI 33%

NO 67%

ENTREVISTA

53

3.1.4.2. ANÁLISIS GENERAL DE LOS RESULTADOS

Podemos concluir diciendo que el personal del Colegio Fernández

Madrid que tiene a su cargo la administración y control de los bienes

de la institución, no cuenta con una herramienta que le permita seguir

los procedimientos, políticas y lineamientos adecuados conforme lo

establece la ley.

En el Departamento de Contabilidad no están registrados los valores

reales de los bienes que se encuentran dentro de la institución, por

cuanto se desconoce con exactitud el monto real de activos fijos

(bienes) que posee, afectando al Patrimonio Institucional.

Se realizan tomas físicas individuales a los custodios, pero no a

todos.

No se realizan tomas físicas por lo menos una vez al año como lo

establece la ley, de tal manera que no existe un control que permita

establecer faltantes o mal uso de los activos.

Lógicamente como no se han realizado tomas físicas, los activos se

encuentran sin codificación, de tal manera que esto dificulta realizar

cualquier tipo de constatación física de los mismos.

No se ha instruido al personal que actúa como custodio, sobre el

manejo de procedimientos adecuados para el movimiento de los

activos fijos (bienes) dentro de la institución.

54

3.2. SITUACIÓN ACTUAL

3.2.1. Antecedentes

El Colegio Municipal ―Fernández Madrid" fue creado según Ordenanza

Municipal N.- 354 el 22 de Septiembre de 1930, por ser una institución

pública, debe someterse a las leyes que rigen al Estado Ecuatoriano.

Las autoridades, funcionarios y servidores públicos son responsables

de los actos realizados en el ejercicio de sus funciones.

Todas las personas que trabajan en los organismos e instituciones

del sector público son responsables por el manejo y administración

de los fondos, bienes o recursos públicos, el error u omisión puede

convertirse en sanciones de responsabilidad administrativa, civil y penal.

La administración y control de bienes, debe realizarse conforme a lo

que estipula la ley, ya que debemos rendir cuentas a la Contraloría

General del Estado que es la institución que cumple con las funciones

de control, la misma que vigila el normal desenvolvimiento y

cumplimiento de las leyes.

Cuando por acción u omisión no se ha hecho un control adecuado de los

bienes públicos, la Constitución Política del Estado la considera como

daño y perjuicio al Estado.22

El Colegio Municipal "Fernández Madrid‖ tiene un Sistema de Control

de Activos Fijos específico para su función, tomando como normativa a

nivel general la que emite la Contraloría General del Estado y el

Ministerio de Economía y Finanzas para que de manera obligatoria se

aplique en las entidades del sector público ecuatoriano.

Para poder mantener un control sobre los activos fijos de la institución,

22

Constitución Política del Estado

55

se ha visto la posibilidad de crear un Manual de Procedimientos para

la Administración y Control de los Activos Fijos, que permita de una

manera clara y oportuna la identificación de muebles e inmuebles, así

como la codificación de los activos para mantener un control contable y

físico de los mismos.

3.2.2. Misión

Formamos Integral e lntegradamente ciudadanas y ciudadanos con

enfoque humanista, científico y tecnológico, vinculando la educación con

el entorno académico, laboral y social para servir a la comunidad del

Distrito Metropolitano de Quito y del Ecuador.23

3.2.3. Visión

Hasta el año 2015 el Colegio Municipal ―Fernández Madrid‖ gestiona

procesos innovadores en la educación regular y no regular, para ser un

referente de la educación nacional y Latinoamérica.24

3.2.4. Objetivos Estratégicos

Lograr que el Sistema Educativo del Colegio Municipal Fernández

Madrid, responda a las exigencias del desarrollo institucional y

nacional, la realidad económica, social y cultural del país; y

elevar la calidad de la educación, tanto por su integridad,

continuidad y pertenencia cuanto por sus contenidos socialmente

útiles, hasta alcanzar la excelencia educativa.

Proporcionar una información científica, técnica y humanista que

permita a los alumnos desenvolverse en los campos: individual,

social y profesional.

23

http://www.liceofernandezmadrid.edu.ec/ 24

http://www.liceofernandezmadrid.edu.ec/

56

Fortalecer la información en valores éticos, morales, cívicos y

democráticos de los estudiantes que les permita una verdadera

integración con los elementos de la institución municipal y la

sociedad.

Desarrollar la investigación y la experimentación en el proceso

pedagógico que posibilite a los alumnos ser verdaderos

reformadores de la educación del siglo XXI.

Fomentar la valorización y el enriquecimiento del patrimonio natural

y cultural ecuatoriano.

Fomentar la educación integral y disciplinaria como principio básico

de una formación cimentada en valores humanos, bajo el respeto y

dignidad al ser humano para hacer de ellos entes positivos para

una mejor sociedad del mañana.25

25


57

3.2.5. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Flujograma 1 Organigrama Estructural

RECTOR

GOBIERNO ESCOLAR

PADRES DE FAMILIA

CONSEJO

SECRETARÍA DE RECTORADO

SECRETARÍA GENERAL

COLECTURÍA

CONSEJO EJECUTIVO

DEPARTAMENTO DE CONSEJERÍA ESTUDIANTIL

JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y PROFESORES

CONTABILIDAD

BIENES

BODEGA

CENTRO DE SISTEMAS

UNIDAD DE PRODUCCIÓN

VICERRECTORADO INSPECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA DE VICERRECTORADO

COMISIONES

JUNTA ACADÉMICA ÁREAS

ACADÉMICAS JUNTA DE CURSO

DOCENTES TUTORES DE CURSO

PERSONAL DOCENTE

DOCENTES INSPECTORES

SECRETARÍA DE INSPECCIÓN GENERAL

SERVICIOS GENERALES

ESTUDIANTES

58

3.2.6. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Y FUNCIONES

3.2.6.1. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

El Colegio Municipal ―Fernández Madrid es una institución educativa

municipal, conforme lo establecen los Arts. 53 y 54 de la LOEI, y

como tal cuenta con los organismos establecidos en el Art. 48 del

RGLOEI.

En su estructura organizacional se encuentran tres cargos directivos

en el mismo nivel: Rectorado, Vicerrectorado e Inspección General,

cada uno con competencias diferentes, siendo este último,

responsable del manejo del Talento Humano. El primero es la

máxima autoridad institucional conforme la Constitución, Leyes y

Reglamentos. La administración directiva está basada en un sistema

de procesos orientados al logro de los estándares de calidad

educativa.

El Rectorado cuenta con la secretaría de Rectorado y Secretaría

General, Colecturía con Contabilidad, Bienes y Bodega, Centro de

Sistemas, Unidad de Producción y Consejo Estudiantil, como

instancias colaboradoras. El Gobierno Escolar y los Padres de

Familia como instancias veedoras. La Junta General de Directivos y

Docentes y el Consejo Ejecutivo, como instancias asesoras, siendo

dependiente de este último el departamento de Conserjería Estudiantil

con su Jefe, e integrado por el personal de sicología, trabajo social y

médico dental.

El Vicerrectorado cuenta con la Secretaría del Vicerrectorado y las

Comisiones Permanentes establecidas en el Código de Convivencia,

como instancias colaboradoras; la Junta Académica, las Áreas

Académicas, las Juntas de Curso, los Docentes Tutores y el Personal

Docente como instancias dependientes.

59

Inspección General cuenta con la Secretaría de Inspección General,

como instancia colaboradora. Como instancias dependientes están los

Docentes Inspectores y Servicios Generales, dentro de los cuales se

encuentran los responsables de imprenta, Biblioteca, Audiovisuales.

Además existe servicio de bar y almacén estudiantil, bajo modalidad

de contrato; transporte, conforme lo establecido por las regulaciones

de ley; empresa de limpieza y seguridad por contrato.

Todos los organismos coordinan sus actividades y cumplen las

funciones establecidas en la normativa legal vigente: LOEI, RGLOEI,

Código de la Niñez y la Adolescencia, y Código de Convivencia

Institucional, en beneficio del estudiantado.

FUNCIONES

Las funciones determinadas en el RGLOEI y el Código de

Convivencia Institucional son las siguientes:

Del Rector:

• Cumplir y hacer cumplir los principios, fines y objetivos del

Sistema Nacional de Educación, las normas y políticas

educativas, y los derechos y obligaciones de sus actores.

• Dirigir y Controlar la implementación la implementación

eficiente de programas académicos y el cumplimiento del

proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes o

proyectos institucionales, así como participar en su evaluación

permanente y proponer ajustes.

• Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del

establecimiento.

60

• Administrar la institución educativa y responder por su

funcionamiento.

• Fomentar y controlar el buen uso de la infraestructura física,

mobiliario y equipamiento de la institución educativa por parte

de los miembros de la comunidad educativa y

responsabilizarse por el mantenimiento y la conservación de

estos bienes.

• Autorizar las matrículas ordinarias y extraordinarias y los pases

de los estudiantes.

• Responsabilizarse, junto con el Secretario del Plantel, de la

custodia del expediente académico de los estudiantes.

• Promover la conformación y adecuada participación de los

organismos escolares.

• Dirigir el proceso de autoevaluación institucional, así como para

elaborar e implementar los planes de mejora sobre la base de

sus resultados.

• Fomentar, autorizar y controlar la ejecución de los procesos de

evaluación de los aprendizajes de los estudiantes.

• Controlar la disciplina de los estudiantes y aplicar las acciones

educativas disciplinarias por las faltas previstas en el Código de

Convivencia y el presente Reglamento.

• Aprobar el distributivo de trabajo de docentes, dirigir y orientar

permanentemente su planificación y trabajo, y controlar la

puntualidad, disciplina y cumplimiento de las obligaciones de

los docentes.

61

• Elaborar antes de iniciar el año lectivo el cronograma de

actividades, el calendario académico y el calendario anual de

vacaciones del personal administrativo y de los trabajadores.

• Aprobar los horarios de clases, de exámenes, de sesiones de

juntas de docentes de curso o grado y de la Junta Académica.

• Establecer canales de comunicación entre los miembros de la

comunidad educativa para crear y mantener tanto las buenas

relaciones entre ellos como un ambiente de comprensión y

armonía que garantice el normal desenvolvimiento de los

procesos educativos.

• Ejecutar acciones para la seguridad de los estudiantes durante

la jornada educativa que garanticen la protección de su

integridad física y controlar su cumplimiento.

• Remitir oportunamente los datos estadísticos veraces, informes

y más documentos solicitados por la Autoridad Educativa

Nacional, en todos sus niveles.

• Asumir las funciones de Vicerrector, Subdirector o Inspector

General en el caso de que la institución no contare con estas

autoridades.

• Recibir a Asesores Educativos y funcionarios de regulación

educativa, proporcionar la información que necesiten para el

cumplimiento de sus funciones e implementar sus

recomendaciones.

• Encargar el rectorado o la dirección en caso de ausencia

temporal, previa autorización del Nivel Distrital, a una de las

autoridades de la institución, o a un docente si no existiese otro

directivo en el establecimiento.

62

• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de toda la normativa

legal vigente, demostrar habilidades de liderazgo y trabajo en

equipo con las demás autoridades del Plantel y con la

comunidad educativa.

• Mantener oportunamente informada a la Comunidad Educativa

sobre los planes, programas y las actividades que se ejecuten.

• Resolver oportunamente los casos particulares de inquietudes

del personal, conforme los lineamientos legales.

• Generar espacios de compañerismo y cooperación entre las

Autoridades, personal Docente, Administrativo, Médico Dental y

de Servicios.

• Convocar de manera oportuna a los padres, madres y

representantes legales del estudiantado, señalando con

claridad el o los asuntos a tratarse.

• Autorizar la relación de diferentes eventos institucionales,

previo el análisis de la planificación.

• Gestionar la dotación de los recursos e implementos

necesarios para el desempeño docente, administrativo y de

servicio.

• Involucrar a todo el personal: Docente, Administrativo, Médico

Dental y de Servicios, de manera igualitaria en los diferentes

eventos institucionales.

63

Del Vicerrector:

• Presidir la Comisión Técnico Pedagógica de la institución.

• Dirigir el proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes

o proyectos institucionales, así como participar en su

evaluación permanente y proponer ajustes.

• Dirigir los diferentes niveles, subniveles, departamentos, áreas

y comisiones, y mantener contacto permanente con sus

responsables.

• Proponer ante el Consejo Ejecutivo la nómina de directores de

área y docentes, tutores de grado o curso.

• Asesorar y supervisar el trabajo docente.

• Revisar y aprobar los instrumentos de evaluación preparados

por los docentes.

• Elaborar y presentar periódicamente informes al Rector o

Director del establecimiento y al Consejo Ejecutivo sobre el

rendimiento académico por áreas de estudio y sobre la vida

académica institucional.

• Implementar el apoyo pedagógico y tutorías académicas para

los estudiantes de acuerdo con sus necesidades.

• Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad

educativa emitidos por el Nivel Central de la Autoridad

Educativa Nacional.

• Los demás que le delegue el Rector o Director.

64

• Las demás previstas en el presente reglamento o la normativa

específica que expida para el efecto el Nivel Central de la

Autoridad Educativa Nacional.

• Demostrar habilidades de liderazgo y trabajo en equipo con las

demás autoridades del plantel y con la comunidad educativa.

• Colaborar con las demás autoridades en la toma de decisiones

inherentes a actividades cotidianas que se presenten.

• Generar todos los documentos necesarios para el

desenvolvimiento docente en el ejercicio de sus actividades y

en el marco del cumplimiento de las disposiciones legales para

el logro de los estándares de calidad educativa expedidos por

el nivel central de la Autoridad Educativa Nacional.

• Brindar apoyo y direccionamiento técnico-pedagógico al

personal docente, necesario para el ejercicio eficiente de la

docencia.

• Resolver de manera oportuna cualquier inquietud didáctico-

pedagógica que se presentare en el personal docente.

• Promover los espacios idóneos para el desarrollo de la ciencia,

el arte y la cultura.

• Organizar y direccionar el trabajo de la gestión docente, en lo

que respecta a la capacitación y logro de estándares de calidad

educativa.

• Organizar procesos de seguimiento y acompañamiento

docente.

65

Del Inspector General:

Coordinar a los inspectores de grado o curso.

Registrar la asistencia y puntualidad de docentes y

estudiantes.

Gestionar el clima organizacional, promover y controlar el

cumplimiento de las normas de convivencia y de disciplina

en el plantel.

Publicar los horarios de clases y exámenes.

Organizar la presentación del estudiantado en actos

sociales, culturales, deportivos y de otra índole.

Conceder el permiso de salida a los estudiantes para

ausentarse del plantel durante la jornada educativa.

Aprobar la justificación de la inasistencia de los

estudiantes, cuando sea de dos (2) a siete (7) días

consecutivos.

Llevar los siguientes registros: archivo documental de cada

docente, distributivo de trabajo docente, horarios de clase,

asistencia de estudiantes, solicitudes de justificación por

inasistencia a clases de los estudiantes debidamente

firmada por su representante legal, control de días

laborados y novedades en caso de que las hubiere,

calificaciones de disciplina de los estudiantes,

comunicaciones enviadas y recibidas, control de

comisiones y actividades docentes y estudiantiles que se

llevan a cabo dentro y fuera del plantel, y otros de similar

naturaleza.

66

Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad

educativa emitidos por Nivel Central de la Autoridad

Educativa Nacional.

Las demás que le delegue el Rector o Director.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de toda la

normativa legal vigente.

Demostrar habilidades de liderazgo y trabajo en equipo con

las demás autoridades y toda la Comunidad Educativa del

Plantel.

Establecer estrategias del mejoramiento del clima laboral.

Liderar las estrategias necesarias para la prevención y el

mantenimiento de la disciplina del estudiantado.

Disponer de la provisión de los implementos necesarios

para la realización de las actividades culturales, deportivas

y académicas planificadas por las diferentes instancias.

Organizar y asignar los espacios de trabajo y aulas de

manera pertinente y en relación a los recursos existentes.

Distribuir el uso de las diferentes carteleras y otros

espacios informativos existentes en la institución.

Viabilizar la ejecución de las diferentes campañas, previo el

análisis de la documentación y planificación de las mismas.

Conocer y autorizar las diferentes salidas internas y

externas de los estudiantes, en forma individual y/o grupal.

67

Coordinar el equipo de inspectores de Grado o Curso en

relación con sus funciones.

De la Junta General de Directivos y Docentes:

Conocer los planes, programas y proyectos institucionales.

Conocer el informe anual de labores presentado por el

Rector o Director y formular las recomendaciones que

estimare convenientes.

Proponer proformas al Código de Convivencia.

Elegir a los miembros del Consejo Ejecutivo, en los casos

correspondientes.

Proponerle al Nivel Zonal, ternas para el encargo de las

funciones de Rector, Vicerrector e Inspector General, en

caso de ausencia definitiva, y hasta que se efectúe el

correspondiente concurso de méritos y oposición.

Estudiar y pronunciarse sobre los asuntos que fueren

sometidos a su consideración por el Rector o Director, y;

Las demás previstas en la normativa emitida por el Nivel

Central de la Autoridad Educativa Nacional.

Respetar los turnos de participación como eje fundamental

de la comunicación efectiva.

Seguir el procedimiento parlamentario, en legal y debida

forma.

68

Propiciar el desenvolvimiento ágil de cada junta.

Tener una actitud propositiva ante los planteamientos de la

junta.

Del Consejo Ejecutivo:

Elaborar el Plan Educativo Institucional del establecimiento

y darlo a conocer a la Junta General de Directivos y

Docentes.

• Evaluar periódicamente el Plan Educativo Institucional y

realizar los reajustes que fueren necesarios.

• Elaborar el Código de Convivencia del establecimiento,

aprobar sus reformas y remitirlo a la Dirección Distrital

correspondiente para su aprobación.

• Conformar las comisiones permanentes establecidas en el

Código de Convivencia del Establecimiento.

• Diseñar e implementar estrategias para la protección

integral de los estudiantes.

• Promover la realización de las actividades de mejoramiento

docente y de desarrollo institucional.

• Crear estímulos para los estudiantes, de conformidad con

la normativa que para el efecto expida el Nivel Central de la

Autoridad Educativa Nacional.

• Conocer y aprobar los informes presentados por los

responsables de los departamentos, organismos técnicos y

comisiones del establecimiento.

69

• Controlar la correcta conservación y cuidado de los bienes

institucionales y aprobar y ejecutar los planes para su

mantenimiento, así como controlar el buen uso de la

infraestructura física, mobiliario y equipamiento de la

institución.

• Conocer y aprobar el Plan Didáctico Productivo.

• Servir de instancia para resolver conflictos que se

presentaren entre miembros de la comunidad del

establecimiento educativo.

• Formular las políticas que guíen las labores de atención

integral de los estudiantes del establecimiento, en

concordancia con lo previsto en el Código de Convivencia.

• Aprobar el Plan Operativo Anual del Departamento de

Conserjería Estudiantil.

• Evaluar los programas implementados por el Departamento

de Conserjería Estudiantil.

• Apoyar al jefe del Departamento de Conserjería Estudiantil

para que las acciones programadas que requieran de la

participación del personal docente, directivo, administrativo,

de representantes legales de estudiantes, se lleven a cabo.

• Impulsar y potenciar la conformación de redes

interinstitucionales que apoyen las acciones del

Departamento de Conserjería Estudiantil.

• Analizar y aprobar los informes anuales y ocasionales que

presente el Jefe del Departamento de Conserjería

70

Estudiantil y formular las sugerencias del caso.

• Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República. La

LOEI, su Reglamento, y demás normativas legales

vigentes.

• Corresponsabilizarse con las autoridades de la institución

en la toma de decisiones pertinentes a acciones tendientes

al logro de los estándares de educación.

• Aprobar los planes, procedimientos e instructivos

relacionados con el desenvolvimiento institucional.

• Implementar el Plan de Protección Integral de los

estudiantes acorde a las políticas emitidas por las

instituciones responsables del tema.

• Implementar el plan de prevención del uso y consumo

indebido de substancias psicoactivas.

• Corresponsabilizarse en la conformación de las comisiones

permanentes y ocasionales establecidas en el Código de

Convivencia Institucional.

71

3.2.7. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Tabla 14 Evaluación Control Interno – Administración de Bienes

N o.PR EGU N TA S/ C ON TR OLES

C LA V E/ PR OC ESOSSI N O PT

C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O

% FEC HA OB SER V A C ION ES

I

1La Inst ituciópn cuenta con una Unidad

encargada de bienes?X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 03-07-14

2¿Se establecen indicadores para medir la

gest ión del área o uniad de bienes?X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 03-07-14

3¿Se establecen medidas de protección y

seguridad para los bienes?X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 03-07-14

4

¿Existen manuales específ icos de las polí t icas

y procedimietnos para el área o unidad de

Bienes?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 03-07-14

5¿Existe un sistema automatizado para el

control de bienes?X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 03-07-14

6

¿Las operaciones o transacciones son

registradas oportunamente en el sistema

automatizado?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 03-07-14

7

Existe un adecuado f lujo de información que se

procesa en el área de bienes para una correcta

toma de decisiones de los niveles superuiores?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 03-07-14

C A LIF IC A C IÓN TOTA L: C T 3 ,0 0

PON D ER A C IÓN TOTA L: PT 7

N IV EL D E C ON FIA N ZA :

N C =C T / PTX 10 04 2 ,8 6

N IV EL D E R IESGO IN HER EN TE:

N R I= 10 0 % - N C %10 0 ,0 0 - 4 3 57,14

COLEGIO MUNICIPAL "FERNÁNDEZ MADRID"

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO A LOS BIENES DEL COLEGIO "FERNÁNDEZ MADRID"

A D M IN ISTR A C IÓN D E B IEN ES


C A LIF IC A C IÓN :

15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO

R IESGO D E C ON TR OL N IV EL D E C ON FIA N ZA

B A JO

M OD ER A D O

A LTO

72

Tabla 15 Evaluación Control Interno – Almacenamiento y Distribución



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


II

8

¿Existe actas de ingreso al sistema de bienes

de la inst itución de manera oportuna, de los

bienes adquiridos?

X 1 0,63

Comprpba

nte de

ingreso

8 5 63% 01-07-14

No exsisten actas de

ingreso de 3

adquisiciones

9¿Existe actas de movimiento de act ivos f ijos

para cada custodio?X 1 0,83

Actas de

movimiento

s

6 5 83% 02-07-14

10¿Las instalaciones en donde se almacena los

bienes se dispone de seguridades? X 1 1,00

Fotografía

s de las

instalacion

es

1 1 100% 02-07-14

11¿ Existe un sistema automatizado para la

administración y control de los act ivos f ijos?X 1 1,00

Control

manual1 1 100% 02-07-14

12

Se ha difundido las polí t icas emit idas por la

inst itución para el uso, custodia y conservación

de los bienes entregados para el

cumoplimiento de sus funciones?

X 1 0,00

Oficio de

respuesta

de la

dependenci

a

1 0 0% 02-07-14

13

¿El guardalmacén o bodeguero verif ica si los

bienes que ingresan se ajustan a los

requerimientos y especif icaciones técnicas

solicitadas?

X 1 1,00

Requerimie

nto y

facturas de

los bienes

adquiridos

8 8 100% 03-07-14




N C =C T / PTX 10 074 ,3 1


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 74 2 5,6 9



A LM A C EN A M IEN TO Y D ISTR IB U C IÓN



15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

73

Tabla 16 Evaluación Control Interno - Sistema de Registro



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


III

14Los movimientos de entradas, salidas o bajas

de los bienes se registraron contablemente?X 1 1,00

Registros

contables8 8 100% 03-07-14

15¿Se realiza periódicamente constataciones

físicas de los act ivos f ijos?X 1 1,00

Informe de

constataci

ones

f ísicas

2 2 100% 03-07-14

Se ha realizado una sola

vez, pero no a todas las

áreas

16¿Se ha elaborado actas de entrega recepción

en los casos de cambio de custodios?X 1 0,63

Actas de

constataci

ón f ísica

8 5 63% 03-07-14

De un total de ocho

cambios de custodio,

cinco no se elaboraron

actas.

17

¿Los resultados de la constatación física de

bienes, son conciliados con los registros

contables?

X 1 0,00Registros

contables1 0 0% 03-07-14

Tienen constataciones

f ìsicas individuales,

pero no a todo el

personal.

18

¿Los bienes que no reunen las característ icas

para ser considerados como act ivos f ijos, son

considerados como sijetos de control

contable?

X 1 1,00Registros

contables1 1 100% 03-07-14

19¿Se elaboran actas de entrega recepción en los

cambios de custodio?X 1 1,00

Revisión

de actas1 1 100% 03-07-14

20

¿Cuándo exist ió un cambio de Guardalmacén,

se recibió mediante inventario y acta entrega

recepción de documentos y archivos que

estaban a su cargo?

X 1 1,00Revisión

de actas1 1 100% 03-07-14

C A LIF IC A C IÓN TOTA L: C T 5,6 3



N C =C T / PTX 10 08 0 ,3 6


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 8 0 19 ,6 4



SISTEM A D E R EGISTR O



15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

74

Tabla 17 Evaluación Control Interno - Evaluación y Protección



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


IV

21¿Se encuentran codif icados todos los act ivos

f ijos, permit iendo una fácil identf icación?X 1 0,60

Constataci

ón ocular10 6 60% 04-07-14

De los diez bienes

revisados seis no se

encontraban

codif icados

22

¿Todos los bienes presentan su codif icación en

una parte visible, que permita facilmente

ident if icarlos?

X 1 0,40Constataci

ón ocular10 4 40% 04-07-14

De los diez bienes

revisados, cuatro no

eran visibles los

códigos.

23¿Se encuentran protejidos y asegurados los

bienes de la inst itución?X 1 1,00

Documento

s Pólizas

de Seguro

1 1 100% 04-07-14

24

¿Se contratan pólizas de seguro, para proteger

los principales bienes de larga duración contra

todo riesgo?

X 1 1,00

Documento

s Pólizas

de Seguro

1 1 100% 04-07-14

La Unidad de Seguros

se encarga de mantener

las pólizas vigentes

25

¿Se controla periódicamente las coberturas y

vigencias de las pólizas de seguro, contratadas

para los bienes?

X 1 1,00Pólizas

vigentes1 1 100% 04-07-14

26

¿Los cambios que se realizan y alteran la

ubicación de los bienes, son reportados

oportunamente a la Unidad que corresponde?

X 1 0,00 Entrevista 3 0 0% 04-07-14No son reportados los

cambios

27

¿Se lleva un registro individual de los bienes de

larga duración, que permitan conocer el

historial de cada uno de ellos?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 04-07-14 No llevan registros




N C =C T / PTX 10 057,14


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 57 4 2 ,8 6

ID EN T IF IC A C IÓN Y PR OTEC C IÓN





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

75

Tabla 18 Evaluación Control Interno - Custodia



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


V

28

¿La máxima autoridad ha desigando a un

funcionario como Guardalmacén de los bienes

de larga duración?

X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 04-07-14

29¿Existen custodios que tengan a cargo bienes

obsoletos?X 1 0,40 Entrevista 5 2 40% 04-07-14

De las cinco personas

entrevistadas, dos

t ienen a su cargo bienes

en desuso por

obsolescencia.

30¿Los custodios han firmado actas por los

bienes que se encuentran a su cargo?X 1 1,00 Entrevista 5 5 100% 04-07-14

31¿Poseen los custodios bienes por los cuales no

f irmaron actas?X 1 0,40 Entrevista 5 2 40% 04-07-14

Del total de cinco

personas, existen dos

que t ienen bienes

prestados hace mucho

t iempo por los cuales

no han f irmado actas.




N C =C T/ PTX 10 070 ,0 0


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 70 3 0 ,0 0

C U STOD IA





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

76

Tabla 19 Evaluación Control Interno - Control de Vehículos Oficiales



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


V I

32¿Se han realizado inspecciones sobre el buen

uso de los vehículos de la inst itución?X 1 0,00

Documento

s de

movilizació

n diaria de

los

vehículos

3 0 0% 05-07-14

33

¿Los custodios que t ienen a cargo los

vehículos de la inst itución son choferes

profesionales?

X 1 0,33Revisión

de licencias3 1 33% 05-07-14

34¿Los vehículos son ident if icados con

logot ipos de la inst itución?X 1 1,00

Constataci

ón ocular3 3 100% 05-07-14

35¿Los vehículos de la inst itución se encuentran

con el seguro del SOAT vigente?X 1 1,00

Documento

del Seguro3 3 100% 05-07-14 Copias de los seguros

36

¿Los vehículos de la inst itución son guardados

en lugares específ icos desigandos por la

ent idad?

X 1 1,00

Parqueader

o del

Colegio

3 3 100% 05-07-14

37¿Los vehículos de la inst itución t ienen matrícula

vigente y llevan placas of icilales?X 1 1,00

Revisión

matrículas3 3 100% 05-07-14




N C =C T / PTX 10 072 ,2 2


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 72 ,2 2 2 7,78

C ON TR OL D E V EHÍ C U LOS OF IC IA LES





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

77

Tabla 20 Evaluación Control Interno - Constatación Física



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


V II

38

¿Se realizan constataciones físicas integrales

de los bienes de larga duración por lo menos

una vez al año?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

Hacen constatciones

f ísicas individuales,

pero no a todo el

personal.

39

¿Se elabora el acta respect iva una vez que

f inaliza la toma física de bienes a los

custodios?

X 1 1,00Revisión

actas10 10 100% 05-07-14

40

¿Los resultados obtenidos en las verif icaciones

f ísicas son conciliados con los registros

contables y las diferencias son invest igadas?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

Contabilidad no t iene

un saldo real de los

bienes que existen en la

inst itución.

41

¿Una vez realizada la constatación física de los

bienes, se elabora el acta para dar de baja los

bienes en mal estado?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

Existe una bodega

donde se encuentran

bienes dañados, en

desuso y obsoletos,

los mismos que no se

han dado de baja

42¿Lo custodios poseen bienes dañados, en

desuso y que están a su cargo?X 1 0,40 Entrevista 5 2 40% 05-07-14

Los custodios no

entregan estos bienes

por cuanto el

encargado de bienes no

t iene un espacio

adecuado para su

bodegage.




N C =C T / PTX 10 02 8 ,0 0


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 2 8 72 ,0 0

C ON STA TA C IÓN F Í SIC A





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

78

Tabla 21 Evaluación Control Interno - Baja de Bienes



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


V III

43

¿Se han dado de baja los bienes que por

diversas causas han perdido su ut ilidad para la

ent idad?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

No se hace el t rámite

respect ivo para dar de

baja los bienes en mal

estado.

44¿Se han dado de baja los bienes por pérdida o

destrucción injust if icada?X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

No se ha hecho el

t rámite pert inente

45

¿La inst itución exige a los servidores la

rest itución del bien con otro igual o su valor a

precio de mercado?

X 1 1,00Registros

contables4 4 100% 05-07-14

46

¿La inst itución dispone de reglamentación

interna actualizada que regule el proceso para

la baja de los bienes que han perdido su

ut ilidad?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

No poseen

reglamentación interna,

pero tampoco aplican

lo que dicen los

manuales legales

vigentes.

47¿La baja de los bienes se la realiza de manera

oportuna?X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

No se ha realizado el

t rámite pert inente.

48

¿Se cumple con los procesos administrat ivos

que señalan las disposiciones legales vigentes

para proceder a la baja de bienes?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14 No se ha realizado.




N C =C T / PTX 10 016 ,6 7


N R I= 10 0 % - N C %10 0 - 16 ,7 8 3 ,3 3

B A JA D E B IEN ES





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

79

Tabla 22 Evaluación Control Interno - Mantenimiento de Bienes



C T

%

M ED IO

D E

V ER IF IC

A C IÓN

C A N T

ID A D

SELE

C C IO

N A D

C U M PL

I

M IEN T

O


IX

49

¿Se diseña y ejecuta programas de

mantenimiento correct ivo de los bienes de

larga duración?

X 1 0,00 Entrevista 1 0 0% 05-07-14

50

¿Existen controles sobre la ef iciencia de los

programas de mantenimiento preventivo y

correct ivo de los bienes de larga duración?

X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 05-07-14

51¿Se lleva un control e historial del

mantenimiento que ha recibido cada bien?X 1 1,00 Entrevista 1 1 100% 05-07-14

C A LIF IC A C IÓN TOTA L=C T 2 ,0 0

PON D ER A C IÓN TOTA L=PT 3


N C =C T/ PTX 10 0 6 6 ,6 7

N IV EL D EL R IESGO IN HER EN TE: R I

= 10 0 % - N C % 10 0 - 6 6 ,6 7 3 3 ,3 3

M A N TEN IM IEN TO D E B IEN ES





15% - 50 %

51% - 75%

76 % - 10 0 %

A LTO

M OD ER A D O

B A JO


B A JO

M OD ER A D O

A LTO

80

OBSERVACIONES:

- No se realizan las constataciones físicas de bienes por lo menos una

vez al año conforme lo estipula la ley (Manual de Procedimientos para

la Administración y Control de los activos fijos del Sector Público)

- Las actas de entrega-recepción por los bienes entregados a cada uno

de los custodios, no todos tienen firmadas.

- No todos los bienes se encuentran codificados.

- En algunos bienes el código no se encuentra ubicado en un lugar

visible.

- No son reportados los cambios de lugar de algunos bienes.

- Algunos custodios tienen bajo su responsabilidad bienes que se

encuentran en desuso o dañados.

- Existe una bodega de bienes dañados, obsoletos y en desuso, pero no

se ha realizado el trámite para dar de baja.

81

CAPÍTULO IV

MARCO PROPOSITIVO

4.1. Antecedentes

En la actualidad el Colegio Fernández Madrid carece de un manual que

determine las normas y procedimientos de control de sus activos fijos,

falencia que se da en muchas instituciones del sector público, que en

los últimos años han pasado por muchas dificultades las cuales se las

puede atribuir entre otras a la falta de aplicación de normas y principios

de control interno, que promuevan la eficiencia y efectividad de las

actividades pero sin embargo en la actualidad estamos en proceso de

modernización para de esta manera conjugar con la educación.

La necesidad imperiosa de crear un manual que permita el control de

los activos fijos, no es más que un plan de organización, de todos los

métodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de la información financiera, promover la

eficiencia de las operaciones y determinar responsabilidades de los

custodios.

Al implementarse un manual que permita el registro y control adecuado de

los bienes, propiedad del Liceo Fernández Madrid; se contará con una

herramienta de orientación y conocimientos para los empleados que

tienen a su cargo la administración, custodia, uso y control de los activos

fijos.

82

4.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROPÍEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN EL COLEGIO MUNICIPAL “FERNÁNDEZ MADRID” DE LA CIUDAD DE QUITO.

4.1.1. Proceso: Activos Fijos

4.1.1.1. Introducción

EL Colegio Municipal Fernández Madrid en cumplimiento a las

disposiciones legales vigentes, implementará los procesos para la

recepción; toma de inventarios, reposición de bienes sustraídos,

traspaso, entrega y cambio de responsables, baja y codificación de

Propiedad Planta y Equipo, de propiedad de la institución.

El presente manual entrará en vigencia a partir de la fecha de

aprobación y será responsabilidad del Departamento Financiero, la

Colectora y el encargado de Bienes, en el ámbito de sus

competencias.

4.1.1.2. Objetivo

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los

mecanismos necesarios de registro y control de Propiedad Planta y

Equipo, mediante la descripción de las características físicas,

técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como

su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja con

el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de

los mismos.

4.1.1.3. Ámbito de Aplicación

El presente proceso se aplica a todos los bienes, adquiridos o

donados, del Colegio Fernández Madrid.

83

4.1.1.4. Alcance

El contenido de este Manual de Procedimientos para la

Administración y Control de Propiedad, Planta y Equipo es de carácter

obligatorio para el personal de contabilidad, el personal de la unidad

de bienes y todo el personal que tiene asignado bienes en el Colegio

Fernández Madrid.

4.1.1.5. Responsabilidades

Los responsables de su aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo

establecido en estos procedimientos serán en primer grado el

encargado de bienes, los jefes de área, jefes departamentales, y en

segundo término, todos los servidores públicos y docentes que

laboran en el Colegio y que tengan a su cargo mobiliario, equipos e

instrumentos, etc.

4.1.1.6. Vigencia

A partir de la fecha de aprobación del presente manual y luego de

realizar el respectivo inventario.

4.1.1.7. Base Legal

• Reglamento General de Bienes del Sector Público.

• Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y Normas Técnicas

de Contabilidad (NTC).

• Reglamento de Control Administrativo de los Bienes no

considerados Activos Fijos.

• Normas Técnicas de Control Interno y Principios, Políticas y

Normas Técnicas de Contabilidad Aplicables al Sector Público.

• Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos

del Sector Público.

• Reglamento General de Bienes del Sector Público.

84

4.1.2. POLÍTICA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROPIEDAD,

PLANTA Y EQUIPO

4.1.2.1. Para la Administración

• Se consideran como bienes sujetos de control administrativo

aquellos que teniendo una vida útil superior a un año, tengan un

costo individual de adquisición, fabricación, estimulación o avalúo

inferior a $100,00 dólares vigentes a la fecha de su registro o

ingreso.

• Los bienes que no reúnan las condiciones para ser clasificados

como activos fijos, pero que tengan una vida útil superior a un

año, tales como ciertos útiles de oficina, instrumentos médicos,

insumos, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y

herramientas menores, serán cargados a gastos de gestión y

estarán sujetos a control administrativo interno.

Los bienes sustraídos o perdidos, el servidor encargado de la

custodia comunicará inmediatamente por escrito a los dos días

hábiles siguientes del conocimiento del hecho. El valor de

reposición es cargado a la cuenta del custodio. Sí el custodio se

separa de la institución y hasta esa fecha no ha habido sentencia

definitiva deberá reponerlo en especie o en dinero.

• Los valores de los bienes sustraídos o perdidos deberán ser

reembolsados en su totalidad o reemplazados por bienes de

similares características.

• En el caso de salida o cambio de custodios se seguirán las

acciones previstas en el Art.65 de las actas de entrega recepción

de bienes muebles y equipos del Reglamento General de Bienes

del Sector Público.

85

• Cuando una persona deje de prestar sus servicios en el Colegio

o se ausente por un periodo largo, deberá acudir al Encargado de

Bienes para efectuar el cambio de custodio(s) del o los bienes a

su cargo, los que, a su vez, enviarán al Departamento

Administrativo (Personal) y Financiero la ―Carta de no adeudar

activos‖.

• En lo referente a la movilización de bienes fuera de las

instalaciones, el personal que está de guardia verificará que los

bienes trasladados cuenten con la autorización de movilización

emitida por la máxima autoridad.

• Con el propósito de mantener una debida protección de los

bienes institucionales, deberá contratarse pólizas de seguro,

contra los diferentes riesgos que pudieran ocurrir, manteniéndose

un control estricto sobre las coberturas y vigencias de estas.

• Será responsabilidad de los empleados del colegio, el uso,

custodia y conservación de los bienes entregados para el

desempeño de sus funciones únicamente y por ningún motivo

para fines personales o particulares.

• Cuando los equipos asignados sufran deterioro o destrucción, se

deberá notificar a través de un escrito al Encargado de Activos

Fijos, indicando la falla o daño que sufra el equipo a su cargo, y

este notificará al Departamento Administrativo acompañado de

un dictamen técnico elaborado por un especialista que señale

sus causas y si es del caso proceder con su reparación.

4.1.2.2. Para el Control

a) Identificación y protección de Propiedad Planta y Equipo

La codificación de los bienes adquiridos deberá efectuarse

86

inmediatamente luego del aviso de recepción del bien. Será

solicitada por el responsable de la adquisición.

Cumpliendo con lo que establece las Normas de Control Interno

de la Contraloría General de Estado se creará una codificación

adecuada para la fácil identificación, ubicación y protección de los

bienes, que llevarán impresos en una parte visible el código

establecido.

La codificación está diseñada por 10 dígitos distribuidos en los

siguientes 6 campos o niveles:

Tabla 23 Diseño de Codificación


Ejemplo:

1. Activo

14. Inversiones en Bienes de Larga Duración

141.01 Bienes Muebles

141.01.05 Vehículos

141.01.05.01 Camionetas

141.01.05.01.01 Número Secuencial del Vehículo

141.03 Bienes Inmuebles

141.03.01 Terrenos

CAMPO O NIVEL CONCEPTO

Grupo de cuenta (Activo)

Tipo de cuenta (Fijo)

Cuenta De Mayor General

Subcuenta de Mayor General Auxiliar

Auxiliar de Subcuenta

Clase a la que pertenece el bien

87

b) Constatación Física

La toma del inventario de los activos fijos se realizará por lo

menos una vez al año, o por orden expresa de la máxima

autoridad cuando las circunstancias lo ameriten.

La persona encargada de la unidad de activos fijos mantendrá

un registro que sirva para el control, localización e identificación de

los mismos.

Las personas que intervengan en este proceso deberá ser

independiente del que realiza el registro y manejo de activos, se

elaborará un acta a la que se adjudicarán los formularios en los

que registrará los resultados de la diligencia, estos deberán

contener un detalle de las novedades encontradas sobre el estado,

deterioro o diferencias que deberán ser conciliadas con los

registros contables.

De existir diferencias reales se procederá a la investigación y

se registran los ajustes respectivos, previa autorización del Jefe

Financiero, determinando responsabilidades.

c) Depreciaciones

Las depreciaciones deberán afectar contablemente en forma

mensual, de existir diferencias o errores en éstas se hará un

cuadre previo el ingreso al Sistema SAP, este proceso será de

responsabilidad de la unidad de contabilidad para lo cual utilizará

tarjetas kárdex y se las aplicará en base a lo que determina el

Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen

Tributario Interno en el Art. 25 numeral 6:

88

Depreciación de activos fijos

Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y

similares 5% anual.

Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.

Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil

20% anual.

Equipos de cómputo y software 33,33% anual.

89

4.1.2.3. PLAN DE CUENTAS

Tabla 24 Plan de Cuentas


CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CONTABLES DEL SECTOR PÚBLICO

CÓDIGO MATRIZ DE CUENTAS

DESCRIPCIÓN

1

ACTIVOS Los activos están integrados por los bienes corporales e incorporales de propiedad o dominio del Estado, expresarlos en términos monetarios; están constituidos por los recursos Operacionales, las Inversiones Financieras, en Existencias, en Bienes de Larga Duración y en Proyectos y Programas en Ejecución.

11

OPERACIONALES Incluye los activos de disposición inmediata y aquellos de fácil conversión a efectivos dentro del ejercicio fiscal; están conformados por los recursos en Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar.

111

DISPONIBILIDADES Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos de fácil realización, incluye los fondos especiales destinados a fines específicos, los títulos recibidos del Estado para ser entregados a terceros e inversiones de corto plazo no previstas en el Presupuesto, realizadas con excedentes temporales de Caja.

111.03 Banco Central del Ecuador Moneda de Curso Legal

111.15 Bancos Comerciales Moneda de Cursos Legal- Cuenta de Recaudación

112

Anticipos de Fondos Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos disponibles, entregados en calidad de anticipos, garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar.

112.03 Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura

112.07 Anticipos por Obligaciones de Otros Entes Públicos

112.07.01 Subrogaciones de Deuda

112.15 Fondos a Rendir Cuentas

112.15.03 Otros Fondos para fines específicos

112.21 Egresos Realizados por Recuperar (IESS)

113

Cuentas por Cobrar Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos provenientes de derechos a la percepción de fondos, dentro del ejercicio fiscal.

113.14 Cuentas por Cobrar Venta de Bienes y Servicios

113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas

113.19 Cuentas por Cobrar otros Ingresos

113.28 Cuentas por Cobrar Transferencias y Donaciones de Capital e Inversión

113.81 Cuentas por Cobrar Impuesto al Valor Agregado

113.81.02 Cuentas por Cobrar al Valor Agregado - Ventas

124

Deudores Financieros Comprende las cuentas que registran y controlan los recursos por derechos o valores generados en la gestión pública, no incluidos en las agrupaciones anteriores.

124.83 Cuentas por Cobrar Años Anteriores

90

124.83.81 Cuentas por Cobrar Años Anteriores Impuesto al Valor Agregado - Compras

124.83.83 Cuentas por Cobrar Años Anteriores

14

INVERSIONES ENBIENES DE LARGA DURACIÓN Incluye los activos en bienes muebles e inmuebles; están conformados por los recursos en Bienes de Administración y de Producción.

141

Bienes de Administración Comprende las cuentas que registran y controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades administrativas y operacionales.

141.01 Bienes Muebles

141.01.03 Mobiliarios (Bienes de Larga Duración)

141.01.04 Maquinarias y Equipos (Bienes de Larga Duración)

141.01.05 Vehículos (Bienes de Larga Duración)

141.01.06 Herramientas (Bienes de Larga Duración)

141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos

141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales

141.01.09 Libros y Colecciones

141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública

141.01.11 Partes y Repuestos

141.99 (-) Depreciación Acumulada

141.99.02 (-) Depreciación Acumulada de Edificios, Locales y Residencias

141.99.03 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliarios

141.99.04 (-) Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos

141.99.05 (-) Depreciación Acumulada de Vehículos

141.99.06 (-) Depreciación Acumulada de Herramientas

141.99.07 (-) Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos

141.99.08 (-) Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales

141.99.09 (-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones

141.99.10 (-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos

141.99.11 (-) Depreciación Acumulada de Mobiliarios

152

Inversiones en Programas en Ejecución Comprende las cuentas que registran y controlan la acumulación de costos por Insumos utilizados en la ejecución de programas destinados a mejorar el bienestar de la Comunidad.

152.11 Remuneraciones Básicas

152.11.05 Remuneraciones Unificadas

152.11.08 Remuneración Mensual Unificada de Docentes del Magisterio y Docentes e Investigadores Universitarios

152.12 Remuneraciones Complementarias

152.12.03 Décimo Tercer Sueldo

152.12.04 Décimo Cuarto Sueldo

152.16 Aportes Patronales a la Seguridad Social

152.16.02 Fondos de Reserva

152.31 Servicios Básicos

152.31.01 Agua Potable

152.31.04 Energía Eléctrica

152.31.05 Telecomunicaciones

152.32 Servicios Generales

91

152.32.04 Edición, Impresión, Reproducción y Publicaciones

152.32.08 Servicio de Vigilancia

152.32.09 Servicios de Aseo

152.32.99 Otros Servicios Generales

152.34 Instalación, Mantenimiento y Reparaciones

152.34.05 Gastos en Vehículos

152.36 Contratación de Estudios e Investigaciones

152.36.03 Servicios de Capacitación

152.38 Bienes de Uso y Consumo para Inversión

152.38.01 Alimentos y Bebidas

152.38.02 Vestuario, Lencería y Prendas de Protección

152.38.03 Combustibles y Lubricantes

152.38.04 Materiales de Oficina

152.38.05 Materiales de Aseo

152.38.06 Herramientas

152.38.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y Publicaciones

152.38.10 Materiales para Laboratorio y Uso Médico

152.38.11 Materiales de Construcción, Eléctricos, Plomería y Carpintería

152.38.12 Materiales didácticos

152.38.13 Repuestos y Accesorios

152.38.19 Adquisición de Accesorios e Insumos

152.38.20 Menaje de Cocina, de Hogar, Accesorios

152.38.27 Uniformes Deportivos

152.38.99 Otros Bienes de Uso y Consumo de Inversión

152.92 Acumulación de Costos en Inversión en Programas en Ejecución

152.98 (-) Aplicación a Gastos de Gestión

2

PASIVOS Los Pasivos están integrados por las deudas u obligaciones directas asumidas por el Estado, con personas naturales o sociedades, con el compromiso de cancelarlas en la forma y condiciones pactadas o determinadas en las disposiciones legales; están constituidos por el financiamiento de terceros, provenientes de Deuda Flotante y Deuda Pública.

21

Deuda Flotante Incluye los pasivos a liquidar con los fondos operacionales dentro del ejercicio fiscal y la administración de fondos ajenos; está conformada por los Depósitos y Fondos de Terceros y las Cuentas por Pagar.

212

Depósitos y Fondos de Terceros Comprende las cuentas que registran y controlan las obligaciones por la recepción de depósitos de intermediación, fondos de terceros retenidos de aplicaciones no presupuestarias, los recibidos en calidad de anticipo o en garantía y los créditos tributarios por liquidar.

212.01 Depósitos de Intermediación

212.03 Fondos de Terceros

212.11 Garantías Recibidas

213 Cuentas por Pagar

213.71 Cuentas por Pagar Gastos en Personal para Inversión

213.73 Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión

213.78 Cuentas por Pagar Transferencias y Donaciones para Inversión

213.81 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado

92

213.81.07 Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado -Contribuyente Especial - Proveedor 100%

213.83 Cuentas por Pagar de Años Anteriores

213.83.73 Cuentas por Pagar de Años Anteriores Bienes y Servicios para Inversión

213.83.81 Cuentas por Pagar de Años Anteriores Impuesto al Valor Agregado

224

Financieros Comprende las cuentas que registran y controlan los créditos de Proveedores, Anticipos de carácter Legal, administración de fondos u otros de igual naturaleza.

224.83 Cuentas por Pagar Años Anteriores

224.83.71 Cuentas por Pagar Años Anteriores Gastos en Personal para Inversión

224.83.73 Cuentas por Pagar Años Anteriores Bienes y Servicios para Inversión

224.83.81 Cuentas por Pagar Años Anteriores Impuesto al Valor Agregado

6

PATRIMONIO El Patrimonio Público es la participación del Estado en el conjunto de recursos existentes; está constituido por el Patrimonio Acumulado, Ingresos y Gastos de Gestión.

61

PATRIMONIO ACUMULADO Incluye la participación y responsabilidad sobre los recursos acumulados por los aportes y excedentes de ejercicios fiscales; está conformado por el Patrimonio, Reservas, Resultados de Ejercicios y Disminución Patrimonial.

611

Patrimonio Público Comprende las cuentas que registran y controlan los aportes, aumentos y disminuciones del financiamiento propio.

611.09 Patrimonio de Gobiernos Autónomos Descentralizados

611.99 Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles

618 Resultados de Ejercicios Comprenden las cuentas que registran y controlan los excedentes no distribuidos

618.01 Resultados Ejercicios Anteriores

618.03 Resultado de Ejercicio Vigente

619

Disminución Patrimonial Comprende las cuentas que registran y controlan las posibles disminuciones en la participación patrimonial, por pérdidas o daños en la conformación de los recursos, causados por servidores públicos, terceros ajenos al ente o por circunstancias fortuitas de fuerza mayor, cuya responsabilidad administrativa, civil o penal se encuentra pendiente de establecer.

619.93 (-) Disminución de Existencias

619.94 (-) Disminución de Bienes de Larga Duración

624

Venta de Bienes y Servicios Comprende las cuentas que registran los aumentos indirectos del financiamiento propio, provenientes de las transacciones originales en la venta de bienes y servicios.

624.02 Venta de Productos y Materiales

624.02.99 Productos y Materiales Varios

625

Rentas de Inversiones y Otros Comprenden las Cuentas que registran los aumentos indirectos de financiamiento propio, provenientes de la rentabilidad de inversiones y de conceptos no clasificados en los rubros anteriores.

625.02 Rentas de Arrendamientos de Bienes

625.02.02 Rentas de Edificios, Locales y Residencias

625.24 Otros Ingresos no Clasificados

625.24.99 Otros No Especificados

93

626

Transferencias Recibidas Comprende las cuentas que registran los aumentos indirectos del financiamiento propio, provenientes de los aportes sin contraprestación de bienes y servicios.

626.21 Transferencia y donaciones de Capital e Inversión del Sector Público

626.21.04 De entidades del Gobierno Autónomo Descentralizado

63

GASTOS DE GESTION Incluye las disminuciones indirectas del financiamiento propio, originadas en gastos incurridos en Inversiones Públicas, Remuneraciones, Bienes y Servicios, Financieros, Impuestos, Transferencias, Costos de Ventas, Gastos Diferidos, Actualizaciones y Ajustes.

631

Inversiones Públicas Comprende las cuentas que registran las disminuciones indirectas del financiamiento propio, originadas en los costos de proyectos o programas orientados a mejorar el bienestar de la comunidad.

631.51 Inversiones de Desarrollo Social

636

Transferencias Entregadas Comprenden las Cuentas que Registran las disminuciones indirectas del financiamiento propio, originadas en los aportes, subsidios y subvenciones otorgados sin contraprestación

636.10 Transferencias para Inversión al Sector Público

636.10.02 A Entidades Descentralizadas y Autónomas

636.11 Donaciones de Inversión al Sector Privado Interno

636.11.06 Becas

638

Costo de Ventas y Otros Comprende las cuentas que registran las disminuciones indirectas del financiamiento propio, originadas en los costos de ventas de bienes y servicios; así como las depreciaciones. amortizaciones y otros ajustes económicos.

638.51 Depreciación Bienes de Administración

9

CUENTAS DE ORDEN Son aquellas cuentas que sirven para registrar movimiento de valores que no afectan la situación financiera de la entidad, pero que su registro es necesario con fines de recordatorio contable, control administrativo o para señalar responsabilidades contingentes, que pueden o no presentarse a futuro.

91

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Son aquellas que sirven para registrar movimiento de valores que np afectan la situación financiera de la entidad, comprenden las cuentas de orden deudoras.

911

Cuentas de Orden Deudoras Comprenden las cuentas que registran y controlan los movimientos de valores que no afectan la situación financiera de la entidad, pero que su registro es necesario con fines recordatorios, control administrativo o para señalar responsabilidades contingentes que puedan presentarse o no en el futuro.

911.09 Garantías en Valores, Bienes y Documentos

911.17 Bienes no Depreciables

92

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Son aquellas que sirven para registrar movimiento de valores que no afectan la situación financiera de la entidad, comprenden las cuentas de orden acreedores.

921

Cuentas de Orden Acreedoras Comprenden las cuentas que registran y controlan los movimientos de valores que no afectan la situación financiera de la entidad, pero que su registro es necesario con fines recordatorios, control administrativo o para señalar responsabilidades contingentes que puedan presentarse o no en el futuro. Son las contra cuentas de las cuentas de Orden Deudoras.

921.09 Responsabilidad por Garantías en Valores, Bienes y Documentos

921.17 Responsabilidad por Bienes no Depreciables.

94

4.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL ENCARGADO DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.

Nombre de la posición:

Encargado del Departamento de Bienes

Reporta a:

Colectora

Función Básica:

Administrar y controlar la utilización efectiva y económica de los recursos y

materiales, así como la custodia y preservación de los mismos.

Responsabilidades:

Codificar cada una de las nuevas adquisiciones y hacer formal y

legalmente la entrega a cada usuario mediante el acta entrega-

recepción inicial.

Custodiar la documentación correspondiente a las actas entrega -

recepción de cada uno de los funcionarios.

Realizar las actas para la entrega de bienes a nuevos funcionarios

Mantener una base actualizada de bienes con sus respectivos

responsables (custodios).

Hacer toma física de inventarios en forma periódica para efectos

de identificación.

Tramitar ante el departamento administrativo para dar

mantenimiento de los bienes muebles, vehículos, maquinaria, etc.

95

Recuperar y mantener en óptimas condiciones de empleo y

utilización los bienes bajo su responsabilidad, verificando su

codificación al momento de su recepción.

Controlar que la ubicación física de los bienes esté acorde con la

estructura orgánica del Colegio Fernández Madrid, asegurando su

recepción, con sus respectivos recibos de usuarios directos de los

bienes.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Reglamento General

de Bienes del Sector Público, en lo que se refiere al destino,

utilización, pérdida, reposición de los bienes así como los

procedimientos establecidos en el Manual de Administración y

Control de Activos Fijos del Sector Público.

96

4.2.1. PROCEDIMIENTOS

4.2.1.1. Recepción y Codificación de Propiedad Planta y Equipo.

COLEGIO MUNICIPAL “FERNÁNDEZ MADRID”

PROCESO: ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Objetivo

Recibir, codificar y controlar el mobiliario y equipo que ingresa a

la unidad de Bienes, éste a su vez realiza un reporte y entrega al

solicitante del Colegio.

Alcance

Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad

de Bienes, quien recibe y quien revisa conforme a las

especificaciones.

Responsabilidades

La aplicación, cumplimiento, seguimiento de lo establecido en

este procedimiento es responsabilidad de la unidad de bienes

(activos fijos), de quien recibe y de quien compara los bienes.

Descripción

Se inicia el proceso con el registro del ingreso de los bienes (Activos Fijos)

1) El Departamento Administrativo que es el encargado de las

adquisiciones envía una copia de la requisición de compra, pedido y

escrito de asignación de equipo al encargado de Bienes.

97

2) El encargado de Bienes recibe copia de la requisición de compra,

pedido y escrito de asignación del activo, recepta el bien y copia de la

factura del proveedor, valida físicamente con el pedido y copia de la

factura, elabora el formato de la acta de entrega- recepción en

coordinación con el Departamento Administrativo luego envía al Área

Especializada los activos junto con el pedido y la factura para la

validación y elaboración del dictamen.

3) El Área Especializada recibe los activos junto con el pedido y la factura

para su validación y elabora el dictamen del activo y entrega el mismo

al Área de Bienes y/o Guardalmacén junto con su dictamen.

4) El encargado de Bienes recibe el bien y el dictamen técnico del Área

Especializada y entrega el activo al área o persona solicitante quien

firma el recibido en la hoja de recepción conjunta, envía el memorando

al Departamento Administrativo encargado de adquisiciones.

5) El Área o persona solicitante recibe el activo y firma el Acta de

Recepción conjunta.

6) El Departamento Administrativo (encargado de adquisiciones) recibe el

Acta de recepción conjunta.

7) Contabilidad envía al Departamento de Bienes un memorando

solicitando asignación de número de inventario, anexando copia de

requisición de compra, pedido, factura, Acta de recepción conjunta y

nombre del custodio, para proceso de alta en la base de datos.

8) EL departamento de Bienes recibe y valida documentación del Área de

Contabilidad copias de Requisición de compra (pedido) factura, Acta

de recepción conjunta, escrito de asignación de equipo, verifica en el

98

Departamento Administrativo (Personal) que el custodio sea personal

de nómina de acuerdo a la asignación del área administrativa o

docente en que se encuentre físicamente el activo fijo, se procede a

generar el número de inventario en la base de datos del Área de

Bienes y aviso de alta, envía a Contabilidad el aviso de alta para su

ingreso y control en la base de datos correspondiente.

9) El Guardalmacén recibe el Activo Fijo, el aviso de alta para el ingreso y

control en su base de datos.

10) El departamento de bienes elabora documento que responsabiliza al

custodio y etiquetas de los activos, marca físicamente al activo y

solicita firma del custodio correspondiente.

11) Área solicitante recibe documento que responsabiliza con dos copias,

valida y firma de conformidad y entrega el acta firmada con una copia

y conserva otra.

12) El departamento de Bienes recibe documento firmado (original y

copia), separa documentación para Contabilidad y archivo, elabora

memorando para entregar los registros de altas a Contabilidad.

13) Contabilidad recibe el memorando con el alta original de activo para su

contabilización y archivo.

14) El departamento de Bienes archiva, con numeración consecutiva, las

copias de avisos de altas del activo fijo junto con copias de: requisición

de compra, pedido, factura, Acta de recepción conjunta, dictamen

técnico del área especializada en su caso memorando de asignación

de equipo y documento firmado, solicita a Contabilidad la hoja de

capitalización de activos, tanto de recursos propios como fiscales,

correspondientes al ejercicio.

99

15) Contabilidad recibe la solicitud y envía hoja de capitalización de activo

fijo.

16) El departamento de Bienes recibe de Contabilidad la hoja de

capitalización, tanto de recursos propios como fiscales.

17) El departamento de Bienes concilia los avisos de alta de activos fijos

con las hojas de capitalización recibidas envía el resultado de las

conciliaciones y la distribución contable de activos al Departamento de

Contabilidad del Colegio Fernández Madrid.

18) Contabilidad mensualmente, realizará las depreciaciones y se

contabilizará, previa constatación de la conciliación de las cuentas y

distribuye la inversión por área administrativa y docente.

100

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCION Y

CODIFICACION DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Flujograma 2 Proceso de Recepción y Codificación de Activos

INICIO

Envía documentos

requisición de compra

-Recibe el activo pedido

y la factura.

-Elabora el dictamen

técnico del activo

-Entrega el activo junto

al dictamen técnico

-Recibe el activo y dictamen

técnico.

-Entrega el activo el are solicitante

y firma la hoja de recepción

conmuta.

-Envío la hoja de recepción

conjunta el área de adquisiciones

-Recibe el activo y dictamen

técnico.

-Entrega el activo al area

solicitante y firma la hoja de

recepción conjunta

-Envió la hoja conjunta al área

de adquisiciones

Valida y recibe activo

y firma la hoja de

recepción conjunta

Recibe hoja de

recepcion

conjunta

Envía memorando

solicitando asignación de

numero de inventario.

-Recibe y valida documentación.

-verifica que sea personal de

nomina.

Genera numero de inventario y

aviso de alta en la base de datos.

-Emite alta y documento de

custodio.

-Envia aviso de alta

-Recibe aviso de alta

-Etiqueta el activo.

-Solicita firma del

custodio.

-Elabora documento y

etiquetas de activos .

-Etiqueta el activo.

-Solicita firma del custodio

-Recibe documento.

-Entrega documento

firmado.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE ACTIVOS

-Recibe copia de

documentos

-Recibe activo y copia

de factura

-Valida el activo

-Elabora hoja de

recepción conjunta.

-Envío del activo, pedido

y factura para validación

de área especializada.

-Recibe copia de

documentos

-Recibe activo y copia

de factura

-Valida el activo

-Elabora hoja de

recepción conjunta.

-Envío del activo,

pedido y factura para

validación de área

especializada.

ADMINISTRATIVO BIENES GUARDALMACENAREA

ESPECIALIZADASOLICITANTE

Sigue

101

BIENES GUARDALMACÉNÁREA

ESPECIALIZADASOLICITANTE CONTABILIDAD

-Recibe

documento

firmado.

-Separa

documentos para

contabilidad y

archivo.

-Elabora

memorando con

avisos de altas.

-Recibe resguardo

firmado.

-Separa

documentos para

contabilidad y

archivo.

-Elabora

memorando con

avisos de altas.

Recibe

memorando con

avisos de altas

-Archiva aviso de alta.

-Solicita hoja de

capitalización de activos

de recursos propios y

fiscales.

Recibe solicitud y

envia hoja de

capitalizacion

Recibe de

contabilidad la hoja

de capitalización

tanto de recursos

propios como

fiscales

Mensualmente

realiza las

depreciacioneas

y se

contabilizara ,

previa

constatacion del

cuadre de las

cuentas y

distribuye la

inversion por

área

administrativa y

docente.

Concilia los avisos de alta

de los activos fijos

recibidos, envía el

resultado de las

conciliaciones y la

distribución contable de

activos a contabilidad y a

la dirección de Finanzas

del Liceo.

Fin del proceso

Archiva

102

Tabla 25 Asiento de Adquisición de Activos

COLEGIO MUNICIPAL "FERNÁNDEZ MADRID" ASIENTO ADQUISICION DE ACTIVO FIJO

CÓDIGO DETALLE PRESUPUESTO DEBE HABER

84.01.03 Mobiliarios 25.000,00

141.01.03 Mobiliario 25.000,00

141.01.03 Mobiliario (12% IVA) 3.000,00

213.84.01 Cuenta por Pagar Inversiones en Bienes de Larga Duración 26.850,00

213.84.01 Cuenta por Pagar Retención 1% Activos Fijos 250,00

213.84.01 Cuenta por Pagar Retención 30% IVA 900,00

28.000,00 28.000,00


Este asiento contable, se lo realiza en la compra de bienes muebles.

103

4.2.1.2. Procedimiento de Inventario Físico


PROCESO: INVENTARIO FÍSICO DE P.P.E

Objetivo

Verificar físicamente los activos de la institución para llevar un control

de los mismos sobre su ubicación y custodia.

Alcance

En las constataciones físicas intervendrán al menos el funcionario

designado y el custodio del bien.

Responsabilidades

La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este

procedimiento es responsabilidad de la unidad de Bienes y de los

custodios.

Normas Generales

Previa la realización de la toma física El Jefe Financiero o máxima

autoridad solicitará proceder a realizar una toma física de los bienes para

lo cual el encargado de Bienes, Informará por escrito el inicio del proceso

y solicitará que los custodios permanezcan en su sitio de trabajo y

autoricen que se abran muebles a fin de constatar equipos pequeños.

Descripción

1) EL Jefe Financiero envía un memorando al encargado de Bienes

informando que se procederá a realizar una constatación física de

104

los bienes.

2) Jefe Financiero informa a Rector que se procederá a realizar una

constatación física de los bienes para lo cual solicita nombre un

delegado para que proceda a la verificación de los bienes.

3) Rector nombrará a la comisión que estará integrada por Jefe

Financiero, Colectora y un delegado del señor Rector.

4) El Jefe Financiero, mediante memorando solicitará al encargado

de Bienes que proporcione la información teórica de la base de

registro de los bienes y de sus custodios.

5) Las personas designadas constatan físicamente los activos que

se hallan en poder de todos los custodios responsables para lo

cual se envía un memorando a los custodios indicando que se

procederá a realizar una toma física por lo que deberán

permanecer en sus lugares de trabajo y si es del caso ordenar el

sitio de trabajo para optimizar el mismo.

6) Las personas designadas elaborarán las notas de Constatación

Física utilizando el formato en el que consta:

Detalle de activos fijos existente según inventario.

Detalle de activos fijos existentes que no constan en el inventario.

Detalle de activos fijos obsoletos, en desuso e inservibles.

Detalle de activos fijos faltantes, según inventario.

7) El responsable de Bienes confronta con la información teórica y

si se detectan bienes no registrados se procede con el

105

levantamiento de los datos del bien y se elabora el acta de

entrega- recepción, una copia se entrega al usuario, otra copia

forma parte del respaldo de la toma física y con el original el

encargado de bienes actualiza la base de registro de activos

fijos.

8) Independientemente de la toma física anual, la unidad de Bienes

realizará periódicamente controles a los activos, cuando

considere pertinente o por orden superior.

9) Durante la constatación física no se autorizarán traspasos o

salidas de bienes. Se exceptuarán casos especiales aprobados

por el Jefe Administrativo.

10) No se realizará la constatación física de bienes sin la presencia

del custodio.

11) En caso de ausencia se elaborará un listado para realizar una

toma posterior tan pronto como sea posible.

106

DIAGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIO FÍSICO

Flujograma 3 Proceso de Inventario Físico

DIAGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIO FÍSICO

FINANCIERO BIENES RECTOR DELEGADO COLECTORA CUSTODIO

INICIO

Financiero envía

memorando al

encargado de

bienes y a

Rector,

informando que

se procederá a

realizar una

constatación

física de los

activos fijos.

Recibe

Memorando

sobre

constatación

física de activos

fijos.

Recibe la solicitud,

para nombrar un

delegado y conforma

una comisión.

Recibe memorando

del rector informando

que forma parte de la

comisión de

constatación física

Recibe memorando

del rector

informando que

forma parte de la

comisión de

contratación física

Constatan físicamente los

activos que tiene a su cargo

los custodios y elaboran las

notas de constatación física

donde consta: Detalle de

activos existente según

inventario; Detalle de activos

existente que no constan en

el inventario; Detalle de

activos dañados, en desuso

y obsoletos; y Detalle de

activos faltantes.

Recibe

memorando para

que integre

comisión de

constatación y

nombrado como

responsable del

trabajo

Envia memorando

solicitando

informacion

teorica de la base

de registros de

bienes y sus

custodios

Recibe

memorando de

solicitud de

informacion

Reciben

memorando

sobre la

constatación

física de los

activos

Confronta con la información

teórica y se detectan bienes

no registrados, se procede

con el levantamiento de los

datos del bien y se elabora

el acta de entrega-recepción,

una copia se entrega al

custodio

Con una copia se actualiza

la base de registro de

activos fijos

Archiva

Fin del proceso

Recibe acta

entrega- recepción

del bien.

Solicita a Rector

se nombre un

delegado

Recibe

Memorando

sobre

constatación

física de activos

fijos.

107

4.2.1.3. Procedimientos de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos


PROCESO: REPOSICIÓN DE BIENES SUSTRAÍDOS O PERDIDOS

Objetivo

Reponer el valor total de los bienes sustraídos o perdidos.

Alcance

Participan en el presente procedimiento el personal de Bienes,

un delegado de la oficina de contabilidad y los custodios.

Responsabilidades

La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en

esta institución es responsabilidad de la unidad de Bienes,

Contabilidad y de los custodios.

Descripción

1) El custodio del bien faltante debe informar inmediatamente el

acontecimiento mediante memorando, en que describe las

circunstancias del hecho, a la máxima autoridad administrativa, a la

unidad de Bienes y al Jefe Administrativo para que notifique a la

aseguradora.

2) En caso de robo o hurto de un activo fijo (no de bienes sujetos de

control) el encargado de Bienes coordinará y colaborará con el

Departamento Administrativo para formular la denuncia respectiva. La

denuncia es presentada en el lugar de los hechos por la máxima

108

autoridad del Colegio.

3) El encargado de Bienes certificará la posesión legal del bien con la copia

de la factura, o con el acta de entrega-recepción en caso de que el bien

haya sido donado a la institución, para proceder con la denuncia legal y

con el reclamo a la aseguradora (en el caso de estar asegurado).

4) El reclamo al seguro se lo realiza inmediatamente de ocurrido el hecho

en base a la documentación disponible ese momento. La justificación

completa se debe enviar dentro del plazo que estipula la póliza.

5) La aseguradora recibe el reclamo por el bien perdido o sustraído para

que se proceda a reponer el valor.

6) El encargado de Bienes, dará de baja el bien en la base de registro de

activos fijos y contabilidad, registra el valor a cuentas por cobrar del

custodio en el sistema de contabilidad al valor del mercado. Contabilidad

acreditará el valor recibido de la aseguradora a la cuenta por cobrar del

custodio. Si el valor reconocido es parcial o cero, la diferencia es

descontada al custodio o se exige la reposición del bien.

7) Cuando se emita el fallo dentro del juicio implantado por la sustracción, y

este libera de culpabilidad al custodio, se le reintegrará el valor

descontado o el bien repuesto.

8) Es responsabilidad del custodio el seguimiento de la denuncia.

9) Podrá solicitar el apoyo del área jurídica.

109

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE REPOSICIÓN DE BIENES

SUSTRAÍDOS O PERDIDOS

Flujograma 4 Proceso de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE REPOSICION DE BIENES

CUSTODIO DEL

BIENRECTOR BIENES ADMINISTRATIVO CONTABILIDAD ASEGURADORA

Inicio

Informa del bien

faltante mediante

Memorando sobre

el hecho acontecido

Recibe informe

sobre el bien

perdido

Recibe informe

sobre el bien

perdido

Recibe informe

sobre el bien

perdido

Formula la

denuncia entre las

autoridades

competentes en el

lugar del hecho.

Formula la

denuncia entre las

autoridades

competentes en el

lugar del hecho.

Certifica la posesión

legal del bien con la

factura o acta Entrega-

en caso de que el bien

haya sido donado a la

institución, para

proceder con la

denuncia legal y con el

reclamo a la

aseguradora(en caso de

estar asegurado)

Presenta el

reclamo

inmediatamente

con la

documentacion

Recibe el reclamo

del bien perdido

para que proceda

a poner el valor

Acepta el valor del

reclamo por el

bien perdido y

realiza la

transferencia

Recibe acreditación de la

Aseguradora y contabiliza a la

cuenta por cobrar del

custodio. Si el valor

reconocido es parcial o cero,

la diferencia es descontada al

custodio o se sigue la

reposición del bien.

El encargado de

activos fijos. Dará de

baja el bien en la

base de registro de

activos fijos.

Recibe Memorando de

descuento o se solicita

la reposición del bien

Deberá estar pendiente

sobre fallo judicial para lo

cual puede solicitar apoyo

jurídico del área legal.

Recibe fallo judicial sobre

la perdida del bien el

mismo puede ser a favor

o en contra. Elabora

memorando en fallo

judicial.

Recibe

memorando

sobre fallo

judicial

Recibe

memorando

sobre fallo

judicial

Contabilidad registra

el valor cuentas por

cobrar del custodio

en el Sistema de

Contabilidad al valor

de mercado.

Envía informe y

memorando sobre

fallo judicial

Archivo

Fin del proceso

110

Tabla 26 Asiento Reposición de Activo Fijo


Este asiento contable, se lo realiza en la reposición de bienes muebles.

ASIENTO DE REPOSICIÓN DE ACTIVO FIJO

CÓDIGO DEBE HABER

141.01.03 32.000,00

611.09 32.000,00

32.000,00 32.000,00

Mobi l iario

Patrimonio de Gobiernos Autónomos Descentral izados


DETALLE

111

4.2.1.4. Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Custodio


PROCESO: TRASPASO, ENTREGA, CAMBIO DE CUSTODIO

Objetivo

Mantener un control sobre los activos de la institución y sus custodios, y registrar

los cambios efectuados en el momento que se produzcan.

Alcance

Participan en el presente procedimiento el personal de la Unidad de Bienes y los

custodios. Este procedimiento también aplica a los bienes sujetos de control.

Responsabilidades


procedimiento, es responsabilidad de la Unidad de Bienes y de los custodios.

Normas Generales

Todos los custodios son responsables de elaborar las actas de entrega-

recepción cuando los bienes vayan a ser movilizados de su lugar habitual de

trabajo o entregados a otro custodio.

Descripción

1) El custodio del bien elabora y hace firmar el acta de entrega-recepción y

obtiene la firma del nuevo custodio, firma del encargado de bienes para

que se actualice la base del registro. Sin la firma del encargado de bienes,

el acta no se considera válida.

112

2) Una vez firmadas las actas de entrega-recepción, el encargado de bienes

procede a numerarlas, actualiza la base del registro de los activos y

archiva el original. Las copias son entregadas a quienes intervienen en el

traspaso para su respaldo.

3) El custodio que realice o permita el traspaso de un bien a su cargo sin el

acta de entrega-recepción debidamente firmada, continuará como

responsable del bien.

Nota:

Si el bien debe salir del edificio donde se encuentra, el custodio debe llenar el

acta de salida temporal para responder por el buen uso del mismo.

113

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO TRASPASO, ENTREGA Y

CAMBIO DE CUSTODIO

Flujograma 5 Proceso Traspaso, Entrega y Cambio de Custodio

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE RESPONSABLES

CUSTODIO DEL BIEN BIENESNUEVO

CUSTODIO

INICIO

Elabora el acta

entrega- recepción

la firma y envía a

nuevo custodio

Recibe el acta para hacerse cargo del

bien y firma

Recibe acta firmada por

las dos personas y

procede a firmar.

El acta firmada le

enumera según orden

secuencial.

Ingresa en el sistema de

activos fijos para

actualizar los registros.

Archiva una copia del

acta y una copia las

envía a los que

intervinieron en el

traspaso.

Recibe el acta firmada y

legalizada haciendose

cargo del bien

Archiva una copia

Fin del proceso.

Recibe el acta firmada y

archiva.

114

4.2.1.5. Procedimiento de Baja de Activos Fijos


PROCESO: BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Objetivo

Depurar los bienes de la institución de manera que sean eliminados de los

registros los bienes obsoletos y los que no contribuyen al buen

funcionamiento de la misma.

Alcance

Participa en el presente procedimiento una comisión asignada por el Rector

para dar de baja y destino final del bien.

Responsabilidades


procedimiento es responsabilidad de la comisión asignada por el Rector.

Normas Generales

Para tramitar la baja definitiva de los bienes muebles se deberá contar con el

dictamen de no utilidad del bien.

El encargado de Bienes a través del Departamento Financiero tramitará a

petición del custodio la baja de bienes muebles en los dos siguientes

supuestos:

Cuando el bien mueble, por su estado físico o cualidades técnicas, no resulte

útil o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se destinó.

115

Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado,

accidentado o destruido. El Departamento Financiero será responsable de

elaborar un dictamen de todo bien mueble que haya sido puesto a

disposición por parte del encargado de Bienes y las Áreas o Unidades

Administrativas del Colegio Fernández Madrid.

Descripción

1) La Unidad de Bienes informa con el detalle de activos

obsoletos, en desuso e inservibles, resultante de la toma

física, y presenta a consideración del Jefe Financiero quien

puede solicitar por escrito al Rector se inicie el proceso de baja

de bienes de la institución, que según su criterio sean

obsoletos y no son de utilidad para las actividades que se

cumplen.

2) El Rector designará una comisión, no podrá formar parte el

responsable de la custodia de estos bienes, para que realice la

inspección y sugiera la modalidad a seguir, que puede ser:

• Venta.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad

para terceros.

• Donación.- Para el caso de bienes que pueden ser de

utilidad para terceros y no son susceptibles de venta.

• Demolición.- Para bienes inmuebles obsoletos.

• Destrucción.- Para los bienes muebles considerados

obsoletos.

116

Todas estas modalidades se sujetan a lo establecido en el Reglamento

General de Bienes del Sector Público.

3) Una vez que se cuente con toda la documentación requerida

se remitirá el acta a la Dirección Financiera para que autorice

la baja de los bienes, para lo cual enviará la autorización de

baja y enviará dos delegados para que se proceda con la

solicitud.

4) La Dirección Financiera del Liceo Fernández Madrid enviará

un memorando indicando el día, hora y los delegados que

vendrán a realizar el proceso de baja del bien, el encargado de

activos fijos y los funcionarios delegados realizarán ya sea la

venta, donación, demolición o destrucción de los bienes, y se

elaborará el acta de entrega-recepción o de destrucción según

sea el caso.

5) Una vez realizada la baja del bien los delegados remitirán el

acta de baja del bien firmada y legalizada.

6) Se recibe el acta del bien y el encargado de activos fijos en

base a estas actas, procede a dar de baja en la base de

registro de activos fijos y a su vez se envía una copia del acta

para que contabilidad, la misma que realizará el asiento

contable respectivo. También notificará al responsable de

seguros para el correspondiente trámite.

117

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA DE PROPIEDAD

PLANTA Y EQUIPO

Flujograma 6 Proceso de Baja de Propiedad Planta y Equipo

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

BIENES FINANCIERO RECTOR COMISIÓNDIRECCION

FINANCIERA

INICIO

Envía memorando

con el detalle de

bienes obsoletos, en

desuso e inservibles,

resultante de la toma

física.

Recibe

memorando y

detalle de bienes

en desuso o

inservibles.

Recibe informe oficio

solicitando se proceda

con el proceso de baja

de bienes.

Recibe informe

oficio para el inicio

del proceso de

baja de bienes

Designa comisión para

la cual redacta

memorando de

designación.

Comisión recibe

memorando de

designación.

Comisión realiza

inspección y sugiere

procesos seguir que

puede ser;

Venta

Donación

Demolición

Destrucción

Comisión redacta acta

para baja de bienes

Recibe acta para

baja de bienes,

designa los

delegados para

que proceda dar

de baja los bienes.

Envía oficio

indicando nombre

de delgados,

fecha y hora para

que todo este

listo.

Recibe oficio de Dirección

Financiera e informa a la

comisión con memorando

Recibe memorando

informando el día en que

vienen los delegados.

Recibe memorando

informando el día en que

vienen los delegados.

Los delegados proceden

a dar de baja los bienes

Los delegados

emiten un informe y

las actas para

legalizar las

mismas.

Sigue

118

BIENESJEFE

FINANCIERORECTOR COMISIÓN

DIRECCION

FINANCIERACONTABILIDAD

Legaliza las actas y envía

al Rector, Jefe Financiero

y Bienes.

Recibe actas

legalizadas

firmadas y elabora

memorando para

que se proceda al

registro

Recibe actas

firmadas con

memorando indica

que se dé de baja

en la base de

activos fijos y en

contabilidad.

Recibe acta

contabilizada en el

sistema para

proceder a dar de

baja

Recibe actas y da

de baja los bienes

y archiva una

copia.

Archiva una copia

del acta

Fin del proceso

119

Tabla 27 Asiento de Baja de Activo Fijo


Este asiento contable, se lo realiza en la baja de bienes muebles.

ASIENTO DE BAJA DE ACTIVO FIJO

CÓDIGO DEBE HABER

611.09 25.480,00

141.99 2.520,00

141.01.03 28.000,00

28.000,00 28.000,00


DETALLE

Patrimonio de Gobiernos Autónomos Descentra l izados

Mobi l iario

Depreciación Acumulada de Bienes de Administración

120

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

- El presente trabajo tiene como objeto presentar algunas ideas

prácticas de control que debería manejar el Colegio Fernández

Madrid para lograr una administración eficaz de los bienes, ya que

del estudio realizado se ha podido observar que no existe un

manual que sirva de guía para un adecuado control de los activos.

- Podemos concluir diciendo que no todos los custodios de los bienes

han recibido los mismos, firmando una acta de entrega recepción,

lo cual se torna complicado, ya que dichos bienes pueden extraviarse

por no tener una persona responsable de los mismos.

- No existe un control adecuado sobre los bienes que están a cargo

de los custodios, ya que en algunos casos hay custodios que poseen

bienes que no están a su cargo, por lo tanto no están aplicando las

normas para el buen manejo de los activos fijos dentro de la

institución.

- Actualmente el Colegio Fernández Madrid no cuenta con un sistema

de procedimientos que permitan un control eficiente sobre sus activos

fijos.

- La implementación de nuevos procesos, que incluyan la recepción,

codificación, custodia, manejo responsable, actualización de saldos,

registros, tomas físicas y bajas de activos; garantiza la conservación,

seguridad, mantenimiento de los bienes propiedad del Colegio

Fernández Madrid.

121

5.2. RECOMENDACIONES

- Una institución que se encuentra encaminada a la

modernización, necesita contar con manuales de procedimientos,

ya que son elementos del control interno; los cuales se crean

para dotar de información detallada, ordenada y sistemática a los

responsables que de una u otra manera se encuentran inmiscuidas

en las distintas actividades que realizan dentro de ella.

- El estudio, aprobación, implementación y difusión del manual de

procedimientos para el control de activos fijos en el Colegio

Fernández Madrid es con la única finalidad de salvaguardar los

bienes de la institución y de dar cumplimiento a las normas legales

vigentes, de tal manera que deberán firmar sin excepción las actas,

todos los custodios que tiene a su cargo bienes.

- Se debe crear un programa de difusión y capacitación para todo el

personal responsable encargado de la administración y control de

los activos, así como también para los custodios.

- El Colegio Municipal Fernández Madrid deberá realizar esfuerzos

para implementar sistemas de control interno, preparar manuales

de procedimientos que regulen las actividades que se cumplen; ya

que dentro de toda organización moderna; forman el pilar

fundamental para el desarrollo adecuado de las tareas con

eficiencia y eficacia. Estableciendo responsabilidades, generando

información útil y necesaria, que permita tomar medidas de

seguridad, control y autocontrol que conlleven a la consecución de

los objetivos institucionales.

- Se deberá hacer evaluaciones permanentes de los procesos

establecidos en el presente manual con el propósito de realizar los

correctivos necesarios de acuerdo a las realidades existentes. Los

usuarios del manual tendrán a disposición las modificaciones a los

122

procesos o anexos.

Nota:

Con el propósito de evitar observaciones en las próximas evaluaciones de la

Contraloría General del Estado, se deberá aplicar lo establecido en el presente

manual, involucrando a todos los empleados y docentes del Colegio Fernández

Madrid.

El uso del Manual de Procedimientos facilitará y proporcionará información

financiera confiable a las autoridades, para la toma de decisiones adecuadas.

123

ANEXOS

ANEXO 1

GUÍA DE ENTREVISTA PARA LOS FUNCIONARIOS ENCARGADOS DEL

CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO “FERNÁNDEZ

MADRID”.

Nombre del Funcionario:

Cargo:

¿El levantamiento físico de todos los activos fijos que se encuentran dentro del

Colegio Fernández Madrid, se lo realiza por lo menos una vez al año, conforme

a lo que establece la Contraloría General del Estado?

SI -------------- NO ---------------

¿La cuenta contable de activos fijos, se encuentra conciliada conforme a lo que

se mantiene físicamente?

SI -------------- NO ---------------

¿Se ha logrado determinar los activos que se encuentran obsoletos, en desuso o

dañados?

SI -------------- NO ---------------

124

¿Se ha codificado a todos los activos fijos que pertenecen a la institución?

SI -------------- NO ---------------

¿Existen Diagramas de Flujo para el movimiento de los activos fijos como son:

compras, cambio de custodio, donaciones, bajas que les sirvan de guía para

realizar estos procesos?

SI -------------- NO ---------------

125

ANEXO 2

GUÍA DE ENTREVISTA PARA LOS CUSTODIOS DE LOS ACTIVOS FIJOS

DEL COLEGIO “FERNÁNDEZ MADRID”.

Nombre del Funcionario:

Cargo:

¿Conoce usted cuál es el procedimiento conforme a lo que estipula la

Contraloría General del Estado en caso de que se extravíe algún bien a su

cargo?

SI -------------- NO ---------------

¿Los activos fijos (bienes) que están a su cargo se encuentran identificados con

código de barras?

SI -------------- NO ---------------

¿Se encuentran bajo su custodia activos fijos en desuso?

SI -------------- NO ---------------

¿Saben cuál es el procedimiento para entregar a bienes los activos que se

encuentran en desuso, dañados u obsoletos?

SI -------------- NO ---------------

126

ANEXO 3

Ilustración 1 Movimiento Interno de Bienes

127

ANEXO 4

Ilustración 2 Cambio de Custodio

128

ANEXO 5

Ilustración 3 Egreso de Materiales

129

ANEXO 6

Ilustración 4 Egreso de Materiales en Stock

130

ANEXO 7

Ilustración 5 Ingreso de Materiales

131

ANEXO 8

Ilustración 6 Acta de Baja de Bienes

132

BIBLIOGRAFIA

Biegler, Jhon, Manual ModernoContabilidad, México Editorial Mc Graw Hill, 1980,

pág.26.

Gómez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos Análisis y Diseño, Mc Graw Hill

Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra. Edición, 1997, pág.63.

Catágora Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial Mc

Graw Hill, 1997, Pág.74.

O. Ray Whittington,Cía.Cma,CPA.Maggraw Hill.Auditoría un Enfoque

Integral.Pag.171, 12va. Edición, 2001.













Chong, Esteban. Contabilidad Intermedia Tomo I. Universidad del Pacífico 1992.

Zapata, Sánchez, Pedro. Contabilidad General-Mac-Graw-Hill. Quinta Edición.

(2009) Pag.155.

Uzman. Vásquez. Alexander. Contabilidad General. Quito.Edit.Nuevo, pág.240.

2002.

Ley de Presupuestos del Sector Público, Ministerio de Economía y Finanzas y

Crédito Público, Base Legal y Normativa Presupuestaria, pag.10 literal c).

Reglamento de la Ley de Presupuesto del Sector Público Base Legal y Normativa

Presupuestaria, pags.51 y 53.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Normas Técnicas de Control Interno, Principios, Políticas y Normas Técnicas de

Contabilidad Aplicables en el Sector Público.

133

Reglamento General de Bienes del Sector Público

Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación

de responsabilidades de los vehículos del Sector Público.

Constitución Política del Estado

134

WEBGRAFIA

http://normateca.inecol.edu.mx/normateca/documentos/0305.pdf




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