INTRODUCCIN

Teora General de Sistemas

INTRODUCCIN

La Teora General de Sistemas se basa en una bsqueda sistemtica de la ley y el orden en el universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a ampliar su bsqueda, convirtindola en una bsqueda de un orden de rdenes, de una ley de leyes. Este es el motivo por el cual se le ha denominado la teora general de sistemas.

En un sentido amplio, la Teora General de Sistemas (TGS) se presenta como una forma sistemtica y cientfica de aproximacin y representacin de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientacin hacia una prctica estimulante para formas de trabajo transdisciplinarias.

Para mejorar un trabajo se debe saber exactamente en que consiste y, excepto en el caso de trabajos muy simples y cortos, rara vez se tiene la certeza de conocer todos los detalles de la tarea. Por lo tanto, se deben observar todos los detalles y registrarlos.

Ilustracin 1:Sistemas por DoquierCon el anlisis de los procesos se trata de eliminar las principales deficiencias en ellos y adems lograr la mejor distribucin posible de la maquinaria, equipo y rea de trabajo dentro de la organizacin. Para lograr este propsito, la simplificacin del trabajo se ayuda por medio de mtodos y diagramas.

El siguiente trabajo define lo que es la Teora General de los Sistemas, La Organizacin como Sistemas, El Estudio del Trabajo, Medicin del Tiempo, Mtodos de trabajo. Asimismo explica los procedimientos y las herramientas bsicas que se emplean en el estudio del trabajo, y las tcnicas e instrumentos para recolectar y analizar la informacin.

Este trabajo muestra los trminos bsicos que se emplean para elaborar manuales administrativos. TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Ilustracin 2: TGS y computadorasEs inicialmente una extrapolacin de las concepciones organsticas que Bertaan mantuvo en sus investigaciones como bilogo con la idea de superar la controversia mecanicismo-vitalismo. Con ello pretenda en un principio dar cuenta de las propiedades del organismo concebido como un todo estructurado y no como un mero agregado de partes. Ya en 1937 expuso por primera vez un esbozo de la teora general de sistemas en la cual el punto de vista que permita comprender a un organismo como un sistema estructurado con propiedades especficas no reducibles a las de sus partes componentes se ampliaba a todo tipo de sistemas.

Ilustracin 3:TGS una contribucin a la TecnologaEs sin embargo despus de la segunda guerra mundial cuando se elabora y difunde la teora general de sistemas en compaa ya de las nuevas disciplinas y perspectivas cientficas que se han ido constituyendo simultneamente como son la ciberntica, la teora de la informacin, &c. Uno de los objetivos principales de la teora general de sistemas es ofrecer instrumentos de problemas especficos de las ciencias biolgicas, sociolgicas, &c., que no podan tratarse adecuadamente con el mtodo analtico y en un marco mecanicista, &c.

Sin embargo, las definiciones y principios de la teora de sistemas valen para cualquier sistema y stos pueden ser tanto fsicos, como biolgicos, sociales, culturales o conceptuales. A partir de ella nociones como las de teleologa, conducta orientada hacia un fin, control, totalidad, organizacin, &c., que desde una perspectiva mecanicista son consideradas como nociones metafsicas, pueden recibir un tratamiento operativo y cientfico.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

Curso: Informtica Aplicada a los Negocios

Monografa: Teora General de SistemasPgina 14

La descripcin del sistema abierto es aplicable a una organizacin empresarial.

Una empresa es un sistema creado por el hombre, que mantiene una interaccin dinmica con su ambiente, ya sea con los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los rganos gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de este.

Adems, es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan en armona unas con otras, con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes.

EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Se entiende por estudio de trabajo, genricamente, ciertas tcnicas, y en particular el estudio de mtodos y la medicin del trabajo, que se utilizan para examinar el trabajo humano en todos sus contextos y que llevan sistemticamente a investigar todos los factores que influyen en la eficiencia y economa de la situacin estudiada, con el fin de efectuar mejoras.

El estudio del trabajo tiene dos aspectos muy importantes y bastante diferenciados:

1. Encontrar un mejor modo de realizar una tarea. 2. Determinar cunto se debe tardar en esa tarea. As, el estudio del trabajo consta de dos tcnicas relacionadas entre s. La primera, el estudio de mtodos, se ocupa del modo de hacer un trabajo; la segunda, la medicin del trabajo, tiene como meta averiguar cunto tiempo se requiere para ejecutarlo.

MEDICION DEL TIEMPO

Se define como un anlisis cientfico y minucioso de los mtodos y aparatos utilizados para realizar un trabajo, el desarrollo de los Detalles prcticos de la mejor manera de hacerlo y la determinacin del tiempo necesario.

El propsito de la medicin del tiempo es averiguar cunto debe tardarse en realizar el trabajo. Esta informacin se puede usar para dos objetos principales:

Ilustracin 4:Cuanto dura el trabajo?1. En primer lugar, se puede emplear retrospectivamente para valorar el rendimiento en el pasado. 2. En segundo lugar, se puede utilizar mirando hacia adelante, para fijar los objetivos futuros.

Tiempo tipo no es lo mismo que tiempo real. Es el tiempo promedio en que una tarea puede ser completada por una persona competente en su trabajo. No por el mejor trabajador, sino por un obrero medio. Incluye un margen adecuado para relajacin y contingencias.

METODOS DEL TRABAJOConsiste en dividir el trabajo en los elementos ms fundamentales posibles estudiar stos independientemente y en sus relaciones mutuas, y una vez conocidos los tiempos que absorben ellos, crear mtodos que disminuyan al mnimo el desperdicio de mano de obra.

PROCEDIMIENTOS QUE SE EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Seleccionar:El trabajo o proceso a estudiar

Registrar:O recolectar todos los datos relevantes acerca de la tarea o proceso utilizado las tcnicas ms apropiadas y disponiendo los datos en la forma ms cmoda para analizarlos

Examinar:Los hecho registrados con espritu crtico, preguntndose si se justifica lo que se hace, segn el propsito de laactividad; el lugar donde se lleva a cabo, el orden en quese ejecuta; quien la ejecuta; y los medios empleados.

Establecer:El mtodo ms econmico tomando en cuenta las circunstancias y utilizando las diferentes tcnicas de gestin, As como los aportes de dirigentes, supervisores trabajadores y otros especialistas cuyos enfoques deben Analizarse y discutirse.

Evaluar:Los resultados obtenidos con el nuevo mtodo en comparacin con la cantidad de trabajo necesario y establecer un tiempo tipo.

Definir:El nuevo mtodo y el tiempo correspondiente, y presentardicho mtodo, ya sea verbalmente o por escrito, a todas las personas a quienes concierne, utilizando demostraciones

Implantar:El nuevo mtodo, formando a las personas interesadas.Como prctica general con el tiempo fijado.

Control:La aplicacin de la nueva norma siguiendo los resultados obtenidos y comparndolo con los objetivos.

HERRAMIENTAS GRAFICAS QUE SE EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Ilustracin 5:Procedimiento que se utilizan en los estudios:Todo operario debe tener las herramientas necesarias que le faciliten el trabajo. Del mismo modo en que un maquinista de taller cuenta con micrmetros y calibradores, y un carpintero dispone de escoplos y garlopas, el analista de mtodos debe tener a su disposicin las herramientas o medios que le ayuden a efectuar un mejor trabajo en el menor tiempo posible. Uno de los instrumentos de trabajo ms importante para el ingeniero de mtodos es el diagrama de proceso.

DIAGRAMA DE PROCESOEs una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los trminos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes

Este diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en mquinas, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal.

De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseo como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o administracin se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

Ilustracin 6: Diagrama de ProcesosAntes de que se pueda mejorar un diseo se deben examinar primero los dibujos que indican el diseo actual del producto. Anlogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qu reas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difcilmente podr ser resuelto.

DIAGRAMA DE HILOEs un plano o modelo a escala en que se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores, de los materiales o del equipo durante una sucesin dada de hechos.

DIAGRAMA MAQUINA/HOMBRE Se define este diagrama como la representacin grfica de la secuencia de elementos que componen las operaciones en que intervienen hombres y mquinas, y que permite conocer el tiempo empleado por cada uno, es decir, conocer el tiempo usado por los hombres y el utilizado por las mquinas.

Con base en este conocimiento se puede determinar la eficiencia de los hombres y de las mquinas con el fin de aprovecharlos al mximo.

El diagrama se utiliza para estudiar, analizar y mejorar una sola estacin de trabajo a la vez.

Adems, aqu el tiempo es indispensable para llevar a cabo el balance de las actividades del hombre y su mquina.

Para realizarlo; primero, se debe seleccionar la operacin que ser diagramada; se recomienda seleccionar operaciones importantes que puedan ser, costosas repetitivas y que causen dificultades en el proceso.

En segundo lugar, determinar dnde empieza y dnde termina el ciclo que se quiere diagramar.

Ilustracin 7:Diagrama de HilosEn tercera, observar varias veces la operacin, para dividirla en sus elementos e identificarlos claramente.

El siguiente paso se dar cuando los elementos de la operacin han sido identificados, entonces se procede a medir el tiempo de duracin de cada uno.

Finalmente, con los datos anteriores y siguiendo la secuencia de elementos, se construye el diagrama.

Antes de indicar la forma de construccin del diagrama de proceso hombre-mquina, es necesario hacer notar que este diagrama se efecta para analizar y mejorar una sola estacin de trabajo como previamente s haba sealado; este se debe, principalmente, a que actualmente existen mquinas semiautomticas o automticas, en las que el personal que las opera permanece ocioso cuando la mquina esta funcionando, por lo que sera conveniente asignarle durante su actividad alguna otra tarea o la operacin de otras mquinas.

Es entonces importante sealar que dicho diagrama nos permitir conocer las operaciones y tiempo del hombre, as como sus tiempos de ocio. Adems se conocer el tiempo de actividad e inactividad de su mquina, as como los tiempos de carga y descarga de la misma.

Una vez que hemos identificado la operacin que vamos a diagramar, aplicando los puntos que fueron sealados con anterioridad, se procede a la construccin del diagrama.

EL DIAGRAMA DE PARETO

Ilustracin 8:Diagrama Hombre_MaquinaEs una grfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas despus de haber reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades. El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizo un estudio sobre la distribucin de la riqueza, en el cual descubri que la minora de la poblacin posea la mayor parte de la riqueza y la mayora de la poblacin posea la menor parte de la riqueza. Con esto estableci la llamada "Ley de Pareto" segn la cual la desigualdad econmica es inevitable en cualquier sociedad.

DIAGRAMA DE OPERACINEste diagrama muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones de taller o en mquinas, inspecciones, mrgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricacin o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Seala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto o pieza principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseo como ajustes, tolerancias y especificaciones, todos los detalles de fabricacin o administracin se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

HISTOGRAMA:Es un resumen grfico de la variacin de un conjunto de datos. La naturaleza grfica del histograma nos permite ver pautas que son difciles de observar en una simple tabla numrica.

Esta herramienta se utiliza especialmente en la Comprobacin de teoras y Pruebas de validez.

Sabemos que los valores varan en todo conjunto de datos. Esta variacin sigue cierta pauta. El propsito del anlisis de un histograma es, por un lado, identificar y clasificar la pauta de variacin, y por otro desarrollar una explicacin razonable y relevante de la pauta.

La explicacin debe basarse en los conocimientos generales y en la observacin de las situaciones especficas y debe ser confirmada mediante un anlisis adicional. Las pautas habituales de variacin ms comunes son la distribucin en campana, con dos picos, plana, en peine, sesgada, truncada, con un pico aislado, o con un pico en el extremo.

DIAGRAMA DE FLUJOEs una representacin grfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes, las inspecciones, las esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye, adems, la informacin que se considera deseable para el anlisis, por ejemplo el tiempo necesario y la distancia recorrida. Sirve para las secuencias de un producto, un operario, una pieza, etctera.Proporciona una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos del proceso. Mejorar la distribucin de los locales y el manejo de los materiales. Tambin sirve para disminuir las esperas, estudiar las operaciones y otras actividades en su relacin recproca. Igualmente para comparar mtodos, eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

EL FLUJOGRAMAConsiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

A continuacin se observar de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo, caractersticas, tipos, simbologa, diseo y elaboracin.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997; El Flujograma es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.

Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un procedimiento. En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodos y sistemas.

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; es importante los flujogramas en toda organizacin y departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para el diseador porque le ayudan en la definicin formulacin, anlisis y solucin del problema.

Ilustracin 9:Diagrama de ParetoEl diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

DIAGRAMA DE CAUSA /EFECTOEs una forma de organizar y representar las diferentes teoras propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce tambin como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de Diagnstico y Solucin de la causa.

El diagrama causa-efecto es un vehculo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto.

Nos permite, por tanto, lograr un conocimiento comn de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos.

Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan teoras. Slo cuando estas teoras son contrastadas con datos podemos probar las causas de los fenmenos observables. Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los sntomas, limitar las teoras propuestas enmascarando involuntariamente la causa raz, o cometer errores tanto en la relacin causal como en el orden de las teoras, suponiendo un gasto de tiempo importante.

DIAGRAMA SINOPTICODiagrama que presenta un cuadro general de cmo se suceden tan slo las principales operaciones e inspecciones.

DIAGRAMA DE DISPERSINEs una representacin grfica de la relacin entre dos variables, muy utilizada en las fases de Comprobacin de teoras e identificacin de causas raz y en el Diseo de soluciones y mantenimiento de los resultados obtenidos. Tres conceptos especialmente destacables son que el descubrimiento de las verdaderas relaciones de causa-efecto es la clave de la resolucin eficaz de un problema, que las relaciones de causa-efecto casi siempre muestran variaciones, y que es ms fcil ver la relacin en un diagrama de dispersin que en una simple tabla de nmeros.

Ilustracin 10:Histograma

TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR Y ANALIZAR LA INFORMACIN.

Tcnicas e instrumentos de anlisisEste instrumental est integrado por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en todos sus aspectos y detalles.

Su seleccin est directamente relacionada con el tipo de estudio. Factibilidad de aplicacin, producto(s) y/o servicio(s) esperado(s), disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos, y con el nivel tcnico requerido para su manejo.

El empleo de estos recursos responde tambin al alcance del estudio que la organizacin ha decidido realizar, como respuesta a la implantacin de un proceso de cambio organizacional o como consecuencia de la influencia de variables provenientes del contexto.

La recopilacin debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultan inoperantes.

Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad, eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Especficos.2. Completos.3. Correctos.4. Congruentes.5. Susceptibles de validarse.

La eleccin de tcnicas e instrumentos para la recopilacin de los datos debe estar en funcin de las caractersticas del estudio que se pretenda realizar. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se pude utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental, consulta a sistemas de informacin, entrevista, cuestionarios y a observacin directa, a saber:

Consulta a Sistemas de InformacinEs necesario tener acceso a sistemas computacionales que contengas informacin y recursos de apoyo para allegarse informacin, lo que permite recabar informacin interna y/o recursos de sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes o va satlite.

EntrevistaEsta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener informacin. Este medio es posiblemente e ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener repuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de tareas, as como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo, para cual se recomienda preparar previamente una gua de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar, para que al trmino de la misma, pueda verificarse si se ha obtenido la informacin prevista. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo asignando responsabilidades y determinando las reas a investigar.

Concertar previamente la cita con la idea de que el entrevistado est debidamente preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Clasificar la informacin que se obtenga sobre la situacin real o relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

CuestionarioEste instrumento se utiliza para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especfica. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depende de su estructura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario de expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin compresible y facilidad de respuestas evitando recargarlos con demasiadas preguntas. Asimismo o, se debe incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo.

Observacin directaEste recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada es aconsejable sostener plticas con alguna de las personas que prestan sus servicios en estas rea para complementarla o afinarla.

Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y analice algunos de los puntos con sus subordinados y presente sus resultados al investigador . La ventaja de este procedimiento es q, que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones en que los resultados no sean los deseados, debido a inhibiciones, problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativa.

Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin es homognea, existe la posibilidad de conocer su caractersticas sin necesidad de encuestar o investigar a todas la unidades, ni de entrevistar a todo el personal de la organizacin utilizando el muestreo ,que es una tcnica estadstica que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga a partir del estudio parcial del mismo.

Existen tablas del muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de sta, tenga validez.

TRMINOS BSICOS QUE SE EMPLEAN PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecucin del trabajo.

ResponsablesPara iniciar los trabajo que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido presentacin de la informacin.

Delimitacin del universo de estudioLos responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en el; para ello, debe realizar :

Estudio preliminarEste paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Fuentes de InformacinReferencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para investigacin.

Entre las ms representativas se pueden mencionar:

Instituciones. Archivos de la organizacin. Directivos y empleados reas de trabajo Clientes y/o usuarios: receptores de los productos y/o servicios que genera la organizacin Mecanismos de informacin. Propuesta tcnica. Programa de trabajo

CONCLUSIN

Se ha concluido que:

I. La teora de sistema inicialmente es una extrapolacin de las concepciones o organsticas que Bertaan mantuvo en sus investigaciones como bilogo con la idea de superar la controversia mecanicismo-vitalismo. Con ello pretenda en un principio dar cuenta de las propiedades del organismo concebido como un todo estructurado y no como un mero agregado de partes

II. Los Flujogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo son grficos que sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos. Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

III. Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo, sirve para que la gente conozca en profundidad el proceso con que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los Efectos y sus Causas. Sirve tambin para guiar las discusiones, al exponer con claridad los orgenes de un problema de calidad. Y permite encontrar ms rpidamente las causas asignables cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

IV. La recopilacin debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultan inoperantes.

V. La eleccin de tcnicas e instrumentos para la recopilacin de los datos debe estar en funcin de las caractersticas del estudio que se pretenda realizar.

VI. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se pude utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: Investigacin documental, consulta a sistemas de informacin, entrevista, cuestionarios y a observacin directa

VII. Los manuales administrativos son instrumentos tiles tanto en la administracin pblica como en la privada, sin embargo, en la mayora de instituciones pblicas se desconoce el uso y utilidad de los mismos, las ventajas y las distintas metodologas para su elaboracin y mantenimiento.

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1:Sistemas por Doquier1Ilustracin 2: TGS y computadoras1Ilustracin 3:TGS una contribucin a la Tecnologa2Ilustracin 4:Cuanto dura el trabajo?3Ilustracin 5:Procedimiento que se utilizan en los estudios:4Ilustracin 6: Diagrama de Procesos5Ilustracin 7:Diagrama de Hilos6Ilustracin 8:Diagrama Hombre_Maquina6Ilustracin 9:Diagrama de Pareto8Ilustracin 10:Histograma9