Trabajo de investigación gestion dtal. dabeiva lopez f. y luz marina sarmiento t.
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TRABAJO DE INVESTIGACIÓN DABEIVA LÓPEZ FRANCO LUZ MARINA SARMIENTO TORRES Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional CIDBA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2013
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TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
DABEIVA LÓPEZ FRANCOLUZ MARINA SARMIENTO TORRES
DocenteLUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Profesional CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENIA
2013
CONTENIDO INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 7
CONCLUSIONES 20
WEBGRAFÍA 22
La siguiente actividad fue desarrollada en la biblioteca
de la Universidad Católica de Manizales, donde tienen
implementado un software especial (SIABUC 9), que
permite mejorar sustancialmente el servicio a losusuarios y la labor del profesional de la información.
INTRODUCCIÓN
Con esta actividad se espera conocer y entender como
funciona el sistema de gestión documental en la biblioteca
de una universidades más importantes de la ciudad de
Manizales.
Conocer los beneficios obtenidos con la implementación de
un software, en este caso SIABUC para la biblioteca, motivo
de investigación.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales
funciones de un sistema de gestión documental: Garantizar
la integridad de los documentos, evitando pérdidas o
deterioros de los mismos y restringir el acceso a la
documentación solamente a las personas autorizadas.
OBJETIVOS
Sistema de Gestión Documental
Es el conjunto deprocesos y herramientasnecesarios paraadministrar el ciclocompleto de vida de losdocumentos generadospor unaentidad, incluyendo sucreación, digitalización,archivo, edición, consulta, distribución, aprobación, entreotros, mediantesoluciones de software.
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
SIABUC es un software
auxiliar en las labores
cotidianas de un centro
de información o
biblioteca, ya sea
universitaria, pública o
particular, sin importar
que sea pequeña o
grande.
SIABUC 9
Universidad Católica de Manizales
En 1997, la Universidad Católica, adquirió la
demostración del software SIABUC por unos meses y
posteriormente, compró la licencia a través de la
Universidad de Colima, México.
En 1999, fue adquirida la actualización SIABUC Siglo
XXI
Luego adquirió la versión SIABUC 8
La última versión adquirida es la de SIABUC 9
Licenciamiento de SIABUC 9
Con una misma licencia se pueden tener cualquiernúmero de clientes conectados al mismo tiempo.
La licencia del servidor se tiene que activar vía internet,es Institucional e intransferible.
El software y sus actualizaciones se descargan víainternet
Características de SIABUC 9
Permite los enlaces con internet (Google y otras
páginas de internet.
Es amigable
Compatible con MARC 21 y estándares bibliotecarios
Almacenamiento ilimitado
Proporciona integridad y seguridad de la información
Ventajas de SIABUC 9
El licenciamiento
Está en actualización constante
Soporte técnico sin costo
El software es integral
Actualizaciones sin costo
Catalogación y Procesamiento de
SIABUC 9
El funcionamiento de SIABUC 9, está basado en módulos, cada
módulo corresponde a una tarea específica dentro de la biblioteca:
1. ADQUISICIONES
Permite capturar los libros
pedidos, recibidos o donados con
una estructura de "Nota" que nos
permite tener visible en todo
momento la información completa
correspondiente a cada
movimiento.
Catalogación y procesamiento de
SIABUC 9
2. ANÁLISIS
En este módulo se realiza la catalogación
o procesos técnicos al material adquirido.
Dicha catalogación está basada en el
formato MARC. Se realiza también el
etiquetado del material y, de ser
necesario, la impresión de la ficha o juego
de fichas catalográficas. Algunos de los
productos que nos genera este módulo
son: Impresiones de etiquetas con
clasificación y/o códigos de
barras, impresión de tarjetas de
préstamos, listados, consultas
simples, control de productividad de los
capturitas, entre otros..
Funcionamiento de SIABUC 9
3. CONSULTAS
Este módulo está orientado
hacia el usuario.
Generalmente se coloca
una o varias terminales a
disposición de los usuarios
de la biblioteca sustituyendo
de esta manera al
tradicional catálogo físico
de fichas catalográficas.
Funcionamiento de SIABUC 9
4. PUBLICACIONES PERIÓDICAS
Este módulo tiene funciones
parecidas al módulo de
Análisis pero orientado a
revistas.
Nos permite además
manejar un catálogo de
fichas analíticas (artículos o
interiores de la revista).
Funcionamiento de SIABUC 9
El proceso de realizar un
inventario se agiliza bastante con
este módulo que nos permite,
además, la identificación exacta
del material faltante y su posterior
descarte. Se recomienda utilizar
el código de barras para
aprovechar al 100% este módulo.
5. INVENTARIO
Funcionamiento de SIABUC 9
En este módulo se lleva un estricto
control de los préstamos de
material, incluye las siguientes
funciones: Catálogo de usuarios, el
cual puede incluso, importarse desde
otro sistema; préstamo a domicilio o
en sala, bloqueos de libros y de
usuarios conflictivos, reportes de
usuarios morosos, reportes de
préstamos, constancias de no
adeudo, entre otras.
6. PRÉSTAMOS
SIABUC 9 ESTADÍSTICAS
Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en losdiferentes módulos de SIABUC. Algunas de las estadísticasincluyen:
Préstamos, consultas, productividad, compras, donaciones,entre otras.
PUBLICACIONES EN WEB
Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles a través deuna página WEB (sólo para servidores basados en Windows).
CONCLUSIONES
La Gestión Documental no es sólo un proceso deorganización, digitalización y automatización delsistema de archivo, sino que a partir de suimplementación se empieza a generar valor en cadauno de los procesos internos de la organización desdedistintos frentes:
Facilita localizar todo tipo de documentos, desdesu estación de trabajo o cualquier lugar delmundo, cualquier usuario autorizado puede localizardocumentos fijando criterios de búsqueda.
Desde el frente de una biblioteca, sea estapública, privada, especializada, chica o grande.
CONCLUSIONES
La cantidad de documentos que se generan a diario en las
empresas es cada vez mayor. Es por tanto necesario que
todas las empresas dispongan de un sistema de gestión
documental, en realidad todas gestionan la documentación de
una u otra forma, pero lo lógico es realizarlo de un modo que
nos ahorre tiempo en el almacenamiento de la información y
en su posterior consulta.
Los beneficios son muy significativos, tanto para los
funcionarios puesto que les que permite prestar un servicio
ágil y eficaz, como para los usuarios que ven satisfechas
todas sus necesidades con calidad.
WEBGRAFÍA
SIABUC. Disponible en Google:
http://siabuc.ucol.mx/site/include/que_es.html
Google. Imágenes. Disponible en
https://www.google.com.co/search?q=organizaci%C3
%B3n+de+archivos&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa
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