Unidad 9

de formalizacioacuten en las organizaciones

lineamientos de la presentacioacuten

al interior de las organizaciones

y administrativos

458

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Conceptos centrales

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

459

Introduccioacuten

En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos

como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las

llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados

Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos

empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la

91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y

presentacioacuten

El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera

subordinacioacuten que existen entre ellas

De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular

1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento

460

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas

de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten

Figura 91 Ejemplo de un organigrama general

Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten

Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes

Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente

El organigrama comunica de

la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

461

2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml

de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados

911 Utilidad de los organigramas

La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas

Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar

La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2

912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se

Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica

de la estructura de una organizacioacuten

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Conceptos centrales

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Introduccioacuten

En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos

como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las

llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados

Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos

empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la

91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y

presentacioacuten

El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera

subordinacioacuten que existen entre ellas

De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular

1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas

de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten

Figura 91 Ejemplo de un organigrama general

Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten

Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes

Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente

El organigrama comunica de

la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten

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2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml

de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados

911 Utilidad de los organigramas

La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas

Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar

La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2

912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se

Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica

de la estructura de una organizacioacuten

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Introduccioacuten

En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos

como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las

llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados

Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos

empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la

91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y

presentacioacuten

El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera

subordinacioacuten que existen entre ellas

De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular

1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas

de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten

Figura 91 Ejemplo de un organigrama general

Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten

Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes

Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente

El organigrama comunica de

la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten

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2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml

de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados

911 Utilidad de los organigramas

La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas

Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar

La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2

912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se

Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica

de la estructura de una organizacioacuten

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas

de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten

Figura 91 Ejemplo de un organigrama general

Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten

Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes

Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente

El organigrama comunica de

la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten

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2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml

de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados

911 Utilidad de los organigramas

La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas

Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar

La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2

912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se

Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica

de la estructura de una organizacioacuten

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de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados

911 Utilidad de los organigramas

La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas

Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar

La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2

912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se

Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica

de la estructura de una organizacioacuten

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios

baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama

Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3

Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios

Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura

los cambios maacutes recientes

Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la

elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten

deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el

para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe

actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte

informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones

4

3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo

o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas

913 Tipos de organigramas

como a continuacioacuten se sentildeala

5

Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver

Figura 94 Organigrama integral

5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones

Figura 95 Organigrama funcional

Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor

Figura 96 Organigrama vertical

A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

465

Figura 97 Organigrama horizontal

En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6

Figura 98 Organigrama mixto

Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una

6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

466

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 99 Organigrama por bloques

Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de

Figura 910 Organigrama circular

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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914 Presentacioacuten de los organigramas

A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad

Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional

se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten

o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten

Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario

Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera

Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades

pueden ser de la siguiente naturaleza

iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama

7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

464

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones

Figura 95 Organigrama funcional

Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor

Figura 96 Organigrama vertical

A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

465

Figura 97 Organigrama horizontal

En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6

Figura 98 Organigrama mixto

Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una

6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

466

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 99 Organigrama por bloques

Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de

Figura 910 Organigrama circular

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

467

914 Presentacioacuten de los organigramas

A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad

Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional

se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten

o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten

Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario

Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera

Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades

pueden ser de la siguiente naturaleza

iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama

7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

465

Figura 97 Organigrama horizontal

En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6

Figura 98 Organigrama mixto

Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una

6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

466

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 99 Organigrama por bloques

Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de

Figura 910 Organigrama circular

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

467

914 Presentacioacuten de los organigramas

A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad

Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional

se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten

o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten

Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario

Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera

Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades

pueden ser de la siguiente naturaleza

iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama

7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

466

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 99 Organigrama por bloques

Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de

Figura 910 Organigrama circular

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

467

914 Presentacioacuten de los organigramas

A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad

Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional

se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten

o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten

Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario

Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera

Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades

pueden ser de la siguiente naturaleza

iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama

7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

467

914 Presentacioacuten de los organigramas

A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad

Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional

se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten

o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten

Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario

Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera

Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades

pueden ser de la siguiente naturaleza

iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama

7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

468

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea

Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles

Estas l iacuteneas indican la (es decir

Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten

Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas

real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima

primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo

Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias

Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten

jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten

autoridad-responsabilidad que le es inherente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

469

Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten

frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten

humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a

diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal

Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que

cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos

Ejercicio 1

1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia

iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

470

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular

5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis

( ) Verdadero ( ) Falso

6 Por su contenido los organigramas pueden ser

a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal

reglas convencionales

En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan

a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como

Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones

iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los

procedimientos administrativos

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Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

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923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

471

Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no

Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan

Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8

Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas

conoce como

Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten

Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya

que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse

Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar

8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

472

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en

intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas

por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala

Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar

9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

473

Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado

Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)

En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

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923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

474

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10

En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como

Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal

En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que

10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

475

Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular

Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas

y los diagramas combinados

Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

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923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

476

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva

En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914b Diagrama de operaciones

Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver

Figura 914c Diagrama combinado

Vendedor

Cajera

Cliente

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

477

923 Simbologiacutea y reglas convencionales

empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un

Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten

siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse

especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones

en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones

administrativos

American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para

De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar

478

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

de procedimientos administrativos)

(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos

Figura 916 Simbologiacutea ISO

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

479

(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los

Figura 917 Simbologiacutea DIN

Tomando como base las normas internacionales muchas empresas

adapten mejor a sus necesidades

que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir

monetarios etceacutetera

Datos Son elementos que alimentan el procedimiento

Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten

Documento

Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento

Decisioacuten

Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

480

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

De cualquier forma es importante recordar que

del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la

regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material

entre ellas las maacutes representativas son

1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su

2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas

3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en

iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes

convencionalmente usados

iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales

para el uso de los siacutembolos

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

481

4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten

5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial

6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es

ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)

482

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias

color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable

8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo

de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)

conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera

de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo

De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones

Nombre del documento

Clave del mismo

Trabajamos con la copia 1

Ficha del depoacutesito

D- 001

1

Se debe identificar con ela

a

a

1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

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____________________________________________________________

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____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

483

De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil

proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos

Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el

tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)

Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla

Ejercicio 2

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________

y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten

iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos

484

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

485

las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_____________________________________________________________ ____________________________________________________________

___________________________________________________________

5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un

siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda

( ) Verdadero ( ) Falso

Resumen

El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse

La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas

A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten

Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad

Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte

trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel

desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los

y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la

en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto

formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

486

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo

La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de

Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y

cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones

donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores

tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido

promedio es de 44 horas

para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los

clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido

Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl

Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna

para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado

sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican

instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo

asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo

Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito

transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse

tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con

dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten

Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten

conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez

obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora

con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7

vigilantes

servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para

el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran

y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes

1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

488

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

487

a) Cobrar al cliente

b) Ofrecer los productos a los posibles clientes

d) Hacer reporte de ventas

e) Entregar el pedido al cliente

f) Enviar pedido al cliente

g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica

h) Planear las rutas de cada vendedor

i) Levantar pedidos de los clientes

2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de

Carpinterordquo

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Autoevaluacioacuten

1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________

2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas

( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos

incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos

y denominaciones para representar cosas iguales

( ) Debe representar la estructura real de la empresa

4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________

a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

489

5 Relaciona ambas columnas

( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles

( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos

( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea

( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten

6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en

a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales

___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica

a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea

a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

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____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

490

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos

___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________

10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten

a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos

criterios

a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito

12 Relaciona ambas columnas

( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento

( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento

( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento

formatos

operacionesc) Diagrama de flujo

combinado

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

492

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

491

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________

14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama

a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________

a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Actividades sugeridas

1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera

2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente

3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea

el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda

apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1

La actividad que debes desarrollar consiste en

a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el

diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por

columnas

5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro

caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor

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Respuestas a los ejercicios

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Respuestas a la autoevaluacioacuten

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Respuestas al caso

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Anexo 1

UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES

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Anexo 2

498

ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Respuestas a la autoevaluacioacuten

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Respuestas al caso

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Anexo 1

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Anexo 2

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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000

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Respuestas al caso

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Anexo 1

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Anexo 2

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Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000

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Anexo 1

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Anexo 2

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Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000

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Anexo 2

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Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

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Bibliografiacutea

Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002

Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996

httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm

Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999

Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000