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8/16/2019 Diapositiva Fortalecimiento Rrhh 2013
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Programa de Fortalecimiento delas Oficinas de Recursos
Humanos
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
2013
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Presentación
Objetivo del taller:
Comprender las herramientas de mapeo y metodología de perfilde puestos a fin de aplicarlas en una entidad, en el marco del
proceso de tránsito al régimen de la Ley del Servicio Civil.
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Normas y Evaluación
Normas:• Asistencia y puntualidad en el Taller• Participación individual y grupal• Compromiso de aprender y aplicar lo aprendido.
Evaluación:Se realizará un test de aprendizaje de lo desarrollado en elsegundo día del taller, para la obtención de certificado.
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Video Modernización de la Gestión Pública
http://c/Users/User/Desktop/Programa%20Fortalecimiento%20de%20las%20%20ORH%202/Transformemos%20la%20Gesti%C3%B3n%20P%C3%BAblica%20en%20el%20Per%C3%BA.mp4
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Lineamientos para el tránsito deuna entidad pública al régimen
del servicio civil, Ley 30057
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL
2013
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Brindar alcances sobre el proceso que deben seguir
las entidades para poder pasar al nuevo régimen delServicio Civil.
Objetivo
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Gradual debido a:• Pase automático no resuelveproblemas.
• Impacto fiscal.• Viabilidad operativa.
Tránsito de 2,500
entidades
276 y 728: pase con concurso (opcional). DesdeResolución de SERVIR que INICIA la
Implementación de la LSC, no se podrácontratar más 276 ni 728 (solo CAS).
Nuevas plazas mediante concurso público.
Servidores
en elnuevo régimen
Proceso de transición por cada entidad
Tránsito al nuevo régimen
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¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen delServicio Civil?
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1. PREPARACIÓN
Garantizar que todosconozcan la ruta yherramientas
2. ANÁLISISSITUACIONAL
Foto actual paraidentificaroportunidades demejora
3. MEJORA INTERNA
Implementar ajustes o mejorasinternas en la entidad y persona
4. IMPLEMENTACIÓNDEL NUEVO RÉGIMEN
Realizar el pase deservidores al nuevorégimen
Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso
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¿Cómo transita una entidad al Nuevo Régimen delServicio Civil?
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1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisiónde Tránsito al Nuevo
Régimen del Servicio Civil ,que liderará el pase alnuevo régimen.
b) Tomar conocimientodel proceso para eltránsito, metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos losservidores, los objetivos eimportancia de cada etapadel proceso.
2. ANÁLISISSITUACIONAL
a) Mapeo de puestosvigentes en la entidad.
b) Mapeo de procesos actuales.
c) Analizar los procesos en respuesta a la razónde ser de la entidad.
d)Analizar los puestosque intervienen en losprocesos revisados en elpunto c.
3. MEJORA INTERNA
a) Mejorar procesos – Reglamento de Organización yFunciones (ROF) y Manual deprocesos.
b) Definir la dotación de
personal .c) Elaborar los nuevos perfiles de puestos – Manual de Perfilesde Puestos (MPP).
d) Valorizar los puestos
e) Elaborar Cuadro de Puestosde la Entidad (CPE).
4. IMPLEMENTACIÓNDEL NUEVO RÉGIMEN
a) Concursos para los
puestos (276 y 728 quepasan al nuevo régimen,y nuevos puestos).
b) Implementar losprocesos mejorados.
Seguimiento permanente a lo largo de todo el proceso
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1. Preparación
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Objetivos: Sensibilizar al interior de la entidad sobre el proceso de tránsito. Prepararse al interior de la entidad para iniciar el proceso de tránsito al NuevoRégimen del Servicio Civil.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.
b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos los
servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.
b) Mapeode procesos actuales.
c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.
d)Analizar los puestos que
intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.
3. MEJORAINTERNA
a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.
b) Definir la dotación yasignaciónde personal.
d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN
a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).
b) Implementar los procesosmejorados.
Comisión de Tránsito al Régimen del Servicio Civil• Un representante del titular de la entidad, de preferencia será un servidor que
ejerza funciones atribuidas a la entidad: de algún órgano de línea (quehacer dela entidad)• El Secretario General o Gerente General o quien haga sus veces: máxima
autoridad administrativa.• El jefe del área de Recursos Humanos, o el que haga sus veces: ORH integran el
SAGRH.
• El jefe del área de Planificación y Presupuesto, o Racionalización, uOrganización y Métodos, o la que haga sus veces: responsables de procesos,reorganización, CAP y PAP
• Un representante del área de Administración, o la que haga sus veces.
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2. Análisis Situacional
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Objetivo: Tener información actualizada de los puestos y procesos vigentes en laentidad.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.
b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos los
servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.
b) Mapeode procesos actuales.
c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.
d)Analizar los puestos que
intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.
3. MEJORAINTERNA
a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.
b) Definir la dotación yasignaciónde personal.
d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN
a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).
b) Implementar los procesosmejorados.
• Foto de la situación actual de la entidad: puestos mapeados, procesos quese ejecutan.
• Identificación de oportunidades de mejora en términos organizacionales y
de personal.
¿Qué implica?• Recoger información de los puestos.• Levantar información de los procesos que se ejecutan en la entidad.• Analizar procesos vigentes en respuesta a la razón de ser de la entidad.
• Analizar la información de los puestos de acuerdo con los procesos en losque intervienen
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3. Mejora Interna [1/2]
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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre lasoportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.
b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos los
servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.
b) Mapeode procesos actuales.
c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.
d)Analizar los puestos que
intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.
3. MEJORAINTERNA
a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.
b) Definir la dotación yasignaciónde personal.
d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN
a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).
b) Implementar los procesosmejorados.
• Documentos de gestión actualizados y aprobados, de corresponder.Reglamento de Organización y Funciones (ROF) con servicios actualizados yManual de Procesos de la Entidad con procesos mejorados.
¿Qué implica?• Proponer actualización de servicios a prestar, en caso corresponda, y
validarlos con la Alta Dirección.• Actualizar el ROF según los servicios actualizados. La aprobación la realiza la
Secretaría de Gestión Pública - PCM.• Mejorar los procesos para la prestación de los servicios.• Actualizar el Manual de Procesos de la Entidad conteniendo los procesos
mejorados.
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3. Mejora Interna [2/2]
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Objetivo: Realizar la mejora al interior de la entidad, tomando acción sobre lasoportunidades de mejora identificadas en el paso anterior.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.
b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos los
servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.
b) Mapeode procesos actuales.
c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.
d)Analizar los puestos que
intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.
3. MEJORAINTERNA
a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.
b) Definir la dotación yasignaciónde personal.
d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN
a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).
b) Implementar los procesosmejorados.
¿Qué implica?• Definir la dotación de personal: puestos necesarios y cantidad de ocupantes
necesarios para ejecutar los procesos.
• Elaborar los perfiles de puestos: detallando funciones y requisitos de cadapuesto, teniendo en cuenta los procesos en los que intervendrán.
• Elaborar el Manual de Perfiles de Puestos (MPP) con los nuevos perfiles depuestos.
• Valorizar los puestos• Elaborar el CPE incorporando la dotación de personal y la valorización de
cada puesto. La aprobación la realizan MEF y SERVIR.
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4. Implementación del Nuevo Régimen
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Objetivo: Implementar el Nuevo Régimen mediante la contratación del personalbajo el nuevo régimen y la puesta en práctica de los procesos mejorados.
1. PREPARACIÓN
a) Conformar la Comisión deTránsito al Nuevo Régimendel Servicio Civil ,quelideraráel paseal nuevorégimen.
b) Tomar conocimiento delprocesopara el tránsito,metodologías yherramientas.
c) Difundir a todos los
servidores,los objetivos eimportanciadecadaetapadel proceso.
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
a) Mapeode puestosvigentes enl aentidad.
b) Mapeode procesos actuales.
c) Analizar los procesos enrespuestaala razóndeserdelaentidad.
d)Analizar los puestos que
intervienenenlos procesosrevisados enel puntoc.
3. MEJORAINTERNA
a) Actualizar servicios ymejorar procesos –Reglamentode OrganizaciónyFunciones (ROF) y Manualde procesos.
b) Definir la dotación yasignaciónde personal.
d) Elaborar los nuevosperfiles de puestos – ManualdePerfiles dePuestos (MPP).
e) Valorizar los puestos -CuadrodePuestos de laEntidad( CPE).
4. IMPLEMENTACIÓN DELNUEVO RÉGIMEN
a) Concursos paralospuestos (276 y728 quepasanal nuevorégimen,ynuevos puestos).
b) Implementar los procesosmejorados.
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Mapeo de puestosMETODOLOGÍA E INSTRUMENTOS
Octubre 2013
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Objetivos
1. Explicar en qué consiste el Mapeo de Puestosy cuál es su importancia (como parte de laTránsito al Régimen del Servicio Civil).
2. Dar a conocer los pasos que se deben seguirpara la ejecución del mapeo de puestos.3. Mostrar el uso de los instrumentos para el
Mapeo de puestos.
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El Mapeo de Puestos como parte de laImplementación del Régimen del SC
Preparación dela Entidad
Análisissituacional dela entidad
Aplicación demejorasinternas
Implementacióndel nuevorégimen
- Mapeo de puestos- Mapeo de procesos- Análisis e identificaciónde oportunidades demejora.
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¿Por qué es necesario el Mapeo dePuestos?
Necesitamos conocer la situación actual delos puestos para identificar oportunidades
de mejora.
También se hará un mapeo de procesospara conocer la situación actual de los
procesos que realiza la entidad.
Análisis situacional de la Entidad
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¿Cuáles son los pasos para realizar elmapeo de puestos?
• Elaborar el conograma de trabajo.
• Dar a conocer el mapeo de puestos alinterior de la entidad.
Organizacióndel Mapeo de
Puestos
• Recabar y sistematizar la información de lospuestos contenida en los documentos degestión y otra documentación relevante.
• Validar la información de los puestos y recoger
las funciones de los puestos medianteentrevistas.
• Analizar la información levantada.
Mapeo de
puestos
Fase 1
Fase 2
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Fase 1: Organización del Mapeode Puestos
1. Elaborar el cronograma de trabajoObjetivo: Conocer el volumen de puestos en la entidad yelaborar el cronograma para realizar Mapeo de Puestos.
Insumos:• Organigrama actualizado de la entidad.• Planilla del mes anterior (que incluya puestos 276,728 y CAS).• Información de pago al personal bajo otras modalidades de
contratación*Si no se cuenta con alguno de los insumos, la Comisión de Tránsito
consultará con cada órgano y unidad orgánica el n° de puestos.
Resultado: Cronograma de TrabajoContiene responsables, informantes, fechas estimadas de inicio y fin.
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
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Cronograma del Mapeo de Puestos
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Tarea ResponsableN° de
puestosInformante Días
Fecha
inicio fin
1. Dar a conocer el proceso de Mapeo de
Puestos en la entidad
Completar Completar
2. Relevar y sistematizar la información de
los documentos de gestión
2. 1 Obtener los documentos de gestión
vigentes y otra documentación
relevante.
Completar Completar Completar
2. 2 Sistematizar la información de lospuestos.
Completar Completar Dependedel n° de
puestos
3. Validar la información de los puestos
mediante entrevistas
3. 1 Órgano 1 (los que dependen
directamente del órgano)
Completar Completar Completar Depende
del n° depuestos
3.2 Órgano 1 – Unidad orgánica 1 (los
que dependen de la unidad orgánica)
… …
(…)
4. Analizar la información del Mapeo de
puestos
Completar Completar Depende
del n° depuestos
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Fase 1: Organización del Mapeode Puestos
2. Dar a conocer el proceso delMapeo de Puestos al interior dela entidad
Objetivo: Garantizar el compromiso de todoslos órganos de la entidad.
Actividades:
a) Enviar una comunicación formal a losórganos de la entidad:•
Señalar que la entidad está iniciando eltránsito
• Presentar a la Comisión de Tránsito al NuevoRégimen
• Describir el Mapeo.
Importante:• Dejar claros los
objetivos delmapeo (no se tratade unaevaluación).
• Despejar cualquierduda al respecto
del proceso.
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
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Fase 1: Organización del Mapeode Puestos
b) Sesión informativa a los diferentes órganos de la entidad:• Describir el proceso de Tránsito al Nuevo Régimen y exponer
detalladamente el Mapeo de Puestos.
• Obtener el compromiso con el proceso de los Directores /Gerentes para apoyar el proceso.
• Coordinar las fechas de entrega de los documentos.
• Coordinar las entrevistas con los Directores Generales, Directoresy Gerentes y Subgerentes de los órganos y unidades orgánicaspara validar la información de los puestos y recoger las funciones
y relevancia de los puestos.
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
Resultado:• Directores y Gerentes de los Órganos y Unidades Orgánicas comprometidos.• Fechas pactadas para entrega de documentación y entrevistas pactadas.
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Fase 2: Mapeo de Puestos
1. Recabar y sistematizar la información de los puestoscontenida en los documentos de gestión y otradocumentación relevante
Objetivo: Recabar la documentación de los puestos y sistematizarla
(datos generales, jerarquía e ingresos).Actividades:
a) Recabar los documentos de gestión vigentes y otra documentación.
b) Sistematizar la información de los puestos de acuerdo a la Matriz
de Mapeo de puestos.Resultado: Matriz de Mapeo llena
Información de Datos generales, Jerarquía e Ingresos de todos lospuestos (276, 728, CAS y otras modalidades de contratación.
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
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Lista de documentos a recolectar
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Documentos ObjetivoFuente (dato
referencial)
Manual de Organización yFunciones (MOF).
Cuadro de Asignación de Personal
(CAP).
Presupuesto de Asignación de
Personal (PAP).
Recoger información de los puestos bajo los regímenesde los Decretos Legislativos 276 y 728, según
corresponda.
Planificación oquien haga sus
veces.
Términos de referencia (TDR) delos CAS y documentos que
describan puestos y funciones del
personal bajo otra modalidad de
contratación.
Recoger información del personal CAS y del personalbajo otra modalidad de contratación.
RecursosHumanos y
Logística
Reglamento de Organización y
Funciones (ROF).
Insumo para el análisis de los puestos y su alineamiento
con las funciones del órgano y unidad orgánica al quepertenece.
Planificación o
quien haga susveces.
Planilla del mes anterior (que
incluya puestos 276,728 y CAS).
Información de pago al personal
bajo otras modalidades de
contratación.
Tener la información de los ingresos de los trabajadores
bajo todas las modalidades de contratación. Esta
información se solicitó al inicio, para la elaboración del
cronograma pero en caso no se haya proporcionado en
este punto sí es un requisito para poder sistematizar lainformación de ingresos de los puestos.
Recursos
Humanos y
Logística
M t i d M d P t
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Matriz de Mapeo de Puestos
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1. Datos generales
Código del puesto
Órgano
Unidad Orgánica
Naturaleza del órgano
Nombre del puestoCargo Estructural (CAP)
Código de Cargo Estructural
¿Cargo de confianza?
Régimen Laboral
Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 276
Nivel Remunerativo - CAP D.Leg. 728
Cantidad prevista de ocupantesCantidad de ocupantes
2. Jerarquía
Cargo del Jefe inmediato
Cargos de subordinados
Cantidad de subordinados
3. Ingresos
276 - Remuneración
276 - CAFAE
728, CAS y otras modalidades de contratación - IngresosTotal Ingresos Mensuales Bruto
Bonificaciones anuales
4. Funciones principales del
puesto
Función 1
Función 2
Función 3
Función 4
Función 5Relevancia del puesto
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Fase 2: Mapeo de Puestos
2. Validar la información de los puestos y recogerlas funciones de los puestos medianteentrevistas
Objetivo: Validar la información ya sistematizada de los puestos (datos
generales, jerarquía e ingresos) y recoger la información de lasfunciones y relevancia de los puestos
Actividades:a) Validar la información levantada de los puestos con el
entrevistadoVerificar que estén todos los puestos (276, 728, CAS y de otrasmodalidades de contratación). Si falta alguno, recoger suinformación en ese momento y registrarla en la Matriz.
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
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Fase 2: Mapeo de Puestos
3. Analizar la información del Mapeo de puestosObjetivo: Analizar la información de los puestos para identificar losprincipales hallazgos que luego sirvan para las definir las oportunidadesde mejora.
Actividades:
a) Resúmenes de los datos recogidos.
b) Análisis de puestos temporales (personal bajo el régimen CAS ypersonas bajo otras modalidades de contratación) con funciones
permanentes.Resultado:
Análisis preliminar de la información recogida, que abarca, unresumen de los puestos y un análisis de los puestos temporales
• Elaborar el conograma de trabajo.• Dar a conocer el mapeo de puestos al interior
de la entidad.
Organización delMapeo de
Puestos
• Recabar ysistematizar lai nformaciónde los puestoscontenidaenlos documentos de gestióny otradocumentaciónrelevante.
• Validar lainformaciónde los puestos yrecoger lasfunciones delos puestos medianteentrevistas.
• Analizar lainformación levantada.
Mapeo depuestos
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Resúmenes de los datos recogidosÓrgano Unidad
orgánica
Puestos 276 Puestos 728 Puestos
CAS
Otras
modali-dades
Total de puestos en la entidad
276
Ocupad
os (A)
276
Vacantes
(B)
Total 276
(C)
728
Ocupado
s (D)
728
Vacantes
(E)
728 Total
(F)
CAS (G) Otras
modalida
des de
contratac
ión (H)
Puestos
276 y 728
(C+F)
Total
puestos
ocupados
(A+D+G+
H)
Total de
puestos
vacantes
(B+E)
Total
puestos
ocupados
y
vacantes
(C+F+G+H)
Órgano
1…
Unidad
1…
Unidad
2…
Órgano
2…
Unidad
1…
Unidad
2…
… …
Totales Totales
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Análisis de puestos temporales
Código del
puesto
temporal
Nombre del
puesto
temporal
Código del Puesto
CAP al que
corresponde(en caso exista un
puesto CAP
asociado)
Nombre del Puesto CAP al
que corresponde(en caso exista un puesto CAP
asociado)
¿Funciones alineadas
con las funciones del
órgano y unidad
orgánica? (Sí/No)
N° xx Puesto…
N° yy Puesto…
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Actividad grupal “Formato de Guía Mapeo de
Aula”
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Instrucciones1. En grupo leer las instrucciones del Caso de Mapeo de Puestos.
2. Revisar la documentación que está en el caso.
3. Llenar de forma individual la Matriz de Mapeo.
4. Compartir nuestras respuestas.
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Metodología para la Elaboración dePerfiles de Puestos
http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=tJPQBS4tkW_a1M&tbnid=OVOjCajlIXQSyM:&ved=0CAUQjRw&url=http://testamarketing.blogspot.com/2013/01/58-de-los-mexicanos-quiere-encontrar.html&ei=kG-3UYLaFPWo4APAwYHwBQ&psig=AFQjCNFjaK84qu4s6FrSwC1CRQaGJlIm0w&ust=1371062370910034
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¿Qué es el Perfil de Puestos?
Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puestodentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como tambiénlos requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda
conducirse y desempeñarse adecuadamente.
Importancia del Perfil del Puesto
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Importancia del Perfil del Puesto
PerfildelPuesto
Selección de personal
Provee informaciónpara la convocatoria ylas herramientas de
evaluación de lospostulantes
Inducción de personal,orienta al trabajador
sobre su misión,funciones y
coordinacionesprincipales dentro de
su área de trabajo.
Capacitación depersonal:
Las necesidades decapacitación
detectadas se basan enlas funciones y
requisitos del puesto
Gestión del Desempeño,
los criterios de medicióndel desempeño sonelaborados con la
información básica queprovee los perfiles de
puestos
Progresión en la carrera: proveen información defunciones y requisitos
necesarios para eldesarrollo de los
concursos públicos deméritos que se realizanpara la progresión de la
carrera
Contratación depersonal,
Contienen informaciónactualizada sobre el
objetivo de contratacióny las funciones que se
desarrollan en el puesto.
los perfiles de puestos son el insumo y sirven para cada uno de los procesos técnicos de recursos humanos, permite
trabajar en forma integrada las funciones de RR.HH.
C i l b l fil d ?
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1. Si hay ocupante del Puesto, se elabora elperfil con el ocupante de mayor expertise(Ocupante referente).
2. Si no hay ocupante del Puesto :
Lo ideal es contar con al menos tres
expertos por cada puesto a analizar.
Los expertos requieren dos requisitos :
Conocer a fondo la naturalezadel puesto a examinar.
Ser un referente en el puesto porsu gestión .
¿Con quienes elaboramos el perfil de puestos?
M t d l í d El b ió d P fil
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Metodología de Elaboración de Perfiles
PASO 1:IDENTIFICAR EL
PUESTO
PASO 2:
REVISARINFORMACIÓN SOBRE
EL PUESTO
PASO 3:
ELABORAR LAPROPUESTA DE LAMISIÓN, FUNCIONES Y
COORDINACIONESPRINCIPALES
PASO 4:
IDENTIFICAR LASFUNCIONESESENCIALES
PASO 5:
VALIDAR LA MISIÓNDEL PUESTO Y DEFINIR
HABILIDADES
PASO 6:
ESTABLECER LOSREQUISITOS DEL
PUESTO
PASO 7:
CONSOLIDAR LAINFORMACIÓN DELPERFIL DEL PUESTO
PASO 8:
VALIDAR EL PERFIL DELPUESTO
Hoja de Trabajo N° 01“Matriz de elaboración
de la propuesta demisión, funciones y
coordinacionesprincipales del puesto”.
Hoja de Trabajo N° 02“Matriz de funciones
esenciales, validación dela misión del puesto y
definición dehabilidades”.
Hoja de Trabajo N° 03“Matriz de requisitos
del puesto”
Hoja de Trabajo N° 04“Formato de Perfil del
Puesto”
PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO
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PASO 1 IDENTIFICAR EL PUESTO
PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
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PASO 2 BUSCAR INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
ROFOrganigrama de la EntidadCAP o CPEMOFClasificador de CargosTérminos de Referencia (TDR - Requerimientos de Personal)Formato de Convocatoria para CASMarco LegalOtros documentos de la Entidad:
Todos estos documentos nos servirán de ayuda durante el desarrollo decada uno de los pasos del perfil del puesto.
Revisar el mapeo de puestos de la Entidad; en caso no existiera, se revisará otrosdocumentos e instrumentos de gestión relacionados al puesto de interés, tales como:
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PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN,FUNCIONES Y COORDINACIONES PRINCIPALESDEL PUESTO.
Ubicar Ocupante referente o Interlocutor Experto: La información del perfil del puesto será realizada con el ocupante del puesto, y si fueran variosocupantes del mismo puesto, se recomienda elaborarlo con el ocupante referente (el quetenga mayor conocimiento en el puesto por experiencia); en caso no hubiera ocupante, serealiza con interlocutores expertos.
Redacción de la Propuesta de Misión: La misión del puesto es la razón de ser o su finalidad. Elabore una propuesta en el recuadrocorrespondiente de la Hoja N° 01.
3.1
3.2
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Actividad de aplicación grupal "Formato: Matriz de Identificacióndel Puesto, Funciones y coordinaciones principales"
CASO PRÁCTICO
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CASO PRÁCTICO
Materiales:
Cada mesa cuenta con un caso práctico de perfil del puesto (4 juegos de copias paracada mesa).
Los casos prácticos impresos contienen:
Objetivo: Realizar un caso práctico de aplicación de la metodología para la elaboraciónde perfiles de puestos.
Hoja de trabajo N° 01: “Matriz de Identificación del puesto, funciones y coordinacionesprincipales”, el cual indica información sobre el puesto, funciones y coordinaciones principales .Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos del Puesto”, el cual indica los requisitos deformación, conocimientos y experiencia.Organigrama de la entidad, organigrama de la unidad, ROF de la unidad, CAP de la Unidad, MOFdel Puesto.
Nota:
“ Cada caso de perfil del puesto contiene información modificada en forma
intencional; ello se realizó con el propósito de lograr los objetivos de aprendizaje” .
PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN FUNCIONES Y
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PASO 3 ELABORAR LA PROPUESTA DE MISIÓN, FUNCIONES YCOORDINACIONES PRINCIPALES DEL PUESTO.
Redacción de las Funciones: •Revise los instrumentos de gestión y/o de apoyo indicados en el Paso 2.•Realice las modificaciones o actualizaciones de las funciones de acuerdo a las“Sugerencias y esquema de redacción de las funciones del puesto”; así como, dela lista referencial de verbos.
Coordinaciones principales del puesto: •Coordinaciones internas: Indique las principales unidades orgánicas de laEntidad con quienes frecuentemente interactúa el puesto.•Coordinaciones externas: Indique las principales organizaciones o institucionesexternas a la Entidad con quienes frecuentemente establece coordinaciones.
3.3
3.4
Sugerencias para la redacción de funciones
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Denoten importancia
Sean concretas y entendibles.
Denoten límites de responsabilidad o actuación.
Mensurables o que se pueda desprender un resultado.
No emplear demasiadas palabras técnicas.
Enfocarse en el puesto y no en la persona.
Los verbos usados deben reflejar conducta observable.
No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia ni que denoten
compromiso (ejemplo: adecuadamente, de la mejor manera, asegurar el
cumplimiento, garantizar la implementación, entre otros similares).
Sugerencias para la redacción de funcionesdel puesto:
Esquema de redacción de las funciones del puesto:
http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=ra9iOJmVD1xYXM&tbnid=yRVfpbDdnVq6NM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.loquenecesitaba.com.ar/%C2%BFcomo-lograr-una-buena-redaccion/&ei=f3i3UZ_lLJWz4AOl_oCABA&psig=AFQjCNFpY6dppkMlj40qcKxbeO34XQodHw&ust=1371064829936974
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Esquema de redacción de las funciones del puesto:
VERBO(S) OBJETO RESULTADO
Indica la acción adesarrollar
Indica sobre qué afectaráel verbo o la acción.
Indica el para qué se hace; y es usadocuando es necesario una mejor
comprensión de la función.Redactar el verbo en modo
infinitivo (ar,er,ir)
(Planificar, atender, asistir,evaluar, otros)
Procesos, recursostecnológicos, personas,
objetos, materiales, otros.
Cumplir objetivos, plazos, estándaresde calidad, presupuestos, entre otros.
Verbo Analizar
Objeto Las hojas de vida de los postulantes
Resultado para clasificarlos según el grado de cumplimiento del perfil del puestovacante.
Ejemplo:Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal.
Función: "Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasificarlos según el gradode cumplimiento del perfil del puesto vacante”.
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Actividad de aplicación grupal: Funciones
PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES
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PASO 4 IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES La presente metodología tiene su base en el “Teorema de Pareto”, el cual nos permitirá obtenerlas funciones esenciales del puesto (las 04 funciones con mayor puntuación y que agreganmayor valor a los resultados del puesto).
¿Recuerdas el Teorema de Pareto?
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20% 20%
FUNCIONES
80% RESULTADOS
80%
“El Teorema nos dice que el 80% de los
resultados dependen del 20% de las causas
y, el 80% de las causas restantes genera
apenas un 20% de los resultados”
Identificando el 20% de
funciones esenciales de un
puesto que impacten en el 80%de resultados del puesto.
¿
¿Y cómo aplicamos el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo?
¿ Y cómo identificamos las
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TOTAL = CE X CM + F
F (Frecuencia) CE (Consecuencia de no
aplicación o ejecuciónerrada)
COM (Complejidad o
grado de dificultad en laejecución de la actividad)
¿ Y cómo identificamos lasfunciones esenciales?
Puntuamos cada función deacuerdo a los factores de la tabla:
¡¡ Utilizamos la TABLA DE PUNTUACIÓN ¡¡
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IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES 1ro Puntuar cada una de lasfunciones de acuerdo a los
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2do Identificar las 4 funciones con mayor ponderación, siendo éstas las
funciones esenciales del puesto.
“Las 4 funciones
esenciales son lasque tienen mayor
impacto para el
puesto porquegeneran resultadosque agregan valor”.
factores y los grados que existenen la “Tabla de Puntuación defunciones” ; luego obtener elpuntaje total en base a lafórmula definida en lametodología.
Actividad de aplicación grupal “Puntuación de funciones”
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p g p
PASO 5 VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES
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PASO 5 VALIDAR LA MISIÓN DEL PUESTO Y DEFINIR HABILIDADES
5.1 Validación de la misión del puesto: La misión del puesto es la razón de ser del puesto o su finalidad.
a.) Traslade las cuatro (4) funciones esenciales y la propuesta de misión en la Hoja de Trabajo N° 02:“Matriz de Funciones Esenciales, Validación de la Misión y definición de Habilidades”.
b.) Revise la propuesta de la misión del puesto y redáctela en el recuadro “Misión del Puesto” enbase a las sugerencias y el esquema de redacción de la misión del puesto.
c.) Valide la Misión del Puesto de acuerdo a los siguientes criterios:Cumplimiento de las sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.Coherencia de la misión con las funciones esenciales del puesto.Coherencia de la misión con las funciones generales de la unidad orgánica.
Nota: Al finalizar la validación de la misión, revise el nombre del puesto y, en caso éste no serelacione con su misión, proceda a modificarlo. Recuerde que el nombre del puesto debe guardar
relación con su Misión.
Para desarrollar la validación de la Misión del Puesto utilizaremos la Hoja de trabajo N° 02“Matriz de Funciones esenciales, validación de la misión y definición de habilidades” ; así comolas Sugerencias y esquema de redacción de la misión del puesto.
Sugerencias para la redacción de la misión del puesto:
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Sugerencias para la redacción de la misión del puesto:
•Enfocarse en las funciones esenciales del puesto.•Tenga utilidad para colocar un nombre al puesto.
•Tenga correspondencia con las funciones generales de launidad orgánica.
•Sea concreto y entendible.
•No utilizar adverbios, adjetivos o criterios de eficacia nique denoten compromiso (ejemplo: adecuadamente, de lamejor manera, asegurar el cumplimiento, garantizar la
implementación, entre otros similares).
Esquema de redacción de la misión del puesto:
http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=zCdbEA6_NDasvM&tbnid=JXdIUqGRdnm7zM:&ved=0CAUQjRw&url=http://bradanovic.blogspot.com/2012/03/el-profe-de-pregrado.html&ei=23e3Ud_VCZWv4AOX64DADw&psig=AFQjCNGImW6Trg0yc_D2ov-ZqAC13gdVUQ&ust=1371064662686452
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VERBO(S) OBJETO MARCO GENERAL DEACTUACIÓN
RESULTADO
Indica la acción adesarrollar
Indica sobre qué afectaráel verbo o la acción. Indica el marco general de
actuación del puesto.
Indica el para qué se hace; y es
usado cuando es necesario unamejor comprensión de la función.
Redactar el verbo enmodo infinitivo (ar,er,ir)
(Planificar, atender, asistir,evaluar, otros)
Procesos, recursostecnológicos, personas,
objetos, materiales, otros.
Planes, procedimientos,procesos, entre otros.
Cumplir objetivos, plazos,estándares de calidad,
presupuestos, entre otros.
Esquema de redacción de la misión del puesto:
Verbo Atender
Objeto los requerimientos de personal de las unidades orgánicas
Marco general deactuación:
de acuerdo al procedimiento de selección de personal
Resultado para dotar de servidores públicos a la Entidad.
Ejemplo :
Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal.
Misión: "Atender los requerimientos de personal de las unidades orgánicas de acuerdo al procedimiento de
selección de personal para dotar de servidores públicos calificados a la Entidad”.
Actividad de aplicación grupal “Validación de la Misión”
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Actividad de aplicación grupal Validación de la Misión
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5.2 Definición de habilidades
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a.) Ubique el Diccionario de Habilidades.b.) Ubíquese en el recuadro de Habilidades de la Hoja de Trabajo N ° 02 y analice las funcionesesenciales y la misión del puesto validada; pregúntese ¿Que habilidades son requeridas para realizareficientemente las funciones esenciales?.
c.) Establezca entre (03) tres y (04) cuatro habilidades principales para el puesto.
Unidad Orgánica:
Denominación: Especialista III
Nombre del puesto: Asistente de Selección de Personal
Dependencia Jerárquica Lineal:
ependencia Jerárquica Funcional:
Puestos que supervisa:
NºPROPUESTA DE LA MISIÓN
DEL PUESTOMISIÓN DEL PUESTO HABILIDADES
1
2
3
4
FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO
(Hoja de Trabajo N° 02)
Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
-
-
Realizar convocatorias utilizando diversas fuentes de reclutamiento para ubicar candidatos que
puedan cubrir los puestos vacantes de l a Entidad.
Asistir a los procesos de
selección de la
organización en base a los
requerimientosasociados.
Atención, Análisis,
Empatía, Comunicación
Oral.
Analizar las hojas de vida de los postulantes para clasifica rlos según el grado de cumplimiento
del perfil del puesto vacante.
Llevar a cabo entrevistas es tructuradas de sel ección de personal con la finalidad de recabar
información de índole profesional y personal que permita hallar la compatibilidad delpostulante con el perfil del puesto.
Realizar evaluaciones psicológicas a los postulantes para asegurar un estado psicológico
saludable que permita ejercer las funciones y requisitos del puesto.
Atender los r equerimientos
de personal de la unidades
orgánicas para dotar de
personal calificado a laEntidad.
MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES, VALIDACIÓN DE LA MISIÓN Y DEFINICIÓN DE HABILIDADES
Las habilidades soncualidades de laspersonas que soninherentes a sus
características personalesy/o son adquiridas por la
práctica constante.
PASO 6 ESTABLECER LOS REQUISITOS DEL PUESTO
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QEn base a las funciones esenciales, establezca la formación académica, conocimientos y experienciarequerida para el puesto. Para ello, utilice la Hoja de trabajo N° 03: “Matriz de Requisitos delPuesto”
FORMACIÓN ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
EXPERIENCIA
6.1 FORMACIÓN ACADÉMICA
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Para establecer los requisitos de formación académica, revise la misión y las funciones esenciales del puesto;posteriormente establezca los siguientes requisitos:
Formación académica: Estudios secundarios, estudios técnicos a nivel básico o superior (No universitarios),estudios universitarios; asimismo indique si se requiere estudios completos.
Grados(s)/Situación(es) académica(s) y estudios requeridos: Considere egresado o bachiller o titulado en algunosestudios; asimismo indique si se requiere el grado de magister o doctor en alguna especialidad, considerando paraello si debe ser egresado o titulado como magister o doctor.
Colegiatura: Indicar si el puesto requiere colegiatura y habilitación profesional.
6.2 CONOCIMIENTOS
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“Los conocimientos que se describan, deben validarse con certificación, prueba técnica, entrevista oalgún otro mecanismo que evidencie el cumplimiento del requisito de conocimientos ; ello esimportante para verificar la idoneidad de los candidatos en los procesos de selección de personal”
Para desarrollar este paso, revise la misión y las funciones esenciales del puesto y establezca los siguientes requisitosde conocimientos:
a.) Conocimientos Técnicos: Identifique los conocimientos técnicos específicos para el puesto, sean en temasrelacionados a la administración pública (Sistemas Administrativos establecidos en la Ley N° 29158, Ley Orgánica delPoder Ejecutivo y sus modificatorias) o temas generales relacionados a la gestión privada y/o pública.
Los Sistemas Administrativos del Estado son:
1. Gestión de Recursos Humanos2. Abastecimiento3. Presupuesto Público4. Tesorería5. Endeudamiento Público6. Contabilidad7. Inversión Pública8. Planeamiento Estratégico9. Defensa Judicial del Estado10. Control11. Modernización de la gestión pública
6.2 CONOCIMIENTOS
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b.) Cursos y/o Programas de Especialización: Establezca los cursos o diplomados que se requieren para ocupar el
puesto; los mismos que deben contar con la certificación o sustento documentario respectivo. Cabe indicar que cada
curso de especialización debe tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.
c.) Conocimientos Ofimáticos: Identifique el nivel de dominio del Word, Excel y Power Point; así como otros paquetes
informáticos que pudieran ser necesarios para el puesto. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de
Idiomas como medio de apoyo.
d.)Conocimientos de Idiomas y/o Dialectos: Establezca si es necesario conocer algún idioma y/o dialecto; asimismo
mencionar el nivel de dominio. Para ello ubique la Tabla de Conocimientos de Ofimática y de Idiomas como medio de
consulta.
CONOCIMIENTOS
A.) Conocimientos Técnicos principales requeridos para el puesto (No requieren documentación sustentaria) :
B.) Programas de especialización requeridos y sustentados con documentos.
Nota : Cada curso de especialización deben tener no menos de 24 horas de capacitación y los diplomados no menos de 90 horas.
C.) Conocimientos de Ofimática e Idiomas.
Técnicas de evaluación psicológica, Técnicas de entrevistas de selección de personal.
Indique los cursos y/o programas de especialización requeridos:
Curso de especialización en Selección de Personal o Entrevistas de Selección de Personal.
Nivel de dominio Nivel de dominioAvanzado
Word X Inglés
OFIMÁTICA No aplica Básico Intermedio Avanzado IDIOMAS
X
IntermedioNo a pl ic a Bá sic o
X
Powerpoint X
…….Excel
…….
6.3 EXPERIENCIAP d i l i ió f i i l d l t b l áli i t bl l i it d
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Proceda a revisar la misión y funciones esenciales del puesto y, en base al análisis, establezca los requisitos deexperiencia general y específica que se detalla a continuación:
REQUISITOS DE EXPERIENCIA
Experiencia general
Experiencia específica
X
C.) En base a la experiencia requerida para el puesto (parte B), marque si es o no necesario contar con experiencia en el Sector Público:
X SÍ, el puesto requiere contar con experiencia en el sector público NO, el puesto no requiere contar con experiencia en el sector público.
* En caso que s í se requiera experiencia en el sector público, indique el tiempo de experiencia en el puesto y/o funciones equivalentes.
* Mencione otros aspectos complementarios sobre la experiencia; en caso existiera alguna anotación adicional para el puesto.
B.) Indique el tiempo de experiencia requerida para el puesto; ya sea en el sector público o privado:
2 años de experiencia como asistente y/o auxiliar de selección de personal y/o en puestos con funciones equivalentes.
1 año de experiencia en el sector público en puestos idénticos y/o puestos con funciones equivalentes.
Practicante
profesional
Auxil ia r o
Asistente
Anali sta /
Especialista
Supervisor /
Coordinador
Indique la cantidad total de años de experiencia laboral; ya sea en el sector público o privado.
6 años de experiencia general.
A.) Marque el nivel mínimo de puesto que se requiere como experienci a; ya sea en el sector público o privado:
Gerente o
Director
Jefe de Área
o Dpto
Actividad de aplicación grupal “Matriz de Requisitos del Puesto”
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Actividad de aplicación grupal Matriz de Requisitos del Puesto
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PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO
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Identificación correcta del puesto.
Coherencia de la misión con las funciones establecidas para el puesto, el ROF de launidad orgánica, las sugerencias y el esquema de redacción de la misión.
Alineamiento de las funciones del puesto con el ROF de la unidad orgánica, las
sugerencias y el esquema de redacción de funciones.Descripción pertinente de las coordinaciones internas y externas que se realizanen el puesto.
La formación académica, los conocimientos, la experiencia y las habilidadesprincipales establecidas sean pertinentes para desarrollar todas las funciones del
puesto.
Verifique la pertinencia del contenido de la información del perfil delpuesto:
PASO 7 CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO
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Finalmente, registre la información en la Hoja de trabajo N ° 04 “Formato dePerfil del Puesto”.
PASO 8 VALIDAR EL PERFIL DEL PUESTO
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El Jefe de la unidad orgánica revisa y valida la información contenida en el
perfil del puesto.
Actividad de aplicación grupal “Formato de Perfil de Puesto”
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69/70
p g p
69
Ó
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EXPOSICIÓN DE TRABAJOS