Modelandoprocesos: ejemplosprocesos: ejemplos

Modelamiento deprocesosconModelamiento de procesos con BizAgi

Caso de aplicación

Tema: proceso de requerimiento de suministros y útiles de p q yoficina.

Descripcióndel proceso:Descripción del proceso:

El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una

vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del

empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o

aclaracioneso simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.

Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las

observaciones de su jefe.

…Caso de aplicación

Si la solicit desaprobada seen iaráal departamentodecompraso logísticaq eseencargaráSi la solicitud es aprobada, se enviará al departamento de compras o logística que se encargará

de los presupuestos y la selección de un vendedor.

Si l d d ti l t i ió l i t l d t t d d b áSi el vendedor tiene alguna restricción en el sistema, el departamento de compras deberá

seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el

sistemageneraráy enviaráunaordendecompra y esperaráa queel producto searecibidoconsusistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su

correspondiente factura.

E l i l i t i á tifi ió l l d li itó l lEn cualquier caso, el sistema enviará una notificación al empleado que solicitó la compra con los

datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de

cambio) el sistemaenviaráunanotificaciónal usuariocambio) el sistemaenviaráunanotificaciónal usuario.

Objetivo y alcance del proceso

El procesosecentraenel control de los req erimientosdes ministrosq eefectúan losEl proceso se centra en el control de los requerimientos de suministros que efectúan los

empleados.

Alcance:Inicia: con el requerimiento.

Termina: con el despacho o entrega.

Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.

Ingreso a BizAgi

Creando…

Nuevo proceso

Nombre del proceso

Pantalla inicial del modelador

Creando lanesy fases

Modelando el proceso

¿Si segrabarael modelo tal¿Si se grabara el modelo tal como está, Qué mensajes

aparecerían?

Modelando el proceso

• El eventode inicio DEBE tener al menos una transición de salida de tipo secuencia de flujo.

• Las compuertas (gateways) deben tener transiciones de salida.

Modelando el proceso

Modelando el proceso

Modelando el proceso

El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por loqueesuna tareaasíncronaqueesuna tareaasíncrona.

Tareas asíncronas

Las actividades asíncronas son actividadesLas actividades asíncronas son actividadesautomáticas que están diseñadas para llamar ai t f t E t i t f linterfaces externas. Estas interfaces se usan para laintegración con otros sistemas existentes en laorganización.

Script tasks(tareas script):

Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor.No tiene intervención humana.

Script tasks

Modificamos las tareas de notificación a Script Tasks para que se entienda que tras de ella no hay una interface (una pantalla) sino una

ti id d t áti áactividad automática que será ejecutada por el sistema.

Link events(eventosdeenlace)(eventos de enlace)

Transformamos los eventos de “Productos recibidos” eeventosde“Productos recibidos” e eventos de enlace.Los eventos de enlace son un mecanismopara conectar dosmecanismo para conectar dos secciones de un proceso. Se pueden usar también para tareas repetitivas (loops) y paraevitar secuenciasde(loops) y para evitar secuencias de flujo muy largas.Para enlazarlos ambos deben tener el mismonombre.mismo nombre.

Creación de un Sub ProcesoSub-Proceso

Laactividadde “Solicitar presupuestosy seleccionar” la transformamosenunSub-Proceso.

Tipos de Sub-Procesos

Colocamos un nombre al Sub-ProcesoProceso

Ingresamos a armar el Sub-ProcesoProceso

El Sub-Proceso

La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la mismaformaque la tareadegeneraciónde la ordendecompra.

Modificando las propiedades de las tareaslas tareas

Actividad Texto de ayuda Duración

Registrar la solicitudde suministros

Registrar la información de la solicitud

2 días

Aprobar la solicitud Aprobar la solicitud de los suministros

3 días

Recibir productos Marcar los productos como recibidos y registrar factura

2 días

Procesar factura Realizar el proceso interno para que 5 díasp p qla factura sea pagada

Solicitar proformas Solicitar proformas y analizarlas 3 días

Seleccionar un vendedor Seleccionar un vendedor 3 días

Añadiendo descripciones y tiemposa las tareastiempos a las tareas

Registramos el nombre de la ti id dactividad.

Registramos el tiempo estimado en formatodd:hh:mmformato dd:hh:mm

Luego grabamos el modelo.

Creando el modelo de datos

Creando el modelo de datos

Creando tablas maestras y transaccionalestransaccionales

Creando campos en cada tabla

Colocando campos en Solicitud deProductosde Productos

Construyendo relaciones

Nombre De Para Relación

Solicitud_Productos Solicitud_Suministros Solicitud_Productos 1 a “n”UnasolicituddesuministrosUna solicitudde suministros puede incluir varios productos

Presupuestos Solicitud_Suministros Presupuestos 1 a “n”p _ p

Solicitud_vendedores Solicitud_Suministros Solicitud_vendedores 1 a 1

Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la ediciónde la lista deatributosde la Solicitud_Suministrosy añadir el atributo.

Relacionando tablas

Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades

Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras

Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades

Nombre Desde Hacia Relación

Ciudad_entrega Solicitud_Suministros Ciudad 1a 1

Tipo_producto Solicitud_Productos Tipo_Producto 1 a 1

Ciudad_vendedor Vendedor Ciudad 1 a 1

Vendedor Solicitudes_Vendedores Vendedor 1 a 1

Vendedor Presupuestos Vendedor 1 a 1

Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y añadiendounnuevoatributo de la lista deentidadesparamétricasañadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas.

Creando relaciones entre tablas maestrasy entidadesmaestras y entidades

Añadiendo campos a las entidadesparamétricasentidades paramétricas

Luego deañadir atributos el modela resultante se verá i ilsimilar a este.

Añadiendo valores a entidades

Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.

Añadiendo valores a entidades

Creación de formularios

Creación de formularios sobre elmodeloel modelo

Nótesequesólo las actividadesNóteseque sólo las actividades donde se pueden crear

formularios están activas

Creación de formularios sobre elmodeloel modelo

Seleccionamos la actividad de “Registrar solicitud de requerimientos”

Añadiendo variables del sistemasistema

Añadimos un campo en que se grabará siempre el

b d lnombre del usuario que ingresó al sistemaqueessistema que es quien efectúa la solicitud de suministrossuministros.

Armando el formulario

Arrastramos un elemento de grupo:

Arrastrando campos a cada formularioformulario

Acceso a datos

Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son editables Por lo tanto hayquecambiar suestadoeditables. Por lo tanto, hay que cambiar su estado.

Formularios

Arrastrando el tipo de producto

Armando detalle de productos

Añadiendo un formulario dependientedependiente

Para configurar un formulario de ingreso de datos para los productos, g p pcreamos un nuevo formulario dependiente de este.

Arrastramos los campos que se requierenrequieren

Cerramos el formulario y grabamos los cambios.

Añadiendo el formulario

Aprobación de requerimientos

En el diagrama de proceso marcamos la opción “Aprobar requerimiento”. La pantalla de aprobaciónmostrará la misma información que la de “Requerimiento de suministros” por lo que la copiamos conmostrará la misma información que la de Requerimiento de suministros por lo que la copiamos con“CopyForm” y cambiamos los camposeditablesa “noeditables”.

Mostrando el formulario

Creamosun nuevo formulario con el nombre “Aprobación de Requerimientos”.

Formulario de aprobación

Campos marcadoscomonoeditablescomo no editables

Grabamosy cerramoselGrabamosy cerramos el formulario

Presupuestos

En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso “Presupuestos” y marcamos laprimeraactividad “Solicitar Presupuestos”primeraactividad Solicitar Presupuestos .

Eventos de recepción de proformasproformas

En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Recepción de Proformas” y copiamos elformulario de “Solicitud de Presupuestos” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestosformulario de Solicitud de Presupuestos con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestosal Formulario.

Campos para presupuestos

Añadimos un formulario para nuevospresupuestosnuevos presupuestos

Grabamosy cerramoselGrabamosy cerramos el formulario

Selección de un vendedor o proveedorproveedor

En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Selección de un vendedor” y copiamos elformulario de “Recibir proformas” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos alp py y pFormulario paraañadir el campodeseleccióndevendedor.

Validando selección

Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso.Ingresamosa las propiedadesavanzadasde la colecciónPresupuesto, opciónGridValidations.g p p p , p

Añadimos un contador de seleccionesselecciones

Configurando validación

El contador está asociado al campo “Seleccionado” si este es igual a “YES”. Luego, la validación indica p g g ,que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.

Modelo

Fuente: www.bizagi.com

¿Qué es PMI?

Si l P j M I i• Siglas paraProject Management Institute.• Organizaciónmundial para laGestióndeProyectos.Obj ti i i l t bl tá d f i l l• Objetivo principal: establecer estándares profesionales para laGestióndeProyectos.F d d 1969 P il i EUA• Fundadaen1969, Pensilvania, EUA.

• 360.000certificadosenel mundo.250 ít l 70 í• 250capítulosen70países.

• http://www.pmi.org

¿Qué es el PMBOK®?

•Siglas para Project Management BodyOf KnowledgeKnowledge.

•Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de procesosy áreasdeconocimientoprocesos y áreas de conocimiento.

•Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de ProyectosProyectos.

•Desarrollado por el PMI®.•Disponible en11 idiomas•Disponible en 11 idiomas.

PMBOK. Estándar en Gestión deProyectosde Proyectos

El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar onormadeprocesospara la gestióndeproyectospor:normadeprocesospara la gestióndeproyectospor:

SANSI (American National Standards Institute).ISO (International Organization for Standarization).IEEE (Institute of Electrical and ElectronicsEngineers ).

El Proyecto y la organización

• Las organizaciones establecen la misión y laMisión y visiónMisión y visión g yvisióny definensusobjetivosestratégicos.

• Para lograr estos objetivos estratégicos laorganización requiere construir productos y/o

Objetivos estratégicosObjetivos estratégicos

organización requiere construir productos y/oofrecer servicios.

• Los proyectos crean los productos y ofrecen losi i it l i ió l

Producto únicoProducto únicoServicio únicoServicio único

servicios que necesita la organización para lograrsusobjetivosestratégicos.

• Los proyectos son ejecutados por personasPortafolioPortafolioProyectosProyectos Los proyectos son ejecutados por personas

aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,estándaresy buenasprácticas.

yy

Miembros de proyectosMiembros de proyectosCiclo de vida de proyectosCiclo de vida de proyectosEstándares y herramientasEstándares y herramientas

Buenas prácticasBuenas prácticasue asp áctcasue asp áctcas

ProcesosProcesospara la gestión deProyectos

• Sonprocesoscomunesa lamayoría de losproyectos

de Proyectos

• Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos.• Están asociados entre ellos por un propósito integrado.

• Se ordenan en una matriz de:• 5GruposdeProcesos• 5 Grupos de Procesos• 9 Áreas de Conocimiento

PMBOK®.

Grupos de procesos

Procesos de Seguimiento y control

Procesos de Inicio

Procesos de PlanificaciónProcesos de

Planificación

Procesos de Procesos de Procesos de Ejecución

CierreInicioProcesos de Seguimiento y Control

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio (Iniciación)

• Sonprocesos que definenel proyectoo una fase del proyecto y facilitanla autorización formal paraempezar unonuevo.

• Seasignaal Gerentedel Proyecto.

Áreas de conocimiento

Integración Alcance Tiempos1. Planificación del alcance2. Definición del alcance3. Crear EDT4. Verificación del alcance5. Control del alcance

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto

Preliminar3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto6 C t l I t d d C bi

1. Definición de actividades2. Establecimiento de la secuencia de las actividades3. Estimación de recursos de las actividades4. Estimación de la duración de las actividades5. Desarrollo del cronograma6. Control del cronograma

Costos Calidad RR HH

6. Control Integrado de Cambios7. Cerrar el Proyecto

Costos1. Estimación de costos2. Preparación del presupuesto de costos3. Control de costos

Calidad1. Planificación de la calidad2. Aseguramiento de la calidad3. Control de calidad

R.R. H.H.1. Planificación de los RR. HH.2. Adquirir el equipo del proyecto3. Desarrollar el equipo del proyecto4. Gestionar el equipo del proyecto

Comunicaciones Riesgos Adquisiciones1. Planificación de las comunicaciones2. Distribución de la información3. Informes de rendimiento4. Gestionar a los interesados

g1. Planificaciónde la gestiónderiesgos2. Identificación de riesgos3. Análisis cualitativo de riesgos4. Análisis cuantitativo de riesgos5. Planificación dela respuesta a los riesgos6. Seguimiento y control de riesgos

1. Planificar las compras y adquisiciones2. Planificar la contratación3. Solicitar respuesta de vendedores4. Selección de Vendedores5. Administración del contrato6. Cierre del contrato

Integración

55 66Procesos de

Seguimiento y control

55--661. Desarrollar el Acta de Constitución

del Proyecto.Procesos de Planificación

11--22 33

y2. Desarrollar el enunciado de Alcance

del ProyectoPreliminar.3. Desarrollar el Plan de Gestión del

Procesos de Ci

Procesos de I i i

3. Desarrollar el Plan de Gestión delProyecto.

4. Dirigir y Gestionar la Ejecución delProyecto

Procesosde

CierreInicio

4477 Proyecto.

5. Supervisar y Controlar el trabajo delProyecto.

6 Control integradodecambiosProcesos de Ejecución

6. Control integradodecambios.7. Cerrar el Proyecto.

El Alcance

Procesos de Seguimiento y control

44--55

1 Pl ifi ió d lProcesos de Planificación

11--33

1. Planificación del alcance

2 D fi i ió d l l

ProcesosdeProcesosde

11--33 2. Definición del alcance3. Crear el EDT4 V ifi l lProcesos de

CierreProcesos de Inicio 4. Verificar el alcance

5. Controlar el alcanceProcesos de Ejecución

Tiempos

1. Definiciónde actividades.Procesos de

Seguimiento y control66

2. Establecimiento de la secuencia de las actividades.

3 Estimaciónde los recursosdeProcesos de Planificación11--55

3. Estimaciónde los recursosde las actividades.

4. Estimaciónde la duraciónde

Procesos de Procesos de

4. Estimación de la duraciónde las actividades.

5. Desarrollo del cronogramaCierreInicio 6. Control del cronograma

Procesos de Ejecución

Costos

Procesos de Seguimiento y control33

1 E ti ió d C tProcesos de Planificación

g y

11--22

1. Estimaciónde Costos2. Preparación del

PresupuestodeCostos

ProcesosdeProcesosde

11--22 Presupuestode Costos3. Control de Costos.

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio

Procesos de Ejecución

Riesgos

Procesos de Seguimiento y control

66 1. Planificaciónde la gestión de riesgos.

Procesos de Planificación

11--55

2. Identificaciónde riesgos.3. Análisis cualitativo de

i

ProcesosdeProcesosde

11 55 riesgos.4. Análisis cuantitativo de

riesgosProcesos de Cierre

Procesos de Inicio

riesgos.5. Plan de respuesta de

riesgos.Procesos de Ejecución

6. Control de riesgos.

Calidad

Procesos de Seguimiento y control

33

1 Planificaciónde la calidad

Procesos de Planificación

111. Planificaciónde la calidad.2. Aseguramientode la calidad.3. Control de calidad.Procesos de

CierreProcesos de Inicio

Procesosde

CierreInicio

22Procesos de Ejecución

Recursos humanos

Procesos de Seguimiento y control

44

1. Planificación de los RRHH.2. Adquirir/Contratar el equipo

del proyecto

Procesos de Planificación

11 del proyecto.3. Desarrollar el equipo del

proyecto.ProcesosdeProcesosde

11

proyecto.4. Gestionar el equipo del

proyecto.

Procesos de Cierre

Procesos de Inicio

22--33

Procesos de Ejecución

Comunicaciones

Procesos de Seguimiento y control

33--441. Planificaciónde las

Procesos de Planificación

11

comunicaciones.2. Distribuciónde la

información

Procesos de Procesos de

11 información.3. Informar el rendimiento.4. Gestionar a los

CierreInicio

2 2

4. Gestionar a los interesados.

Procesos de Ejecución

Adquisiciones

1. Planificar las compras y adquisiciones

Procesos de Seguimiento y control

55

adquisiciones.2. Planificar la contratación.3. Solicitar respuesta de

Procesos de Planificación

11--22vendedores.

4. Selección de vendedores.5 Ad i i t ió d l t t

Procesos de Procesos de 5. Administración del contrato.6. Cierre del contrato.

CierreInicio

33--44 66

Procesos de Ejecución

Grupo de Procesos de Seguimiento y ControlSeguimiento y Control