FERIAS Y MISIONES COMERCIALES

Contenido

• Beneficios de participar en Ferias Internacionales

• Etapas de una Feria

• Ferias comerciales y sus tipos

• Misiones comerciales y sus tipos

“Las Ferias son eventos que facilitan la

promoción comercial, comercialización y

negociación del producto en undeterminado mercado”

¿Por qué decidir participar en una feria?

¿Por qué decidir participar en una Feria?

La decisión de participar en una feria, es la de hacer una inversión de futuro, en un lugar de encuentro de:

• Clientes• Potenciales clientes• Representantes• Distribuidores• Proveedores• Competidores• Prensa

¿Cómo obtener información de ferias y sus antecedentes?

Para escoger la feria correcta:

• Estudie el calendario de ferias y websites

• Solicite información detallada de los

organizadores de la feria:

Número de visitantes y perfil de los visitantes

Perfil de los expositores

Catálogos de ferias anteriores

Costo de espacio para stand y del stand mismo

Mediante INTERNET – Algunas páginas web útiles

• http://www.ccq.org.ec/ccq_feria_internacional.php?area_id=1 (Cámara de Comercio de Quito)

• www.fairsworldwide.com

• www.tradeshowweek.com

• www.fairsguide.com

Mediante INTERNET – Algunos sitios de interés para localizar ferias

• Ferias y exposiciones del continente americano:– Servicios feriales de habla hispana:

www.buscaferias.net– Corporación de ferias y exposiciones:

www.corferias.com– Asociación de ferias internacionales de América:

www.afida.com

• Ferias Mundialeswww.expo.am www.auma.de/contentDB.aspx?sprache=s&db=mw&spdata=swww.fair-guide.com www.auma.dewww.auma.de

Objetivos a alcanzar en la participaciónen una Feria

Objetivos a alcanzar en la participaciónen una Feria

• Dar a conocer su empresa• Crear imagen de la empresa o de

la marca• Promover nuevos productos• Comprobar nivel de aceptación de un

prototipo• Realizar ventas directas• Obtener pedidos de clientes existentes

Objetivos a alcanzar en la participaciónen una Feria

• Obtener pedidos de prospectos conocidos• Obtener pedidos de nuevos prospectos• Recibir peticiones de oferta de clientes

existentes• Recibir peticiones de oferta de antiguos

clientes• Recibir peticiones de oferta de prospectos

conocidos

Objetivos a alcanzar en la participaciónen una Feria

• Recibir peticiones de oferta de nuevos prospectos

• Realizar contactos con prospectos conocidos• Realizar contactos con nuevos prospectos • Distribuir catálogos• Buscar representantes o distribuidores• Reunirse con clientes potenciales• Contrarrestar los efectos de la presencia de la

competencia• Hacer la competencia a la competencia• Establecer o ampliar relaciones con la prensa

Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria

Construcción/ decoración del StandAtención al visitanteRecepcionesRegalosPublicidad en el diario de la feria. (Artículos/Entrevistas)Publicidad en el Catálogo Oficial

Aprender de la competencia y valorarla en:

Nuevos ProductosDiseño de los productosCalidadTecnologías utilizadasAcabadosPreciosPresentación de los productosPublicidad en la prensa local

Ventajas internas alcanzadas en laparticipación en Ferias

• Reforzar el “espíritu de empresa”

• Aproximar a técnicos y vendedores

• Participar en un esfuerzo promocional conjunto

• Estimular al departamento de ventas

Ventajas internas alcanzadas en laparticipación de Feria

• Estimular la red de distribución y/o representantes

• Estimular la consecución de la “calidad total”

• Poner al día e incrementar nuestra base de datos comercial

• Aportar ideas para mejorar productos, servicios de atención a los clientes, etc.

¿Cómo participar en Ferias y sacar máximo provecho de ellas?

¿Cómo participar en Ferias y sacar máximo provecho de ellas?

Planeamiento y control son las herramientos para ser exitoso en una feria:

• formule objetivos

• seleccione la feria correcta

• decida adecuadamente su participación

¿Cómo participar en Ferias y sacar máximo provecho de ellas?

Planeamiento y control son las herramientos para ser exitoso en una feria:

• prepare un plan de actividades

• determine estrictos tiempos para cumplir

actividades

• realizar actividades paralelas a la feria

“ Una feria mal planificada puede causar más perjuicios que beneficios”

“ Planificación de la feria genera unaexcelente presentación”

Prepare un presupuesto:

• Alquiler del espacio (€ 150 – 350 m2)• Stand (€ 150 – 250 m2)• Decoración del stand• Transporte

• Trate de usar un solo consolidador de carga

• Tenga información sobre estadía y hoteles• € 80 a más para hoteles• € 50 a más para hospedajes

• Catering• Invitaciones, publicidad, prensa y recepciones

Sea ordenado en sus tiempos (8-12 meses)

• Reserva de espacio (6-11 meses)

• Reservas de hotel (5- 6 meses)

• Ordenar stand (5- 7 meses)

• Impresión de catálogos (4- 5 meses)

• Preparación del material para stand (3- 4 meses)

• Envío de invitaciones (2 meses)

• Despacho de mercaderías (1-2 meses)

• Instalación stand (2 días)

Inconvenientes que deben evitarse

• Demasiado tarde para • Reservar stand y hoteles• Solicitar stand• Preparación de catálogo• Arribo de mercadería

• Arreglos fuera de tiempo para• Documentos de embarque• Visas• Coordinaciones de viaje

• Empaque y rotulado de mercadería

Principales factores de éxito en laparticipación en Ferias

Principales factores de éxito en laparticipación de ferias

Debe tenerse en cuenta lo siguiente:• La adecuada preparación

• La selección y formación de vendedores

• La atención a los visitantes

• La ubicación del stand

• El aspecto estético del stand

Factores que influyen en la decisión de visitar un stand

Factores que influyen en la decisión de visitar un stand

1. Demostración de productos (28%)

2. Ubicación del stand (23%)

3. Recomendación de los asociados (22%)

4. Presentación del stand (13%)

5. Recomendación de los representantes (12%)

6. Tamaño del stand (1%)

“ Una buena atención genera unrelación comercial de siempre”

Modalidades de participaciónComo Expositor-Vendedor • Stand individual, la empresa

tiene que asumir todo el trabajo organizativo

• Stand agrupado, varios stands de empresas agrupados por un gestor coordinador, con una decoración común

• Stand colectivo, varias empresas en un mismo stand

Modalidades de participación

Etapas de una Feria

• Para participar en una feria se deberán considerar tres etapas :

1. PRE – FERIA

2. DURANTE LA FERIA

3. POST - FERIA

Planificación (pre-feria)

Definir cronograma de actividadesPre-Feria

Selección de muestrasDebe ser hecha en función de a las siguientes consideraciones:

• Gama de productos que la Feria permita exponer

• Objetivos fijados

• Perfil de los visitantes

• Tamaño del stand

• Demostraciones permitidas

Pre-Feria

Selección de muestrasEn la selección de muestras se deben incluir:

• Los productos estrella que han dado imagen de marca y prestigio a la empresa

• Los productos nuevos ya en fase de comercialización

• Los prototipos, siempre que estén protegidos por patentes y prestos para la inmediata puesta en fabricación en caso de buena acogida por parte de su mercado objetivo

Pre-Feria

• Las muestras a exhibirse deben ser objeto de minucioso examen para excluir aquellas que tengan cualquier defecto

• Deben preverse repuestos si se van a hacer demostraciones

Pre-Feria

• El logotipo: No debe ser detamaño exagerado si la empresa no es muy conocida

• Las marcas deben distinguirse

• Si se usan fotografías, éstas deben ser nítidas. Su temática puede ser variada (fotos aéreas, productos fabricados, de equipos de control)

Pre-Feria

• Si se utilizan paneles con gráficos, que muestran una marcha más o menos excepcional de la empresa, siempre debe tener datos actualizados

• Si se cuenta con certificaciones y homologaciones: ISO 9000, etc. éstas deben ser exhibidas

Pre-Feria

La contratación del espacio en la feria

Debe llenarse la solicitud correspondiente:

-Datos de la empresa

-Responsable de la participación

-Espacio interior o exterior

-Superficie (m2)

-N° de ángulos abiertos

-Ubicación preferida

-Productos a exponer

-Empresas coexpositoras

-Autofacturación

Pre-Feria

Personal de apoyoEs fundamental motivación en el personal, para ello debemos:

• Presentar la feria como factor fundamental

para las ventas y para la imagen de la empresa• Pedir la colaboración de todos• Pedir que estimulen su imaginación e ideas,

intervenir en esta fase de planificación• Mantener informados puntualmente a los

colaboradores• Delegar responsabilidades• Hacerles participar en la selección de muestras

Pre-Feria

Personal de apoyo - motivación• Hacer participar en la preparación del muestrario • Hacerles participar en la preparación del material

publicitario• Hacerles participar en el diseño y la preparación del

stand• Hacerles participar en el Marketing previo• Hacerles participar, en su caso, en el envío y montaje

del stand• Hacerles participar en el embalaje y expedición del

muestrario

Pre-Feria

Personal de apoyo Recomendable que el personal cuente con:

• Plano de la ubicación de la feria (zona de la ciudad)

• Plano del recinto ferial (pabellón, stand)• Miembros del equipo (nombres, alojamiento)• Horario de feria (turnos)• Servicios de la feria• Programa de actos paralelos• Información sobre la promoción previa y visitas• Trabajos específicos de cada miembro de equipo• Atenciones especiales que se ofrecerán a los

potenciales clientes

Pre-Feria

Personal de apoyo • El personal del stand es decisivo para la

consecución de los objetivos

Características a tener en cuenta en su selección:

• Conocimiento de idiomas• Simpatía• Conocimientos comerciales de ventas• Conocimiento de los productos

Pre-Feria

Personal de apoyo Principales aspectos que debe cubrir la capacitación del

personal que participará en una feria

• Explicarles la ventaja que tiene el vendedor en la feria

• Enseñarles a cómo atraer, abordar, precalificar al prospecto

• Incentivarlos con recompensas

• Promover el espíritu de sacrificio

• Hacerles intervenir en buena parte de la preparación del material de apoyo y marketing previo

Pre-Feria

•Crear ilusión y entusiasmo

•El éxito depende del esfuerzo y profesionalidad

•Motivarlos, hacerlos creativos

•Mostrarles los objetivos de la empresa en la feria•Enseñarles a realzar ventajas y diferencias de los productos

Personal de apoyo Actitud a mantener durante la feria:

• Sentirse seguro porque se encuentra “en su terreno”• No dejar nunca el stand desatendido• Vestir correctamente• Permanecer de pie cuando no hay visitantes• No hacer tertulias en el stand• Leer sólo necesario• No comer dentro del stand• Mantener el stand limpio y ordenado• Tener siempre material de demostración

Pre-Feria

Personal de apoyo Actitud a mantener durante la feria:

Actitud negativa:

Manos en los bolsillos,

ahuyentamos a los

visitantes

Pre-Feria

Personal de apoyo Actitud a mantener durante la feria:

Actitud negativa:

Conversando de otros

temas ahuyentamos

a los visitantes

Pre-Feria

Personal de apoyo Actitud a mantener durante la feria:

Actitud negativa:

Por último… algo que

sólo tu competencia

debe hacer!!!

Durmiendo en pleno

stand abierto

Pre-Feria

Material interno de apoyo• Manual de planificación de la exposición• Manual para el personal del stand• Check-list• Fichas para recoger consultas • Fichas para recoger pedidos• Fichas de valoración y clasificación de potenciales

clientes• Cartas de agradecimiento por la visita• Fichas de control de llamadas telefónicas• Cartas de presentación, facturas, sobres y otros

documentos• Cuaderno para registro de visitas

Pre-Feria

Recomendaciones para clasificación de documentos en stand

• Planificación (presupuesto, objetivos, notas de reuniones en la empresa, capacitación)

• Servicios (copias de solicitudes, facturas)• Promoción y Publicidad (copias de anuncios, mailing)• Transporte (lista de embarque, cotizaciones, seguro)• Construcción/decoración (planos de los elementos,

servicios aceptados, fecha de entrega de materiales)• Funcionamiento stand (personal contratado, materiales

para demostración, bebidas, mantenimiento)• Lista con visitas esperadas y citas concertadas

Pre-Feria

Elección del tipo de stand – características de un buen diseño

Un stand bien diseñado, debe:

• Ser abierto, que invite a entrar

• Realzar el producto

• No estar sobrecargado

• Tener máxima visibilidad, buen iluminación

• Tener algún detalle impactante, colores armoniosos, ser visible de lejos

Pre-Feria

Tipos de stand en una feria

corner stand

islandstand

head stand

throughstand

L-stand

L

aisle stand

Pre-Feria

El stand debe estar diseñado para permitir el libre flujo del personal y los visitantes

Pre-Feria

Pre-Feria

2.- Durante la feria……

¿Por qué asisten los compradores a una feria?

Durante la feria

Mantenimiento del stand

• El stand debe permanecer limpio durante toda la feria, como el primer día

• Acomodar las muestras movidas por los visitantes

• Comprobar el funcionamiento de los aparatos de demostración

• Procurar que la iluminación esté excelente. Revisar la iluminación contantemente

Durante la feria

Contacto con potenciales clientes

• La invitación personal es la más importante para la visita de alguien a la exposición

• Muchos asistentes visitan sólo los stand a los que fueron invitados

• El seguimiento empieza por unallamada telefónica de presentación

Durante la feria

Contacto con potenciales clientes

• Toda información que se envíe deberá ir acompañada por el nombre de la empresa, teléfono, Nº de stand, para su fácil ubicación en la feria

Durante la feria

Atención al visitante

• Se invita al visitante a pasar dentro del stand

• Se le presenta las mejores muestras del stand

• Se tiene en la mesa la “ficha de atención de consultas”

• Se anotan los términos de consulta

claramente

Durante la feria

Atención al visitante

• Intercambiar tarjetas

• Facilitar catálogos sólo si lo solicitan

• No retener al visitante

por mucho tiempo, sólo el necesario

Durante la feria

Tipos de visitantes

• El potencial cliente• El consultor• El vendedor• Competidor que se identifica• Competidor espía• Cliente que viene a quejarse• Periodista• Personalidades• Desocupado que busca entretenerse

Durante la feria

Debemos visitar otros stands para observar

• Diseño de productos de competencia• Calidad• Materiales utilizados, tecnología• Ventaja y desventajas de otros productos• Nivel de precios• Presentación de productos• Atención al cliente• Regalos y agasajos• Promoción de la participación en la feria

Durante la feria

Registro de la información obtenida

• No es suficiente la recolección de tarjetas de presentación

• Es conveniente tener impresos formularios, para facilitar el registro de interesados, para realizar seguimiento a los contactos hallados

• La ficha será práctica, para facilitar la labor de seguimiento

Durante la feria

Registro de la información obtenida

• El éxito de una participación, no se mide con la cantidad de contactos, sino en la calidad de los mismos

• El seguimiento a los visitantes es imprescindible

Durante la feria

Contenido de la ficha de registro• Nombre de la Feria y fecha del contacto• Nombre y cargo del visitante• País, ciudad, dirección, teléfono, fax, e-

mail• Sector actividad a la que pertenece :

importador, exportador, productor, representante, agente, distribuidor, trader

• Producto o servicio de interés• Nombre y detalles de la empresa a la que

está comprando

Durante la feria

Contenido de la ficha de registro• Comentario sobre el cliente; sobre el

producto o servicio; propuestas sugerencias

• Clasificación del contacto Excelente/Bueno/Aceptable/Malo

• Acciones post feria: Compromiso de envío de información, muestras, catálogos. hacer cita, visita de empresa

• Idioma de correspondencia• Espacio suficiente para pegar la tarjeta

de presentación

Durante la feria

3.- Post feria……

Desmontaje del stand

Atender compromisos adquiridos

Supervisión y desmontaje

• Debe de constatarse que el espacio utilizado quede en las mismas condiciones que fue recibido

• Cuidar que los productos, muestras y material expuesto no se deteriore, para ser utilizados posteriormente

Post feria

Atención a compromisos adquiridos

• Las promesas y compromisos adquiridos hay que cumplirlos

• Hacerlo “just in time”, no hacerlo o hacerlo tarde, dañará su imagen en el exterior

• Debemos cumplir con promesas aparentemente poco trascendentales: Envío de catálogos, listas de precios, cotizaciones

Post feria

¿Cómo evaluamos nuestra participación en una feria?

• Podemos conocer aproximadamente lo que ha costado participar en la feria

• Podemos conocer las desviaciones sobre lo presupuestado

…Pero!!!• Matemáticamente no podemos conocer los

resultados globales (en corto, medio y largo plazo)

• No podremos evaluar por Ej. la mejora o deterioro de nuestra imagen

• ¿Hasta qué punto es valorable que un posible cliente hay recogido un catálogo?

Post feria

Basta con utilizar otros parámetros para poder considerar, en un principio, una

feria, con éxito o fracaso

Post feria

¿Cómo evaluamos nuestra participación en una feria?

• La participación de una feria bien planificada, necesita tener sus objetivos bien establecidos (en lo posible cuantificables)

• Los documentos administrativos deben de estar acordes a los objetivos

• La comparación de resultados y previsiones permitirá:-Éxito, si se superaron ampliamente los objetivos-Buena, si se superaron los objetivos-Normal, si se han alcanzado-Mala, si no se han alcanzado-Fracaso, si no se han alcanzado por amplio margen

Post feria

Una feria se prepara en unos meses,transcurre en unos días y se explota

en varios años

Post feria

Ferias internacionales del sector maderas y

manufacturas

• Reúne a un promedio de 11,000expositores• 74,500 representantes de casas minoristas de muebles para el hogar, fabricantes, agentes, representantes de ventas y diseñadores

Participan :• representantes de los 50 Estados y 106 países a nivel mundial• Estiman transacciones por unmonto aproximado de US$ 282 millones anualmente

Ferias internacionales del sector

metalmecánica

Ferias internacionales del sector textil y

confecciones

Misiones comerciales

Misiones comerciales

• Es un evento en el que un grupo de exportadores, se reúne con potenciales compradores, en una sede previamente establecida con la finalidad de sentar las bases para el afianzamiento de negocios futuros

Misiones comerciales

• Los participantes en una misión comercial cuentan con un programa de citas previamente concertadas, basadas en el perfil de la empresa exportadora y las posibilidades de su producto en el mercado de interés.

• La agenda de negocios está a cargo de una empresa consultora del país sede

Tipos de misiones comerciales

Misiones Comerciales de Exportadores (Vendedores)

• Comprende la visita de los empresarios peruanos a empresas extranjeras

• Esta actividad le permite al empresario nacional, la búsqueda de contactos y organización de reuniones de negocios seleccionadas de acuerdo a las proyecciones de la empresa

Tipos de misiones comerciales

Misiones Comerciales de Compradores• Las misiones comerciales de compradores,

comprenden la visita de potenciales compradores (importadores) a empresas peruanas (exportadores o potenciales exportadores)

• Así, los exportadores extranjeros visitan las empresas, conocen a los empresarios y los productos de interés, con miras a concretar posteriormente una compra

Muchas Gracias por su Atención