Unidad N2. Planificacin y Preparacin de AuditorasActividad de Aprendizaje: Planificacin y preparacin de auditoras

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:1. Diseo del programa de auditoras: definicin: Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.El programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:a. Objetivos y alcance del programa de auditora. b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao. c. Criterios de auditora. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EMPRESA

OBJETIVO

El programa de auditora interna de MINSA tiene como objetivo general orientar la verificacin de procesos para establecer la conformidad en relacin con los siguientes aspectos:

Cumplimiento o legalidad: establecer la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulacin que aplican a cada proceso.

Estratgico: contribucin del proceso a la implementacin de los modelos de gestin de la calidad y control interno y al logro de los objetivos misionales de la entidad.

Gestin y resultados: determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia del proceso en el manejo de los recursos y la aplicacin de controles para lograr el impacto esperado en los servicios de la compaia.

ALCANCEEl presente programa de auditora contiene la planeacin de las auditoras regulares de control interno que se realizar en la entidad durante el ao 20XX, a fin de establecer la conformidad de los procesos en relacin con los objetivos, dentro del modelo de gestin de la calidad y del sistema de control interno. Pretende adems el seguimiento a la planeacin de la entidad y los planes de mejoramiento suscritos a raz de auditoras externas de aseguradores y de organismos de vigilancia y control y de auditorias internas de calidad y control interno.

PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

La implementacin del programa de auditora interna implica lo siguiente: Elaboracin del cronograma de auditora para el ao 20XX. Anexo 1 Planificacin de las auditoras Realizacin de auditoras Seguimiento a las recomendaciones de auditora Presentacin de resultados a la comit coordinador de control interno Conservacin de registros de auditora Evaluacin del programa de auditora

AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOSDe acuerdo con la disponibilidad de recurso humano de la compaia, las auditoras de control interno son gestionadas por el Coordinador de Calidad.

RECURSOS PARA EL PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA

Recurso humano: el cronograma de auditoras que se presenta para el ao 2015 son responsabilidad de asesor de control interno, contando con la participacin de los involucrados en los procesos.

Recurso tecnolgico: la entidad cuenta con equipo de cmputo para cada uno de os responsables del programa, as como insumos y equipos de oficina suficientes.

Recurso fsico: cada responsable cuenta tambin con oficina para el desarrollo de las actividades de planeacin y ejecucin de las auditoras.

Infraextructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

No se requieren recursos para desplazamientos ya que es una nica sede para la realizacin de auditoras.

IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

INCUMPLIMIENTO:

Que el programa de auditoria no se cumpla en su totalidadCONCECUENCIA:

Deficiencia en el seguimiento a la gestin y la calidad.MEDIDAS:

Capacidad de los auditoresMANEJO E IMPACTO:Asumir y reducir el riesgo.Tolerante

INEXACTITUD:

Informes no basados en las evidencias reales.Decisiones equivocadas basadas en informes no ajustados a la realidad.Capacidad de los auditoresAsumir y reducir el riesgo.Tolerante

Cronograma de las auditoras a realizar en el ao

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo siguiente:PLAN DE AUDITORIAOBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORADeterminar la conformidad del sistema de gestin de calidad con respecto a la norma ISO 9001:2008 en el proceso de desarrollo de aplicaciones de la empresa

PROCESOS A SER AUDITADOSDireccion

-Planeacion Estategica

-Gestion Gerencial

-MercadeoMisionales

-Trituracion de mineral

-Alquiler maquinaria-Transporte de materialApoyo

-Compras-Gestion Administrativa-Gestion Financiera y contable-Mantenimiento de Maquinaria-Transporte personal e insumos-Gestion Documental

CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIAa. Elaborar el Plan de Visita de Auditora. Precisar los detalles de la auditora tales como:

Determinacin del tipo de auditora.Determinacin de equipos electrnicos almacenamiento a utilizar.Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin, actividades in situ, preparacin y entrega de informe.Asignacin de tareas al equipo auditor.Determinacin de recursos necesarios.

b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de Control Interno.c. Generar comunicaciones necesarias.d. Abrir archivo documental de la auditoria.

PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROLNorma ISO 9001:2008.Manual de estndares de desarrollo.Manual de proceso de desarrollo.Documentos, registros y procedimientos del sistema de gestin, aplicables a cada proceso.

UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA.

Cronograma.Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:1. Preparacin del Plan de Auditora.2. Asignacin de las tareas al equipo auditor3. Preparacin de los documentos de trabajo4. Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.5. Recopilacin y verificacin de la informacin6. Generacin de hallazgos de la auditora7. Preparacin de las conclusiones de la auditora8. Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.9. Preparacin del informe de auditora10. Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.1. Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:2. Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar3. Una declaracin de las normas de auditora generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin.4. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen5. Aplicacin de normas generales a situaciones especficas6. Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR

1. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.2. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.3. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.4. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.5. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones.6. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.Dentro del plan de auditora de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.Disear un plan de auditora consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisin y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. Normalmente determinan si el resultado de un proyecto cumple o excede los criterios establecidos. El incumplimiento de los requisitos por lo general trae como consecuencia una accin correctiva. Disear un plan de auditora efectivo facilita que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se llevan a cabo.

Para disear un programa de auditora, debes conocer y comprender plenamente los requisitos, tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu cumplimiento. Un programa efectivo de auditora proporciona una gua completa a los auditores para la evaluacin de las reas clave que arrojarn los datos cuantitativos para hacer una recomendacin fundamentada en los resultados. El diseo debe especificar las herramientas y tcnicas, tales como cuestionarios, observaciones y diagramas de flujo. Examinar los planes de auditoras previos generados por tu empresa puede ser un excelente punto de partida.