CONTROL Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

MANUAL DEL CONTROL Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

ACTIVO

El Activo comprende todos los bienes y derechos de que es titular "la entidad". Tambin se incluyen en este rubro los gastos cuya apropiacin, por diversas razones, se difieren para ejercicios futuros. [footnoteRef:2] [2: 1 y 2 Glosario Iberoamericano de Trminos Contables, pags. 21 y 13]

Activos son los recursos econmicos de propiedad de una institucin o empresa, que se espera que beneficien las operaciones futuras. Los activos pueden tener forma fsica definida como los edificios, la maquinaria o las mercancas. De otra parte, algunos activos no existen en forma fsica o intangible, pero si en forma de ttulos valores o derechos reales, como por ejemplo las sumas adeudadas por los clientes, las inversiones en los bonos del gobierno, y los derechos de patentes.

Se denomina activo a la suma de bienes valores y/o derechos que posee una empresa, administrados por recursos humanos. Por bienes se entiende el conjunto de recursos con los que cuenta una empresa pudiendo ser, bienes de uso y bienes inmateriales.

Es todo lo que posee el negocio o deben al negocio.Tomando en cuenta los conceptos descritos anteriormente, podemos decir que: Activo es todo lo que posee una organizacin, susceptibles de variacin monetaria y que se espera que beneficie las operaciones futuras.

CLASIFICACION DEL ACTIVO

Los activos se clasifican de distinta manera, sin embargo se puede rescatar lo siguiente.

Activo Corriente: Se refiere a las cuentas que forman los fondos disponibles y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en dinero, en el corto plazo.

Activo no Corriente: Son los activos tangibles o intangibles destinados a un uso o posesin continuados y los derechos frente a terceros que por exceder el trmino para su realizacin de los doce meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio, no pueden considerarse corrientes. Constituido por las inversiones permanentes de la entidad y otros efectos no enajenables como bienes de cambio, as como derechos que son convertibles despus del periodo normal de un ao. [footnoteRef:3] [3: ]

El activo fijo se encuentra, dentro del activo no corriente.

ACTIVO FIJO

Son todos aquellos bienes de uso o propiedades fsicamente tangibles y de naturaleza relativamente permanente, adquiridos o construidos para uso en las operaciones de la institucin. Tienen un valor relativamente significativo y vida til estimada superior a un ao. Se dice que es fsicamente tangible porque tiene existencia corprea, material y fsica.Se incluyen, tambin los gastos por estudios y proyectos que sern objeto de capitalizacin una vez que se inicie la ejecucin de las construcciones de activos fijos de la institucin. [footnoteRef:4] [4: Glosario Iberoamericano de Trminos Contables, pag. 18]

El activo fijo comprende los bienes materiales como inmuebles, equipo de oficina y muebles, semovientes, adquiridos, producidos por la entidad o recibidos en donacin o transferencia, que tiene una vida til superior a los doce meses, es decir no se agotan en su primer uso, y su incorporacin a la entidad se realiza con el propsito de ser empleados en las operaciones de la entidad, (segn Manual Plan de cuentas de Contabilidad para el sector pblico).

Otras definiciones del Activo Fijo:Conjunto de elementos patrimoniales adscritos a la sociedad de forma duradera imprescindibles para la propia actividad de la misma. Se denomina tambin inmovilizado dividindose ste en material y financiamiento.Los activos tienen vida mayor de un ao y en consecuencia representan compromisos financieros a largo plazo por parte de la empresa; a medida que pasa el tiempo puede que se haga obsoleto o necesiten un ajuste total.

Se les llama planta y equipo o activo fijo a los activos que se utilizan en la produccin o venta de otros activos o servicios y que tienen una vida til mayor que un periodo contable.

Se denomina bienes de uso, activos fijos, propiedad planta y equipo o capital inmovilizado al conjunto de bienes muebles y/o inmuebles, maquinaria y equipo, vehculos automotores, etc., que posee una empresa para utilizarlos en el desarrollo especfico sus actividades.

Entonces podemos decir, que se denomina activo fijo, bienes de uso de propiedad planta y equipo o capital inmovilizado al conjunto de recursos materializados en bienes muebles y/o inmuebles, maquinaria, vehculos automotores, etc. Que posee una entidad para utilizarlos en el desarrollo especfico de las actividades de la organizacin.

Entre sus caractersticas principales podemos decir:

Son adquiridos para uso de la entidad o empresa (no estn dispuestos para la venta inmediata)

Forman parte del activo no corriente. Puesto que son de naturaleza duradera (mayor a un ao)Algunos bienes estn sujetos a depreciaciones, otros a un agotamiento y otros no se deprecian ni se agotan.

Se revalorizan mediante concursos de perito independiente.

Son costos diferidos porque se insumen peridicamente hasta agotar su vida til.

Duracin relativamente significativa. (Se seala que deben ser considerados activos fijos aquellos que llevan un valor superior a los dos salarios mnimos nacionales)

El objetivo de los bienes de uso, es presentar un adecuado y suficiente servicio a la entidad en el desarrollo de las actividades especificas, de esta manera coadyuvar al logro de los objetivos propuestos por el Programa de Operaciones Anual

CLASIFICACIN DEL ACTIVO FIJO

El activo fijo de acuerdo al a naturaleza de su inversin y al uso al que estn designados, son agrupados y clasificados en:

Activo Tangible: Un activo es tangible si tiene sustancia corprea, ocupa un espacio, razn por la cual se pueden ver, tocar, pesar, etc. Adems de tener un valor monetario. Estos activos tangibles sufren depreciaciones y agotamientos.Ejemplo: Muebles Enseres, Equipo de Computacin, Vehculos, etc.

Activo Intangible: Constituyen aquel conjunto de bienes que no poseen sustancia o forma corprea, es decir no ocupan un lugar en el espacio, razn por la cual no se puede ver, tocar, pesar, etc. Su valor reside no en alguna propiedad fsica, sino en los derechos que su posesin confiere a su propietario, tambin se puede mencionar a los costos de estudios y planos, patentes de inversin, franquicias, concesiones, procedimientos industriales, etc., Debiendo estos amortizarse (segn DS # 24051, articulo 27, en 5 aos).Ejemplo derechos de autor, patentes, derechos de llave, etc.

BIENES FUNGIBLES Se denomina bienes fungibles, a los bienes que se consumen con el uso inmediato, pierden su valor, en la gran cantidad de casos no pueden ser utilizados nuevamente.Podemos aadir que pertenecen a este grupo los bienes que su vida til estimada es inferior al periodo (un ao) y su valor no es significativo. Se los considera desechables y fcilmente reemplazables. No son bienes de relevante importancia.Estos bienes no son sujetos a revalorizacin tcnica.

CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL ESTADO

De acuerdo a la Norma Bsica del Sistema de Contabilidad Integrada, DS # 222957 (4.03.95), diferencia a los bienes del Estado en:

Bienes de Dominio Privado o Institucional: constituidos por activos materiales e inmateriales (tangibles e intangibles) de uso de la entidad cuyo derecho propietario esta registrado a nombre de la misma y contribuyen a la prestacin de servicios pblicos.

Los costos de depreciacin, amortizacin o agotamiento registrados, se consideran para la determinacin del resultado del ejercicio. Adems forman parte de esta los bienes de dominio privado en proceso de construccin, las mismas que a su conclusin son incorporadas al patrimonio institucional, y mientras dura la construccin de estos bienes, no son sujetos de depreciacin.

Bienes de Dominio Pblico: son bienes de uso irrestricto por la comunidad como puentes, carreteras, plazas, reas verdes, etc. En algunos casos el uso es restringido por tasas o derechos.Estos bienes no se deprecian ni actualizan, no pueden ser enajenados, ni adquiridos por derecho, tiene valor de uso (su fin es prestar un servicio medible cualitativamente) y no as en valor de cambio (no son sujetos a intercambio en el mercado).

Constituyen activos del ente ejecutor durante el periodo de su construccin o mejoramiento, una vez terminada, por la entrega del mismo a la comunidad, debe darse de baja y registrarse en cuentas de orden.

La ley No. 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, mediante su sistema de administracin de Bienes y Servicios, debe establecer los mecanismos para el registro y control de los activos fijos, bajo las normas generales que contribuyen al adecuado resguardo de los bienes de las instituciones pblicas.

Se considera la importancia de mantener un adecuado registro, adems de un permanente seguimiento y control de los bienes del Estado.

El control se desarrolla enmarcado en los siguientes objetivos: Verificar fcil y con rapidez la disponibilidad de bienes Evaluar el curso y costo histrico de los bienes Permitir la identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin de los bienes Conocer las condiciones tecnolgicas y de obsolescencia de los bienes Establecer responsabilidad sobre la administracin de bienes

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

El control de los activos fijos incluye su proteccin y tener un sistema de activos fijos y contabilidad adecuada para controlar, que incluye. Asignar responsabilidades por la custodia de los activos Establecer medidas de seguridad para evitar robos Separa la custodia de los activos fijos de su contabilidad Proteger los activos fijos de los elementos naturales Tener seguros adecuados contra prdidas totales Capacitar al personal operativo en el uso apropiado del activo. Mantener un programa de mantenimiento peridico.

IMPORTANCIA DEL CONTROL Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOSLas entidades del sector pblico son responsables de mantener un adecuado registro y control interno del rubro de Activos Fijos, relacionado con:

Inventario Fsico y Valorado Documentacin relacionada con la adquisicin, reparacin y mantenimiento Altas y Bajas Responsables de su custodia Calculo de la Depreciacin Acumulada

Aspecto que se refleja en el Balance General emitido cada gestin, con los respectivos anexos que respaldan los importes registrados en cada cuenta que lo compone, adems de las notas explicativas que correspondan.

RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES

Segn la Norma Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios D.S. 181, articulo 116, la responsabilidad por el manejo de bienes, recae en el Mximo Ejecutivo de la unidad de Finanzas ante la Mxima Autoridad Ejecutiva, por:

a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organizacin, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia, por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicacin del rgimen de penalizaciones por dao, perdida o utilizacin indebida.b) Por la adecuada conservacin, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que estn a cargo de la entidad.c) Porque la entidad cuente con la documentacin legal de los bienes que son de su propiedad o estn a su cargo, as como de la custodia y registro de esta documentacin en las instancias correspondientes.d) En caso necesario, solicitara a la Unidad Jurdica de la entidad el saneamiento de la documentacin legal pertinente.e) Por el envi de la informacin sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE.

Los responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de bienes, deben responder ante el responsable de la Unidad Administrativa por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, as como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes (pargrafo II del artculo 116, del DS. 181).

Todos los servidores pblicos son responsables por el debido uso, custodia, preservacin y demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados de acuerdo al rgimen de Responsabilidad por la Funcin Pblica, establecido en la Ley N 1178 y sus reglamentos (pargrafo III del artculo 116, del DS. 181).

CONTROLES ADMINISTRATIVOS

El D.S. # 181 NB-SABS vigente a partir del 28 de junio de 2009, en su artculo 118, establece que el control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolucin, utilizando los registros correspondientes como fuente de informacin. Para efectuar este control la Unidad Administrativa debe:

a) Realizar inventarios y recuentos peridicos, planificados o sorpresivos.b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda.d) Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de los bienes.

Para la elaboracin de la informacin relacin para con el manejo de bienes, se utilizar registros e informes.

a) Los registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirn

Verificar fcil y rpidamente la disponibilidad de los bienes. Evaluar el curso y costo histricos de los bienes. Conocer su identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin. Conocer las condiciones de conservacin, deterioro, remodelaciones. Conocer la tecnologa y niveles de obsolescencia en que se encuentran los bienes. Verificar la documentacin legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, as como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la institucin. Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administracin de las existencias.

b) Los informes permitirn describir y evaluar la situacin de los bienes en un momento dado.

TOMA DE INVENTARIOS

La toma de inventarios es el recuento fsico de los bienes de uso y consumo institucional, que ser realizado en las entidades, para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera los mtodos generalmente aceptados (artculo 119, DS 181)

Las entidades pblicas desarrollaran reglamentos, procedimientos y/o instructivos para el recuento fsico de los bienes de consumo, activos fijos muebles y activos fijos inmuebles, en los que consideraran inventarios peridicos, planificados y sorpresivos, con los objetivos de:

Establecer con exactitud la existencia de bienes, en operacin, transito, arrendamiento, deposito, desuso, inservibles, sustrados, siniestros, en poder de terceros, Identificando adems fallas faltantes y sobrantes. Proporcionar informacin sobre la condicin y estado fsico de los bienes. Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal us, negligencia y descuido o sustraccin. Verificar las incorporaciones y, retiros de bienes que por razones tcnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controlados. Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes. Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso. Generar informacin bsica para la disposicin de bienes. Programar adquisiciones futuras.

BIENES ADQUIRIDOS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO

Para el manejo de bienes adquiridos con financiamiento externo, se utilizaran los Reglamentos Especficos de las entidades o las Normas Bsicas, si el convenio de financiamiento no dispone lo contrario (artculo 120, DS 181)

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