Presentacin de PowerPoint

Una Poderosa Herramienta Grfica para el Anlisis e Interpretacin de los ProcesosDIAGRAMAS

ProcesoDIAGRAMASEs un conjunto de actividades que interactan sinrgicamente para obtener un resultado. Caractersticas:Toma una serie de insumos para transformarlos hasta obtener un resultado.Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los clientes.Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.Debe ser medibles.Definicin DiagramaDIAGRAMASSon la representacin grfica de los procesos en un sistema.

NecesidadesInsumosInformacinEntradaPROCESOSalidaProductoServicioInformacinCarateristicas Diagramas de Flujo DIAGRAMASPermiten una representacin grfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones.Con el debido conocimiento son ms fciles de interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones.Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas, procesos y salidas de un determinado sistema.Definen de manera sistemtica el procedimiento con las actividades en orden cronolgico que se deben seguir para obtener un determinado productoTienen gran cantidad de usos.Para qu se usan? DIAGRAMASSirve para aclarar cmo funcionan las cosas y cmo pueden mejorarse.Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.Facilita el conocimiento general del proceso.Sirve para identificar los responsables del proceso.Permite establecer reas importantes para la observacin o recopilacin de datos.Facilita la identificacin de reas a mejorar.Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas de los problemas del proceso.

Diagramas de Flujo de ProcesoDIAGRAMASSon vitales para el desarrollo de manuales.Con el enfoque por niveles se permite un detalle escalonado de los procesos.En el diseo de estos es importante velar por la simplicidad y el orden lgico.Se pueden emplear para el diagnstico y el rediseo.Tipos de diagramas de flujoFlujogramas de primer nivel o de direccin descendente.Flujograma de segundo nivel o detallado.Flujograma de ejecucin o matriz.DIAGRAMASFlujograma de primer nivelDIAGRAMASMuestra los pasos principales de un proceso y puede incluir tambin los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los subpasos correspondientes.Se usa para obtener un panorama bsico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso.La mayora de las veces pueden graficarse en 4 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso.

Flujograma de primer nivelPRESENTACIN DE SOLICITUDVERIFICACIN DE DATOS Y ELABORACIN DE BOLETAEMISIN DE CERTIFICADOENTREGA DELCERTIFICADOAL CLIENTEFlujograma de segundo nivelDIAGRAMASIndica los pasos o actividades de un proceso, incluye adems: puntos de decisin, perodos de espera, insumos y resultados.Se utiliza para examinar reas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

DIAGRAMASFLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE ENVENTANILLAENVIO DEFAXPRESENTACIONDE SOLICITUD VERIFICACIONDE DATOSPREPARACIONDE BOLETACORRECCIONDE DATOSELABORACIONDE TARJETAALIMENTACIONDEL SISTEMAVERIFICACIONEN PANTALAEMISION DECERTIFICADOFIRMA Y AUTENTICACIONEMISION DE TITULO DE PROPIEDADENTREGA AL INTERESADOCORRECTOSINOFlujogramas de ejecucin o matrizDIAGRAMASRepresenta en forma grfica el proceso en trminos de quin se ocupa de realizar los pasos.Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes.Es muy til para identificar quin proporciona los insumos o servicios a quin, as como aquellas reas en las que algunas personas pueden estar ocupndose de las mismas tareas.

Simbologa: Flujo de Procesos(Segn la Normas Iso 10013:2000)DIAGRAMASProceso - Procedimiento- ActividadRevisin de transaccin, documento o tareaDecisin TransporteDemoraSimbologaAlmacenamiento transaccin o documentoAtencin al PblicoBase de DatosDocumentoDiskettePartes importantesDIAGRAMAS

Nivel de detalleTtuloDescripcin del ProcesoEtapas de desarrollo DIAGRAMASDefina el proceso a levantar.Haga una lista en orden cronolgico de diferentes actividades y sus responsables.Sintetice las actividades en forma clara y concisa. Incluya las observaciones.Aplique la simbologa definida Utilice el formato preestablecido.

Simbologa UtilizadaA continuacin se detallan los smbolos a utilizar y una lista de trminos comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operacin, actividad o tarea

Smbolo empleado:

Trminos comunes: Abrir expediente

Actualizar archivo, formulario

Anexar

Anotar

Aprobar

Asignar

Brindar

Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.

Clasificar

Cobrar

Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)

Consultar

Depositar

Desglosar

Designar

Distribuir

Divulgar

_1042732870.vsd

Actividad descrita: Revisin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Analizar

Chequear

Corroborar

Evaluar

Revisar

Verificar

Actividad descrita: Transporte

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Enviar

Llevar

Remitir

Transportar

Trasladar

_1042733520.vsd

_1042733992.vsd

Actividad descrita: Decisin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

El documento cumple con los requisitos?

El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Almacenar

Archivar

Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)

_1042734113.vsd

Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atencin al pblico

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Brindar (al cliente)

Entregar (al cliente)

Informar (al cliente)

Presentar solicitud o formulario

Recibir (del cliente)

Solicitar (al cliente)

Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generacin de documento (escrito)

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Llenar formulario

Elaborar reporte (escrito)

Confeccionar (nota, reporte, etc.)

Redactar

_1042734253.vsd

_1042734571.vsd

Actividad descrita: Demora

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Esperar (notificacin, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Informacin en Base de Datos (informatizada)

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) en base de datos

Actualizar base de datos

_1042734864.vsd

Actividad descrita: Informacin en sistema de informacin

Smbolo empleado:

Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) al sistema

Digitar (en el sistema)

Registrar (en el sistema)

Actualizar sistema

Conectores

Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite ms de una pgina para ser levantado. Se coloca despus de la ltima actividad diagramada en una pgina y al principio de la siguiente, para denotar continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

A

Se utiliza para identificar el ltimo paso de un procedimiento. Se coloca despus (abajo) de la ltima actividad diagramada.

A

_1042735614.vsd

_1042735724.vsd

_1042735411.vsd