formacion auditores

7/29/2019 formacion auditores

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Introduccin Objetivo Definiciones Principios de auditora Tipos de auditoras El auditor Planeacin de Auditoras Internas Importancia de la planeacin El Programa de Auditora El Plan de auditora Recopilacin de Informacin Listas de Verificacin

CONTENIDO


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CONTENIDO

Realizacin de Auditoras Reunin de Apertura Entrevistas Notas de auditora El Auditado Informe de Auditora Hallazgos Reunin de cierre Informe de auditora Seguimiento Acciones correctivas y seguimiento


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Dinmicadel Curso-taller

Exposicin del contenido del Curso-Taller.

Ejercicios prcticos para mejor comprensin

de los conceptos.

Preguntas por parte de los asistentes en

cualquier momento de la presentacin.


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Introduccin


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Objetivo

El presente curso-taller tiene como finalidadproporcionar los conocimientos necesarios para

programar, planear, conducir y reportar unaauditora interna de calidad.


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Sistema de Gestin de la Calidad

Implementacin

FamiliadenormasISO9000

9000 9001

Elaboradasparaasis6raorganizaciones

Operacin

9004 19011


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ContenidoISO 9001:2008

1. Objeto y campo de aplicacin2. Referencias normativas3. Trminos y definiciones4. Sistema de gestin de la calidad5. Responsabilidad de la direccin6. Gestin de recursos7. Realizacin del producto8. Medicin anlisis y mejora


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Objetivo

Del captulo 4 al 8, estn contenidos todos losdeberes (requisitos) que se deben de estableceren un Sistema de Gestin de la Calidad para unaOrganizacin.

De los cuales por lo establecido en1.2 Aplicacin

de la misma Norma, solo se pueden hacerexclusiones restringidas a los requisitos expresados

en el Captulo 7.Manual de la Calidad en 7.5.2 : Validacin

de los procesos de la producciny de la prestacin del servicio


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Definiciones

Auditora : Proceso sistemtico, independiente ydocumentado para obtener evidencias y evaluarlas demanera objetiva con el fin de determinar el grado decumplimiento de los criterios de auditora.

Criterio de auditora: Conjunto de pol t icas,procedimientos o requisitos usados como referencia paracomparar la evidencia de la auditora.

Evidencia de auditora: Registros, declaraciones dehechos u otra informacin importante para el criterio deauditora y que son verificables. (La evidencia de laauditora puede ser cualitativa o cuantitativa.)


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Definiciones

Hallazgos de auditoras: Resultados de la evaluacin dela evidencia de auditora recopilada frente al criterio deauditora. (Los hallazgos de auditora pueden indicarconformidad o no conformidad con los criterios deauditora u oportunidades de mejora).

Programa de Auditora: Documento que muestra elconjunto de auditoras planeadas con un tiempo especfico

y con un propsito particular

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y lospreparativos de una auditora.


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Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabouna auditora. y habilidades.

Alcance de la auditora: Extensin y lmites de unaauditora.

Definiciones

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabouna auditora con el apoyo de expertos tcnicos si esnecesario. (Un auditor del equipo es designado auditor

lder del equipo). (El equipo auditor puede incluir auditoresen formacin)

Competencia: Cualidades personales y capacidaddemostrada para aplicar conocimientos y habilidades.


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PRINCIPIOSDE LA AUDITORA


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Principios de la Auditora

La auditora depende de varios principios. Estos hacen de laauditora una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de laspolticas y controles de gestin, proporcionando informacinsobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su

desempeo.

La adhesin a estos principios es un requisito previo paraproporcionar conclusiones de la auditora que sean

pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajarindependientemente entre s para alcanzar conclusionessimilares en circunstancias similares.


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De los auditores:

Conducta tica - el fundamento de la profesionalidad

La confianza, la integridad, la confidencialidady la discrecin son esenciales en la auditora



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Presentacin imparcial la obligacin de informarcon veracidad y exactitud


Los hallazgos, conclusionese informes de la auditora

reflejan con veracidady exactitud las actividadesde la auditora. Se informa

de los obstculos

significativos encontradosdurante la auditora y de lasopiniones divergentes sin

resolver entre el equipoauditor y el auditado.


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Los auditores proceden con eldebido cuidado, de acuerdo con la

importancia de la tarea quedesempean y la confianza

depositada en ellos por el auditado

y por otras partes interesadas.

El tener la competencia necesariaes un factor importante.


Debido cuidado profesional la aplicacin de diligenciay juicio al auditar


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Los auditores son independientes dela actividad que es auditada y estn

libre de sesgo y conflicto de intereses.

Los auditores mantienen una actitudobjetiva a lo largo del proceso de

auditora para asegurarse de que loshallazgos y conclusiones de la

auditora estarn basados slo en laevidencia de la auditora.


Independencia la base para la imparcialidad y laobjetividad de las conclusiones


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La evidencia de la

auditora es verificable.

Est basada en muestrasde la informacin

disponible, ya que unaauditora se lleva a cabo

durante un periodo detiempo delimitado y con

recursos finitos.

Principios de la AuditoraEnfoquebasadoenlaevidenciaelmtodoracionalpara

alcanzarconclusionesfiablesyreproduciblesenunproceso

deauditorasistem6co.


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Evidencia Objetiva:

Informacin queescuchen, vean o lean.

Libre de emocin yprejuicio

Verificable

Por qu hacer auditoras al sistema de calidad?:

Para obtener evidencia objetiva que permitaemitir un juicio acerca del estado del SGC.


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TIPOS

DE AUDITORA


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Tipos de Auditora

De calidad.

Ambientales.

De Seguridad.

Otros.

SISTEMAS.

Producto.Servicio.

Proceso

INTERNAS.

(de 1a. Parte).

EXTERNAS.

Por parte de un cliente (de 2a. Parte).Por parte de un organismo de certificacin(de 3era. Parte).AUDITORAS DE SEGUIMIENTO

AUDITORIAS

AUDITORIASDE CALIDAD(ALCANCE)

AUDITORIAS DE SISTEMASDE CALIDAD

(MTODO EMPLEADO)

Fiscales.


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Tipos de Auditora

PRIMER NIVEL:

(Primera Parte) internas

La organizacin evala su propia actuacin

SEGUNDO NIVEL:(Segunda parte)

externasLa efectan los clientes a sus proveedores.

TERCER NIVEL:(Tercera parte)

externas

Realizadas por organizaciones paraproporcionar certificacin o registros de

conformidad con los requisitos. (como ISO9001)


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Auditoras de 3er Nivel

Alcanzar el registro delsistema de calidad.

Ganar reconocimiento.

Reduce la necesidad derealizar auditoras

de segundo nivel.

Incrementa la competitividad.


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Auditoras de 2 Nivel

Ayuda a los clientes aseleccionar, calificar yaprobar proveedores.

Puede ayudar a losproveedores a mejorarsus sistemas.

Desarrolla un mutuoentendimiento de lacalidad.


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Auditoras de 1er Nivel

Satisface lo requerimientos delsistema de calidad

Detecta y corrige problemasprevios a las auditoras externas. Asegura la efectiva

implementacin del sistema decalidad.

Identifica oportunidades de mejora


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EL AUDITOR

INTERNO


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El Auditor Interno

Catalizador:Ayuda aldepartamento a re-examinar

como hacen las cosas para hacerlos cambios pertinentes.

Instrumento de administracin:Evala la efectividad del sistemade calidad establecido.

Asesor: Puede reconocersoluciones a problemas uoportunidades de mejora noconsideradas por los miembrosdel departamento.


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Calificaciones del Auditor Interno

ATRIBUTOS PERSONALES: tico,mente abierta, diplomtico,observador, perceptivo, verstil,tenaz, decisivo, autosuficiente.

CONOCIMIENTOS YHABILIDADES: documentos dereferencia, contexto de operacindel departamento, l eyes,reglamentos aplicables.

EDUCACIN, EXPERIENCIALABORAL, CAPACITACIN: gradode escolaridad, experiencia en elpuesto, capacitacin en auditoras


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PLANEACINDE AUDITORAS INTERNAS


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Importancia de la Planeacin

Es la clave para permanecerenfocado durante la auditora.

Asegura que la auditora seacompleta.

Ayuda a que la auditora seaefectiva.

Una cuidadosa planeacin esesencial para una eficiente ysuave ejecucin de la auditora.


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El Programa de Auditora

El Programa de auditora puede incluir una o msauditoras, dependiendo del tamao, naturaleza ycomplejidad de la organizacin que va a ser auditada.

Debe contener:ObjetivosAlcanceRecursos

ProgramadeAuditoradela

UAEM


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El Plan de Auditora

Objetivo Alcance Lder y miembros del equipo auditor Fecha, duracin Itinerario o agenda de auditora

PlandeAuditora

delaUAEM


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El Plan de Auditora

PROPSITO:Desarrollar una estrategia

Seleccionar muestras representativasCrear listas de verificacin

FUENTES DE INFORMACINManual de calidadProcedimientos

Prioridades administrativasInformacin del productoAuditoras previas


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Recopilar informacin

PROPSITO:Desarrollar una estrategia

Seleccionar muestras representativasCrear listas de verificacin

FUENTES DE INFORMACINManual de calidadProcedimientos

Prioridades administrativasInformacin del productoAuditoras previas


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Listas de verificacin

Muestran evidencias de la planeacinPermite mantenerse enfocadoMantiene el ritmo y la direccinMinimiza la parcialidadReduce el trabajo durante la auditora

Se asegura mejor uso del tiempo


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Listas de verificacin

Muestran evidencias de la planeacinPermite mantenerse enfocadoMantiene el ritmo y la direccinMinimiza la parcialidadReduce el trabajo durante la auditora

Se asegura mejor uso del tiempo


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REALIZACINDE AUDITORAS


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Revisindeladocumentacin

Preparacindelaauditorainsitu

Realizacindelasac6vidadesinsitu

Informedeauditora

Finalizacindelaauditora

IniciodeAuditora

Ac6vidadesdeseguimientodelaauditora

VISINGLOBALDELASACTIVIDADESDEAUDITORA


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Realizacin de la Auditora

Reunin de AperturaEntrevistas de auditoraVerificar informacin recopiladaNotas de auditora.Reacciones del auditado


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Realizacin de la Auditora

Es el arranque oficial de una auditora.Aunque puede ser breve e informal es unafuncin importante en la auditora.

Asegura que el auditor y el auditado compartenun entendimiento comn del por qu la

auditora ser realizada.

Es importante incluir una agenda paraasegurarse de cubrir todos los puntos


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Recoleccn de evidencia de Auditora

Se hace a travs de:

Entrevistas con el personal Inspeccin de la documentacin Observacin de Actividades y Condiciones Revisin de Registros de Calidad


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Evidencia de Auditora

La evidencia objetiva vlida, apoya a lasconclusiones del auditor y previene de

discusiones innecesarias con el auditado y de

la aceptacin de sus hallazgos.

RegistrosDeclaraciones de un hecho

Informacin que sea relevante al criterio de la auditoraVerificable


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Evidencia de Auditora

Algunos ejemplos de evidencia de auditora:

Copia de instrucciones de trabajoRegistros que requieren inspeccin y prueba

Si un documento no puede ser

adquirido con facilidad, elauditor deber anotar: fecha,nombre, cdigo, responsable

del documento.


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Entrevista de Auditora

Las entrevistas se deben dar con personas deniveles y funciones adecuadas que desempeenactividades o tareas dentro del alcance de

auditora.

Deberan realizarse durante las horas normales detrabajo y en el lugar de trabajo habitual de lapersona entrevistada.

Es uno de los medios ms importantes pararecopilar informacin. El auditor deberconsiderar lo siguiente:


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Entrevista de Auditora

Se puede iniciar la entrevista pidiendo a lapersona que describa su trabajo.

Los resultados de la entrevista deberan serresumidos y comentados con la personaentrevistada.


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Entrevista exitosa

La comunicacin adecuada es la llave parauna auditora exitosa.

Experiencia, conocimientotcnico y educacin sonexcelentes calificativos,

pero es mucho msimportante que los

auditores cuenten con

la habilidad de lacomunicacin.


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Tcnicas de entrevista

Para obtener informacin til deben hacerse laspreguntas correctas. Haga preguntas abiertas queno puedan contestarse con un simple s o no.

Inicie preguntas con:

qu?, por qu?, cmo?, cundo?, dnde? O quin?

y es probable obtener una respuesta ms completay detallada.


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Haga preguntas que lleven cierto sistema u orden.Introduzca a los entrevistados con:

Hiptesis: Qu pasa si. Vamos a suponerNo entiendo: Lo sientoPuede explicarmepor favor.

SilencioPreguntas absurdas u obviasContestar una pregunta sin realizar


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No solicitar que le muestren documentos tpicos,le darn lo mejor que tengan.

Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., paraseleccionar muestras que desea verificar.

Es recomendable que el auditor aplique algunastcnicas de auditora como las siguientes:

Muestreo


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Solicitar ver los archiveros donde se guardan losregistros y escoja las muestras del frente mitady al final.

Seleccione muestras de diferentes pasos delproceso.

Cuando encuentre desviacin, tome muestrasadicionales del mismo tipo para comprobar si esalgo genrico.

Muestreo


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Comenzar ya sea al principio o al final de proceso.Haga un seguimiento desde un documento dado,hasta los documentos asociados de referencia.

Vaya de los procedimientos a los reportes, de losreportes a los procedimientos.

Siga la cadena de las transacciones hacia atrs ohacia delante a lo largo del proceso.


Rastreo


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Verificar que cada paso de la actividad se efectacomo se describe en el documento de calidadaplicable.

Verificar que cada espacio es llenado, firmado yfechado, si es requerido por el registro de calidadaplicable.

Verificar la Actualizacin de las revisiones de losdocumentos en los puntos de uso. (Que se encuentrenlas versiones vigentes).

Verificar totalmente algunos documentos cuando seanecesario.

Tcnicas de entrevistaComprobacin


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Una buena entrevista, tambin involucra un ciertogrado de sentido comn.

Piense antes de hablar. Tome su tiempo y seametdico.


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Notas de AuditoraQu hacer?

Registrar hallazgos de no conformidades Registrar la evidencia de esas no conformidadesCmo hacerlo?

No aparentar que se ignora al entrevistado Referirse a lo que se est investigando en elmomento

Hacerlas legibles y completasLas notas crean un registro fsico de la informacin que se

obtiene. Trate de balancear su atencin entre elentrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente

detalladas para que sean una referencia confiable.


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Notas de Auditora

*Las notas deben incluir:

Declaraciones aceptables

Identificadores de documentos(cdigo,ej.:PO-ADR-O1 Rev.:00,).

Identificadores de producto, mquina,estacin de trabajo

Posiciones y nombres...si fuera necesario.

No confe en su memoria. Tome notas conforme

realiza la auditora.


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Notas de Auditora

Utilice su lista de verificacin o documento detrabajo.

Observe, mire, escuche. En particular ESCUCHE lasexplicaciones que pueden variar de un rea a otra.Trate de obtener respuestas sin tener quepreguntar.

Escriba TODO de tal forma que no olvide nada!!


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Notas de Auditora

Oficinas, laboratorioCul es el estado de mantenimiento en general?

Cul es la condicin del equipo en general?

Documentos:Son todas las fechas lgicas y consistentes?

Existen tachaduras o enmendaduras?El papel es viejo y la tinta consistenteen contraste con la antigedad del documento?

Asegrese de observar lo siguiente durante la auditora:


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Personal

Se muestran cansados y con sobrecarga de trabajo?

Cmo reaccionan a sus preguntas?

Conocen sus actividades?

Son organizados?

Los empleados conocen el procedimiento?

Actan de forma inmediata para tomar accin encuanto a una no conformidad?


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Personal

Se muestran cansados y con sobrecarga de trabajo?

Cmo reaccionan a sus preguntas?

Conocen sus actividades?

Son organizados?

Los empleados conocen el procedimiento?

Actan de forma inmediata para tomar accin encuanto a una no conformidad?


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ELAUDITADO


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El Auditado

El auditor debe estar preparado para enfrentar una

gran variedad de casos que se pueden presentar:

Auditados agresivosAuditados tmidosPersonas ausentesDocumentos extraviados

Documentos preparados con anticipacinCasos especiales (espordicos)Chantaje emocional

En estas situaciones el auditor debe actuar conprofesionalismo e imparcialidad.


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Reacciones comunes

Retar sus observaciones Reconozca su error si procede Cite los hechos

Conflicto Asegure a los auditados que no se persigue unculpable

Refuerce los beneficios del proceso de auditora Percepcin de la autoridad

Sea corts y paciente Respete su propia autoridad


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INFORMEDE AUDITORA


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Informe de Auditora

Escribir declaraciones de los hallazgos Conducir la reunin de cierre Reportar resultados de la auditora Acciones correctivas y seguimiento Cerrar la auditora

Despus de obtener evidencia durante laauditora, se deben documentar ycomunicar los hallazgos para que unaaccin correctiva pueda ser identificada eimplementada.


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Tipos de hallazgos

La determinacin de la seriedad de un hallazgo noes un proceso exacto.

En ocasiones es necesario hacer juicios basados enla experiencia en auditoras.En caso que no sea clara la no conformidad/observacin y no se tenga plena confianza de laevidencia, es mejor otorgar el beneficio de la duda.


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Ponderacin de los hallazgos de AuditoraNo conformidad

Falla del sistema Ausencia de un sistema Cmulo de varias observaciones

Observacin Falla aislada Fcil o rpidamente resuelta Incumplimiento parcialOportunidad de Mejora

Recomendacin Se basa en el juicio y experiencia Para mejorar el SGC


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No conformidad

Incumplimiento de un requisito

El sistema de calidad no satisface elestndar(norma ISO 9001:2008)

La implementacin no corresponde alsistema de calidad

El sistema implementado no es efectivo

Cualquiera de estas tres situacionesrepresenta una no conformidad.


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No conformidadEjemplo:

Nuestro manual de calidad no cumple conISO 9001:2008

No seguimos los procedimientos tal y comoestn documentados en nuestro manual decalidad.

Los procedimientos que se han establecidopara la deteccin del producto no conformeson inconsistentes o inefectivos.


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Declaraciones de los hallazgos de Auditora

Es la principal forma de documentacin de unhallazgo.

Deber ser completa y concisa

Anote la no conformidad cuando sea encontrada

Escriba la declaracin despus.

Deber dialogar las no conformidades con el

auditado al momento en que sean identificadas.


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Elementos de las declaraciones

de los hallazgos no conformidad/observacin

La fuente del requerimiento: Norma ISO 9001, manual de

calidad..

El requerimiento en s mismo: Clusula relevante de la

norma, punto del manual o declaracin del procedimiento.

La fuente de la evidencia: Registro, documento o proceso

que causa conflicto o ttulo de la persona

La evidencia en s misma: Seleccin especfica del

registro, documento o paso del proceso en el cual elconflicto fue observado.

Una declaracin completa de la no conformidaddebe contener estos cuatro elementos


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Reunin de cierre

ParticipantesAgradecimiento a los participantesPropsito y alcance de la auditoraNo conformidadesLimitaciones de la auditoraAclaracionesCierre


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Informe de Auditora

No. De auditoraPropsito, alcance y norma de referencia

Auditor o auditoresFecha de la auditoraDeclaraciones de la no conformidadRecomendaciones

(Fin de la auditora)


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Seguimiento

Identificar y acordar la no conformidad

Especificar las acciones correctivasProgramar pasos clave incluyendo fechas para:Identificar la causa razDesarrollar una solucinImplementar una solucinEvaluar su efectividadVolver a auditar


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Seguimiento

El reporte de accin correctiva debe ser:RastreableDescriptivo de los resultados de la auditoraIncluye: Identificacin de la no conformidadPlan de accin correctiva

Cundo y cmo las acciones fueron tomadasEfectividad de las acciones

Cundo fueron terminadas las acciones El auditor es el res onsable del se uimiento


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Seguimiento

Verificaraccionescorrec6vasDarseguimientoconelauditado

Sonlospasosfinalesenlaclausuradeunaauditora.

Recuerdequeelobje6vofinaldelaauditoraesmejorarlaoperacin.Noessuficientelasimple

iden6ficacindelosproblemasuoportunidades.

Asegresequesehayaestablecidounlmitede6empoconfechasparapuntosclaveenelprocesodelaaccin

correc6va.


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SOLUCINDE CASOS PRCTICOS


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REALIZACINDE UNA AUDITORA


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formacion auditores

Documents

Transcript of formacion auditores