ISODOC V 6.5 Solución Integral para Gestión de Calidad ...

SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD

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MEJORAMIENTO CONTINUO 1

ISODOC V 6.5 Solución Integral para Gestión de Calidad

Manual Módulo Mejoramiento Continuo


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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN REALIZADA POR FECHA

Versión 1 xxxxxxx xxxxxxx

Versión 2 Harold Romero 31 de julio de 2018

Versión 3 Santiago Briceño 18 de junio de 2020

Prohibida su reproducción total o parcial sin previo consentimiento del autor. Para obtener resultados óptimos del software, se debe estar familiarizado con conceptos de Windows y Navegadores de Internet como señalamiento, búsquedas, edición de casillas, manejo de archivos, y selección de menús.


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Tabla de Contenido 1. Módulo mejoramiento continuo. ............................................................................................................................4

2. Planes de acción .....................................................................................................................................................5

2.1. Crear plan de acción. .............................................................................................................................................6

3. Actividades planes de acción .............................................................................................................................. 18

4. Acciones rápidas ................................................................................................................................................... 19

4.1. Crear acción rápida. ............................................................................................................................................. 19

4.2. Consulta acción rápida ......................................................................................................................................... 20

5. Lecciones aprendidas .......................................................................................................................................... 22

6. Reportes ................................................................................................................................................................. 23


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1. Módulo mejoramiento continuo.

En este módulo podrá encontrar un menú en la parte izquierda con ocho opciones:

• Mis pendientes: despliega siete nuevas opciones.

o Planes de acción: Muestra los planes de acción pendientes del usuario actual


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o Actividades plan de acción: Muestra las actividades que se relacionen con los

planes de acción, pendientes del usuario actual.

o Actividades auditoría: Muestra las actividades relacionadas con las auditorias

pendientes del usuario actual.

o Actividades actas: Muestra las actividades relacionadas con los riesgos


o Acciones rápidas: Muestra las acciones rápidas pendientes del usuario actual.

o Investigaciones de incidentes y accidentes: muestra los incidentes y accidentes


2. Planes de acción


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2.1. Crear plan de acción.

En esta opción del menú podremos encontrar la opción de “Crear plan de acción”: Al seleccionar esta opción nos mostrará el siguiente formulario.

En el momento en terminamos de diligenciar el formulario anterior en la parte superior del mismo, aparece un botón llamado Enviar, el cual envía la solicitud, a la persona que se seleccionó en el campo Líder Implementador.

El sistema muestra al finalizar un cuadro en el cual se especifica que la solicitud del plan de acción se creó satisfactoriamente, y con él nos muestra información básica del mismo.


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Luego de diligenciar y guardar el plan de acción, lo podemos encontrar en el menú en las siguientes opciones, tomaremos como ejemplo la opción de por número, podemos acceder al plan de acción creado dando click en el link.

En el momento en que abrimos el plan de acción que se creó anteriormente, el sistema nos muestra la información que respectivamente se diligencio, en la parte superior del mismo, encontramos un botón llamado Plan de acción / hallazgo.

Al dar clic en este botón muestra una ventana donde nos permite ingresar una descripción respecto a el cambio.


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Después de haber ingresado la descripción solicitada, daremos clic en el botón de aceptar, este nos guardara la descripción ingresada y nos mostrara el siguiente formulario con el estado en proceso.

• Reporte Problema: El sistema en este campo nos da dos opciones “Si - No”.

➢ Si

o Nos aparece un campo adicional llamado “Análisis de Causas”,

en el cual seleccionamos que tipos de causas queremos

implementar en el plan de acción.

o Nos aparecerá una nueva sección llamada conclusión del

análisis.

➢ No: no muestra los campos mostrados anteriormente.

• Análisis de causas

➢ Causa efecto: Este análisis de causa consiste en crear causas y efectos

del problema que posteriormente se verán graficados en un diagrama de

espina de pescado, el cual permitirá esquematizar el análisis del problema

planteado en el plan de acción, acción de mejora, prevención y corrección.


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Al dar clic en causa – efecto que se encuentra en el recuadro azul, abrirá una

ventana con la siguiente información.

➢ Problema: En este botón al dar clic se muestra una nueva sección con

un único campo donde se define el problema del diagrama. Y por

consiguiente el problema se guarda.

➢ Crear Categoría: En el momento en que se da clic en el botón se

muestra una nueva sección donde se crea una o más categorías, al ya

tener categorías nos muestra un nuevo botón llamado crear causa.

➢ Crear Causa: Al dar clic en este botón se muestra una nueva sección


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en la cual seleccionamos una categoría creada anteriormente, y por

consiguiente creamos una causa. En esta tabla se pueden crear una o

más causas.

➢ Evaluar Causas: Al dar clic en este botón se muestra una nueva

sección en la cual me aparecen las causas creadas anteriormente y en

esta opción evaluamos la causa.

Al dar clic en el link que se muestra en evaluar causas, se muestra

una nueva ventana donde permite ingresar un comentario.

➢ Diagrama Causa – Efecto: Al dar clic en este botón, se muestra una

ventana emergente en la cual visualiza un diagrama de espina de

pescado / diagrama Ishikawa, en la cual su parte principal es el

Problema, luego aparecen las Categorías, y de ellas las causas.


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Nota: Se pueden agregar indefinidas categorías y causas, pero, el

diagrama solo visualiza 5 categorías y por cada categoría 5 causas.

➢ Eliminación de datos creados: los datos creados se pueden eliminar

seleccionando el dato a eliminar y dando clic en el botón eliminar,

tomaremos como ejemplo las categorías.

➢ Lluvia de ideas: Esta opción nos mostrara una tabla la cual solo posee

un campo de texto donde permitirá digitar las ideas que explicaran las

causas del problema planteado.


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➢ Primer Análisis: Este análisis, toma las acciones, el lugar, el responsable

y una imagen/foto que evidencia el problema.

➢ 5 porque: Esta opción nos despliega una tabla con una opción de

seleccionar un campo y 5 campos de texto:

o ¿Número de filas a ingresar?: El sistema nos desplegara un

listado con la cantidad de filas que desea en la tabla, el mínimo

es 1 y el máximo son 5.

➢ 5M: Es un sistema de análisis estructurado que se fija en cinco pilares


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fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un

problema.

o Mano de obra: El personal puede ser el origen de un fallo.

o Media Ambiente: Las condiciones ambientales pueden afectar

al resultado obtenido y provocar problemas.

o Método: Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas.

o Materiales: Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema.

o Maquinas: Un análisis de las entradas y salidas de cada

máquina que interviene en el proceso.

• Seguimiento:

En la parte superior del formulario encontramos un botón que lleva el nombre

de “Seguimiento”. Al dar clic se muestra una ventana emergente donde se hace

una pequeña descripción de lo que se realizó en el formulario.


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• Actividades:

En la parte inferior del formulario se encuentra una tabla la cual lleva por nombre

“ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN”, en esta tabla se encuentra un botón

el cual nos da la opción de agregar. Esta tabla solo aparece en el momento en

que el plan de acción se encuentre en estado “En Proceso”.

Al dar clic en el botón se muestra una ventana emergente en la cual se

encuentra un formulario en el cual creamos una actividad que se asigna al plan

de acción, por consiguiente, se diligenciaran los campos en el formulario.

En el momento en que terminamos de diligenciar el formulario, daremos clic en

el botón de guardar, una vez guardada información de la actividad, en la sección

de actividades en el plan de acción nos mostrara las actividades creadas de la

siguiente manera, si se quiere ver la información completa de la actividad

damos click en el link que se muestra.

Al dar clic en el link de la actividad se muestra la actividad, en una nueva

ventana en donde se puede modificar la información o realizarle el seguimiento

a la actividad.


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Al dar clic en el botón de seguimiento acción se muestra una nueva ventana

donde se puede realizar dos tipos de seguimiento los cuales son:

➢ Sin cerrar

Permite ingresar el porcentaje de la actividad y anexar un documento o

añadir una ulr.

➢ Cerrar actividad

Permite ingresar una justificación para el cierre de la actividad y

anexar un documento.


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Una vez ingresados los seguimientos o el cierre de la actividad se pueden

visualizar de la siguiente manera.

Nota:

* Tener en cuenta que, si la actividad no se cierra antes de cumplir la fecha

de finalización, el sistema enviara una notificación al correo al usuario

responsable de la misma.

*El seguimiento solo puede ser realizado por el administrador o el

responsable de la actividad.

En el formulario del plan de acción, en la sección de actividades se muestran

las actividades que se le han asignado al plan de acción, como podemos

observar en la imagen en la vista, se encuentra información sobre las

actividades y una columna en la cual nos indica el porcentaje de la actividad.

• Verificación de la eficacia – lección aprendida:

Cuando las actividades creadas se encuentren con un promedio total del 100%,

se mostrarán dos tablas en la parte inferior de la tabla de las actividades las

cuales son:

➢ Verificación y eficacia

se hace una verificación de la solución que se planteó a dicho

problema.


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➢ Lección aprendida

Se especificará la lección que aprendió dentro del flujo del plan de

acción respecto a problema que se planteó en los primeros pasos.

• Finalizar plan de acción / hallazgo

Al terminar con el proceso tanto de diligenciar el plan de acción según sea el

caso, como de dar por terminadas las actividades asignadas, y diligenciar por

consiguiente la lección aprendida y la verificación de la eficacia. Se mostrará

un nuevo botón en la parte superior del mismo, llamado “Finalizar Plan de

Acción / Hallazgo”.

Al dar clic en este botón se muestra una ventana emergente en la cual

encontramos un formulario de justificación, al diligenciarlo damos clic en el

botón de aceptar y concluimos con la finalización del plan de acción.


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3. Actividades planes de acción

Se podrá buscar la actividad creada en las vistas por sus respectivos filtros en

cada uno, tomaremos como ejemplo por responsable.

Se puede visualizar la información de la actividad creada dando clic en el link.


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4. Acciones rápidas

4.1. Crear acción rápida.

En esta opción del menú podremos encontrar la opción de “Crear acción

rápida”, al seleccionar esta opción nos mostrará el siguiente formulario.

En el momento en que se guarda la actividad, el sistema responde con una

tabla que registra satisfactoriamente la creación de la actividad.


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4.2. Consulta acción rápida

Una vez creada la actividad se puede buscar en los siguientes apartados del

menú, tomaremos de ejemple por número.

Al momento de dar clic en el link de la actividad, se mostrará una ventana con

toda la información de la actividad.


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Al dar clic en el botón de seguimiento acción se muestra una nueva ventana

donde se puede realizar dos tipos de seguimiento los cuales son:

➢ Sin cerrar

Permite ingresar el porcentaje de la actividad y anexar un documento o

añadir una ulr.

➢ Cerrar actividad

Permite ingresar una justificación para el cierre de la actividad y

anexar un documento.


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Una vez ingresados los seguimientos o el cierre de la actividad se pueden

visualizar de la siguiente manera.

Nota:

* Tener en cuenta que, si la actividad no se cierra antes de cumplir la fecha

de finalización, el sistema enviara una notificación al correo al usuario

responsable de la misma.

*El seguimiento solo puede ser realizado por el administrador o el

responsable de la actividad.

5. Lecciones aprendidas


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En el menú encontraremos una sección llamado lecciones aprendidas, en ella

encontraremos vistas filtradas por campos de las lecciones aprendidas creadas

en los planes de acción, tomaremos como ejemplo por origen.

Al dar clic en el link nos mostrara la información básica de el plan de acción y

la evidencia de la lección aprendida.

6. Reportes


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Se permite generar reportes de tipo Excel, PDF y ODS.

o Reporte Plan de Acción: Permite la elaboración de reportes de los

planes de acción creados.

o Reporte actividades plan de acción: Permite la creación de reportes de

las actividades creadas.


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o Reporte actividades auditorias: Permite la creación de reportes de las

actividades de auditorías creadas.

o Reporte acciones rápidas: Permite la creación de reportes de las

acciones rápidas creadas.

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