DEDICATORIA

A todas:Las personas que de una u otra manera estn contribuyendo en mi formacin profesional, en especial a mis padres, por el apoyo que me brindan de manera incondicional.

AGRADECIMIENTO

AL Lic. Burillo Vela Julio de la escuela acadmica de administracin de empresas de la Universidad de Hunuco, Por su orientacin y enseanza. En un mtodo de aprendizaje muy adecuado para as culminar mi carrera profesional con gran eficiencia y eficacia para poder ser buen profesional y competente en el futuro.

INDICEIntroduccinCaptulo 1: Sistemas de informacin en la organizacin.......061. Objetivo de aprendizaje..072. Ventajas de los sistemas de informacin n las organizaciones.073. Eficacia / efectividad...074. Eficiencia085. Aumento de ventajas competitivas.086. Por qu los sistemas de informacin dentro de la estructura de la organizacin?........................................................................................................097. Sistemas de informacin y tecnologa de la informacin.108. Sistemas de informacin...119. Tecnologa de la informacin...1110. Cartera de aplicaciones..11 De alto potencial..12 Estratgica13 Clave para las operaciones..13 De apoyo1411. Sistemas de informacin para las decisiones en las organizaciones...1512. Niveles de decisin en una organizacin..1513. Caractersticas de la informacin16 Nivel ejecutivo..16 Nivel directivo..16 Nivel operativo.1614. Flujo de la informacin...1715. Sistemas de informacin en las organizaciones.1716. Modelos de implementacin de un sistema de informacin en las organizaciones.18 Determinismo tecnolgico...18 Administracin racional19 Interaccin social....2017. ITSGAS...21 Producto....21 Cliente....22 Canales de distribucin....22 Proveedores.....22 Actividades de la cadena de valor.....23 De carcter general.23ConclusinRecomendacinAnexo

INTRODUCCIN

Durante los ltimos aos se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestin empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de informacin empresariales.Se considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los ejes sobre los que haba girado la gestin empresarial. Si la Teora econmica tradicional mantena el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la informacin se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.Desde el punto de vista de la gestin empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez ms complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez ms acuciante de informacin para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.El dominio de la informacin externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de informacin que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia informacin que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en informacin externa para otras empresas que absorben esa informacin.

CAPTULO ISISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACINNosotros debemos resolver primero las preguntas: por qu? y qu? y despus resolver la pregunta cmo? Si nosotros no conocemos qu necesitamos, probablemente no sabremos que buscar.1. OBJETIVO DE APRENDIZAJE Los Sistemas de Informacin se construyen para mejorar la Organizacin y habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organizacin receptora de los SI son el fin ltimo que justifica su puesta en marcha. El objetivo de aprendizaje de esta Unidad es obtener los conceptos tericos bsicos que nos permitan orientar la funcin de los sistemas de informacin en las Organizaciones.2. VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres ventajas y sus consecuentes beneficios: Mejoran la Eficacia Mejoran la Eficiencia Aumentan la ventaja competitiva de las empresas. Mencionamos: ventajas y beneficios; si bien las palabras hablan solas de la diferencia entre ellas, vale la pena remarcar el tema. Con ventaja de una organizacin nos referimos a obtener una diferencia, en general en sentido positivo, sobre otra organizacin o sobre el estado actual de las cosas. Con beneficio nos referimos a los resultados que podemos lograr con la ventaja. Este beneficio puede ser de orden econmico u otro tipo de beneficio. Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de una tecnologa son el factor que ms importa y lo que va a permitir tener una opinin favorable ante una opcin de adquisicin de una tecnologa. Casi siempre el punto de vista del empresario difiere de nuestra ptica desde nuestra posicin de tcnicos. 3. EFICACIA /EFECTIVIDAD La eficacia o efectividad responde a la pregunta: Qu se logr?Se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de un objetivo perseguido. Es decir, una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios. En este caso la IT se usa como un facilitador para permitir a las organizaciones cumplir sus objetivos, tomar mejores decisiones y proveer mejores productos y servicios a sus clientes. SI tpicos que responden a este tipo de criterio son los sistemas que aumentan la productividad del plantel de personal o staff.Ejemplos de aplicaciones que aumentan la eficacia de una organizacin son: Procesadores de texto: Permiten a las secretarias producir ms cartas. Videos conferencias, mejor uso del tiempo. Computadoras de mano: Palms para toma de pedidos. Planillas electrnicas de clculo Correo electrnico, e-mail 4. EFICIENCIA La eficiencia responde a la pregunta: Cmo se logr? Se relaciona con la manera de cumplir el objetivo. Con la bsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer ms con menos, bajar los costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas. SI tpicos que responden a este tipo de criterio son: Sistemas que permiten un ahorro de costos. Sistemas que permiten una reduccin de labores manuales. El aumento de eficiencia en muchos casos por automatismo trae aparejado como consecuencia: reducciones de personal. No siempre este hecho puede ser valorado como positivo. Permiten una reduccin de espacios fsicos Ejemplos de sistemas orientados al aumento de eficiencia son: Software de impresin de facturas de pago. Sistemas computarizados de control ambiental. Sistemas de control de la produccin Sistemas como los cajeros automticos5. AUMENTO DE VENTAJAS COMPETITIVAS Los sistemas de este tipo responden a la pregunta Cmo lograr una posicin, un servicio nico y diferente, ante los competidores que todava no lo poseen? En general se caracterizan por permitir o habilitar un crecimiento del negocio. Los SI en este caso se usan para ganar una ventaja sobre nuestro rival. SI tpicos que responden a este tipo de criterio son: Sistemas de compra por Internet. Servicios bancarios diferenciales (por ejemplo: ATM) Servicios de compra de pasajes areos. Ante este tipo de beneficio, las empresas competidoras reaccionan prontamente y con la incorporacin de la novedad a sus recursos tratan de disminuir la ventaja existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir, en forma ms simple, copian al lder. La lder gana mercado por el diferencial de tiempo ante la competencia tarda. Los beneficios de eficacia, eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no se dan aislados, no son nicos. Un SI produce una combinacin de estos beneficios. En la decisin de invertir en un SI es raro observar uno solo de los beneficios mencionados. En general los sistemas ofrecen algo de las tres ventajas aunque uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador de la opcin de compra. No queremos dejar de mencionar, antes de pasar a otro tema, que en diferentes momentos en el tiempo el desarrollo de sistemas puso foco en algunas de las ventajas mencionadas. Esta evolucin cronolgica ocurre y suele darse en la evolucin de los objetivos perseguidos por los SI en una organizacin. En el cuadro siguiente se observa esta evolucin cronolgica. 6. POR QU LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN? Las organizaciones son sistemas vivientes que actan y reaccionan ante problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen actitud de cambio y reaccin, es decir aquellas que estn: ciegas a sus problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas necesidades de la gente, pierden rpidamente competitividad donde lo nico permanente es el cambio en nuestra poca. Los problemas que mencionamos son los siguientes: Problema negativo: La situacin actual no satisface el objetivo. Problema potencial: La situacin proyectada no satisface el objetivo Problema de implementacin: Cmo se va a concretar el objetivo? Aprovechamiento de oportunidades: Generacin de un nuevo objetivo Los avances tecnolgicos en general y la tecnologa de la informacin en particular son un actor en estas acciones de cambio. Enfrentar estos problemas trae aparejado previamente conocer acabadamente la situacin por medio de informacin para resolver los problemas. Los sistemas de informacin habilitan a la organizacin a resolver los problemas y/o son parte de la solucin de los mismos. Si bien los sistemas de informacin inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnologa se ha insertado a todo nivel en la organizacin y constituye un servicio horizontal integrado a la empresa.

7. SISTEMAS DE INFORMACIN Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Muchos autores distinguen entre Sistemas de Informacin (SI) y Tecnologa de la Informacin (TI), si bien en el lenguaje vulgar no es fcil hallar una diferencia. Sin embargo, la diferencia semntica no es trivial. Los sistemas de informacin en una empresa, independiente del uso de computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad temtica anterior, son parte integrante de la empresa. La informacin aumenta nuestra posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de certeza donde no habra equvoco posible. Claro est, que estamos tomando como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas, que claro que muchas veces, las decisiones no se toman en forma racional. La mayora de las acciones provienen de decisiones y las decisiones provienen de tener informacin. Este proceso, que muchas veces no se realiza en forma consciente, est en nuestra vida diaria y en la vida de las empresas a todo nivel. Un ejemplo, por cierto muy sencillo, es vestirnos de diferente forma de acuerdo a la informacin que tengamos sobre las condiciones del tiempo. El pronstico del tiempo la informacin- para saber que ponernos (accin) puede ser formal a travs de un informe meteorolgico de un noticiero radial o el peridico, o informal como podra ser un dolor de callos de nuestra abuela que habitualmente nos indica lluvia. A nivel de una organizacin tambin existe informacin formal e informal. La necesidad de informacin es tan amplia que se procuran sistemas de informacin de alta complejidad y variada calidad, a todo nivel de las decisiones empresarias. Los medios utilizados para mantener el sistema de informacin son extremadamente amplios, se usan: informes, reuniones de consulta, planillas de resultados, boletines informativos, balances, planos, mapas, comunicaciones telefnicas, pelculas, grabaciones, comentarios informales (chimentos en radio pasillo), etctera. Los medios y su automatizacin para realizar y obtener la informacin es lo que denominamos tecnologa de la Informacin. En estos casos predomina el uso de las computadoras y sus perifricos en su obtencin. 8. SISTEMAS DE INFORMACIN Los SI estn alineados con la demanda. La pregunta que deben satisfacer es: Qu informacin es necesaria? La actividad principal a llevar a cabo en dilucidar los SI por los analistas de sistemas es el anlisis de requerimiento y el diseo conceptual que trata de responder a nuestras necesidades de informacin. Podemos decir que el personal de la organizacin, en principio, sabe del SI ms all del uso de las TI para solucionar sus necesidades. Es muy probable que no sean eficientes y eficaces pero se debe descubrir por parte de los analistas de sistemas y especialistas en TI. 9. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN La TI est alineada con la Oferta. En este caso la pregunta que debemos responder es: Cmo podemos proveer la informacin necesaria para responder a la estrategia empresarial? En este caso la TI pertenece al campo y sigue el camino de los avances tecnolgicos. La TI necesita de tener un SI definido previo para cumplir su objetivo. De alguna forma, es sirviente al SI. Su utilizacin, sin esta base previa, es muy probable que nos lleve al fracaso o en el mejor de los casos a la sub-utilizacin de los medios tecnolgicos. 10. CARTERA DE APLICACIONES La cartera de aplicaciones es el conjunto real, planificado y potencial de sistemas informticos que una empresa demanda para cubrir sus expectativas de informacin. Un esquema de clasificacin desarrollado originalmente por Mc Farlan, de gran utilidad, compara el papel de los SI/TI en diversas organizaciones, toma la forma de una matriz y las clasifica en: De alto potencial Estratgica Clave para las operaciones De apoyo La idea principal que nos lleva a este anlisis y es la razn de su observacin es permitir visualizar la prioridad y necesidad de los sistemas de informacin. En el cuadro siguiente podemos observar la matriz:

En los prximos prrafos describimos por medio de cuadros las caractersticas de la cartera de aplicaciones. DE ALTO POTENCIAL

ESTRATGICA

CLAVE PARA LAS OPERACIONES

DE APOYO

En forma muy similar y correlacionada con el esquema anterior, existe una matriz conocida como matriz de Boston Cosultancy Group para evaluar productos de una empresa. En este caso la matriz tipifica las distintas caractersticas de los productos de una empresa en funcin de su participacin en el mercado y tomando como parmetro su crecimiento potencial. El eje horizontal representa la participacin en el mercado y el eje vertical el crecimiento del producto en el mercado. Los componentes de la matriz de Boston Consultancy Group son: El producto de tipo len El producto de tipo estrella El producto vaca lechera El producto perro

Tambin la matriz puede relacionarse al concepto de ciclo de vida de un producto. El producto cuando es de tipo len tiene una poca participacin actual en el mercado pero mucho potencial. Dicho producto luego se convierte en producto de tipo estrella cuando tiene un crecimiento sostenido y todava poca participacin. Los productos vaca lechera son productos maduros, donde ya no hay crecimiento pero si tienen un mercado que responde al producto. La vaca lechera es la que nos da de comer todos los das. Los productos de tipo perros son aquellos que tienen bajo mercado y poco crecimiento. La pregunta que naturalmente surge es: Porqu tomamos estos conceptos de la matriz del Boston Consultancy Group para nuestro caso? La respuesta es: En forma habitual los servicios informticos estn agrupados dentro de una organizacin como un sector. Luego este sector de servicios informticos puede manejar un portafolio de productos los cuales pueden estar sujetos al anlisis de la matriz de propuesta.

11. SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA DECISIN EN LAS ORGANIZACIONES Siempre se menciona que el rol de un Sistema de informacin en una organizacin est ligado ntimamente a la toma de decisiones. Definicin de decisin: Elegir un curso de accin frente a una gama de cursos de accin alternativos En los prximos prrafos analizaremos este role. 12. NIVELES DE DECISIN EN UNA ORGANIZACIN Hemos mencionado la informacin para la decisin. Sin embargo los distintos niveles de la organizacin no necesitan el mismo tipo de informacin. Podemos hablar de tres niveles de decisin con distintos tipos de informacin con sus correspondientes caractersticas: Un nivel ejecutivo Un nivel de desarrollo y administracin Un nivel operacional u operativo

13. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN NIVEL EJECUTIVO A nivel ejecutivo, la capa superior, la informacin cubre las necesidades de los: Decisores Planes estratgicos de la organizacin Son datos poco rutinarios, complejos, poco estructurados y sumarios. NIVEL DIRECTIVO A nivel de administracin, el medio, la informacin cubre las necesidades de los jefes de sector, desarrolladores de proyectos, profesionales, etc. Las tareas son control del nivel operativo, preparacin de polticas para el nivel superior, se necesitan datos externos e internos provenientes del nivel operativo. Es el lugar donde se realiza el anlisis de la informacin. NIVEL OPERATIVOEl nivel operativo, la base del tringulo, es el lugar donde los procesos de produccin tienen lugar. Las caractersticas de los datos son: voluminosos, baja variedad, y de rpido cambio.

En el siguiente cuadro se explican las caractersticas mencionadas. 14. FLUJO DE LA INFORMACIN Entre los distintos niveles existe un flujo de informacin. As mismo, la organizacin toma informacin externa. En los siguientes grficos se muestra el flujo de la informacin en forma terica y el flujo de la informacin en forma real. Se puede observar los rebotes y/o ruido a los cuales quedan sujetos estos flujos.

15. SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Por ltimo queremos destacar que los SI y la TI no es irrelevante. Es relevante y modifica la organizacin. Podramos decir que luego de los procesos de incorporacin de la TI la organizacin no es la misma que antes. En la figura siguiente se muestra mejor que en palabras el significado que se quiere expresar.

A modo de ejemplo mencionamos algunas tecnologas relevantes en el rea geogrfica: Las computadoras y el software para el clculo topogrfico, geodsico y cartogrfico. El software para anlisis estadstico. GPS - Imgenes de satlite SIG - Base de datos Telecomunicaciones Internet 16. MODELOS DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONESCmo se desarrolla o con que actitud un sistema de informacin dentro de las organizaciones?. De acuerdo a Cambell and Masser (1995) existen tres forma principales, a saber: Determinismo tecnolgico Administracin racional Interaccin social DETERMINISMO TECNOLGICO Los problemas de la organizacin no son tomados en cuenta. Todas las organizaciones son iguales. La organizacin adoptar la tecnologa inevitablemente. Las consecuencias se miden como impacto Espectador

ADMINISTRACIN RACIONAL Se reconoce que la introduccin de la nueva tecnologa puede producir algunos problemas de adaptacin. Ajustes lgicos y racionales. Se debe producir en la organizacin algunos ajustes de reestructuracin de los procesos. Una reingeniera de procesos sera aceptable

INTERACCIN SOCIAL La organizacin es vista como una compleja estructura social donde es de esperar un comportamiento no siempre racional. Grupos de individuos con motivaciones y ambiciones. El sistema tiene xito si las personas lo adoptan. Caracterstica

17. ITSGAS La sigla ITSGAS proviene del ingls como abreviatura de la frase Information Technology Generic Strategy Action, su significado en espaol es: Acciones Estratgicas basadas en Tecnologa de la Informacin. Se ha incluido este apndice tomado del libro: La organizacin en la era de la informacin pensando en su utilidad prctica para comprobar un listado de posibilidades que preparemos para una organizacin y no olvidar ninguno de los aspectos posibles. Las aplicaciones mencionadas se correlacionan con los siguientes componentes de la organizacin: En relacin al PRODUCTO En relacin al CLIENTE En relacin a los CANALES DE DISTRIBUCION En relacin a los PROVEEDORES En relacin con la CADENA DE VALOR De carcter GENERAL PRODUCTO Incrementar el contenido de informacin del producto Personalizar el producto Crear nuevos productos (por ejemplo a partir de datos de ventas de otros productos) Combinar productos

CLIENTES Trabajar para el cliente Conseguir que el cliente trabaje para nosotros Seleccionar clientes potenciales para determinados productos Facilitar a los clientes acceso a nuestro sistema de transacciones Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes Estandarizar las relaciones con el cliente (EDI) Fomentar la creacin de un mercado electrnico Defenderse de la aparicin de un mercado electrnico CANALES DE DISTRIBUCIN Controlar el canal de distribucin Desarrollar nuevos canales de distribucin Utilizar canales existentes para otros productos (distribuir otros productos) PROVEEDORES Incrementar la efectividad de nuestras relaciones con proveedores Facilitar a los proveedores acceso a nuestro sistema de transacciones Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros Acceder al sistema de transacciones de nuestros proveedores Estandarizar las relaciones con los proveedores (EDI) Fomentar la aparicin del mercado electrnico Actividades de la cadena de valor Incrementar eficiencia de las actividades. Acoplar actividades. Reestructurar la cadena de valor, explotando vnculos y relaciones. Encadenar procesos, aumentando el contenido del trabajo de las personas. Recoger la informacin una sola vez, dnde se produzca

ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR Combinar el trabajo que produce la informacin con su entrada en el sistema y su posible elaboracin. Recoger la informacin una sola vez, dnde se produzca. Tratar recursos dispersos geogrficamente como si estuvieran en el mismo lugar. Descentralizar decisiones tanto como sea posible, proporcionando ayuda al decisor, y estableciendo los sistemas de control adecuados. Colapsar el tiempo necesario para producir y recopilar informacin. DE CARCTER GENERAL Establecer nuevas prcticas (estndar) en el sector, llegando a cambiar su estructura. Considerar los sistemas transaccionales como fuentes de ventajas competitivas Considerar operar con una estructura prcticamente plana, sin escalones jerrquicos.

CONCLUSIN

Los Sistemas de Informacin se construyen para mejorar la Organizacin y habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organizacin receptora de los sistemas de informacin es el fin ltimo que justifica su puesta en marcha. El objetivo de aprendizaje es de obtener los conceptos tericos bsicos que nos permitan orientar la funcin de los sistemas de informacin en las Organizaciones.

RECOMENDACIN

En un mundo tan competitivo no se puede obviar nada en el campo en donde nos desenvolvamos, por ello es importante la constante comunicacin en todos los sectores de la organizacin para estar informado al 100% de lo que pasa a nuestro alrededor y tener la mejor toma de decisiones en lo que se quiera hacer.

ANEXO

ANEXO 01Informacin en la organizacin en los tres niveles

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