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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO 1

GOBIERNO AUTÓNOMO

MUNICIPAL DE BERMEJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

Bermejo – Bolivia

Gestión 2015



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

1. MARCO LEGAL

La Ley N° 1178 (Ley SAFCO), en su Artículo 2°, define los sistemas que regulan la

administración y control de los recursos del estado. Entre ellos se considera al

Sistema de Administración de Bienes y Servicios, este sistema establece que el

mismo está compuesto por tres componentes, que en resumen indican:

Contratación de Bienes y servicios: Este componente está relacionado con

la disponibilidad de fondos, autorizar el inicio y llevar el proceso de

contratación, simplificar trámites, identificar a los responsables de

decisiones y los efectos de los términos de pago.

Manejo de Bienes y Servicios: Este componente está referido, al uso en los

fines previstos en la Programación de Operaciones, el mantenimiento

preventivo y la salvaguarda de los activos, identificando a los responsables

de su manejo.

Disposición de los Bienes y Servicios: Componente referido a los

mecanismos para dar de baja o definir la venta de los bienes, transferencia

o liquidación con las autorizaciones legales respectivas.

Dentro de este marco legal, la Administración de Activos Fijos comprende

actividades relativas a la asignación, salvaguarda, mantenimiento y control de

los bienes del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, los mismos que

requieren el apoyo de un procedimiento operativo que sistematice su

actividad.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

2.1 OBJETIVO GENERAL

Generar un proceso de información documentada de los bienes y

materiales, actividades de coordinación y vigilancia que permita

realizar una gestión actualizada, confiable, que coadyuve al Registro

Contable y fortalezca el Control Interno y de gestión en la Secretaría

Administrativa y Financiera (Oficial Mayor) del Gobierno Autónomo

Municipal de Bermejo y sus áreas correspondientes.



2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Recibir, registrar y transmitir, sin distorsiones, la información del

movimiento y disposición de todo género de Activos Fijos, de manera

uniforme, cronológica y ordenada para facilitar labores de Control

Interno y de Auditoría Interna.

b) Reunir la información documentada para facilitar el Registro

Contable del movimiento de Activos Fijos, en forma ordenada y

cronológica.

c) Mantener y resguardar un Archivo de documentos para facilitar un

control físico detallado y codificado, bajo un sistema eficiente de

registro de los movimientos generados y cumplir con las rutinas de

trabajo.

d) Proporcionar información actualizada a las áreas solicitantes acerca

de la cantidad, el estado y condiciones de uso los Activos Fijos, para

optimizar su uso y disponibilidad.

e) Proporcionar información física y valorada a las áreas solicitantes,

para fines de planeación, Control de Activos Fijos y una adecuada

interpretación del estado actual de los Activos Fijos y facilitar una

toma de decisiones respecto a mantenimiento preventivo, correctivo

y su disposición.

f) Mantener un sistema de Codificación, Registro y Control físico y

valorado oportuno y eficiente en base a una correcta aplicación del

catálogo de Activos Fijos y formularios del procedimiento para

exponer el movimiento de los bienes.

g) Registrar y controlar la relación del Activo Fijo y su asignación al

servidor público quien es responsable de su custodia, protección

física y mantenimiento.



h) Difundir y hacer conocer que todos los servidor públicos,

dependientes del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, están

obligados a cumplir responsabilidades derivadas de la

Administración de Activos Fijos.

3. DE LAS PROHIBICIONES

a) Mantener Activos Fijos en las instalaciones del Gobierno Autónomo

Municipal de Bermejo sin haber regularizado su ingreso.

b) Entregar o distribuir Activos Fijos sin documento de autorización,

emitido y firmado por el servidor público del nivel organizacional

autorizado.

c) Entregar Activos Fijos en calidad de préstamo.

d) Usar o destinar Activos Fijos en beneficio particular o privado.

e) Recibir Activos Fijos de características diferentes a las aprobadas en

las Especificaciones Técnicas del requerimiento y Orden de Compra

respectiva.

4. RESPONSABILIDADES POR LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

De acuerdo al régimen de Responsabilidad por la Función Pública,

establecido en el Capítulo V de la Ley N° 1178 (Ley SAFCO) y sus

reglamentos, todos los servidores públicos son responsables por el

debido uso, custodia, preservación y demanda de servicios de

mantenimiento de los bienes que les fueren asignados para

cumplimiento y desempeño de sus funciones.

En este marco, y de acuerdo a los niveles de organización del Gobierno

Autónomo Municipal de Bermejo y relación de delegación, la Secretaría

Administrativa y Financiera (Oficial Mayor), el Director (a) Administrativo

y el Encargado (a) de Activos Fijos son responsables ante la Máxima

Autoridad Ejecutiva por el cumplimiento de normas, reglamentos,

procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus

funciones.



El área de Activos Fijos depende de la Dirección Administrativa.

5. CATALOGO DE ACTIVOS FIJOS

Bajo la consideración de que los Activos Fijos representan el Patrimonio

del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, es importante y

necesario elaborar un catálogo cuya estructura de codificación y

registro sea claro y preciso, que garantice la identificación, con todas

las características técnicas necesarias del Activo y evite la confusión

con otros activos similares.

5.1 CARACTERISTICAS GENERALES DE UN CATALOGO

a) Organizar en forma sistemática los Activos Fijos de propiedad de la

Municipalidad de Bermejo de acuerdo a una estructura de código

que relacione:

i. El Área organizacional definida en el Organigrama del

Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo.

ii. El Sector funcional dentro el Área organizacional.

iii. El grupo del Activo según la definición del Clasificador por

Objeto del Gasto (Activos reales) contenido en el

CLASIFICADOR emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas

Públicas cada gestión.

iv. Descripción genérica del Activo. Nombre claro, técnico y

preciso.

v. Número Correlativo del Activo. Numeración general o

numeración correlativa por grupo de activo

b) La Codificación y Registro debe considerar la siguiente

documentación básica:



i. La documentación que determine su propiedad o tenencia:

Título de propiedad inscrito en derechos reales para el caso de

inmuebles, carnet de propiedad de los vehículos, acciones

telefónicas.

ii. La existencia física del activo debidamente identificada,

codificada y clasificada.

c) La Codificación debe tomar en cuenta criterios de:

i. Amplitud: estimar los límites del universo de los activos fijos

susceptibles a ser codificados.

ii. Concisión: emplear el menor número posible de cifras o letras

para designar cada activo fijo.

iii. Funcionalidad: permitir la adaptación del código a las

necesidades operativas del Gobierno Autónomo Municipal de

Bermejo.

El Servidor público Encargado (a) de Activos Fijos, deberá realizar la

Catalogación, que consiste en la elaboración de listas de Activos Fijos

codificados y clasificados siguiendo un sistema de identificación que

facilite niveles de consulta: individual, por grupo, por ubicación, grupo

de activo y otros relativos al control físico de inventarios.

5.2 ESTRUCTURA DE CODIFICACION PROPUESTA

Ejemplo de codificación:



INSTITUCI

ÓN

UBICACIÓN GESTION UNIDAD

TIPO DE

ACTIVO

NUMERO

DE

FUNCIO

NARIO

NUMERO DE

ACTIVO

EDF.

EXTERNO

EDIF.

CENTRAL

ANTERI

OR

ACTUAL (EJEMPLO) (EJEMPO)

G.A.M.B.

E1

E0

0

1

ACT (activo Fijo)

EQCO

Equipo de

computaci

ón

001

(ejemplo)

00001

(ejemplo)

Sigla ejemplo: (GAMB E01ACTEQCO00100001)

6. CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

6.1 CLASIFICACION

De acuerdo a su naturaleza y al tipo de la asignación del costo a que

están sujetos, los Activos Fijos se clasifican en tangibles (activables y no

activables) e intangibles.

Los activos tangibles, son aquellos que existen físicamente y son

utilizados por la Municipalidad de Bermejo para brindar los servicios a la

colectividad que son de su competencia, se dividen en:

Recursos Físicos

1) Sujetos a depreciación: Como las edificaciones, maquinaria y

equipo, equipo de laboratorio, equipos de computación, vehículos

automotores, herramientas, muebles y equipo de oficina.

2) No sujetos a depreciación: Como los terrenos, biblioteca

Recursos naturales

1) Sujetos al agotamiento: Como las propiedades mineras, pozos

petrolíferos, bosques madereros.

Los activos intangibles son los que no tienen sustancia corpórea, su valor

reside en los derechos que su posesión confiere a su propietario y

pueden estar:



1) Sujetos de Amortización: Como las patentes de invención; derechos

de autor; costo de estudios y proyectos; mejoras a propiedades

arrendadas; contratos de arrendamiento; concesiones; costos de

organización. Generalmente estos bienes tienen tiempo limitado de

existencia.

2) No sujetos a Amortización: Los cuales no tienen término limitado de

existencia, por ejemplo: marcas de fábrica, crédito mercantil,

concesiones perpetuas.

6.2. CUENTAS DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE

De manera enunciativa y no limitativa, los Activos Fijos que se

consideran en la Administración de Activos Fijos están considerados en

el Clasificador por Objeto del Gasto emitido anualmente por el

Ministerio de Economía y Finanzas Públicas:

6.3 DESCRIPCION DE LOS ACTIVOS

40000 ACTIVOS REALES

Gastos para la adquisición de bienes duraderos, construcción de obras

por terceros, compra de maquinaria y equipo y semovientes. Se

incluyen los estudios, investigaciones y proyectos realizados por terceros

y la contratación de servicios de supervisión de construcciones y

mejoras de bienes de dominio privado y público, cuando corresponda

incluirlos como parte del activo institucional. Incluye los activos

intangibles.

41000 Inmobiliarios

42000 Construcciones

43000 Maquinaria y Equipo

49000 Otros Activos Fijos

7. LA REVALORIZACIÓN TÉCNICA1



Se entiende por Revalorización Técnica, al mecanismo o metodología

de otorgar un nuevo valor a los Activos Fijos, mediante técnicas de

ingeniería de evaluación para aproximar el valor de los activos a su

realidad económica.

Este nuevo valor es el resultado de un examen realizado por profesional

independiente a la institución o por un equipo formado al interior del

Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, con las condiciones

técnicas, administrativas que permitan efectuar técnicamente este

trabajo.

La NC 4 – Revalorización Técnica de Activos Fijos, emitida por el CTNAC

(Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad) establece las

normas para el tratamiento contable de las revalorizaciones técnicas de

los Activos Fijos.

8. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DESCRITOS EN EL MANUAL

Nº PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO AREA ACTIVOS FIJOS

GAMB-IAF-01 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)

GAMB-SAF-02 SALIDA DE ACTIVOS FIJOS (ASIGNACION)

GAMB-DAF-03 DEVOLUCION DE ACTIVOS FIJOS

GAMB-IAF-04 INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

GAMB-BFCAF-05 BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS

GAMB-DAF-06 DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

GAMB-RAF-07 RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS

GAMB-MAF-08 MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

Los procedimientos de administración de Activos Fijos, si bien deben ser

actualizados periódicamente, deben estar directamente relacionados

con el sistema de Contabilidad ya que éste incorpora a los Activos Fijos

en los Estados Financieros y les otorga un valor que servirá para el

registro del patrimonio y otros registros netamente contables.

Sin embargo, al ser los Activos Fijos una parte muy importante de las

inversiones del Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo, también



deben ser resguardados físicamente y se deben llevar otros registros

extra - contables y determinar algunos aspectos que no

necesariamente deben ser contabilizados.

8.1 PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Hoja Nº: 1 de 4



G.A.M.B.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

Nº Procedimiento:

GAMB – IAF - O1

Nº Actividades Tiempo:

6 3 ½ días

Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos

Corresponde al Sistema: NB- Sistema de Administración de Bienes y Servicios

Objetivo: Generar un proceso de información documentada

de los Activos Fijos que ingresan en propiedad del G.A.M.B.,

sea por adquisición, reposición o donación y, que mediante

uso del software específico, facilite el registro contable, el

Control Interno y permita una óptima gestión administrativa.

Características: Aplica los formularios

administrativos en los que se describe y sustenta las

características de Ingreso del Activo: cantidad,

unidad, actas de recepción/entrega, codifica y

registra (transcribe) en el software específico.

Actividad Nº Descripción de la Actividad responsable Documento

Utilizado

Tiempo

Estimado

1

INGRESO POR COMPRA

Recibe de la Comisión de Recepción o

Responsable de Recepción (Compras

Menores) el legajo de documentos

correspondiente a la adquisición de un activo.

Encargado

de la Unidad

de Activos

Fijos.

Legajo

documentos

de

adjudicación

de la compra

Convenio de

Donación

Carta de

Reposición

1 día

INGRESO POR DONACIÓN

Revisa documentos y listado de bienes en

calidad de donación junto al Responsable del

Área beneficiada, la misma que debe

levantar un acta detallando el tipo de bien,

cantidad y especificaciones técnicas de los

mismos

INGRESO POR REPOSICIÓN

La unidad de Activo Fijo recibe el bien, el

mismo

que deberá estar sujeto a verificación por un

Técnico competente o profesional

especializado de la entidad, el mismo que

deberá contar con un informe técnico

para su posterior aceptación, revisa

documento por los cuales el servidor



público remplaza un bien faltante.

Procedimiento: Ingreso de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 4

Actividad

Nº Descripción de la Actividad Responsable

Documento

Utilizado

Tiempo

2

2.1. Revisa y verifica que se cumplan las

especificaciones técnicas descritas en la

“Orden de Compra y/o contratos”: unidad,

cantidad, requisitos técnicos, medidas, color,

Volumen Otros.

Encargado (a)

de Activos

Fijos.

Acta de

recepción de la

comisión de

recepción o

responsable de

recepción,

Orden de

Compra,

contratos y

Especificaciones

técnicas

2.2. Cuando las características técnicas del

bien

son muy complejas, debe solicitar un informe

técnico a un Servidor Público del área

solicitante

a un profesional especializado del Gobierno

Autónomo Municipal de Bermejo.

Servidor

público del

área

solicitante o

profesional

especializado

2.3. Comunica a la comisión de recepción o

al

responsable de recepción si existe cualquier

discrepancia observada en el acto de

recepción

del Activo y que no pueda ser resuelta, para

tomar un decisión coordinada.

2.4. Si el Activo no es aceptado, se devuelve

al responsable o comisión de recepción.

Debe existir una nota de constancia de la

devolución.

Encargado (a)

de Activos

Fijos.

3.1. Se firma al pie del Acta de Recepción Acta de ½ día



3

definitiva de Activos.

Encargado (a)

de Activos Fijos

Recepción

3.2. Firman al pié del Acta de Recepción: el

Proveedor, el Encargado (a) de Activos

Fijos y, dependiendo de la modalidad de

compra, el Responsable del Área

Solicitante y/o, en su caso, miembros de

la Comisión de Recepción.

Original =

Trámite

Copia 1=

Activos Fijos

3.3 Internamente, el Encargado (a) de

Activos Fijos, apertura el Formulario Nota

de Ingreso.

Formulario Nota

de Ingreso

Original =

Trámite

Copia 1 =

Activos Fijos


Actividad


Documento

Utilizado

Tiempo

4

4.1 Verifica el Acta de Recepción y con

apoyo del software respectivo, cumple

las siguientes actividades:

Codifica y pega en el Activo un

adhesivo codificado para su

identificación.

Transcribe la Nota de Ingreso, al menú

respectivo del software (Ingreso o

Incorporación de Activos Fijos).

o Código, Cantidad, Unidad de manejo

o Descripción, Fecha de compra, Valor

de compra

o Tipo de cambio UFV, Número y fecha

de la Nota de Ingreso u Acta de

Recepción.

o Servidor público responsable:

Formulario Activos en custodia

o Ubicación del Activo

Técnico de

Activos Fijos

Reportes del

Software de

Activos

Formulario

Acta de

Entrega.

Original =

Trámite

Copia 1=

Activos Fijos

½ día

5.1 Aplica el software y emite reportes Encargado (a)

de Activos Fijos

Nota de

Ingreso



5

periódicos para conciliar la base de datos

con el Archivo de Notas de Ingreso de

Activos y el Registro Contable.

Resguarda el Archivo de Ingreso de

Activos Fijos mediante un back-up de

seguridad.

Reportes del

software:

(Ingreso de

Activos)

(Activos en

custodia)

1 día

5.2 Ordena la información y prepara el legajo

completo de la adquisición del Activo Fijo y

envía a la dirección Administrativa. Adjunta la

solicitud de cancelación del Activo.

Encargado (a)

de Activos Fijos

6

6.1. Recibe el legajo completo y previa

revisión y control de calidad a la

documentación y, mediante el

Responsable de Contabilidad se realiza el

Registro Contable y emite el Comprobante

de Egreso que evidencia la incorporación

del Activo Fijo al patrimonio del G.A.M.B.

Dirección

Administrativa

Responsable

Contabilidad

Comprobante

de Egreso que

certifica el

registro

Contable

½ día

6.2 Remite instrucción al encargado (a) de

activos fijos para la asignación del bien

Dirección

Administrativa

Circular interna

6.3 Recibe reporte de Ingresos de Activos Fijos

de Contabilidad para la conciliación con

registros propios.

Encargado (a)

de Activos Fijos

6.4 Cumplidas las formalidades de firmas y

pago al proveedor, se remite el legajo

completo a Archivo Central para el

resguardo respectivo


Actividad


Documento

Utilizado Tiempo

6

6.5 En los casos de Ingreso por Donación o

Reposición se aplicaran las actividades del

Nº 2 al 6 y los formularios citados, en la

característica que corresponda.

Encargado (a)

de Activos Fijos

Convenio de

Donación.

Carta de

Reposición.



Nº Actividades:

6

Procedimiento Concluido

Tiempo máximo:

3 ½ días

(más plazo de entrega)

Fecha de elaboración:

Diciembre 2009

Fecha de Aprobación:

(sello fechador)

Área responsable de actualización:



8.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

GMB -IAF-01: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)

12

34

INSUMOS RESULTADOS RESPONSABLESPROCESO

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Aplica Form. Acta de

Recepción de Activos

Registra conformidad

Aplica Form. Nota de

Ingreso

Legajo de

documentos por:

Compra de bienes

Donación

Reposición

Nivel Interno

Codifica e identifica el

Activo

Ingresa datos al

Sistema de Activos

Responsable de

Activos Fijos

1

Inicio

Bien Ingresado con

revisión y

documentos oficiales

Bien registrado en el

Sistema de Activos

Fijos

Funcionario de Área

solicitante o profesional

especializado

Unidad

Administrativa

Revisa el Legajo

Entrega Orden de Compra

Habilita archivo de “Ordenes

de Compra pendientes”

Revisa y verifica

especificaciones

técnicas

Solicita Informe

técnico de funcionario

especializado para

aceptación del Activo

Bien adjudicado y

entregado a Activos

Fijos

Bien revisado y

aceptado para el

Ingreso

Activo entregado a

Activos Fijos

Bien revisado y

aceptado para el

ingreso

Comisión Recepción,

o Responsable de

Activos Fijos

Responsable

Activos Fijos

Bien o Activo

ingresado con

documentos

oficiales

Responsable de

Activos Fijos

Proveedor

adjudicadoProveedor

efectua

entrega del

bien

Proveedor

adjudicado

Revisión de legajo de documentos entregado

por la comisión o responsable de comisión

La comisión

efectúa la

entrega

Responsable o comisión

de recepción

Encargado (a) de activos

fijos

Proveedor adjudicado

Revisa y verifica especificaciones

técnicas, solicita informe técnico de servidor público

especializado para aceptación de activo

Encargado (a) de activos fijos

Funcionario de área solicitante o profesional

especializado

Aplica formulario. Acta

de recepción de activo, registra conformidad.

Aplica formulario. Nota de entrega. Firma pie de

página. .


fijos


fijos



GMB – IAF - 01: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (INCORPORACIÓN)

56

RESPONSABLERESULTADOSPROCESOINSUMOS

1


Genera reportes del Sistema de

Activos Fijos y concilia con

Archivo de Actas y Notas de

ingreso

Realiza copia de seguridad

Prepara legajo y solicitud de

cancelación

Resp. Contabilidad

FIN


Sistema.

Legajo de documentación

de respaldo

Solicitud de pago

Responsable

Activos Fijos

Bien registrado en

Sistema de Activos

Fijos

Resp. Activos Fijos


Sistema

Incorporado al patrimonio

para entrega inmediata

Adquisición cancelada

Revisión previa del legajo

completo

Registro Contable que incorpora

el Bien al patrimonio de la

MUNICIPALIDAD DE BERMEJO

Concilia reportes de Ingresos

Cumple pago al Proveedor

Remite al Archivo Central

Solicitud de pago

con Legajo de

documentación de

respaldo

DIRECCION

Administrativa

Encargado (a) de

activos fijos


fijos

Dirección

Administrativa

Responsable de

contabilidad Remite instrucción para la

organización del bien incorporar el original


sistema. Registro de

documentación de respaldo de solicitud de

pago.




ACTA DE RECEPCION POR TRABAJOS

N° Control Interno

AR-AF/1234/1_

Fecha Recepción

11/DIC/201_

En la ciudad de Bermejo, capital de la Segunda Sección municipal de la Provincia Arce del Departamento de Tarija, siendo

horas …………… del día …………………………..., de acuerdo a requerimiento de reparación de fecha …………………….,

realizado por: ……………….…………………….. – Servidor Público de la Municipalidad de Bermejo en la Unidad de

…………………………………………………., la Unidad de Activos Fijos de la Municipalidad de Bermejo, dependiente de la

Dirección Administrativa, procede a realizar la RECEPCION de: …………………..……………………, trabajo de reparación

realizado según Orden de Trabajo No ………… de fecha ………………….. por concepto de:

……………………………….……………………………………………, trabajo realizado de acuerdo al siguiente detalle para los

registros administrativos correspondientes:

Razón Social

Nombre Proveedor

Área Solicitante

No CANTIDAD

UNIDAD DESCRIPCION (DETALLE DEL TRABAJO REALIZADO) P.UNITARIO P.TOTAL

El PROVEEDOR adjunta la siguiente documentación de respaldo: Garantías, Factura, Cédula de Identidad.

En señal de conformidad se firma la presente ACTA DE RECEPCION a los……… días del mes de…………… del año dos mil

…………..

NOMBRE-FIRMA-SELLO

ENTREGUE CONFORME

PROVEEDOR

NOMBRE-FIRMA-SELLO

RECIBI CONFORME

SOLICITANTE

TECNICO RESPONSABLE

DE ACTIVO FIJO

NOMBRE-FIRMA-SELLO

VoBo DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

Verificado los Servicios realizados arriba detallados en señal de conformidad se firma al pie de la

presente acta para el registro de ingreso a activo fijo.

-------------------------------------------

FIRMA DE ENC. ACTIVO FIJO



NOTA DE INGRESO A ACTIVOS FIJOS

N° Control Interno

NI-AF/141/1_

Fecha INGRESO

11/DIC/201_

La Unidad de Activos Fijos de la Municipalidad de Bermejo, dependiente de la Dirección Administrativa, se

efectúa la Nota de Ingreso del bien detallado el cual corresponde a los siguientes registros administrativos:

Nº Acta

Recepción AR-AF/1234/09

Nº Orden de

Compra 12345

Razón Social

Nombre

Proveedor

IMPORTADORA DEL SUR

(de ejemplo)

Área

Solicitante:

Oficialía Mayor Técnica (de Ejemplo)

UNID.

DETALLE DEL BIEN

PRECIO

UNIT.

IMPORTE

TOTAL

TÉCNICO ACTIVOS FIJOS

VºBº:

ENCARGADO ACTIVOS FIJOS



8.2 PROCEDIMIENTO: SALIDA DE ACTIVOS FIJOS




Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB-SAF-O2


4 2 días

Procedimiento: Salida de Activos Fijos


Objetivo: Registrar la entrega de Activos Fijos a un Servidor público

y la directa responsabilidad sobre el correcto uso en los fines y

propósitos de la Municipalidad de Bermejo, custodia y

mantenimiento, mientras se encuentre en el ejercicio del cargo.

Características: Aplica el formulario “Efectos

en custodia” en el que se describe las

características de identificación del activo y

aceptación de la responsabilidad por parte

del Servidor público. Responsable: Titular del Área de Activos Fijos.

Actividad Nº Descripción de la Actividad Responsable

Document

o

Utilizado

Tiempo

1

1.1 Revisa cumplimiento de requisitos de

ingreso. Verifica instrucción de

asignación de bien, autoriza la entrega.

(Actividad Nº 4, apartado 4.3, del

Procedimiento Ingreso de Activos)

Encargado (a)

de Activos Fijos.

2

2.1 Aplica el formulario “Efectos en Custodia”

y registra los siguientes datos:

Área organizacional

Sector funcional

Nombre del Servidor público que recibe

el Activo.

Código de identificación del activo

Cantidad y Unidad de manejo

Descripción y característica detallada y

estado del activo

Fecha de entrega

Firmas de Conformidad de Entrega y

Recepción por parte del Técnico de

Técnico de

activos fijos.

servidor Público

Formulario

Efectos en

Custodia

Original =

Activos Fijos

Copia 1 =

funcionario

público

½ día



Activos Responsable de Activos Fijos y el

Servidor Público (Art. 146-Art. 147, D.S. N°

0181 - NB-SABS).

2.2 El servidor público toma conocimiento

de su responsabilidad y firma el Formulario

Efectos en Custodia.

3

3.1 Emite reportes para efectuar control

periódico de los activos y/o entrega

boletas personales para retro

alimentación.

Técnico de

Activos Fijos

Reporte

por

servidor

público y

detalle de

activos

bajo su

custodia

½ día

Procedimiento: Salida de Activos Fijos

Hoja Nº: 2 de 2

Activida

d

Nº

Descripción de la Actividad Responsable

Document

o

Utilizado

Tiempo

4

4.1 Evalúa, valida la información procesada en el

Sistema de Activos Fijos y/o corrige probables

omisiones en el registro de datos a fin de

mantener la consistencia con los datos físicos.

Responsable

Activos Fijos

Reportes de

Efectos en

custodia

1 día

Nº Actividades:

4


Tiempo máximo:

2 días


Diciembre 2014


(sello fechador)


Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del

procedimiento descrito.



7.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO: SALIDA DE ACTIVO FIJO

GMB -SAF-02: ASIGNACION O SALIDA DE ACTIVOS FIJOS

12

34



Transcribe datos al

Sistema de Activos

Fijos

Imprime reportes de

Control

Bien registrado e

incorporado al

patrimonio y listo

para entrega

inmediata

Evalúa y valida

la información

procesada

Responsable de

Activos Fijos

Inicio

Efectos en custodia

registrado en el

Sistema Activos Fijos

Información de Salida

de Activos actualizada

y consistente con los

archivos físicos

Técnico de Activos

Fijos

Revisa cumplimiento de

requisitos de Ingreso

Aplica Form. Efectos

en Custodia y registra

los datos necesarios

Entrega el bien

Funcionario adquiere

responsabilidad de

custodia

El bien cumple los

requisitos y puede ser

entregado al

funcionario

Bien entregado y

Efectos en custodia

firmado por el

funcionario público

El bien cumple

requisitos y puede

ser entregado al

funcionario

Bien entregado y

Efectos e custodia

firmado

Técnico de Activos

Fijos

Efectos en custodia

registrado en el

Sistema Activos Fijos

Responsable

Activos Fijos

Funcionario público

autorizado

Fin

Revisa cumplimiento

de requisitos de ingreso y verifica

instrucción de

asignación de activo

El bien cumple los requisitos y puede ser

entregado al servidor publico


fijos

Aplica el formulario

efectos en custodia, y registra los datos

necesarios. Entrega el bien. Servidor público

adquiere responsabilidad de

custodia

Imprime

reportes de control

Técnico de activos fijos

Servidor Público autorizado


fijos



FORMULARIO EFECTO EN CUSTODIA

SECCION:

FECHA DE ENTREGA:

CODIGO DE FUNCIONARIO:

DE ACUERDO A CONTRATO ADMINISTRATIVO DE CONSULTORÍA INDIVIDUAL DE LÍNEA

CLAUSULA CUARTA (OBJETO) Y NOVENA (LUGAR DE PRESTACIÓN DE LA CONSULTORÍA

A EL/LA …………………………………………………………………. PRESTARA SUS SERVICIOS

EN ………………………………….COMO------------------------------------------------------------------------

------------ DURANTE LA VIGENCIA DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ES RESPONSABLE DEL

CUIDADO Y CONSERVACIÓN DE LOS BIENES ASIGNADOS, ACEPTANDO LA

RESPONSABILIDAD DE CUALQUIER DAÑO O PÉRDIDA. EXCEPTUANDO LA DEPRECIACIÓN

NOMINAL, EN CASO DE RETIRO DE LA INSTITUCIÓN, ESTOS BIENES DEBERÁN SER

ENTREGADOS A LA OFICINA DE ACTIVO FIJO DE ACUERDO AL D.S. 0181 INC. I).

ASIMISMO QUEDA TERMINANTEMENTE PROHIBIDO LA SALIDA DE LOS BIENES DE LA

INSTITUCIÓN ART. 157 DEL D.S. Nº 0181 PARA LA SALIDA DEBE SER PREVIA FIRMA O

AUTORIZACIÓN DE LOS INMEDIATOS SUPERIORES, ESTOS BIENES SERÁN ENREGADOS Y

CONTROLADOS POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA UNIDAD DE

ACTIVO FIJO, EL DETALLE DE LOS BIENES ES COMO SIGUE:

Nº

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

En señal de conformidad se firma el presente documento. A los ….. Días del mes

de……… del año…………

Técnico I de activo fijo

ENTREGUE CONFORME CONSULTOR EN LINEA

ENCARGADO/A DE ACTIVO FIJO DIRECTOR/A ADMINISTRATIVA



8.3 PROCEDIMIENTO DEVOLUCION DE ACTIVOS FIJOS


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACION DE

ACTIVOS FIJOS

Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB-DAF-O3

Nº Actividades Tiemp

o:

5 2 ¼

días

Procedimiento: Devolución de Activos Fijos


Objetivo: Registrar la declaración de Devolución de Activos

Fijos, cuando un servidor público, es sujeto de promoción,

cambio de área o retiro del Gobierno Autónomo Municipal

de Bermejo. Esta declaración, aprobada en Activos Fijos,

libera de responsabilidad al servidor público declarante. (Art.

Nº 148-D. NB-SABS).

Características: En base al módulo de reportes de

Efectos en custodia del software utilizado se

verifican las características de identificación de los

Activos Fijos sujetos a devolución.

La Transferencia requiere necesariamente efectuar

la devolución ya que libera y asigna

responsabilidad por la custodia de un Activo. Responsable: Servidor Público declarante, Unidad Recursos

Humanos

Activid

ad Nº Descripción de la Actividad Responsable

Documento

Utilizado

Tiempo

1

1.1 Comunica en el memorándum de

Promoción, transferencia o retiro que el

funcionario debe presentarse en el área de

Activos Fijos para regularizar los efectos en

custodia.

Unidad Recursos

Humanos.

Servidor Público

Reporte

individual de

Activos en

custodia

Acta de

Devolución de

Activos

¼ día

1.2 El servidor público, deberá presentarse en

Activos Fijos con el Formulario Efectos en Custodia

recibido inicialmente y efectuar su declaración de

devolución

2.1 Recibe, del funcionario público declarante de

la Devolución de Activos Fijos, el formulario

Efectos en Custodia y verifica, en la base de

datos del software de apoyo y en el archivo

Encargado (a) de

Activos Fijos

Formulario

(Entrega Activo

½ día



2

físico, la total correspondencia de los activos

sujetos de devolución:

En la base de datos del software:

Nombre del funcionario público que recibió

el Activo.

Código de identificación del activo

Cantidad y Unidad de manejo

Descripción detallada y estado del activo

Área de trabajo

Fecha de entrega

Firma de Conformidad de recepción por

parte del funcionario público.

Físicamente, en el lugar del puesto de trabajo:

Verificación de la existencia física de los Activos

sujetos a devolución y/o Transferencia.

en Custodia)

Reportes del

software.

Procedimiento:

Devolución de Activos Fijos

Hoja Nº: 2 de 2

Activid


Documento

Utilizado

Tiempo

3

DEVOLUCION:

En caso de retiro del Servidor público

3.1 Revisada la consistencia entre los reportes

registrados en la oficina de Activos Fijos y la

entrega física de los mismos, estos son

depositados en Activos Fijos, hasta una nueva

entrega, vía efectos en custodia.

Encargado (a) de

Activos Fijos.

.

Reporte por

servidor público

y detalle de

activos bajo su

custodia

½ día

3.2 Entrega el Acta de Devolución de Efectos en

custodia.

3.3 Al existir un faltante, atribuible al funcionario,

se procederá a la valoración económica del

activo y, mediante Resolución Administrativa,

se definirá la forma de recuperación del valor

del Activo o aceptar un sustituto de igual

característica del activo faltante.

3.4 Pasa a la actividad Nº 5.

DEVOLUCIÓN:

En caso de Promoción y Transferencia de Área de

trabajo



4

4.1 Revisada la correspondencia entre los reportes

registrados en la oficina de Activos Fijos y la

entrega física de los mismos.

Encargado (a) de

Activos Fijos

Formulario

Devolución

Formulario

Entrega Efectos

en Custodia

½ día

4.2 Entregar el Acta de Devolución, por el total o

parcial de Activos, al servidor público

declarante.

4.3 Al existir un faltante, atribuible al servidor

público, se procederá a la valoración económica

del activo y, mediante Resolución Administrativa,

se definirá la forma de recuperación del valor del

Activo o aceptar un sustituto de igual

característica del activo faltante.

5

5.1 Transcribe, los datos registrados en el Acta de

Devolución a efectos de mantener

actualizada la base de datos y entrega

reporte de conformidad a los servidores

públicos.

Técnico de

Activos Fijos

Formulario

Devolución

½ día

5.2 Resguarda las Actas en un Archivo clasificado

y ordenado.

Nº Actividades:

5


Tiempo máximo:

2 ¼ días

Fecha de

elaboración:

Diciembre 2009


(sello fechador)




ACTA DE DEVOLUCIÓN

EL/LA ENCARGADO (A) DE ACTIVO FIJO HACE CONSTAR HABER RECIBIDO DEL

SERVIDOR PÚBLICO…………………………………………………………………………………

DEPENDIENTE DE LA DIRECCIÓN, ÁREA O UNIDAD DE………………………………. LOS

BIENES QUE SE ENCONTRARON BAJO SU CUSTODIA PERSONAL. EN LA PRESENTE GESTIÓN

201_ POR PARTE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE BERMEJO. DE ACUERDO AL

D.S Nº 0181 DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS NB-SABS ART.

148 LIBERACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD INC. I.

Nº

CANTIDAD

UNIDAD

DESCRIPCIÓN

EN SEÑAL DE CONFORMIDAD SE FIRMA LA PRESENTE NOTA DE DEVOLUCIÓN A

LOS……. DÍAS DEL MES DE………. DEL AÑO……….

Nota: NINGÚN BIEN DEBE SER O TRASLADADO SIN PREVIO CONOCIMIENTO POR

LA OFICINA DE ACTIVO FIJO.

Técnico I de activo fijo

ENTREGUE CONFORME CONSULTOR EN LINEA

ENCARGADO/A DE ACTIVO FIJO DIRECTOR/A ADMINISTRATIVA



8.4 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN Y ANÁLISIS INVENTARIO DE ACTIVOS

FIJOS




Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB – IAF - O4


4 Variable

(7 a 60 días)

Procedimiento: Inventario de Activos Fijos


Objetivo: Aplicar el programa periódico y anual

de Inventarios, individual, por área y general,

para verificar y registrar la relación entre el

control físico de las existencias, los registros

contables y los documentos que respaldan la

permanencia del Activo.

Características: El inventario anual es ejecutado por una

Comisión de Inventarios dirigida por personal designado de

Auditoria u otra área. Permite identificar errores de registro,

faltantes, sobrantes y precisar la ubicación y el estado físico de

los materiales encontrados en las áreas de trabajo, valorar y/o

ajustar los registros contables y consecuentemente los Estados

Financieros para el cierre de gestión. Responsable: Titular de Activos Fijos.

Activida

d

Nº

Descripción de la Actividad Responsable Documento

Utilizado

Tiempo

1

1.1 Esta actividad requiere el Programa de

Inventarios aprobado en el POA y la

coordinación con las instancias superiores.

El programa de inventarios puede estar

clasificado en:

Inventarios programados por el Encargado (a) de

Activos Fijos:

Individual: Aplica el inventario a una muestra

de servidores públicos, mediante una elección

aleatoria.

Por Área: Aplica el inventario a un Área

específica.

Inventario programado por una Comisión de

Inventarios:

Anual: Sujeto a programación específica

considerando que se trata de todo el universo

del Gobierno Autónomo Municipal de

Bermejo.

Encargado (a)

de Activos

Fijos.

Programa de

Inventarios

Individual

Por Área

Anual

3 días

(variable)

1.2 En cada caso, se imprime los listados respectivos

de la base de datos del software de Activos Fijos.

Encargado (a)

de Activos

Fijos.

Programa de

Inventarios

Individual

3 días

(variable)



Por Área

Anual

2

Inventario Individual y por Área:

2.1 Coordina con el titular del área y/o el servidor

público para iniciar las visitas a las instalaciones y

realizar la toma de inventarios.

Encargado (a)

de Activos Fijos

Listados de

inventario

7 días

(variable)

2.2 En base al reporte del software de Activos Fijos

imprime listados de carácter individual o por área

y ejecuta la actividad.

2.3 Ejecuta el Inventario y en base a los resultados

observados realiza la regularización mediante

documentación fidedigna y actualiza la base de

datos del software de apoyo.

Procedimiento:

Inventario de Activos Fijos

Hoja Nº: 2 de 2

Activida

d Nº Descripción de la Actividad Responsable

Documento

Utilizado

Tiempo

3

Inventario Anual al conjunto del Gobierno Autónomo

Municipal de Bermejo:

3.1 En reunión de coordinación entre la Secretaría

Administrativa Financiera (Oficial Mayor), Auditoría

Interna, Director Administrativo y Encargado (a) de

Activos Fijos, se designa a la Comisión de Inventarios.

Secretaría

Administrativa

Financiera

(Oficialía

Mayor)

Cronograma

de Inventarios

Listados de

Levantamiento

de Inventario

60 días

(variable)

3.2 Organiza, elabora un cronograma y coordina

con todas las Áreas para iniciar las visitas y

realizar la toma de inventarios:

Cronograma y nómina de personal participante

aprobado.

Contar con Listados de toma de inventarios

totalmente depurados antes del inventario.

Supervisar y ejecutar el Inventario en la fecha de

corte apropiada (cierre de gestión).

Transcribir el inventario y ejecutar el menú de

Inventarios del software de Activos Fijos.

Emitir Reporte de Sobrantes y Faltantes.

Notificar el Reporte a las áreas y servidores

públicos y supervisar la regularización física

mediante documentos fidedignos para la total

consistencia del Inventario.

Comisión de

Inventarios

Encargado (a)

de Activos Fijos

Inventario final

de Inventario

3.3 Elevar el Informe final de Inventario a la

Secretaría Administrativa y Financiera (Oficialía

Mayor) con el dictamen respectivo referente a

las altas, bajas, modificaciones, faltantes y

sobrantes observados.



4

4.1 Analizar el Informe de Inventario Anual, ejecutar

acciones administrativas derivadas del informe:

Para las Altas, bajas, modificaciones y sobrantes

documentados

Para Faltantes: Efectuar la Valoración económica

para la recuperación respectiva.

Secretaría

Administrativa

Financiera

(Oficialía

Mayor).

10 días

(variable)

Nº Actividades:

4


Tiempo máximo:

Variable

(entre 7 a 60 días)


diciembre 2009


(sello fechador)






7.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

GMB -IAF-04: INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

12

34



Inventario Anual

Designar a Comisión de

Inventarios.

Organizar, Supervisar,

Ejecutar, transcribir,

analizar y emitir Informe

final con dictamen

respectivo

Dictamen de Auditoria

referente a Inventarios

Actualización de Base de

datos

Ejecución de acciones

administrativas:

Regularización de Altas, bajas y

modificaciones

Valorización económica para

recuperación y/o reposición de

Faltantes

Responsable de

Activos Fijos

Inicio

Inventario Anual

(real) incorporado al

Balance General

Funcionarios públicos

adquieren mayor

responsabilidad por cumplir

con el mantenimiento y

responsabilidad sobre el

Activo asignado

Responsable

Activos Fijos

Elabora Programa de

Inventarios

Incorpora en el POA

Gestiona Aprobación

Inventario Individual

y por Área

Elección aleatoria y

coordinación con Jefe

de Área y funcionarios

públicos elegidos.

Programa de

Inventarios

Aprobado.

Listados impresos

Inventario individual

y por Área

Regularizado y

Actualizado

Programa de

Inventarios

Aprobado.

Programa de

Inventarios

Aprobado

Responsable

Activos Fijos

Actividades

complementarias

provenientes del

Programa de

Inventarios

Responsable

Activos Fijos

Fin

Comisión

Inventario

Secretaria

Administrativa Financiera

Funcionario Público

Oficialía Mayor

Administrativa y

Financiera


fijos


fijos

Secretario Adm. y Fin

(Oficial Mayor)

Encargado (a) de activos fijos

Comisión Inventario


fijos

Secretario Adm. y Fin

(Oficial Mayor)

Servidor Público

Servidores públicos adquieren mayor

responsabilidad por cumplir con el

mantenimiento y responsabilidad sobre el

activo asignado



8.5 PROCEDIMIENTO BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS



ACTIVOS FIJO

Hoja Nº: 1 de 3

Nº Procedimiento:

GMB-BFCAF-O5


11 15 días

Procedimiento: BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS


Objetivo: Cumplir y documentar los trámites

administrativos que originan la baja de un activo, tanto

en forma física como de los registros contables del

Gobierno Autónomo Municipal de Bermejo.

Características: Registra e identifica las causas que

originan la disposición de bienes para retirar un activo

de operación y del registro contable: Robo, hurto,

pérdida, extravío, inutilización, obsolescencia,

siniestrado y otras.

Responsable: servidor público a cargo de la custodia del

Activo

Actividad


Documento

Utilizado

Tiempo

1

1.1. Ocurrido el hecho generado de una Baja de Activo(

inutilización • Disposición definitiva de bienes •

Obsolescencia • Siniestro • Robo, Hurto ó Pérdida),

el servidor público responsable de la custodia del

mismo, presenta de forma inmediata, en primera

instancia, al Jefe Superior del Área, un informe

circunstanciado explicando las causas del hecho y

adjuntando informe realizado por técnico

competente.

Servidor

público

responsable

del Activo.

Jefe de

Unidad

Informe

específico

½ día

1.2. Dependiendo del hecho generador, el Jefe de

Unidad, remite el informe a la dirección

Administrativa y, si corresponde, una copia a

Asesoría Legal (Ambas instancias, dependiendo del

impacto del hecho generador, podrán coordinar

actividades internas o externas a la Municipalidad

de Bermejo)

2

2.1La Secretaría Administrativa Financiera (Oficial

Mayor) a través de la Dirección Administrativa y el

Encargado (a) de Activos Fijos, considerando la

naturaleza e impacto del hecho generador expuesto

en el informe, designa una Comisión con servidores

públicos de experiencia para verificar y documentar

Secretaría

Administrativa

y Financiera

(Oficial Mayor)

Dirección

Administrativa

Informe

específico

Documentos

e informes

recibidos

2 días



el hecho.

Encargado (a)

Activos Fijos

Comisión a ser

designada

Procedimiento: Baja física y contable de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 3

Activid


Documento

Utilizado Tiempo

3

3.1 La Comisión coordina, con el Jefe de Área, otros

servidores públicos, visita las instalaciones, observa

físicamente el activo, relaciona la veracidad del

informe con los hechos observados, verifica los

datos contables del activo: costo, años de vida útil

transcurridos y, en un Informe técnico presentan, a

la Secretearía Administrativa y Financiera (Oficial

Mayor) su conclusión.

Comisión

designada

Informe

específico

Documentos

e informes

recibidos

5 días

(variable)

3.2 El informe de esta Comisión podrá concluir con:

Ratificación del Informe y sugerencia de Baja,

Reposición por el servidor público responsable,

Mantenimiento correctivo, baja y utilización como

material insumo para otra mejora u otra sugerencia de

la Comisión.

4

4.1 Analiza el Informe en conclusiones de la Comisión,

aprobado el informe con la sugerencia de Baja del

activo, remite al Alcalde Municipal para gestionar una

Resolución que autorice la baja respectiva.

Secretaría

Administrativa

y Financiera

(Oficialía

Mayor)

Alcalde

Municipal

Informe

específico

Documentos

e informes

recibidos

3 días

4.2 Elabora la Resolución y envía, vía Dirección

Administrativa, al Encargado (a) de Activos Fijos para

su ejecución

5

5.1 Prepara una carpeta con los datos físicos y otros

reportes del software y datos contables del Activo,

documentación de origen (si es posible) y, vía

Unidad Administrativa y Unidad Financiera hace

llegar al Responsable de Contabilidad la carpeta

completa.

Encargado (a)

Activos Fijos

Informe

específico

Documentos

e informes

recibidos

3 días

6

6.1 Con los antecedentes de la carpeta de baja de

Activo, realiza el registro contable de baja de la

cuenta de Activo respectivo y envía una copia al

Encargado (a) de Activos Fijos.

Contabilidad Documentos

e informes

recibidos

Comprobante

1 día



Contable

7

7.1 La copia del Comprobante contable de baja del

activo, es transcrito al menú de Bajas del Sistema de

activos Fijos.

Encargado (a)

Activos Fijos

1 día

7.2 Asimismo, el activo es retirado de las instalaciones y

depositado en un área determinada por Activos Fijos

hasta definir su eliminación con veedor de Auditoria.

Procedimiento: Baja física y contable de Activos Fijos Hoja Nº: 3 de 3

Actividad


Documento

Utilizado

Tiempo

8

ROBO HURTO PERDIDA FORTUITA

8.1 Ocurrido el hecho generado de una Baja de Activo

(Robo, Hurto ó Pérdida), el Servidor público

responsable de la custodia del mismo, presenta de

forma inmediata, en primera instancia, al Jefe

Superior del Área, un informe circunstanciado

explicando las causas del hecho.

El jefe superior del área remitirá el informe al director

(a) administrativo.

El director (a) administrativo solicitara autorización

del Alcalde y a través de dirección jurídica

presentara denuncias en oficinas de la FELC-C.

Servidor

público

responsable

del Activo

Jefe de Unidad

Dirección

Administrativa

Documentos e

informes

recibidos

Comprobante

Contable

Informe

específico

½ día

8.2 Se realizara el seguimiento a la investigación hasta

que el caso sea cerrado y exista un informe final de la

Policía o Fiscalía.

8.3 A la finalización de la investigación del hecho

elaborar informe en el que conste todo los

antecedentes relativo al caso, el que deberá hacer

referencia al resarcimiento de daños a la propiedad

del GAMB o en su caso la imposibilidad de recuperar las

pérdidas generadas, en este último caso se deberá

recomendar la baja del bien y seguir el procedimiento

correspondiente. De acuerdo a lo establecido en la

actividad 4 al 7

9

OBSOLESCENCIA O INUTILIZACIÓN

9.1.- Se procederá de acuerdo a las actividades desde

la 1 a la 7.

EDIFICACIONES



10

10.1 solicitud al Encargado (a) de activo fijo de

levantamiento de inventario de bienes a recuperar de

la edificación a ser demolida.

Solicitud documentada y justificada al Alcalde para la

autorización de desmantelamiento total o parcial de

edificaciones.

Secretaría

Técnica (Oficial

Mayor)

Alcalde

Municipal

10.2 A través de una resolución administrativa autorizara

el desmantelamiento total o parcial de la edificación,

instruirá a través de la Secretaría Administrativa y

Financiera (Oficial Mayor), a activos fijos la verificación

de los bienes obtenidos del inmueble desmantelado. y

a su vez establecerá la disposición de los bienes

recuperados.

10.3 instrucción de inicio de trámites para la baja

contable y se procede de acuerdo a las actividades 5 a

7.

11

SINIESTRO

11.1.-Informe del Responsable del bien al jefe inmediato

superior el servidor público responsable de la custodia

del mismo, presenta de forma inmediata, en primera

instancia, al Jefe Superior del Área, un informe

circunstanciado explicando las causas del hecho

El Jefe de Unidad, remite el informe a la dirección

Administrativa y a través de activo fijo realiza la

verificación del activo.

Verificado el activo remitirá informe a la Secretaría

Administrativa y Financiera (Oficialía Mayor) Para que

realice las acciones correspondientes (ejecución de

seguro, acciones legales y otros).

Ambas instancias y la Dirección Jurídica, dependiendo

del impacto del hecho generador, deberán coordinar

actividades internas o externas a la Municipalidad de

Bermejo.

El legajo de la documentación generada por este

hecho será remitido al alcalde quien autorizara la baja

respectiva, se realiza las actividades 4.2 a la 7.

Responsable

del bien

Jefe de área

Encargado (a)

de activo fijo

Secretaría

Administrativa

y Financiera

Nº Actividades:

11


Tiempo máximo:

15 días




Diciembre 2009


(sello fechador)






8.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: BAJA FISICA Y CONTABLE DE ACTIVO FIJO

GMB-BFCAF-05: BAJA FÍSICA Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS

12

34

56

7



Coordina con

instituciones, Jefe de

Área y otros funcionarios

y elabora Informe en

conclusiones

debidamente respaldado

Informe de ocurrencia de

un hecho que genere

considerar una Baja

Analiza informe de Comisión

Aprueba Informe con la

sugerencia de Baja

Remite antecedentes al

ALCALDE MUNICIPAL y

obtiene Resolución

ALCALDE

Inicio

Informe en

conclusiones e

interpretación legal y

administrativa

Informe en

conclusiones

aprobado

Secretaria de

Administración y

Finanzas

Informe de ocurrencia del

hecho

Consulta a nivel superior

Envío informe a Administración

y Finanzas

Designación de

Comisión para

verificar y documentar

el hecho

Informe de Solicitud

de Baja en

conocimiento de

autoridades del nivel

superior

Informe en

conocimiento de

una Comisión

Informe de

Solicitud de

Baja

Informe en

conocimiento

de la Comisión Funcionario

Responsable del Activo

Informe en

conclusiones de la

Comisión

Funcionario


Fin

Funcionario


Comisión

designada

Jefe de Unidad

Informe en

conclusiones

Aprobado

Legajo completo

de antecedentes

Comprobante

Contable que

certifica la baja del

Activo

Prepara carpeta

con datos físicos y

administrativos

Realiza el registro

contable de Baja

del Activo

Transcribe la baja en el Sistema

de Activos

Retira el Activo y deposita en un

área de resguardo para posterior

eliminación con veedor de

Auditoria

Legajo completo de

antecedentes

Administrativos y del

registro contable de

Activos

Comprobante

Contable que

certifica la Baja

del Activo

Activo dado de

baja de los

registros

Responsable

Activos Fijos

Jefe de

Contabilidad

Responsable

Activos Fijos

OFICILIA MAYOR

ADMINITRATIVA Y

FINANCIERA

Servidor público

responsable del activo

Informe de ocurrencia del hecho al inmediato superior

Servidor público responsable del activo

Servidor público

responsable del activo

Encargado (a) de

activos Fijos

Encargado (a) de

activos Fijos

Coordina con jefe de área.



BAJA CONTABLE Y FISICA

DE ACTIVO FIJO

RESUMEN ADMINISTRATIVO CONTABLE

Nª Control Interno

BCF-AF/123/09

Fecha REPORTE DE RESUMEN

11/DIC/2009

Motivo de la Baja Transferencia de cargo (Promoción – Retiro)

Área Organizacional Oficialía Mayor Técnica 0

Sector Funcional Jefatura Técnica 301

Grupo de Activo Equipo de Computación 7

Descripción y Características

Correlativo 12345

Porcentaje depreciación 25%

Depreciación acumulada Bs.4.599,oo

Años de Vida útil 1

Unidad de manejo Pieza

Nº Comprobante de Egreso 4321/2003

Fecha de compra 4 de Abril de 2003

Valor Original en Bs. Bs.5.000,oo

Valor en libros en Bs. Bs.1,oo

Gestión de baja 12 de Diciembre de 2009

ELABORACION RESUMEN

ENCARGADO

ACTIVOS FIJOS

VºBº

DIRECCION ADMINISTRATIVA

VºBº

DIRECCION FINANCIERA



8.6 PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS



ACTIVOS FIJOS

Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB-DAF-O6


7 23 días

Procedimiento: DISPOSICION DE ACTIVOS FIJOS


Objetivo: Cumplir con principios legales, técnicos y

administrativos para tomar una decisión sobre el destino de los

bienes de la Municipalidad de Bermejo y cuando no se

encuentren prestando servicio.

Características: Reúne documentación legal actualizada,

información contable del estado del activo e informe técnico

relativo a su estado físico y aplica un Contrato de Arrendamiento

o de Préstamo de Uso.

Responsables: La MAE, el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa y los servidores públicos involucrados o designados en

un proceso de de disposición de bienes, la Unidad Jurídica o el Asesor Legal de la entidad pública o asesores legales externos

contratados que intervengan en el proceso de disposición de bienes.

Actividad


Document

o

Utilizado

Tiempo

(Estimado)

1

1.1 Solicitud mediante carta oficial, dirigida al

ALCALDE MUNICIPAL, exponiendo su expresión de

interés para adjudicarse, mediante Contrato, el uso

temporal de un bien. (Transferencias,

Arrendamientos, Prestamos de uso, otros.)

Entidad interesada

Carta oficial

(externa)

½ día

2

2.1 El ALCALDE MUNICIPAL envía la carta oficial a la

Oficialía Mayor Administrativa y Financiera y Asesoría

Jurídica solicitando un informe amplio relativo al

estado actual del bien y opinión legal respecto a la

expresión de interés presentada.

Alcalde

Municipal

Carta Oficial

2 días



3

3.1 La Oficialía Mayor de Administración y Finanzas,

a través de sus Direcciones Financiera y

Administrativa, elabora un informe administrativo

detallado que contribuya a una toma de

decisión:

Documentación inmediatamente verificable

como Nº Testimonio de Propiedad, Título de

propiedad, código catastral y plano, carnet de

propiedad, estado contable, estado físico,

cobertura de seguro y punto de vista

interpretativo de la Norma Básica que orienta el

procedimiento.

3.2 Remite informe Administrativo a Asesoría Jurídica

para conocimiento y elaboración de Informe

ejecutivo al Alcalde Municipal.

Oficialía Mayor

Administrativa

Financiera

Carta Oficial

Informe

Administrativo

7 días

(variable)

Procedimiento: Disposición de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 2

Activid


Documento

Utilizado

Tiempo

(Estimado)

4

4.1 Elabora Informe Legal en base a la interpretación

de la Norma Básica y antecedentes del Informe

Administrativo.

Asesoría Jurídica

Informe

Administrativo

Informe Legal

6 días

(variable)

4.2 Remite informe Legal sugiriendo la respuesta de

aceptación o rechazo de la solicitud.

La aceptación sugiere enviar una carta de

respuesta haciendo conocer los requerimientos

previos de documentación institucional y de

garantías a ser presentadas por la institución

interesada para la elaboración de un Contrato

(arrendamiento/préstamo) con las cláusulas que

Asesoría Jurídica considere necesarias.

El rechazo sugiere enviar una carta de respuesta

haciendo conocer la imposibilidad de atención.

5 5.1 El Alcalde Municipal recibe el Informe Legal con



las sugerencias citadas en el punto 4.

Alcalde

Municipal

Informe Legal

Carta de

respuesta

6 días

(variable)

5.2 En caso de aceptación, mediante Resolución

autoriza la elaboración de un Contrato

(Arrendamiento o Préstamo).

6

6.1 Suscrito el Contrato, Activos Fijos procede a la

entrega bajo inventario del bien y se constituye

en la repartición que efectuará seguimiento al

cumplimiento del plazo y recuperación a la

fecha de conclusión.

Encargado (a)

Activos Fijos

Contrato

(Arrendamiento,

Préstamo)

2 días

7

7.1 Obsolescencia, inutilización y siniestro totales con

la documentación de la baja del bien previo

valorización por técnico especializado de la

entidad o contratado para el efecto, se remite al

Secretario Administrativo y Financiero (Oficial

Mayor)). La solicitud de disposición final

Encargado (a)

de activo fijo

Secretario

Administrativo

y Financiero

(Oficial Mayor)

Alcalde

Municipal

Secretario

Administrativo

Documentos de

baja de activo

y la resolución

administrativa

emitida por la

MAE

2 días

7.2 Solicitud a la Dirección de Planificación de

incorporación de los ingresos estimados por el

remate del bien en el POA de la gestión.

7.3 Solicitud al Alcalde, la autorización del remate

7.4. Remite instrucción a la dirección jurídica para la

elaboración del informe legal y resolución

administrativa de autorización de inicio de remate

estableciendo el procedimiento para el mismo.

7.5. Remite resolución administrativa a la Secretaría

Administrativa y Financiera En coordinación con

Dirección Jurídica se proceda con la ejecución.

7.6 Una vez cumplido el procedimiento de remate

del bien (es) todo el legajo será remitido a la Unidad



de Activo para el reporte y registro de acuerdo a la

naturaleza del bien

y Financiero

(Oficial Mayor)

Nº Actividades: 7


Tiempo máximo: 23 días

(variable)


Diciembre 2009


(sello fechador)


UDO

Nota: Los servidores públicos citados, son responsables de gestionar, transportar o coordinar el curso del procedimiento

descrito.



8.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

GMB -DAF-06: DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

12

34

56



A través de

Administración y

Finanzas elabora un

informe administrativo

Envía a Asesoría Jurídica

ampliando antecedentes

Recepción de carta con

expresión de interés para

utilización temporal de un

bien de la

MUNICIPALIDAD DE

BERMEJO

Elabora Informe Legal en

base a las Normas Básicas

e informe Administrativo

Financiero

La aceptación, sugiere la

elaboración de un Contrato

Asesoría Legal

Inicio

Informe

Administrativo

Financiero

elaborado

Informe Ampliado

elaborado

(Legal y

Administrativo

Financiero)

ALCALDE

Recepción de carta con expresión

de interés para utilización de un

bien de la Municipalidad de

Bermejo en Arrendamiento o

Préstamo de Uso

Remite a Asesoría

Jurídica y Oficialía

Mayor

Administración y

Finanzas

Conocimiento oficial

del interés de una

entidad pública o

privada por un bien de

la Municipalidad de

Bermejo

En elaboración un

Informe amplio

sobre el estado del

Activo

Carta de la entidad

interesada en un bien

de la Municipalidad de

Bermejo

Carta de expresión

remitida del Despacho

Del Alcalde

Carta de expresión

remitida del Despacho

Del Alcalde

Informe de Oficialía

Mayor Adm-

Financiera

Entidad Pública

Entidad Privada

Fin

OFICIALIA MAYOR

Administración y Finanzas

ALCALDE

Informe amplio

elaborado

Elaboración de Contrato con

cláusulas que resguarden la

propiedad, el tiempo, la devolución

y garantías de la entidad

Contrato de

Arrendamiento/

Préstamo, elaborado Asesoría Legal

ALCALDE

Entrega del bien en base a

términos del Contrato firmado.

Responsable de seguimiento y

recuperación del bien a la fecha de

conclusión de Contrato

Contrato de

Arrendamiento o

Préstamo firmado

Disposición del bien

según Contrato de

Arrendamiento/

Préstamo.Activos Fijos

OFICIALIA MAYOR

Administración y Finanzas





ACTIVOS FIJOS

Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB -RAF-O7


4 66 días

Procedimiento: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS


Objetivo: Precaver y prevenir a los activos fijos de la

Municipalidad de Bermejo contra cualquier daño o

siniestro que afecte el patrimonio de la institución.

Características: El proyecto de Resguardo de Activos

fijos se lo debe realizar con criterios técnicos

pertinentes para proponer que bienes deben ser

asegurados.

Responsables: Secretaría Administrativa Financiera y

Dirección Administrativa y Activos Fijos

Actividad


Document

o

Utilizado

Tiempo

(Estimado)

1

1.1 Al Final de cada mes el Encargado (a) de Activos

fijos emitirá un Reporte del ingreso de los Activos

nuevos a la Institución y sugiere cuales de estos

activos ameritan ser asegurados por el resto de la

gestión en curso. Pone a consideración de la

Dirección Administrativa.

Reporte de

Activos

Fijos

Proyecto

de

Resguardo

de Activos

Fijos

5 días

1.2 Para el resto de los Activos el Encargado (a) de

Activos Fijos en coordinación con el Dirección

Administrativa deberán elaborar anualmente un

proyecto de resguardo de los activos fijos. En este

proyecto se debe proveer de la siguiente

información de los activos que se pretende

asegurar:

Descripción del activo

Código asignado

Fecha de adquisición

Valor de adquisición

Valor contable

Valor comercial (opcional)



Tipo de cobertura

2 2.1 La Secretaria<a Administrativa y Financiera (r

Oficialía Mayor) revisa el proyecto propuesto por

Activos Fijos y la Dirección Administrativa, coordina

los cambios necesarios al proyecto y autoriza la

contratación de los servicios de una empresa

aseguradora.

Procedimiento: Resguardo de Activos Fijos Hoja Nº: 2 de 2

3

3.1 Incluir el Proyecto de Resguardo de Activos Fijos en el

Programa Operativo Anual de la Dirección

Administrativa

45 días

3.2 Se siguen los procedimientos institucionales de

acuerdo a los procedimientos de los sistemas de

Administración de bienes y servicios según la modalidad

que corresponda para la Adjudicación de la empresa

aseguradora.

4

4.1 En caso de que ocurriera un siniestro con un bien

asegurado el servidor público responsable de dicho

activo deberá comunicar inmediatamente al jefe de

área. El Jefe de Unidad, remite el informe a la

dirección Administrativa y a través de activo fijo

realiza la verificación del activo, si amerita se hace el

reclamo de cobertura a la Empresa aseguradora de

ese activo.

Informe:

reporte de

siniestro de

Activo Fijo

1 días

Nº Actividades:

4


Tiempo máximo:

66 días

(variable)


Diciembre 2009


(sello fechador)

Área responsable de

actualización:



8.7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS

GMB - RAF-07: RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS

12

34

RESPONSABLESRESULTADOSPROCESOINSUMOS


Inicio

Responsable de Activos

Fijos


Fijos

Inclusión en el POA

Tramite del proceso de

Licitación y adjudicación

de la empresa

aseguradora

Revisión, análisis y

aprobación del Proyectos

de Resguardo de Activos

Fijos

Reportes del Sistema de

Activos Fijos.

Proyecto Aprobado de

Resguardo de activos

fijos.

Empresa

Aseguradora

Contratadal

Análisis del siniestro y

reporte a la empresa

aseguradora si corresponde.

Elaboración del Proyecto de

Resguardo de Activos Fijos

Fin

Proyecto de

Resguardo de Activos

FijosOFICIALIA MAYOR

Administrativa y Financiera

Cobertura de un

bien asegurado.

Informe de siniestro

ocurrido con algún

activo fijo

Dirección Administrativa

Proyecto Aprobado

de Resguardo de

activos fijos.


Fijos

Encargado (a) de Activo fijo

Secretario

Administrativo Financiero

Encargado (a) de Activo fijo

Encargado (a) de Activo

fijo





ACTIVOS FIJOS

Hoja Nº: 1 de 2

Nº Procedimiento:

GMB - MAF-O8


4 41 días

Procedimiento: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS


Objetivo: Ejecutar operaciones necesarias que permitan

realizar los cuidados necesarios para las instalaciones, edificios,

equipamiento, etc. para que puedan seguir funcionando

adecuadamente.

Características: Se debe tomar en cuenta que el

procedimiento y los fines del Mantenimiento Correctivo son

diferentes a los fines del Mantenimiento Preventivo. El

mantenimiento preventivo generalmente se lo hace a un

conjunto de bienes para evitar el mantenimiento correctivo. El

mantenimiento correctivo se realiza de para que el activo

recupere sus buenas condiciones de uso

Responsables: Dirección Administrativa, Unidades

Solicitantes, Encargado (a) de Activos fijos.

Actividad


Document

o

Utilizado

Tiempo

1

Mantenimiento Correctivo

1.1 La unidad o área funcional que hace uso del

activo solicita mediante nota oficial la refacción

del activo adjuntando un informe técnico

realizado por profesional competente con el

propósito de que vuelva a estar en buenas

condiciones para su uso.

Unidad

Solicitante

Dirección

Administrativa

Carta de

Solicitud de

Refacción de

un Activo

3 días

Mantenimiento Preventivo

1.2. Anualmente se conformará una Comisión

Técnica para Mantenimiento Preventivo designada

por la Dirección Administrativa e integrada por el

Encargado (a) de Activos fijos y técnicos

capacitados en distintas áreas.

2

Mantenimiento Correctivo

2.1 El Encargado (a) de activos fijos verifica la

solicitud mediante inspección técnica, cuantifica

la refacción, con la ayuda de un técnico

especializado y autorizara el mantenimiento o

Encargado (a)

de Activos Fijos

Proyecto de

Refacción

30 días



refacción.

2.2 remitirá el proyecto de refacción al Director

Administrativo.

La unidad

solicitante

Mantenimiento Preventivo

2.4 La Comisión Técnica para Mantenimiento

Preventivo después de evaluar la situación y

características de los activos, elaborará un Proyecto

de Mantenimiento Preventivo para las instalaciones,

edificios, equipamiento, etc. de la Municipalidad de

Bermejo que amerite este tipo de mantenimiento.

Comisión

Técnica para

Mantenimiento

Preventivo

Proyecto de

Mantenimiento

Preventivo

Procedimiento: Resguardo de activos fijos Hoja Nº 2 de 2

3

3.1 El Director administrativo luego de considerar

Mantenimiento correctivo o el Proyecto de

Mantenimiento Preventivo, si no tiene objeciones

sigue los procedimientos la pertinencia de la

Solicitud para el establecidos licitación proyecto de

mantenimiento

Dirección

Administrativa

Informe de

Recepción

Técnica

5 días

4

4.1 Deberá realizar la recepción técnica del

proyecto de mantenimiento ya sea correctivo o

preventivo para lo cual solicitara el

asesoramiento de un técnico si es necesario.

Encargado (a)

de Activos Fijos

3 días

4.2 Emitirá un informe de recepción que servirá

como antecedente para la liquidación final de la

empresa adjudicada.

Nº Actividades:

4


Tiempo máximo:

41 días (variable)


Diciembre 2009


(sello fechador)

Área responsable de

actualización:



8.8.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

GMB – MAF - 08: MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

12

34

RESPONSABLESRESULTADOSPROCESOINSUMOS


Inicio

Dirección Administrativa

Empresa contratada

para la ejecución del

proyecto

Informe de

Recepción técnica

Unidad Solicitante

Proyecto de Refacción.

Proyecto de

Mantenimiento

Preventivo

Planillas de Avance e

informes de

supervisión

Carta de solicitud de

mantenimiento correctivo

Aprobación del Proyecto

de mantenimiento.

Proceso de licitación

Recepción de la ejecución

del proyecto de

mantenimiento

Solicitud de Mantenimiento

Correctivo.

Conformación de la Comisión

Técnica para Mantenimiento

Preventivo

Fin


Fijos

Elaboración del Proyecto

de refacción/

Elaboración del Proyecto

de Mantenimiento

Preventivo.


Fijos

Proyecto de Refacción.

Proyecto de

Mantenimiento

PreventivoDirección Administrativa

Encargado (a) de

Activo fijo

Encargado (a) de

Activo fijo



9. GLOSARIO DE TERMINOS

Conceptos y definiciones de importancia dentro del lenguaje técnico de la

Administración de Activos Fijos.

I. ACTIVO FIJO2

Es el conjunto de aquellos bienes o propiedades físicamente tangibles y, de

naturaleza relativamente permanente, adquiridos o construidos para uso en las

operaciones de la Municipalidad de Bermejo, tienen un valor relativamente

significativo y la vida útil estimada es superior a un periodo económico.

Condiciones y características de los bienes para ser considerados Activo Fijo:

a) Es un bien adquirido o construido, destinado al uso en las operaciones

regulares de la Municipalidad de Bermejo y que no será objeto de venta.

b) Tiene un valor cuantitativamente importante y que, de acuerdo a la vida

útil estimada, está sujeto a depreciación, amortización o agotamiento.

c) Tiene una vida Útil estimada mínima (superior a un año) que justifica el

prorrateo del costo del bien entre los distintos periodos o ejercicios que abarca su

afectación.

Otras denominaciones de Activo Fijo: Bienes de uso, activos patrimoniales,

propiedad, activo fijo, activo inmovilizado, bienes Inmuebles.

II. BIENES ACTIVABLES

2 NC1-Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

NIC 16 – Inmuebles, Maquinaria y Equipo



Son aquellos bienes que no desaparecerán en su primer uso, de tal modo, solo

se incorporaran al rubro respectivo y en consecuencia quedaran sujetos al régimen

que se establece.

Se activan aquellos bienes de uso que reúnan las siguientes características:

a) Que cumplan requisitos de duración, valor y naturaleza.

b) Que el Valor unitario sea mayor a los 15 $us o su equivalente en Bs, al tipo de

cambio del mercado oficial a la fecha de su adquisición.

c) Que su vida útil estimada sea no menor a los 4 años, según disposiciones legales

técnicas en vigencia, exceptuando la estimación resultante de revalorizaciones

técnicas.

III. BIENES NO ACTIVABLES.

Son aquellos bienes que no cumplen con uno de los requisitos señalados

anteriormente, imputándose su valor total a las cuentas de resultados del ejercicio

en que se hubiesen adquirido; sin embargo, dichos bienes serán considerados

como "bienes fungibles".

IV. BIENES FUNGIBLES

Se considera a aquellos bienes que tienen una duración o vida útil estimada de un

año, es decir que con su uso, desaparecen, y además que tienen un valor inferior al

establecido para el activo fijo, el valor de estos bienes se los imputará a los

resultados del periodo en que se hubiesen adquirido. Solo para fines de control

interno independiente, son objeto de registro e inventario físico-valorado.



V. DESEMBOLSOS CAPITALIZABLES

Se dan como resultado a adiciones o mejoras de carácter permanente y de una

cuantía relativamente importante, aumentando el valor del bien y,

consecuentemente, la prolongación de la vida útil del activo fijo.

a) Adición: Comprende las unidades enteramente nuevas añadidas a otras

anteriormente adquiridas o construidas, así como las extensiones,

ampliaciones y agrandamientos de bienes ya existentes y que se lo realiza con

el objeto de aumentar la eficiencia y capacidad productiva.

b) Mejora: Se entenderá por mejora toda reforma o modificación sustancial de un

bien de uso, con el objeto de aumentar su eficiencia o capacidad de

prolongar su vida útil.

c) Condiciones: La activación de los costos de adición o mejora de un bien de uso

estará sujeta al cumplimiento de por lo menos una de las tres condiciones:

a. Aumento del valor del bien.

b. Aumento de su vida útil.

c. Aumento de su eficiencia o capacidad productiva.

De igual manera que los bienes activables, los costos por adición o mejora que se

incorporan al valor del bien, se absorberán a través de las depreciaciones;

mientras que los gastos que no constituyen adición o mejora serán cargados al

ejercicio en que se devenguen.

VI. VALUACIÓN AL COSTO

El valor del costo de adquisición o producción constituye el criterio principal y básico

de valuación, Incluye precio de compra, más comisiones, fletes, impuestos y otros

gastos incidentales de adquisición., es decir, la valuación del activo se afecta al

costo total de adquisición, al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente.



VII. DEPRECIACIÓN

Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo durante su

vida útil.

Asignación sistemática al gasto, del costo de un activo sujeto a depreciación

durante el transcurso de la vida útil del activo.

Depreciar significa cuantificar y registrar como gasto la disminución del valor de

una parte del costo del Activo Fijo a lo largo de su vida útil estimada, por el

desgaste, deterioro y obsolescencia, que surge a consecuencia del uso

durante sus años de servicio.

La estimación del valor que exprese el desgaste y deterioro del activo fijo, se

efectúa tomando en consideración su costo de adquisición, su actualización o

valor de revaluó, así como su vida estimada y el valor de desecho (valor residual).

VIII. DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Es la sumatoria de las depreciaciones anuales de un Activo Fijo la cual va

constituyendo una reserva y, en términos contables, al finalizar su vida útil, permitirá

enfrentar la reposición del Activo Fijo., es decir, que el importe de la depreciación

acumulada regulariza el valor del Activo Fijo.

Es importante señalar que no se deprecian los terrenos, obras de arte,

construcciones de obras en proceso y otros activos que no sufren desgaste o

deterioro.

IX. AMORTIZACIÓN

Es la extinción o reducción al valor en libros de un activo fijo intangible.



X. AMORTIZACIÓN ACUMULADA

Corresponde a la suma de los montos que anualmente se han imputado a

resultados del ejercicio por conceptos de amortización anual de las cuentas del

activo intangible.

Al igual que en la depreciación, anualmente se carga al costo de operación y

se constituye la amortización acumulada, que se supone, permitirá enfrentar la

reposición del activo fijo intangible.

XI. AGOTAMIENTO

Se dice de los recursos naturales sujetos a agotamiento, como depósitos

minerales, de petróleo, zonas madereras u otros recursos similares, implica su

eliminación por merma física o reducción de una cantidad disponible calculada

estimativamente.

XII. VIDA ÚTIL PROBABLE (ESTIMADA)

Es el periodo durante el cual un activo fijo tiene la capacidad de producir

servicios u operación potencial o utilidad para su propietario.

La vida probable puede expresarse en tiempo como años o meses; en

periodos de operación u horas de trabajo y en unidades de producción.

La vida económica de un activo fijo se ve afectada por las reparaciones y mejoras.

XIII. VALOR RESIDUAL O DE DESECHO.

Es el valor que puede recuperarse por la venta de un activo fijo al ponerse fuera

de servicio y haber aplicado la depreciación por completo. El valor contable

establecido o “valor en libros”, para los bienes de uso es de Bs. 1; valor que se

calcula sólo en el último periodo de vida útil del bien.

XIV. ACTUALIZACIÓN



Métodos por el cual se procede al ajuste contable de las partidas de los

estados financieros que estuviesen afectadas por la inflación.

XV. MONEDA CONSTANTE

Es la que se expresa determinando poder adquisitivo a una fecha dada; por lo

general al cierre de un periodo.

XVI. ÍNDICE

Factor representativo de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda entre

dos fechas.

XVII. VALORES CORRIENTES

Son los precios de reposición a la fecha de valuación, o el costo de producción a

precios de reposición a dicha fecha.

XVIII. VALOR DE REPOSICIÓN

Representa el costo que fuere necesario incurrir para la adquisición o

producción de bienes.

XIX. VALOR DE MERCADO

Se entenderá como tal, al valor neto que se obtendría por la venta de los

bienes en términos comerciales normales.

XX. FECHA DE ADQUISICIÓN

Corresponde a la fecha en que tuvo lugar la operación de compra del activo

fijo, utilizándose esta para efectos de actualización.

XXI. FECHA DE USO

Corresponde a la fecha en que el bien de uso entra en actividad, operación o

explotación; utilizándose esta para efectos de cálculo de la depreciación,

amortización y agotamiento.



XXII. FECHA DE CIERRE O CORTE

Corresponde a la fecha de terminación del periodo a que corresponde a los

estados financieros.

Bermejo, Marzo de 2015

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