Modulo 9 La Informatica en La Gestion de Aprovisionamiento

MODULO 8: LA INFORMÁTICA EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO

INDICE

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3

2. NUEVAS TECNOLOGÍAS .............................................................................................. 3

3. INSTALACIÓN ................................................................................................................ 4

4. PRESTACIONES A CUBRIR POR UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA ......................... 5

5. FUNCIONES DE LA APLICACIÓN ................................................................................. 6

6. PROCEDIMIENTOS DE USO DE LA APLICACIÓN ....................................................... 7

7. NUEVAS TENDENCIAS EN LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS ....................................... 8

8. E-PURCHASING, UNA NUEVA FILOSOFÍA DE COMPRAS ........................................ 10

9. AHORROS USANDO E-PURCHASING ....................................................................... 12

10. INTRODUCCIÓN A LOS ERP ................................................................................... 13

11. BENEFICIOS ERP .................................................................................................... 17

12. EL PAPEL DE INTERNET......................................................................................... 19

13. MEJORAS EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO USANDO INTERNET ..... 20

14. RESUMEN ................................................................................................................ 23


1. INTRODUCCIÓN

Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, particularmente la

infraestructura de red basada en Internet, están comenzando a jugar un papel importante en

el proceso de aprovisionamientos, permitiendo una comunicación rápida y de bajo coste

entre clientes y proveedores.

Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones pueden facilitar e impulsar la

integración de flujos de información a lo largo de la cadena logística.

2. NUEVAS TECNOLOGÍAS

Se ha iniciado una nueva era en la que las nuevas tecnologías de la información están la

forma de hacer negocios en las empresas y en particular, en el caso de los

aprovisionamientos, están creando nuevos modelos electrónicos de relación que facilitan la

automatización de muchas de las tareas que constituyen dicho proceso.

Internet ha revolucionado la infraestructura a utilizar a la hora de comunicar las empresas,

pero aún queda mucho por avanzar en la integración de todos procesos que forman la

cadena de suministros, especialmente en la configuración de soluciones organizativas que

faciliten una integración entre los proveedores y clientes adecuada para adaptarse de forma

dinámica a la evolución de las necesidades de la cadena de suministros.

No basta con adoptar en la empresa nuevas soluciones tecnológicas o una nueva

infraestructura de comunicación para lograr el éxito en la gestión de nuevas redes

que parecen ser el futuro, sino que dicha incorporación de tecnología ha de ir

acompañada de un dominio sobre la misma que evite que las empresas adopten

soluciones tecnológicas precipitadas que pongan en entredicho la posibilidad de

evolución futura de sus procesos de negocio.


3. INSTALACIÓN

Al implantar una aplicación de SCM en una empresa, conviene comenzar evaluando cómo

encajan los diversos enlaces o conexiones en la cadena de suministro.

Más que requerir el empleo de una tecnología o solución específica, el programa

demanda un conocimiento de los procesos de negocios que deben trabajar juntos

Probablemente, se intentará incorporar en la cadena de suministro sistemas ya existentes,

como e-commerce, actividad comercial y planificación, fabricación y control y

aprovisionamiento y distribución. Es importante detallar que esta integración debe realizarse

no sólo dentro de la propia empresa, sino también dentro de los propios clientes y

proveedores, lo que incurre en gastos adicionales.

Los programas más grandes agrupan una variedad de capacidades destinadas a mejorar el

acceso a la cadena de suministro y su integración en la totalidad de la empresa.

Normalmente, el amplio alcance de estas soluciones, que integran múltiples funciones

comerciales, de forma parecida a las aplicaciones de planificación de recursos de empresa o

ERP, impone limitaciones en la instalación.

Es de destacar, que las aplicaciones han evolucionado para incluir cierto número de

procesos que nunca habían sido considerados inicialmente como elementos SCM,

incluyendo el diseño de productos, planificación, aprovisionamiento de materiales y gestión

de contratos.

Al observar la demanda de estas capacidades adicionales, las empresas vendedoras están

comenzando a incluir redes de comunicación más dinámicas y de mayor colaboración en

sus ofertas, dando lugar a un comercio en colaboración y ayudando a mejorar la

comunicación más allá de la cadena de suministro tradicional


4. PRESTACIONES A CUBRIR POR UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA

Lo que debe cubrir una aplicación SCM principalmente son los siguientes puntos:

Administración del Portafolio de Productos y Servicios, que es la oferta que la

compañía hace al mercado. Toda la Cadena de Suministro se diseña y ejecuta para soportar

esta oferta.

Servicio a Clientes, que es responsable de conectar la necesidad del cliente con la

operación interna de la compañía. Los sistemas transaccionales permiten que la

organización visualice los compromisos derivados de las órdenes procesadas, pero en

términos simples, si existe inventario para satisfacer la demanda del cliente, SAC, pasa sus

instrucciones directamente a Distribución; si hay que producir, pasa sus instrucciones a

Control de Producción.

Control de Producción, que, derivado de las políticas particulares de servicio que tenga la

compañía y de la Administración de la Demanda, se encarga de programar la producción

interna y, como consecuencia, dispara la actividad de Abastecimiento de insumos.

Abastecimiento, que se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las

necesidades de Producción (Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega de

los proveedores y los niveles de inventario de insumos.

Distribución, que se encarga de custodiar insumos y producto terminado (en algunas

organizaciones solo producto terminado), hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de

distribución, que puede incluir otros almacenes ó Centros de Distribución ó no.


5. FUNCIONES DE LA APLICACIÓN

Las principales funciones de una aplicación SCM deben ser:

Asegurar que se construya

el sistema correcto

Las auditorias se aseguran el software a entregar sea

funcional y físicamente el que se espera

Mejora la productividad de

desarrollo de software

Mejora la comunicación, evita duplicar esfuerzos

Reduce los defectos

Ayuda a identificar de manera precisa la versión sobre

que se realizarán los cambios

Agiliza la identificación de

problemas y corrección de

errores

Mantiene historial de problemas y cómo fueron resueltos

Ayuda al proceso de

desarrollo

Se reduce la dependencia de las personas

Disminuye el costo de

mantenimiento

Establece una forma sistemática de resolver las

requisiciones de cambios

Mejora el aseguramiento de

calidad

La información ayuda a determinar las causas de los

problemas y así evitar que ocurran nuevamente


6. PROCEDIMIENTOS DE USO DE LA APLICACIÓN

Podemos definir los siguientes procedimientos de uso de una aplicación de SCM:

Desarrollo del producto: El desarrollo del producto incluye los requisitos, el diseño y

pruebas del producto además del diseño de la

producción. Las soluciones para el desarrollo del

producto permiten a su empresa diseñar más

rápidamente mejores productos y servicios, ya que sus

desarrolladores pueden trabajar con una información

directa y puntual de lo que los clientes desean y de lo

que los proveedores son capaces de ayudar a producir.

Estas herramientas reducen el periodo de

comercialización, los costes del producto y los

problemas de comunicación entre los grupos de ingeniería.

Planificación: Las soluciones de planificación incluyen las predicciones de ventas y

pedidos, la planificación de la fabricación y la distribución, y la correspondencia de la futura

demanda del cliente a los suministros disponibles. Estos procesos pueden optimizar las

operaciones de producción y envío, y permitirle cumplir con la mayoría de los pedidos de los

clientes a tiempo y al coste más bajo.

Distribución y logística: Las soluciones de distribución y logística incluyen la gestión de

inventarios y almacenamiento, el transporte interior y exterior, la gestión de pedidos, la

distribución física y la gestión de socios externos. Una solución de distribución y logística

ayuda a garantizar que se dispone del número de productos adecuado, en el lugar preciso

de la cadena de suministro y en el momento apropiado, a los costes más bajos posibles.

Esto mejora el movimiento y el almacenamiento de los bienes y garantiza una provisión

adecuada de activos líquidos del inicio al fin de la cadena de suministro. Puede realizar un

seguimiento de los clientes, los proveedores y los pedidos, así como controlar y gestionar

sus compras, los transportes y las necesidades del cliente.

Compras: Las soluciones de compras incluyen la adquisición de componentes del producto,

las materias primas estándar y los suministro especializados necesarios para la fabricación

del producto final. Mediante la tecnología de Internet, puede optimizar el proceso de compra

y reducir los gastos de dinero y de tiempo en estas actividades.


Producción: Una solución de producción incluye la fabricación, el ensamblaje y la

subcontratación automatizados. Puede hacer un seguimiento, generar informes y analizar en

tiempo real la información del proceso de fabricación, desde la planta de fabricación hasta

sus almacenes de servicio. Puede determinar y eliminar con facilidad las áreas de

sobreproducción, el movimiento de material, manipulación e inventario excesivos y los

cuellos de botella.

Integración de socios de negocio: La soluciones de integración de socios de negocio le

permiten concentrarse en aquello que hace mejor y sacar partido de las capacidades de los

mismos. Estas soluciones le ayudan a desarrollar estrategias de asociación a través de la

identificación de las ventajas en las relaciones con los socios y los proveedores; también le

ayudan a definir los procesos asociados con estas relaciones, y a usar la tecnología de

redes para intercambiar información y ampliar su red de socios y proveedores.

7. NUEVAS TENDENCIAS EN LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Una de las razones por las que las Cadenas de Suministro no son eficientes es por la

deficiente utilización de activos: camiones a media carga, almacenes dedicados con bajo

movimiento, entregas urbanas realizadas por múltiples proveedores al mismo cliente.

Un reciente estudio, realizado por CapGemini junto a directivos de empresas líderes

europeas, enfatiza la necesidad de colaborar entre los distintos agentes de la Cadena de

Suministro con el fin de:

Ahorrar Costes

Mejorar el Servicio

Contribuir a la Sostenibilidad del Planeta

Sostenibilidad (Green Logistics)

La Conservación del Medio Ambiente es una de las preocupaciones políticas y sociales más

acuciantes de los últimos años, especialmente por el impacto en el cambio climático.

El impacto principal de la logística en el medio ambiente está originado por:

El transporte (en particular por carretera)

El reciclaje de los embalajes.


Competencia basada en el Tiempo

Este concepto refleja una realidad para muchas industrias, la competencia se desarrolla a

nivel de la cadena de suministro por conceptos que van más allá del coste.

La Agilidad para responder a la demanda de los Clientes, y en la introducción de Nuevos

Productos es clave para la estrategia de algunas empresas en numerosos sectores.

Ejemplos:

Textil : Zara

Tecnología : Dell

Automoción : Toyota

SCM y el Comercio Electrónico

Los actores principales del comercio electrónico entre empresas, serán los e-

marketplaces, que son sitios en Internet donde se encuentran compradores y

vendedores, que interactúan entre ellos y con el sitio web.

Los e-marketplaces ofrecen distintos servicios como la compra y venta de

productos y servicios, vías de comunicación e intercambio de información entre

compradores y vendedores, subastas y subastas inversas, ofertas de stocks,

contenidos de información de la industria en particular, catálogos organizados de

distintos proveedores.

La gestión de la cadena de suministro a través de Internet es una realidad en el corto y

medio plazo que brinda grandes oportunidades a la empresa y que se pueden resumir en las

siguientes:

1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras entre un 5 y un 15%.

2.- Disminución de los costes de los procesos en torno a un 50% debido a la mejora

de la eficiencia de los mismos.

3.- Reducción de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios.

4.- Ampliación del número de proveedores potenciales y disminución del tiempo de

localización.


5.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución de los niveles de inventario.

6.- Información precisa sobre el estado del proceso de compra y logística.

La gestión de la cadena de suministro es un elemento clave para la competitividad de las

empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a través del

margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la

satisfacción del cliente.

Con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet,

la gestión de la cadena de suministro ha visto una importante oportunidad

para mejorar debido a la disminución de costes de interacción con los

proveedores.

8. E-PURCHASING, UNA NUEVA FILOSOFÍA DE COMPRAS

El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatización de la

función de compras en las empresas.

Se estructura en dos procesos e-sourcing y e-procurement. El e-sourcing se refiere al

proceso de negociación (planificación, selección de proveedores, toma de decisión...) y

suele tener un carácter eminentemente estratégico, mientras que el e-procurement se refiere

a todo el proceso de aprovisionamiento (petición de material / servicio, flujo de

aprobaciones, aceptación del material por el almacén...) y tiene carácter operativo.

En la actualidad, cuando se habla de e-purchasing se asocia a una herramienta informática

y aún siendo cierto, no se debe olvidar que la idea que subyace es el deseo de

profesionalizar y hacer más eficiente la función de compras. Para conseguir este objetivo,

las aplicaciones informáticas de e-purchasing pueden utilizarse como un remedio eficaz para

erradicar algunos de los grandes males de las organizaciones:


No conseguir las mejores condiciones de calidad, servicio y precio en la

adquisición de productos / materiales.

Falta de transparencia e imposibilidad de trazabilidad (seguimiento) del

proceso de compras.

Poca agilidad en las compras y dificultad para realizar su control.

Carencia de una nica política de compras.

Por lo general, las herramientas de e-purchasing aprovechan Internet para facilitar la

relación entre compradores y proveedores, de manera que existe un Website (marketplace)

donde los compradores reflejan sus necesidades y los proveedores realizan sus ofertas.

En definitiva, lo que hacen estas herramientas es reproducir de forma virtual las

negociaciones que antes se hacían cara a cara o por teléfono y, al mismo tiempo,

automatizan todo el proceso de negociación, de adquisición de la mercancía, el pago...

Como características generales encontramos:

El acceso se realiza mediante la introducción de un código de usuario y una

contraseña.

En función del perfil asignado por el administrador de la aplicación, las

funcionalidades a las que tienen acceso los usuarios de la herramienta son

diferentes.

Son aplicaciones modulares, de manera que se pueden adquirir solo aquellos

módulos que realmente se vayan a utilizar.

Una vez realizada la fase de adjudicación del pedido, integran los datos con

los ERPs de las compañías.


9. AHORROS USANDO E-PURCHASING

Pese a la reciente aparición de estas aplicaciones, ya existe una autentica leyenda sobre los

ahorros que provocan en las organizaciones en las que se implantan; aunque, estas

reducciones de costes hay que tomarlas con mucha precaución.

Los proveedores de las herramientas hablan de dos tipos de ahorros en el coste de

transacción y ahorros en el coste de los materiales. Sin embargo, existe un tercer ahorro

que no se suele comentar, la filosofa del e-purchasing.

Los ahorros en el coste de transacción son los que se producen por la mejora operativa del

proceso de compras que, según los proveedores, son de hasta un 80 por ciento. Pero este

dato, que deslumbra a muchos directores generales, es solo una verdad a medias, porque

es necesario saber de qué situación se parte en una empresa cuando se instala una

herramienta de este estilo, para poder determinar qué reducción de costes de transacción se

puede aplicar.

Como regla general, se debe tener en consideración que cuanto más

informatizada y menos burocrática sea la función de compras de una

organización, menor será el ahorro por coste de transacción que se recibirá.

Desde el punto de vista operativo, se ahorra tiempo en llamadas telefónicas, fax, etc., se

sustituye la realización de papeleo por la automatización de las mismas tareas, se evitan

duplicidades de datos y se reducen errores.

Los ahorros en el coste de materiales son los que se obtienen por las reducciones en el

precio de compra de los materiales que se adquieren y que suelen estar entre el 5 y el 6 por

ciento del coste anual de las compras. Este dato depende mucho del tipo de materiales que

necesite cada empresa y de la situación de partida a la hora de instalar la herramienta.

El ahorro se consigue gracias al aumento de la competitividad, ya que al tener las

herramientas de Internet y estar automatizados los procesos se tiene acceso a un mayor

número de proveedores, mejorando la competitividad y, como consecuencia, el precio.

Este porcentaje de ahorro puede parecer insignificante, pero, por ejemplo, para una

empresa que compre 30 millones de euros al año, el ahorro será de 1,5 millones anuales.


Los ahorros procedentes de la filosofía del e-purchasing son los que se

obtienen como consecuencia de la revisión del área de compras que se

debe realizar antes de instalar una herramienta de e-purchasing. Es el

mayor de los ahorros que se puede obtener, pero es un ahorro a medio o

largo plazo. No se suele destacar por los proveedores de las herramientas,

ya que generalmente son vendedores de software y no asesores o

consultores especializados en compras.

La instalación de una herramienta de este estilo supone un punto de inflexión para el área

de compras de cualquier empresa y hay que aprovecharlo para realizar programas de

mejora, una práctica que no se realiza en muchas áreas de compra y que puede producir

ahorros de hasta un 4-5 por ciento.

Ejemplos de programas de mejora son: programas de estandarización, de especialización

del personal, de comunicación interna, etc.

Y es que además de su filosofía, el e-purchasing puede suponer una revolución en muchos

sectores, ya que empresas competidoras pueden comenzar a colaborar entre sí para

agregar volúmenes y reducir el coste de adquisición de sus materiales

10. INTRODUCCIÓN A LOS ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise

Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan

muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de

una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se

caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una

única aplicación.

Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,

contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información

geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir

un ERP como la integración de todas estas partes.


Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el

simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.

Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de

gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los

procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el

momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos

de negocio.

La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información

para todo el mundo todo el tiempo".

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que

deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales

Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan

entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del

siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido

representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de

producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del

producto, cobros, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si

la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen

todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar

integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la

información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario

favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente

captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la

información no se manipula y se encuentra protegida.


Modulares

Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que

se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se

genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica

como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los

cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.

Adaptables

Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.

Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los

procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por

ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite

manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados

suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el

desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido

fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las

necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,

completos y comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería

de Procesos, aunque no siempre es necesario.

Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada

usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de

bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos

confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas

empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales


especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de

un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar

debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa

partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común.

Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran

esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de

negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son

todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas


11. BENEFICIOS ERP

Existen dos tipos de implantaciones:

La implantación informática, que se limita a explicar como funciona el programa.

La implantación global, que va más allá e implanta un nueva manera de hacer las

cosas, no por que se hagan mal, sino porque con el nuevo ERP se pueden hacer

mejor.

Nos inclinamos a pensar que la única forma válida de implantación es la segunda, aunque

conlleve más esfuerzo.

Durante la implantación se van a ir definiendo todos los procesos en la empresa, el cambio

fundamental va a consistir en que en todos ellos existirá un elemento común, el ERP. Es por

ello que vamos a aplanar nuestra organización. Muchas de las gestiones de los

responsables pueden ser ahora gestionadas por el ERP; por ejemplo, el responsable de

existencias deberá definir la política en el ERP, y el ERP seguirá esa política facilitando que

otras personas puedan efectuar la gestión de propuestas de compra sin su intervención. Ello

va a permitir, que, de forma casi invisible, las personas responsables puedan recuperar

tiempo para otras gestiones. También conlleva un mayor rigor y seguridad en todas las

gestiones.

Esta sistematización, lleva a una simplicidad abrumadora en el funcionamiento

de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cómo

pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP

Una vez implantado, va a ser mucho más fácil obtener un certificado de calidad, puesto que

los procesos básicos van a estar definidos.

El ERP va a permitir afrontar con éxito la tendencia de reducción de plazos de entrega con

cantidades cada vez menores. Alguno de nuestros clientes, una vez implantado el ERP, ha

podido incrementar en más del 30% la producción manteniendo los costes fijos.

Un ERP es también un recolector de datos, estos datos, con el tiempo, tienen un valor

incalculable si se tratan adecuadamente. Pensemos, por ejemplo, en la información que nos

pueden facilitar los fichajes de los operarios de planta. Al pasar el tiempo vamos a poder


conocer con total exactitud cuanto tiempo se emplea en realizar cada operación de cada

producto, ello nos va a permitir evaluar cuales son las operaciones que nos están

consumiendo más recursos y evaluar con certeza una hipotética inversión.

Como vamos a disponer de toda la información, podremos adoptar una actitud

pro-activa y adelantarnos a las necesidades de materiales o capacidad

productiva (horas hombre o máquina)

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimización de los procesos empresariales

Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos

rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que

permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente

trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y

durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.

Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo

siguiente:

Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

Definición del modelo de negocio.

Definición del modelo de gestión.

Definición de la estrategia de implantación.


Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

Análisis del cambio organizativo.

Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

Implantación del sistema.

Controles de calidad.

Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantación.

12. EL PAPEL DE INTERNET

Con Internet podemos obtener información sobre cualquier tema que

deseemos como salud, deportes, belleza, historia, lugares, y muchos más,

gracias a que es una red de computadoras alrededor de todo el mundo

que comparten información entre ellas por medio de páginas.

Ahora Internet es una herramienta muy útil, la mayor parte de las empresas importantes

tienen sitios en Internet en donde muestran información de la empresa, describen sus

productos y servicios y tienen una mejor relación con sus clientes.

Una página de Internet puede tener varios beneficios para la empresa como que es una

segunda puerta de principal acceso a la información sobre la empresa, sirve de publicidad

ya que es como un anuncio que todos los días y a todas horas estará presente, promueve la

comunicación con los clientes y sus proveedores, también ofrece la posibilidad de encontrar

información sobre nuevos proveedores y también genera una buena imagen para los

clientes, y con esto permite aumentar el número de clientes y el volumen de ventas de la

empresa.

Los inicios de la empresa en Internet comenzaron por el descubrimiento de las ventajas que

representa el uso del email o correo electrónico para la comunicación de la empresa y en las

primeras páginas de Internet que figuraron de algunas empresas presentaban información

estática y de escaso valor añadido y su único objetivo era de tener una presencia

publicitaria. Pero con la irrupción del Internet en las empresas se ha iniciado un proceso de

transformación de la forma de hacer negocios e incluso de crear y desarrollar las empresas,


por ejemplo el comercio electrónico que es una las aplicaciones de Internet con mayor

crecimiento ya que el número potencial de clientes de la red es muy grande, esto ha hecho

que las empresas estén entrando al mercado de Internet, la posibilidad de acceder a nuevos

mercados, y ofrece la posibilidad de tener un gran impacto en el mercado, es por eso que

las empresas han realizado presencias más activas en Internet.

13. MEJORAS EN LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO USANDO

INTERNET

La adopción de nuevas tecnologías en la gestión de aprovisionamiento han

demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con

rapidez a nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo

tiempo de procesos involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir.

Un ejemplo son los stocks acumulados que han fracasado en ser vendidos.

A través de soluciones en Internet como el portal SoloStocks.com, pueden tener una

segunda oportunidad en mercados secundarios, minimizando la obsolescencia de

inventarios, y las pérdidas para la empresa.


Otra forma de sacar partido de las nuevas tecnologías en una cadena de suministro

son:

La restructuración de la operativa logística para ganar eficiencia: la puesta en marcha

de la cadena de suministro apoyada en Internet puede abrirnos los ojos a muchos procesos

físicos que pueden evitarse, con un adecuado control online.

Actualización del producto: menos tiempo en la cadena es menos tiempo de desarrollo y

más facilidad para actualizar un producto. La industria de software es una de las que más

nos sorprende con constantes actualizaciones derivadas de errores en la producción, que

una vez detectados son corregidos con rapidez.

Mejoras en el servicio post-venta y soporte técnico: Internet puede ayudar a rebajar

costes de mantenimiento de un departamento de atención y soporte al cliente.

Está claro: Internet permite llevar a las compañías un paso adelante en materia de

colaboración, a través de la coordinación, integración y automatización de procesos críticos

del negocio.

Una empresa típica de fabricación necesita aprovisionarse de miles de productos de cientos

de proveedores. El trabajo de realizar un pedido, negociar, pagar, y hacer el seguimiento

para tener a punto un suministro no es una tarea fácil.

Un ejemplo:

Una empresa utilizó la plataforma de solicitud de presupuestos de

www.espaciopyme.com para contactar con un proveedor de traducciones. En

sólo 4 horas, se recibieron 3 presupuestos. En dos días, la empresa recibió un

total de 18 presupuestos de empresas de traducción, una mejora dramática sobre

métodos tradicionales de petición de presupuestos a través de faxes y llamadas,

y todo gracias a Internet.


Por suerte muchas empresas ofrecen soluciones que facilitan esta parte del trabajo de la

cadena. Empresas como Ariba y CommerceOne, ofrecen productos basados en un entorno

web que facilitan la comunicación en tiempo real entre compradores y proveedores. Este

tipo de soluciones reducen sensiblemente costes operacionales e incrementan la eficiencia

automatizando la adquisición de bienes y servicios en la cadena de suministro.

Internet aporta muchas ventajas a las organizaciones. Entre otras podemos destacar las

siguientes:

Reducción de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrónico,

se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de

compra de aproximadamente un 70%.

Reducción de los precios de adquisición de las mercancías y servicios de un 5 a un

10%.

Reducción de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los

proveedores preferidos; mejoras en la negociación con dichos proveedores.

Reducción del tiempo requerido para completar el ciclo de compra.

Tanto las organizaciones de compra como los proveedores pueden beneficiarse de las

ventajas del aprovisionamiento electrónico. A las ventajas mencionadas anteriormente, hay

que añadir las proporcionadas a los proveedores:

Automatización de la recepción de pedidos

Reducción de los costes asociados

Reducción de errores y devoluciones

El valor añadido a la utilización de un nuevo canal de venta: Internet.

El modelo de empresa más actual está basado en comunidades de aprovisionamiento

electrónico que establecen un repositorio centralizado de contenido y gestión de

transacciones, donde integran los catálogos de múltiples proveedores. La empresa que

proporciona este servicio se responsabiliza de desarrollar y mantener la comunidad, de

integrar los proveedores en un catálogo unificado, de garantizar la calidad y vigencia de los


datos, de proporcionar servicios de búsqueda y de actuar de intermediario en las

transacciones, desarrollando y manteniendo convertidores de protocolo entre los clientes y

los proveedores.

14. RESUMEN

Se ha iniciado una nueva era en la que las nuevas tecnologías de la información están

la forma de hacer negocios en las empresas y en particular, en el caso de los

aprovisionamientos, están creando nuevos modelos electrónicos de relación que

facilitan la automatización de muchas de las tareas que constituyen dicho proceso.

Cuando se instala una aplicación SCM más que requerir el empleo de una tecnología o

solución específica, el programa demanda un conocimiento de los procesos de

negocios que deben trabajar juntos.

La aplicación debe asegurar las siguientes funciones:

Asegurar que se construya el sistema correcto, Mejora la productividad de desarrollo

de software, reduce los defectos, Agiliza la identificación de problemas y corrección de

errores, ayuda al proceso de desarrollo, Disminuye el costo de mantenimiento y Mejora

el aseguramiento de calidad.

Con la aparición de las Nuevas Tecnologías y más en concreto de Internet, la gestión

de la cadena de suministro ha visto una importante oportunidad para mejorar debido a

la disminución de costes de interacción con los proveedores.

La adopción de nuevas tecnologías en la gestión de aprovisionamiento han

demostrado aportar ideas a las empresas que las emplean para dar con rapidez a

nuevas oportunidades de negocio que antes, debido al largo tiempo de procesos

involucrados en la cadena, eran imposibles de percibir.


El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatización de la función de

compras en las empresas. Los ahorros procedentes de la filosofía del e-purchasing

son los que se obtienen como consecuencia de la revisión del área de compras que

se debe realizar antes de instalar una herramienta de e-purchasing. Es el mayor de los

ahorros que se puede obtener, pero es un ahorro a medio o largo plazo. No se suele

destacar por los proveedores de las herramientas, ya que generalmente son

vendedores de software y no asesores o consultores especializados en compras.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se

caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única

aplicación. Esta sistematización, lleva a una simplicidad abrumadora en el

funcionamiento de la empresa, de modo que, las empresas, suelen preguntarse cómo

pudieron sobrevivir en tiempos pasados sin un sistema ERP.

Modulo 9 La Informatica en La Gestion de Aprovisionamiento

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