Nuevo Control Interno. Allen

Ministerio de Obras Pblicas y TransportesSISTEMA DE CONTROL Y FISCALIZACIN SUPERIORCONTROL INTERNO Y EXTERNO GENERALIDADES Y NORMATIVA QUE REGULA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA 27 de agosto 2002Gaceta No 169 del 04 de setiembre de 2002Que los artculos 183 y 184 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Costa Rica establecen a la Contralora General de la Repblica como institucin auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pblica, y que el artculo 12 de la Ley No. 7428 (LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA DE LA REPBLICA), la designa como rgano rector del Sistema de Control y Fiscalizacin superiores de la Hacienda Pblica. Considerando:

Define el control interno:proceso que efectan la junta directiva de una entidad, su administracin y el resto del personal, diseado para brindar una seguridad razonable con respecto al logro de objetivos en las siguientes categoras:

Efectividad y eficiencia de las operaciones.Confiabilidad de la informacin financiera.Cumplimiento con la legislacin y las regulaciones aplicables.

CONTROL INTERNOCONCEPTOEl control interno es la serie de acciones ejecutada por la administracin activa, de una organizacin, diseadas para proporcionar seguridad en la consecucin de los objetivos organizacionales

CONTROL INTERNOOBJETIVOSProteccin y conservacin del patrimonio contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregular o ilegalEficiencia y eficacia de operacionesCumplimiento de normativa vigenteConfiabilidad y oportunidad de la informacin

Ambiente de ControlLey General de Control Interno No. 8292Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contralora General de la Repblica y las Entidades y rganos sujetos a su fiscalizacinValoracin de RiesgoActividades de ControlSistemas de Informacin Seguimiento

AMBIENTE DE CONTROLDefinicin art. 2, inc. e), LCI:

Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y dems funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administracin escrupulosa.

AMBIENTE DE CONTROLDeberes del jerarca y titulares (art. 13 LCI)

Mantener, demostrar y promover la integridad y los valores ticosDesarrollar y mantener una filosofa y estilo de gestin para la administracin del riesgo

AMBIENTE DE CONTROL

El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer un ambiente de control que se constituya en elfundamento para la operacin y el fortalecimiento del SCI, y en consecuencia, para el logro de los objetivos institucionales.

Orientada a resultados quepermita una rendicin de cuentas efectiva, incluyendo al menos lo siguiente:

2.1 Ambiente el ControlEl compromiso superior con el SCI, que conlleva el cumplimiento de sus responsabilidades con respecto a ese sistema, dando el ejemplo de adhesin a l.

El fortalecimiento de la tica institucional que contemple elementos formales e informales para propiciar una gestin institucional apegada a altos estndares de conducta en el desarrollo de las actividades.

El mantenimiento de personal comprometido y con competencia profesional para el desarrollo de las actividades y para contribuir a la operacin y el fortalecimiento del SCI.

Una apropiada estructura organizativa acorde con las necesidades y la dinmica de las circunstancias institucionales.

2.1 Compromiso superiorLa comunicacin de las polticas respectivas y ladifusin de una cultura que conlleve la comprensin entrelos funcionarios, para una efectiva rendicin de cuentasUna actuacin que demuestre su compromiso y apego alSCI, a los principios que lo sustentan y a los objetivos quele son inherentes, que se evidencie en sus manifestacionesverbales y en sus actuaciones como parte de las laborescotidianas.El fomento de la comunicacin transparente y de tcnicasde trabajo que promuevan la lealtad, el desempeo eficazy el logro de los objetivos institucionales, as como unacultura que incentive, entre los miembros de lainstitucin, el reconocimiento del control como parteintegrante de los sistemas institucionales.

El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeo de los puestos y la operacin de las actividades de control respectivas. Con ese propsito, las polticas y actividadesde planificacin, reclutamiento, seleccin, motivacin,promocin, evaluacin del desempeo, capacitacin y otrasrelacionadas con la gestin de recursos humanos, deben dirigirse tcnica y profesionalmente con miras a la contratacin, la retencin y la actualizacin de personal idneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.2.4Idoneidad del personal

El jerarca y los titulares subordinados, de conformidad con el ordenamiento jurdico, deben procurar una estructura que defina la organizacin formal, sus relaciones jerrquicas, lneas de dependencia y coordinacin, que apoye el logro de los objetivos. 2.5Estructura organizativa

2.5.1Delegacin defuncionesEl jerarca y los titulares subordinados,deben asegurarse de que la delegacin de funciones se realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de que conlleve la exigencia de la responsabilidad Correspondiente y la asignacin de la autoridad necesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y emprender las acciones pertinentes.

2.5.2Autorizacin yaprobacinLa ejecucin de los procesos, operaciones y Transacciones institucionales debe contar con la autorizacin y la aprobacin respectivas de parte de los funcionarios con potestad paraconcederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposicionesinstitucionales.

2.5.3Separacin defuncionesincompatibles y delprocesamiento detransaccionesEl jerarca y los titulares subordinados, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; as tambin, que las fases de autorizacin,aprobacin, ejecucin y registrode una transaccin, y la custodia de activos,estn distribuidas entre las unidades de la institucin,de modo tal que una sola persona o unidadno tenga el control por la totalidadde ese conjunto de labores.

El jerarca y los titulares subordinados, segn deben procurar la rotacin sistemtica de las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita aplicar esa medida.2.5.4Rotacin de labores

Art. 14 Ley General de Control InternoDeberes del Jerarca y los Titulares:Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.Analizar el efecto posible de los riegos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarn para administrarlos

Ley General de Control InternoDeberes del Jerarca y los Titulares:Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoracin del riesgo y para ubicarse por los menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.

3.1 Valoracin del riesgoEl jerarca y los titularessubordinados, deben definir, implantar, verificar y perfeccionarun proceso permanente y participativo de valoracindel riesgo institucional,como componente funcional del SCI.

ACTIVIDADES DE CONTROLCONCEPTO JURIDICOArt. 2 LGCIPolticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por Contralora General de la Repblica, jerarcas y titulares subordinados consecucin de los objetivos del sistema de control interno.

ACTIVIDADES DE CONTROL Art. 15 LGCI DEBERESPolticasNormasProcedimientos de controlDocumentarMantener actualizados yDivulgar internamente

1. Cumplimiento de objetivos del control interno. 2. Prevencin de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos

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ACTIVIDADES DE CONTROLArt. 15 LGCI DEBERESPolticas

Procedimientos DocumentarMantener actualizadosDivulgar internamente

1. Jerarqua de autorizaciones y aprobaciones.2. Proteccin y conservacin de activos3. Diseo y uso documentos, registros, (Sistema contabilidad y presupuesto)4. Conciliaciones peridicas.5.Controles generales a Sistema Informacin Computadorizado2Def. Clara

4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

El jerarca y los titulares subordinados, segn sus competencias, deben disear, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI.

Las actividades de control pertinentes, las que comprenden las polticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operacin y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales.

El mbito de aplicacin de tales actividades de control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institucin.

4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

En ese sentido, la gestin institucional y la operacin del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjuncin de ellas.

Lo anterior, debe hacer posible la prevencin, la deteccin y la correccin ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, as como ante indicios de la eventual materializacin de un riesgo relevante

4.3Proteccin yconservacin delpatrimonioEl jerarca y los titulares subordinados, deben de asegurar razonablemente la proteccin, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institucin, incluyendo los derechos de propiedad intelectual.

4.4Exigencia deconfiabilidad yoportunidad de lainformacinEl jerarca y los titulares subordinados, deben disear, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie informacin de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre eldesempeo institucional, as como que esa informacin se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas

El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de lagestin institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la informacin pblica.4.4.1Documentacin yregistro de la gestininstitucional

4.4.2 Formularios uniformesEl jerarca y los titulares subordinados, deben disponer lo pertinente para la emisin, la administracin, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para laDocumentacin y uso correctode tales formularios.

4.4.5 Verificaciones yconciliacionesperidicasLa exactitud de los registros debe serComprobada peridicamentemediante las conciliaciones, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento fsico de activos tales como el mobiliario y equipo, losvehculos, los suministros en bodega u otros

4.5 Garanta de eficiencia yeficacia de lasoperacionesEl jerarca y los titulares subordinados, deben establecer actividades de control que orienten la ejecucin eficiente y eficaz de la gestin institucional. Las subnormas que se incluyen a continuacin no constituyen un conjunto completo de las actividades de control que deba serobservado por la totalidad de las instituciones del sector pblico con ese propsito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares subordinados determinar su pertinencia en cada caso yestablecer las dems actividades que sean requeridas.

4.5.1Supervisin constanteEl jerarca y los titulares subordinados,deben ejercer una supervisin constante sobreel desarrollo de lagestin institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI,as como emprender las accionesNecesarias para la consecucinde los objetivos

4.5.2Gestin de proyectosLas actividades de control deben contemplar:

a. La identificacin de cada proyecto,con indicacin de su nombre, sus objetivosy metas, recursos y las fechas de inicio y de terminacin.

b. La designacin de un responsabledel proyecto concompetencias idneas para que ejecutelas labores de planear, organizar, dirigir,controlar y documentar elproyecto.

4.5.2Gestin de proyectosc. La planificacin, la supervisin y el control de avance del proyecto, debe informarse en los reportes peridicos correspondientes. Asimismo, ladefinicin de las consecuencias de eventualesdesviaciones, y la ejecucin de las acciones pertinentes.d. El establecimiento de un sistema de informacinpara dar seguimiento al proyecto.e. La evaluacin posterior, para analizar la efectividad delproyecto y realimentar esfuerzos futuros.

4.6Cumplimiento delordenamiento jurdico ytcnico

Corresponde a los jerarcas y titulares subordinados determinar su pertinencia encada caso y establecer las dems actividades que sean requeridas.

4.6.2 Informe de fin degestinEl jerarca y los titulares subordinados deben presentar a las instancias pertinentes, un informe de fin de gestin, donde se resuman entre otros asuntos, las actividades realizadas durante su perodo de funciones, los logros Asimismo, deben realizar la entrega formal de los bienes institucionales que les hayan sido asignados.

Informacin es un activo que tiene un valor en la organizaciny necesita ser protegido

LEY DE CONTROL INTERNO Gestin documental institucionalARTCULO 16Procesos que permitan identificar y registrar informacinSistemas de informacin & objetivos institucionalesArchivo institucional Deberes del jerarca y de los titulares subordinados

SISTEMAS DE INFORMACIN

5.1 El jerarca y los titulares subordinados, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para quede manera organizada, uniforme, consistente y oportuna seejecuten las actividades de obtener, procesar, generar ycomunicar, en forma eficaz, eficiente y econmica, y con apegoal bloque de legalidad,

5.4 Gestin documentalEl jerarca y los titulares subordinados, deben asegurar razonablemente que los sistemas de informacinpropicien una debida gestin documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la informacin en la organizacin, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.

5.5 Archivo institucionalEl jerarca y los titulares subordinados, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicacin y perfeccionar polticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservacin de los documentos e informacin que la Institucin deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico. En todo caso, deben aplicarse las regulacionesde acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.Relativo a las polticas y procedimientos para la creacin, organizacin, utilizacin, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migracin, respaldo peridico y conservacin de los documentos en soporte electrnico, as como otras condiciones pertinentes.

5.7 Calidad de lacomunicacinEl jerarca y los titulares subordinados, deben establecer que la comunicacin de la informacin se da a las instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios,

Segn ley- (Art.17) Conjunto de actividades para -Valorar calidad funcionamiento del Sistema -Asegurar atencin pronta de hallazgos -Detectar cualquier desvo en el cumplimiento de los objetivosSEGUIMIENTO

6.1 Seguimiento del SCIEl jerarca y los titulares subordinados, deben disear, las actividades permanentes y peridicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, as como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

6.3 Actividades deseguimiento del SCILa comprobacin durante el curso normal de las operaciones, de que se estn cumpliendo las actividades de control incorporadas en los procesos y ordenadas por la jerarqua correspondiente.

b) Autoevaluaciones peridicas en las que se verifiquen el cumplimiento, validez y suficiencia del SCI.

6.3.1 Seguimiento continuodel SCILos funcionarios en el curso de su labor cotidiana, deben observar el funcionamiento del SCI, con el fin de determinar desviaciones en su efectividad, e informarlas oportunamente a las instancias correspondientes.

6.3.2 Autoevaluacinperidica del SCI

El jerarca y los titulares subordinados, deben disponer la realizacin, por lo menos una vez al ao, de una autoevaluacin del SCI, Se debe procurar que sea ejecutada Sistemticamente y que sus resultados secomuniquen a las instancias idneas para la correspondiente toma de acciones y seguimiento de implementacin.

6.4 Acciones para elFortalecimiento del SCI

Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviacin en la gestin o en el control interno, o sea informadode ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI.

6.5 Contratacin deauditoras externas

El jerarca y los titulares subordinados, con fundamento en las necesidades, posibilidades y caractersticas de la institucin y los riesgos que enfrenta, debencontratar auditoras externas

la importancia del seguimiento radica en que atravs de l se puede valorar la calidad del funcionamiento del sistema y de la gestin de manera integral. detectar las deficiencias y emprender las acciones correctivas necesarias para garantizar la efectividad del sistema y el logro de los objetivos institucionales recordar que el autocontrol y la rendicin de cuentas son una obligacin inherente a todo funcionario pblico.

Muchas gracias por su atencin

*******La definicin corresponde al artculo 17 de la Ley General de control interno.

Importa subrayar dos propsitos fundamentales contenidos en esta definicin:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditora se atiendan con prontitud

*El proceso de Seguimiento permite crear una conciencia de rendicin de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institucin como hacia la colectividad.

El jerarca y los dems funcionarios en todos los niveles de la institucin estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mnimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendicin de cuentas, mediante un sistema de informacin gerencial que permita disponer de informacin precisa para la evaluacin del desempeo y la toma de decisiones

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