Sistema de Administración Complementaria

Expediente electrónico

JULIO 2010

¿Por dónde empezar?

Análisis con enfoque sistémico

ESTRUCTURA PROCESO RESULTADOS

Adoptar un modelo de

crecimiento sistémico

Reingeniería

2005-2010

• Estructura

Restauración

2008-2015

• Proceso

Sustentabilidad

2007-2015

• Resultados

Mejoramiento continuo de la calidad, de la atención a la salud a menores de 18 años

• Física

• Registro de proyectos y control financiero

• Captación de recursos y mejora regulatoria

1. Reingeniería

• De las debilidades a fortalezas desde la estructura, proceso y resultados

2. Ataque frontal a las debilidades

• El niño y su familia como foco de la organización

• Alineación de procesos de trabajo

• Manuales de organización y procedimientos

3. Gestión de la calidad

Principios tácticos

Principios tácticos

• Componente por componente (división del trabajo)

• Cumplir las estrategias con rigor gerencial

• Hacer alianzas estratégicas (redes institucionales)

4. Trabajo en estrategias y componentes

• Ejemplos: • Mapa de ruta en investigación

• Financiamiento integral y control de pérdidas

• Expediente clínico electrónico

• Sistema de laboratorios de análisis clínicos y de investigación

5. Resultados con proyectos integrales

Retos y realidades

Retos y realidades para el

Expediente electrónico

Generales

• Procesos de trabajo heterogéneo

• Colaboración vertical

• Distribución física

• Volumen de trabajo

• Circulación de personas por las áreas

• Manejo de papel

Informática

• Equipamiento

• Red y equipo

• Soporte técnico

• Capacitación

• Control y unidad estructurada

• Conectividad e interoperatividad

• Software

• Capacitación

Normatividad

• Financiamiento

• Inventarios

• Paradigmas sobre la TI

• Planeación de niveles centrales

• Lucha de intereses y poder

• Normas de austeridad

Análisis de factibilidad

Problemática

Urgencia de los sistemas de información para el control

administrativo y operativo de las actividades

Cada día mayor complejidad

de la atención

Políticas Federales

Variedad en el mercado

Necesidad de

sistematizar

Conflictos

Desabasto

Riesgo de

corrupción Deficiente control de las actividades

Duplicidad de acciones

Elevación innecesaria de costos

Entorno del proyecto de Tecnologías de Información

Ruido

internacional y

competitividad

Financiamiento y costos

Redes

Equipamiento

Software

Capacitación

Recomendaciones para un Proyecto estratégico de dotación de

servicios

Integrar todos los sistemas

Diseño de

proyecto

Financiamiento Trámites de

permisos

Sistema de Gestión de la calidad

A n t e s Ahora

Antes Ahora

Antes Ahora Ahora

Antes

Antes Ahora

Ahora

Remodelación y obra pública

Edificio de consulta externa

Diseño del proyecto

Sistema de Gestión

de la Calidad

1 Manual de Gestión de la Calidad 1 Manual de Planeación de la Calidad 1 Manual de Organización

4

1

2

3

5 Procedimientos Normativos

20 Procedimientos Operativos

170 Instrucciones de cuidados enfermeros

37 Instrucciones de aplicación médica

Manuales Técnicos y Guías Clínicas

Registros de Calidad

$4

El tamaño de la esfera indica el volumen de beneficiarios

Alc

ance

Millones de Dólares

$1 $3 $5 $7 $9 $10 $20

SIGHO

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA

CANCEROLOGÍA, CARDIOLOGIA

INER

$0 $2 $6 $8 $30 $40 $50

ISRAEL, MOUNT SINAI, NY, NORTH CAROLINA,

Alcance y costos comparativos

del Expediente electrónico

Variables de priorización

Variables y parámetros clínicos

Interoperabilidad

Actualización y catálogos

Accesibilidad a usuarios de baja tecnología

Costo y mantenimiento

Requerimientos de accesorios y consumibles

Propiedad

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Po

r ci

en

to d

e a

van

ce

AÑOS

Ambulatorio

Hospital

Administración

Evolución estimada al 2012

Problemas

cotidianos • Todos somos expertos

• La operación va por delante del desarrollo

• Todo el mundo opina pero nadie es capaz de dirigir

• Es un aspecto crítico y se especula

• Es fuente de poder

• La obsolescencia es preponderante

• Casi nadie tiene un plan

• Son considerados bienes de inversión

• Baja profesionalización

MEJORA EN FARMACIA

ESPECIFICACIONES

NECESIDADES SITUACION

PREVIA ACTUAL

Personal que requiere 2000 2000

No de computadoras 250 1200

No sirven 95 160

Red 60,000 M2 12% 75%

Internet 250 3,000

Sistemas en administración 25% 80%

En Área médica 15% 75%

Servicios de apoyo 10% 100%

Investigación 20% 70%

SQLServer SQL Server Dbase

LASERFICHE SIA WINLAB MERCURIO PACS

SQLServer SQLServer SQLServer

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Diagrama de interacción de los

sistemas

25

RED INSTITUCIONAL CERTIFICADA 75% MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 95%

CERTIFICACIÓN DE SERVICIOS 80%

SQL Server

COI NÓMINA

Conectividad con el ECE

Esquema General de Informática

CLINICO

ADMINISTRATIVOS

GERENCIALES

SIST

EMA

S

EXPED CLÍNICO AMBULATORIO

HOSPITALARIO

LABORATORIO Y BANCO DE

SANGRE

TOMA MUESTRAS

PROCESO

RESULTADOS

IMAGENOLOGIA

HOSPITALARIO

QUIRÓFANOS

ÁREAS CRITICAS

FARMACIA HOSPITALARIA

INFRAESTRUC

SUBALMACENES

SURTIMIENTO

INVENTARIO

EXP

EDIE

NTE

EL

ECTR

ÓN

ICO

CLINICO

ADMINISTRATIVOS

GERENCIALES

SIST

EMA

S

NÓMINA ASISTENCIA Y ACCESO

SUELDOS

ADQUISICIONES

COMPRAS

ALMACENES

REQUISICIONES

SERVICIOS GENERALES

LICITACIONES

CONTROL OBRA

ACTIVO FIJO

DES INFRAESTR

FINANZAS

CONTABILIDAD

TESORERÍA Y CAJAS

PRESUPUESTOS

PROYECTOS

EXP

EDIE

NTE

EL

ECTR

ÓN

ICO

Esquema General de Informática

CLINICO

ADMINISTRATIVOS

GERENCIALES

SIST

EMA

S

CENTRO INFORMACIÓN

ARCHIVO Y ESTADÍSTICA

INFORM MÉDICA

PLANEACION DE PROYECTOS

REGISTRO

CONCURSO POR $

EJECUCIÓN Y CONTROL

GESTIÓN DE CALIDAD

AUDITORIAS

COMITÉS Y UNIDADES

MEJORA CONTINUA

MOVILIZACIÓN SOCIAL

ENSEÑANZA

REGISTRO

EVALUACIÓN

DISEÑO EDUCATIVO

PROYECTOS

EXP

EDIE

NTE

EL

ECTR

ÓN

ICO

Esquema General de Informática

Beneficios

Costo- efectividad - beneficio

• Optimización de los procesos de atención

• Control de ausentismo y permanencia del personal

• Cobro efectivo de servicios y mayor disponibilidad

• Logística de archivo IMAGEN: • Disminución del 90% en impresión y pérdida de imágenes durante su

manejo

• Consumo de papel y gestión de documentos 75%

• Logística de laboratorios reducción del 60% de los procesos y tiempo de espera

• Control de medicamentos y materiales de curación

Beneficios para el INP

Inversión en Tecnología

Informática 2005 a 2010

Concepto de inversión Monto en

MDP Tiempo de recuperación

Red informática 2 indefinido

Comunicaciones (internet) 0.8 Indefinido

Equipamiento 1,200 equipos 7.6 Indefinido

Medsys, 75 consultorios 8.0 6 meses (inicio mayo 2007)

Alineación de procesos (Gestión de Calidad) 128 manuales

2.5 1 año (Inicio febrero 2006)

Escaneo de exp , 29mil exp. 130 mil registros

2.0 3 meses (febrero 2007)

Mantenimiento externo 1.2

PACS, 19 estaciones 7.0 2 meses (septiembre 2008)

WINLAB, 97 equipos 1.2 1 mes (permanente)

Farmacia hospitalaria 2.5 2 meses (donativo ene 2010)

TOTAL 32.3 1 año, 33.6% ahorro Gastos

operación

Resultados

Área Resultados

Laboratorios. Toma de

productos

Reducción tiempo de espera de 3 horas a 30 min Tiempo total de 300 tomas al día de 6 a 2.5 horas

Tiempo de envío de muestras de 2.5 horas a menos de 1 minuto

Análisis clínicos

Calidad certificada Tiempo de entrega urgencias de 4 horas a menos de 45 min

Reducción de consumo de reactivos en 25% Incremento de resultados de 400mil a 1 millón

Imagenología Incremento de la productividad en un 45% Suspensión en la impresión de placas de rx

Disminución en la duplicidad de estudios a 0%

Consulta externa Reducción de flujo de pacientes de 2000 m2 a 200 m2

Control de expediente clínico en un 65% Disminución de abandono de tratamiento de 34% a 12%

Resultados

Área Resultados

Farmacia

Control automático de receta enfermería Control al 100% de inventarios

Reducción de compras de insumos en evaluación Organización del almacén de farmacia en un 100%

Cobro de servicios Incremento de ingresos propios de 10 a 100 millones al

año

Administración

Control de pagos a proveedores Control de contratos

Control de nómina, sueldos, asistencia, comedor y auditorios

Escaneo de documentos

29,000 expedientes y 130,000 registros

Bases de datos 240 catálogos en Expediente electrónico y 16 bases de

información disponibles

CONCLUSIONES

ENFOQUE SISTÉMICO

PLAN ESTRATÉGICO

PROYECTO DE INVERSION

ALINEACION DE PROCESOS

FINANCIAMIENTO EJECUCIÓN

Dr. Juan Pablo Villa B.

pediatria.gob.mx

jvillab@pediatria.gob.mx