Sistema integral de_gestion

SISTEMA DE GESTION

QUE ES UN SISTEMA DE GESTION

“ CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE RELACIONADOS O QUE INTERACTUAN PARA

ALCANZAR OBJETIVOS”

Sistema de gestión organización por PROCESOS

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

“ CONJUNTO FORMADO POR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN,

LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS Y LOS RECURSOS QUE SE ESTABLECEN

PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS SISTEMAS”

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ENFOQUE DE GESTION POR PROCESOS

Decisión estratégica y Permite:Estandarizar las actividades del

negocio.Formalizar las responsabilidades y

autoridad del personal.Aplicar sistemáticamente los

controles para garantizar resultados y mejora continua.

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

Para su implementación es necesario: ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA:”La

estructura sigue a la estrategia”, si no hay coherencia entre la estrategia y el sistema no crea valor al negocio.

LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos con disciplina, compromiso y claridad en el propósito, dan autoridad y credibilidad a los líderes.

EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las personas a través de la delegación en la toma de decisiones en el diseño y mejora de sus procesos, logrando que perciban el sistema como algo propio.

COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre direccionamiento, procesos, procedimientos y desempeño del sistema asegura eficiencia y eficacia de la organización.



ACCIONISTAS(Incremento valor

Económico)PROVEEDORES(Mutuo beneficio)

CLIENTES(Satisfacción

de las necesidades)

EMPLEADOS(Bienestar laboral)

SOCIEDAD(Desarrollo Sostenible y

cumplimiento de ley)

GESTION DE CALIDAD

GESTIONDE so.& S

RESPONSABILIDADSOCIAL

RESPONSABILIDADSOCIAL

GESTION AMBIENTAL

GESTIONFIANACIERA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: responde al organigrama de los sistemas de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.

ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES: implica a

personas y departamentos.

PROCEDIMIENTOS: responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización.


PROCESOS: responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico.

RECURSOS: no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar definidos de forma estable y circunstancial.


CARACTERISTICAS1. Directrices estratégicas unificadas.2.Lideres de procesos conscientes y

empoderados.3.Personal consciente y con conocimientos de los

procesos.4.Planificación de los procesos considerando

requisitos de partes interesadas.5.Documentación unificada.6.Sistema único de medición de gestión.7.Revisión integral del desempeño del sistema.


BENEFICIOSFacilita administración de procesos orientados

a los objetivos.Reduce costos por documentación y

actividades.Optimiza tiempos de procesosApoya desarrollo de cultura organizacional

orientada a procesos.Mejora comunicación interna.Da mayor coherencia a la organización.


ISO

ISO es la Organización Internacional de Normalización. Está integrada por organismos nacionales y expertos de países grandes y pequeños, industrializados y en desarrollo, de todas las regiones del mundo. ISO desarrolla normas y guías, las cuales añaden valor a todo tipo de organizaciones y hacen que el comercio entre los países sea más fácil y más justo. Las normas ISO también sirven para promover los intereses de los consumidores y usuarios en general.

NORMAS PERSPECTIVAS OBJETO DE LA NORMA

ISO 9001 Calidad/cliente Cumplimiento requisitos del cliente.

ISO 14001 Social/Ambiental Protección medio ambiente

OHSAS 18001 Salud Ocupacional Control de riesgos ocupacionales

BASC Seguridad Control de riesgo –fines ilícitos

S.A 8000. GTC 180, GT 26000

Responsabilidad Social Mejora condiciones de trabajo, Responsabilidad ética, social, ambiental, económica.

ISO 9004 Todas las perspectiva Eficiencia y Eficacia


GESTION POR PROCESOS

Enfoque sistémico orientado a los resultados de los procesos y del sistema como un todo.

Orientación al cliente interno y externo.Mayor comunicación interna.Menor jerarquía y mayor flexibilidad en la

estructura.Flexibilidad en el diseño de las actividades

del proceso con énfasis en el valor agregado.

GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOSGestión por competencias y toma de conciencia.

Integración de proveedores.

Énfasis en la mejora continua.

Aplicación del ciclo Planear, Hacer, Verificar, Actuar

( metodología Deming/shewar) en un proceso pero también en toda la red de procesos o sistema de gestión.


CICLO P H V A

P H

VA

PLANIFICACIÓN HACER CONTROLAR

MEJORA ASEGURAMIENTO

P: Planear lo que necesito

H: Controlar lo que se Hace

V: Verificar para Asegurar

A: Actuar para Mejorar

ETAPAS GENERALES DEL PROCESO

RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA:

Toma de decisiones: AC, AP, AmACTUAR

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Política, objetivos, compromiso, plan de implantación

PLANEAR

EJECUCIÓN DEL PLAN:

Documentación, implementación de tareas y controlesHACER

VERIFICACIÓN de los logros alcanzados:

Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditorías,

revisión gerencial

VERIFICAR

GESTION POR PROCESOS

PROCESO ES

“ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

“ Los procesos de una organización son planificados y puestos en practica bajo condiciones controladas para aportar valor”

NTC ISO 9001

ELEMENTOS DEL PROCESOS

OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado- eficiencia y eficacia.

ENTRADAS: Información, insumos o materiales que recibe el proceso.

SALIDAS: Resultados del proceso.ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que

transforman las entradas en salidas.RECURSOS: Personas, infraestructura,

maquinaria etc.

MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO 9001-2000

EMPRESA FYLCO LTDA

Direccionamiento estratégico

Mejoramiento continúo

Macro proceso Estratégico

Macro proceso misional

Par

tes

In

tere

sad

as

Par

tes

Inte

resa

das

Macro proceso de Apoyo

Comercial

Recursos Humanos

Soporte Técnico y mantenimiento

Diseño y Desarrollo

Moldeo por inyección

Despacho

PROCESO RESPONSABLE

OBJETO ALCANCE

PROVEEDORES ENTRADAS SUB-PROCESOS/ ACTIVIDADES PHVA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES DOCUMENTOS FORMATOS/REGISTROS

Selección y Contrataciòn PHVA

SelecciònFormato de requisiciòn y vinculaciòn

de personal

Selección: Revisiòn solicitud de personal

Analisis perfil Formato de entrevista

Solicitud y analisis de hojas de vida Descripción de Cargos y perfiles

Entrevistas Visita domiciliaria

Aplicación pruebas tecnicas y psicotecnicas.

Constancia de aptitud de preempleo

Calificaciòn de competencias

Verificaciòn de referencias,Analisis de antecedentes judiciales

Examen de preempleo Resultados pruebas psictecnicas

Calificacion de competencias

Prueba tecnica

contrato de trabajo

Compromiso de reserva industrial

Autorizacion de vinculacion

Contrataciòn

Solitiud y verificacion de documentos LISTA DE DOCUMENTO

Contrato de trabajo

Afiliaciones a la seguridad socialAfiliacion a la seguridad social anterior y actual.

Apertura historia laboral

Gerentes de àrea

CARACTERIZACION DE PROCESO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Gerencia Administrativa y Financiera

Requerimientos de personal

P

personal competente selecccionado y

contratado

Areas y procesos de la organizaciòn

Visita Domiciliaria

Proveer, desarrollar y mantener el talento humano competente desarrollandoacciones de selecciòn y contrataciòn, inducciòn y entrenamiento, formaciòn,evaluaciòn, compensaciòn y salarios necesarios para contribuir al logro de losobjetivos de la organizaciòn y el crecimiento del capital intelectual.

Cubre todos los procesos de la organizaciòn.

P

H-V

Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de

Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso

yGerentes de Área

Régimen Laboral Reglamento Interno de

Trabajo

PR-00 Procedimiento Gestión Humana

PR-00 Procedimiento para la Selección y

Contratación del Talento HumanoManual y

Matriz de Cargos y Responsabilidades

Organigrama

Inducción y entrenamiento PHVA

Programa de inducciòn PH

Induccion de los procesos H

Entrenamiento puesto de trabajo H-V

Evaluacion de la eficacia del proceso H-V-A

formaciòn capacitacion PHVARecepcion de necesidades de

capacitacion y formaciòn

Detecciòn y analisis de necesidades de capacitaciòn,formaciòn y desarrollo

P Formato de plan de carrera

Diseño programa de capacitacion formaciòn y desarrollo

p Formato Plan general de capacitaciòn

Implementaciòn y seguimiento del programa

H Formato asistencia

Evaluaciòn de la eficacia del programa.

V-Aformato evaluacion de eficacia de la

capacitaciòn

Formato de desarrollo de contenidos de capacitaciòn

Evaluaciòn PHVAFormato de evaluacion de

desempeño

Elaboraciòn plan de evaluacion PMatriz de evaluacion por

competencias

Notifica y prepara los evaluadores P-H Matriz plan de mejora

Implementaciòn evaluaciòn H

Tabulaciòn y analisis H-V

Socializacion de resultados H-A

Definicion plan de mejoramiento A-P

Gerentes de àrea

Gerente Administrativo y

Finanaciero, Asistente de Gestiòn

del Talento Humano y Responsables de

proceso yGerentes de Área

Necesidades de evaluaciòn del desempeño y mejoramiento,

Estudio de Clima Laboral

Personal evaluado y competente, clima

laboral sano




yGerentes de Área

Manual de politica de evaluacion del

desempeño, Estudio de Clima

Laboral

Necesidades de induccion, entrenamiento y Reinducciòn



yGerentes de Área

Programa general de inducciòn, manuales de induccion y

entrenamiento, manual de cargos

y responsabilidades,

normas de comunicaciòn,

politicas,manual de BPM

Formato de inducciòn, formato de evaluacion de la eficacia de la

induccion y entrenamiento.

Personal entrenado para laboral


Necesidades de capacitacion, formaciòn y Desarrollo

Personal capacitado y formado


Liquidación nomina y novedades de personal temporal.

Citaciòn a descargos

Descargos

Notificacion de acciones tomadas

Bienestar Laboral PHVA Ficha Social

Diagnostico social de trabajador y familia

Matriz de Instituciones sociales

Plan Operativo ( social y bienetar laboral)

formato de evaluaciòn de efectividad.

Implementaciòn plan operativo H.V memorias de sostenibilidad

Seguimiento y Evaluaciòn V.A Formato de solicitud de credito

Gerentes de àrea

Reporte de tiempos trabajados y novedades de personal vínculado y temporal.

Liquidación , pago de nómina, novedades, seguridad social y

prestaciones sociales de personal vinculado.

H,V

Pago de Nómina, Prestaciones

Sociales y seguridad social

Personal Vínculado y temporal y Gestiòn Finanaciera

Politica de Responsabilidad Social,

Politica de creditos

P

Asistentes de Gestión Humana,

Lectura del reloj de entradas y salidas. Reporte de novedades

quincenalesInforme de Prenomina semanal

Sumario de pagos semanal, mensual y anual

Acumulados por centro de costos.Informe de devengados y

deducciones por concepto.Informe Saldo de préstamos. Informe

Enlace Operativo. colilla de pago, Formato de prestamos

Politica de salarios, procedimiento

nomina, Codigo Laboral

Procedimiento disciplinario HV

P = PLANEAR H = HACER V= VERIFICAR A=AJUSTAR

Formato de notificaciòn y descargos

Trabajadores y FamiliaRequerimiento de bienestar

Laboral

Personal motivado y con estabilidad sociofamiliar,

sostenibilidad social de los grupos de

interes

Trabajadores Gerente Administrativa y

asistente de gestion Humana

Sistema de Control de disciplinario


Gerente Administrativo y Financiero, Asistente de


yGerentes de Área

Reglamento Interno de Trabajo, Codigo laboral

Colombiano

INDICADORES PARA MEDICIÓN DEL PROCESO

Verificar eficacia de capacitación Y DE LA MEJORA

Nombre: NombreCargo: Cargo:

Formaciòn y Capacitaciòn SemestralInducciòn y Entrenamiento Semestral

HUMANOS FÍSICOS

MEDICIÓN DEL PROCESO

REQUISITOS APLICABLES DE LA NTC-ISO 9001:2000 REQUISITOS APLICABLES DE CARÁCTER LEGAL Y REGLAMENTARIO

Evaluaciòn del desempeño AnualPlanes de mejora Trimestral

Verificar selección y contratación

Regimen Laboral Colombiano

4.1 - 4.2.3 -4.2.4 - 5.5.3 - 6.1 - 6.2.1 -6.2.2 - 8.1 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 Los contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo

RECURSOS

DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS AL PROCESO ("V")

QUÉ QUIÉN CÓMO

Gerente Administrativo y Financiero, Asistentes de Gestión Humana, Auxiliar de Gestión Humana, Gerentes de àreas y procesos

Infraestructura administrativa y locativa de la Compañía, Software Mecosoft y ayudas audiovisuales (televisor, VHS, video bean, retroproyector), equipo de oficina, computador, impresora.

Asesores externos.

ELABORÓ: APROBÓ:

Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y

Gerentes de Área

Apertura historia laboralVerificar eficacia de la inducción Verificar seguimiento de la capacitación y formación control de eficacia y cumplimiento del plan de capitación

medición de eficacia de la inducción, con la retroalimentaciòn de los responsables de proceso.

evaluación del desempeño

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