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MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN FINANCIERA

Código: DG-79 Revisión: 02 Página 1 de 73

Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

Tabla de contenido 1 OBJETIVO ....................................................................................................... 5 2 CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................... 5

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................. 5 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................ 5

5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ....................................................... 6

6 DESCRIPCIÓN ................................................................................................ 7 6.1 DIRECTOR FINANCIERO ......................................................................... 7

6.1.1 Requisitos ............................................................................................ 7

6.1.2 Responsabilidades del área ................................................................ 7 6.1.3 Naturaleza del cargo ............................................................................ 8 6.1.4 Funciones ............................................................................................ 8

6.1.5 Autoridades del cargo: ......................................................................... 9 6.1.6 Responsabilidades: ............................................................................. 9

6.1.7 Perfil del cargo ................................................................................... 10 6.1.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 10

6.2 ASISTENTE DE COMPRAS ................................................................... 11

6.2.1 Requisitos .......................................................................................... 11

6.2.2 Responsabilidades del área .............................................................. 11 6.2.3 Naturaleza del cargo .......................................................................... 12 6.2.4 Funciones .......................................................................................... 12

6.2.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 13 6.2.6 Responsabilidades: ........................................................................... 13 6.2.7 Perfil del cargo ................................................................................... 13

6.2.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 14 6.3 ASISTENTE DE PRESUPUESTO ........................................................... 15

6.3.1 Requisitos .......................................................................................... 15 6.3.2 Responsabilidades del área .............................................................. 15

6.3.3 Naturaleza del cargo .......................................................................... 16

6.3.4 Funciones .......................................................................................... 16





6.3.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 18 6.4 AUXILIAR FINANCIERO .......................................................................... 19

6.4.1 Requisitos .......................................................................................... 19 6.4.2 Responsabilidades del área .............................................................. 20

6.4.3 Naturaleza del cargo .......................................................................... 20 6.4.4 Funciones .......................................................................................... 21 6.4.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 22

6.4.6 Responsabilidades: ........................................................................... 22 6.4.7 Perfil del cargo ................................................................................... 22 6.4.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 23

6.5 SUPERVISOR OPERADOR COMERCIAL .............................................. 24 1.1.1 Requisitos .......................................................................................... 24


1.1.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 26 1.1.6 Responsabilidades: ........................................................................... 26


6.6 JEFE DE PLANEACION ............................. ¡Error! Marcador no definido. 6.6.1 Requisitos .......................................................................................... 28


6.6.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 30 6.6.6 Responsabilidades: ........................................................................... 30


6.7 ASISTENTE DE PLANEACION ............................................................... 28 6.7.1 Requisitos .......................................................................................... 32 6.7.2 Responsabilidades del área .............................................................. 32

6.7.3 Naturaleza del cargo .......................................................................... 33 6.7.4 Funciones .......................................................................................... 33 6.7.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 33 6.7.6 Responsabilidades: ........................................................................... 33





6.8 JEFE DE CONTABILIDAD ....................................................................... 35 6.8.1 Requisitos .......................................................................................... 35



6.8.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 40 6.9 ASISTENTE DE CONTABILIDAD ............................................................ 41

6.9.1 Requisitos .......................................................................................... 41 6.9.2 Responsabilidades del área .............................................................. 41 6.9.3 Naturaleza del cargo .......................................................................... 42

6.9.4 Funciones .......................................................................................... 42 6.9.5 Autoridades del cargo: ....................................................................... 45

6.9.6 Responsabilidades: ........................................................................... 45 6.9.7 Perfil del cargo ................................................................................... 45

6.9.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias .............. 46 6.10 AUXILIAR CONTABLE l....................................................................... 47

6.10.1 Requisitos ....................................................................................... 47 6.10.2 Responsabilidades del área ........................................................... 47 6.10.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 48

6.10.4 Funciones ....................................................................................... 48 6.10.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 50

6.10.6 Responsabilidades: ........................................................................ 50 6.10.7 Perfil del cargo ............................................................................... 50

6.10.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 51 6.11 AUXILIAR CONTABLE ll ....................................................................... 52

6.11.1 Requisitos ....................................................................................... 52

6.11.2 Responsabilidades del área ........................................................... 52 6.11.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 53 6.11.4 Funciones ....................................................................................... 53 6.11.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 55




6.11.6 Responsabilidades: ........................................................................ 55 6.11.7 Perfil del cargo ............................................................................... 55 6.11.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 56

6.12 JEFE DE COSTOS ............................................................................... 56

6.12.1 Requisitos ....................................................................................... 57 6.12.2 Responsabilidades del área ........................................................... 57 6.12.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 58

6.12.4 Funciones ....................................................................................... 58 6.12.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 59 6.12.6 Responsabilidades: ........................................................................ 59

6.12.7 Perfil del cargo ............................................................................... 59 6.12.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 60

6.13 ASISTENTE DE COSTOS .................................................................... 60 6.13.1 Requisitos ....................................................................................... 61 6.13.2 Responsabilidades del área ........................................................... 61

6.13.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 62 6.13.4 Funciones ....................................................................................... 62

6.13.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 63 6.13.6 Responsabilidades: ........................................................................ 63


6.14 JEFE DE TESORERIA.......................................................................... 65 6.14.1 Requisitos ....................................................................................... 65 6.14.2 Responsabilidades del área ........................................................... 65

6.14.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 66 6.14.4 Funciones ....................................................................................... 66

6.14.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 67 6.14.6 Responsabilidades: ........................................................................ 67


6.15 AUXILIAR DE TESORERIA .................................................................. 69

6.15.1 Requisitos ....................................................................................... 69 6.15.2 Responsabilidades del área ........................................................... 69 6.15.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 70 6.15.4 Funciones ....................................................................................... 70




6.15.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 71 6.15.6 Responsabilidades: ........................................................................ 71 6.15.7 Perfil del cargo ............................................................................... 71 6.15.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 72

7 LISTA DE MODIFICACIONES ....................................................................... 73

1 OBJETIVO Definir las funciones a realizar en los puestos de trabajo que conforman la Dirección Financiera, así como el grado de responsabilidad, autoridad y los requisitos exigidos. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este documento aplica a todo el personal que es responsable de ejecutar las funciones del área de la Dirección Financiera. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Interno de Trabajo. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Gestión por competencias: el diccionario, Editorial Granica, Martha Alles 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS FRECUENCIAS: D: Diaria. S: Semanal. Q: Quincenal. M: mensual. P: Periódica. E: Esporádica. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. PQR`S: Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes. SUI: Servicio Único de Información CRA: Comisión Regulación de Agua potable




Competencias organizacionales: son aquellas que todos los trabajadores de la organizacional deberán tener. 5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización. Servicio: Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción. Eficacia: Capacidad para lograr lo que se propone. Alcanzar el nivel de consecución de metas y objetivos. Trabajo en equipo: Disposición para participar como miembro integrado en un grupo (Dos o más personas) para obtener un beneficio como resultado de la tarea realizar, independientemente de los intereses personales.




6 DESCRIPCIÓN

6.1 DIRECTOR FINANCIERO

Cargo: Director Financiero Área: Financiera Cargo al que le

reporta: Gerencia

Cargo(s) que le reporta(n): Jefe de Contabilidad/Jefe de costos/Jefe de Tesorería/Jefe de Planeación/Asistente de Compras/ Auxiliar financiera/

Supervisor Operador comercial.

No. Promedio de personas a cargo:

7

Objetivo del área: Velar por el cumplimiento de la planeación estratégica de acuerdo a las directrices organizacionales y coadyuvar al logro de la visión propuesta monitoreando los recursos económicos y financieros de la Organización.

Requiere vehículo propio: No Si requiere vehículo propio

indicar TIPO:

Requiere licencia de conducción:

No

6.1.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo Requerido: Administración de Empresas/Administración Financiera/Economista/Contaduría Pública

Experiencia en actividades a fines: Tiempo:

Manejo de presupuestos, flujo de caja, formulación de planes estratégicos.

2 años

Conocimientos Técnicos: Nivel Avanzado de Excel, Word, Conocimientos en NIIF

6.1.2 Responsabilidades del área esfuerzo:

Procesos Misional Procesos de

apoyo

Proceso estratégico

x

Interviene en procesos de:

Planeación X Supervisión x Ejecución x Coordinación x Evaluación x

Maneja:

Valores X Dinero x Información confidencial x Elementos de

oficina/equipos/maquinarias x




Condiciones de riesgo:

Biológicos, Químicos o de contacto x Inherentes al

espacio x Eléctrico Público

Ambiente:

Condiciones especiales Condiciones normales x

Esfuerzo:

Físico Mental x Otro x

Contactos (Relación y atención):

Colaboradores X Clientes Proveedores Otras Empresas x

x x

6.1.3 Naturaleza del cargo

Objetivo principal:

Apoyar a gerencia en el control de los estados financieros y Recursos económicos de la organización.

6.1.4 Funciones Frecuencia

D S Q M P E

Coordinar con la alta dirección el plan estratégico y de inversiones de la Organización, el cual contempla los objetivos organizacionales, metas, visión y misión, así como las estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

X

Establecer la metodología para el seguimiento al desempeño de la planeación estratégica y los mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

X

Realizar seguimiento a la implementación y aplicación de las normas Internacionales NIIF por parte del área contable. X

Direccionar la proyección y elaboración del estudio de costo tarifario, teniendo en cuenta la normatividad vigente X

Realizar seguimiento a la implementación de la estructura del modelo tarifario que sea adoptado por la compañía de conformidad con la metodología establecida por la comisión de regulación de agua potable y saneamiento básico.

X

Coordinar el seguimiento al plan estratégico y del plan de inversiones de la Organización. X Coordinar la elaboración y presentación oportuna de los estados financieros. X Monitorear la asignación de los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes de inversión. X

Establecer las metas de los indicadores financieros de gestión definidos para la dirección y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

X

Revisar los informes de gestión que sean solicitados. X

Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque su asistencia. X

Coordinar la ejecución del presupuesto de la Organización. X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y evaluar su desempeño. X

Garantizar la supervisión al operador comercial, dando cumplimiento a X




las condiciones contractuales.

Realizar la respectiva supervisión de los contratos y ordenes de servicio en las cuales es asignado por al gerencia X

Las demás funciones que le sean asignadas por el Gerente. X

Monitorear los recaudos de la organización. X

Autorizar pagos virtuales o físicos en conjunto con los autorizados. X

Monitorear páginas de información de interés para la empresa. X

(D=Diario / S=Semanal / Q=Quincenal / M=Mensual / P=Periódico / E=Esporádico)

6.1.5 Autoridades del cargo:

Realizar los ajustes necesarios teniendo en cuenta los procedimientos establecidos de la organización para el buen funcionamiento del área. Implementar las acciones necesarias que garanticen el cumplimiento del objetivo del proceso y los objetivos organizacionales que le apliquen.

Aplicación de la normatividad vigente de que ofrece al área.

Proponer cambios en sus procedimientos que conlleven al proceso a una mejora continua.

Supervisar el cumplimiento de horario y tareas asignadas al personal a cargo.

Realizar llamados de atención teniendo encuentra el procedimiento y reglamento interno de trabajo al personal a su cargo.

Otorgar permisos al personal a su cargo según procedimiento.

Solicitar materiales e insumos necesarios para el funcionamiento del área.

Autorizar pedidos de materiales e insumos necesarios para el funcionamiento del área.

6.1.6 Responsabilidades:

Planear, hacer, verificar y actuar frente a las acciones necesarias que contribuyan al mantenimiento y mejora de los "sistemas" implementados por la Organización.

Manejo confidencial de la información.

Correcta aplicación del plan general de cuentas de la Organización.

Oportunidad y veracidad de la información que se le solicita.

Engranar, dirigir y apoyar al personal de la Empresa para que contribuya a la eficacia del SGS, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Demostrar liderazgo y compromiso con el SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Oportuno cumplimiento de los compromisos con trabajadores, proveedores, contratistas y entidades financieras.

Cuidado y uso adecuado de los activos y elementos entregados para el desempeño de su función (muebles, enceres, equipos de cómputo, útiles de oficina.




6.1.7 Perfil del cargo

Competencias Organizacionales Nivel requerido 1 2 3 4 5

Compromiso Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X

Servicio Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción.

X

Eficacia Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos.

X

Trabajo en equipo Disposición para participar como miembro integrado en un grupo (dos o más personas) para obtener un beneficio como resultado de la tarea a realizar, independientemente de los intereses personales.

X

Competencias Personales y/o Específicas Nivel requerido

Resistencia a la presión Capacidad de controlar las propias emociones y evitar reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad por parte de otros o cuando se trabaja en condiciones de estrés.

X

Comunicación persuasiva Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.

X

Capacidad de análisis Eficacia a la hora de identificar un problema, buscar datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y encontrar las posibles causas del mismo.

X

Liderazgo Capacidad para ejercer influencia sobre un equipo de personas con el fin de guiarlo hacia un objetivo. Implica habilidades para incrementar la motivación del grupo y para potenciar los recursos de sus miembros.

X

(1=Muy Bajo / 2=Bajo / 3=Esperado / 4=Alto / 5=Muy Alto) 6.1.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:

Porcentaje de satisfacción en la evaluación del desempeño 80% de satisfacción en una encuesta de 90°




6.2 ASISTENTE DE COMPRAS

Cargo: Asistente de compras Área: Dirección financiera

Cargo al que le reporta:

Director financiera

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo: N/A

Objetivo del área: Velar por el cumplimiento de la planeación estratégica de acuerdo a las directrices organizacionales y coadyuvar al logro de la visión propuesta vigilando los recursos económicos y financieros de la Organización.

Licencia de conducción: Tipo de

vehículo: Si es necesario vehículo propio indicar TIPO:

6.2.1 Requisitos

Nivel Educativo: Estudiante de últimos semestres o profesional Titulo requerido: Ciencias administrativas y económicas.


Gestión de compras y logística y administrativas. 1 año

Conocimientos técnicos: Word, Excel, conocimientos básicos contables.

6.2.2 Responsabilidades del área

Participa en:

Proceso misional Procesos de

apoyo X Proceso estratégico Proceso de control

Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación Evaluación

Maneja:

Valores Dinero X Información confidencial Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X




Condiciones especiales Condiciones normales X

Esfuerzo:

Físico Mental X Otro

Contactos (relación y atención):

Colaboradores X Clientes X Proveedores X Otras empresas


Objetivo principal:

Realizar la gestión de compras de insumos, materiales, dotaciones, productos de aseo y cafetería, papelería y demás necesidades de la empresa.


D S Q M P E

Realizar solicitudes de compras correspondientes a los diferentes requerimientos de las áreas. X

Tramitar las solicitudes de compra (dependiendo de la compra). X

Monitorear los saldos y precios de los contratos de insumos vigentes. X

Realizar los indicadores de las compras del mes. X

Realizar los informes de los servicios de mantenimiento de compras y enviar los soportes de los mismo. X

Coordinar la evaluación de los proveedores una vez al año.

Solicitar los certificados de disponibilidad presupuestal de todas las compras. X

Coordinar la inscripción de los proveedores invitados a cotizar. X

Cotizar insumos y materiales requeridos por las áreas. X

Solicitar los registros presupuestales de las compras directas. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la gerencia. X

Las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente. X

(d=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)




Relaciones de autoridad:


N/A


Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.

Acoger las directrices contenidas en el plan estratégico de seguridad vial.


Competencias organizacionales Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización.

X

Servicio: Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción.

X

Eficacia: Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos. X


X

Competencias personales y/o específicas

Nivel requerido

1 2 3 4 5


X

Iniciativa Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.

X




Meticulosidad Eficacia a la hora de identificar un problema, buscar datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y encontrar las posibles causas del mismo

X

Manejo de información Capacidad para ejercer influencia sobre un equipo de personas con el fin de guiarlo hacia un objetivo. Implica habilidades para incrementar la motivación del grupo y para potenciar los recursos de sus miembros.

X

(1=muy bajo / 2=bajo / 3=esperado / 4=alto / 5=muy alto)

6.2.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:





6.3 ASISTENTE DE PRESUPUESTO

Cargo: Asistente presupuesto Área: Dirección financiera Cargo al que le reporta:

Director financiero

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a

cargo: N/A


Licencia de conducción:

Tipo de vehículo: N/A Si es necesario vehículo propio indicar

tipo: N/A

6.3.1 Requisitos

Nivel educativo: Tecnólogo o estudiante universitario Titulo requerido: Administración de empresas,

contabilidad, finanzas, gestión empresarial o economía


Auxiliar administrativa 1 año

Conocimientos técnicos:

Word, Excel, conocimientos básicos contables


Participa en:

Proceso misional Procesos de apoyo X Proceso estratégico Proceso de control


Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación Evaluación

Maneja:

Valores Dinero Información confidencial

X Elementos de

oficina/equipos/maquinarias X





Biológicos, químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público

Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras

empresas X


Objetivo principal:

Apoyar el área financiera y manejar el presupuesto y los gastos que tiene la empresa en las diferentes aéreas, (inversiones, nomina, compras, funcionamiento, endeudamiento)


D S Q M P E

Generar todos los registros y disponibilidades presupuestales que se requieran en la organización X

Elaborar y presentar informes presupuestales a los entes de control, junta directiva , jefe directo y gerente X

Asistir a reuniones que se requiera. X

Presentar ejecución presupuestal de ingresos y gastos a comfis, (alcaldía/secretaria de hacienda) X

Manejo de presupuesto, disponibilidades y registros de la organización X

Rendir cuenta a entes de control según cronograma X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por el gerente. X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y el gerente X







N/A


Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc, sg-sst y demás sistemas adoptados por la organización

Manejo y custodia de la información y de la gestión documental del área financiera.




1 2 3 4 5


X


X



X

Competencias personales y/o específicas Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X





Indicador: Meta:





6.4 AUXILIAR FINANCIERO

Cargo: Auxiliar financiero Área: Dirección financiera Cargo al que le reporta: Director

financiero

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo: N/A


Licencia de conducción: Tipo de vehículo: N/A Si es necesario vehículo propio indicar TIPO: N/A

6.4.1 Requisitos

Nivel educativo: Técnico, tecnológico o estudiante de últimos semestres.

Titulo requerido: Administración de empresas, financiera, contaduría.


En áreas de compras, contabilidad, planeación y financieras. 6 meses

Conocimientos técnicos: Word, Excel.





Participa en:

Proceso misional Procesos de apoyo X proceso estratégico proceso de control


Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:


X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio Eléctrico X Público

Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras Empresas X


Objetivo principal:

Darle cumplimiento al comité para la elaboración de los contratos.





D S Q M P E

Elaborar el acta del comité de compras X

Recepcionar y revisar las justificaciones con documentación soporte de las necesidades de compras y/o servicios para ser incluidas en el comité de compras

X

Realizar las invitaciones a cotizar y tramitar desde la firma hasta su entrega al posible proveedor X

Tramitar pagos de facturas de servicios públicos (energía, aseo, telefonía) correspondientes a todas las sedes de la empresa. X

Distribuir el costo y tramitar el pago de las facturas de servicio de combustible, plan corporativo de telefonía celular y avantel X

Realizar el seguimiento respectivo a los contratos de alquiler de vehículos para labores operativas X

Liquidar mensualmente el valor a pagar por la prestación del servicio de alquiler de vehículos para labores operativas. X

Tramite de pago de facturas por concepto de leasing y tarjetas de crédito a nombre de la empresa. X

Elaborar memorando y comunicaciones requeridas por el área. X








N/A



Manejo y custodia de la información y de la gestión documental del área financiera.



Competencias Organizacionales Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X


X



X


1 2 3 4 5


X





X


X


X


Indicador: Meta:





6.5 SUPERVISOR OPERADOR COMERCIAL

Cargo: Supervisor operador

comercial Área:

Dirección financiera


Director financiero

Cargo(s) que le reporta(n): N/A


Licencia de conducción: A 2 Tipo de vehículo: Motocicleta Si es necesario vehículo propio indicar tipo:

1.1.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Administración de empresas, contador, administración de negocios, comercio

exterior, profesional en derecho.


En aéreas de atención de solicitudes del cliente, comerciales y de servicios. 2 años

Conocimientos Técnicos: Servicio al cliente, Word y Excel


Participa en:

Procesos misional X Procesos de apoyo Proceso estratégico Proceso de control


Planeación Supervisión X Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:

Valores Dinero Información confidencial X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X




Ambiente:


Esfuerzo:

Físico X Mental X Otro


Colaboradores X Clientes X Proveedores X Otras Empresas X


Objetivo principal:

Coordinar la atención de las solicitudes y requerimientos de los usuarios y verificar el monitoreo a la gestión comercial.


D S Q M P E

Realizar la supervisión a la ejecución del contrato del operador comercial, teniendo en cuenta el plan de calidad de la empresa X

Determinar mecanismos de seguimiento y medición para validar el cumplimiento del mismo X

Hacer los ajustes necesarios en la ejecución de la supervisión de acuerdos a las actualizaciones y ajustes que la empresa considere necesario para el control y seguimientos de procesos y/o actividades de terceros y otras actividades que la gerencia solicite en la función de la supervisión

X

Tener contacto constate y directo con las partes del contrato X

Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual X

Realizar trabajos presenciales. En las oficinas del operador comercial analizando la documentación de las actividades realizadas por este X

Entregar mensualmente informes de supervisión con los análisis correspondientes y las recomendaciones de mejoras si son necesarias X




Reportar los resultados de las actividades de la supervisión realizadas en los periodos establecidos al jefe inmediato

Participar en la organización y desarrollo de procesos del área que permiten adecuada atención tanto a usuario internos como externos X

Realizar seguimiento a las recomendaciones de mejoras de informes anteriores, verificando el cumplimiento de los planes de acción propuestos por el operador comercial

X

Cumplir con la normatividad establecida por la empresa X

Participar en la revisión y actualización de los procedimientos legales aplicables a las funciones a realizar X

Realizar las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente. X

(D=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)



Aplicación de la normatividad vigente de que afecte al área.

Proponer cambios en sus procedimientos que lleven al proceso a una mejora continua.





Competencias organizacionales Nivel

requerido

1 2 3 4 5


X


X






X

Competencias Personales y/o Específicas

Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:





6.6 JEFE DE PLANEACIÓN

Cargo: Jefe de Planeación Área: Dirección financiera


Director(a) Financiero

Cargo(s) que le reporta(n): Asistente de Planeación -Asistente de Presupuesto No. Promedio de personas

a cargo: 2


Requiere vehículo propio: NO

Si requiere vehículo propio indicar TIPO: Requiere licencia de

conducción: NO

6.6.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo Requerido: Administración de Empresas,

Economista, Ingeniería Industrial.


Cargos concernientes al manejo de la legislación y normatividad del sector acueducto y alcantarillado.

2 años

Conocimientos Técnicos: Manejo de office avanzado, conceptos financieros y contables.

6.6.2 Responsabilidades del área Participa en:

Procesos Misional Procesos de apoyo Proceso estratégico X



Maneja:


X Elementos de

oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público

Ambiente:

Condiciones especiales X Condiciones normales

Esfuerzo:






Colaboradores X Clientes Proveedores Otras

Empresas X


Objetivo principal:

Dar apoyo y herramientas a la dirección a través de las normativas que obliga la ley en búsqueda de la satisfacción de la comunidad, midiendo la información pertinente que permita controlar y evaluar el cumplimiento del objeto social de la Organización.


D S Q M P E

Realizar visitas a los diferentes procesos para corroborar la efectividad de los indicadores del plan de gestión y resultados. X

Hacer seguimiento a los requerimientos de los diferentes entes de control. X

Dar respuesta a los diferentes entes que requieran información sobre indicadores de gestión y resultados. X

Suministrar información propia de esta dependencia a las diferentes áreas que lo requieran. X

Revisar y comparar la concordancia de los informes recibidos del operador comercial, con la información enviada al SUI. X

Coordinar y consolidar con las diferentes Áreas de acuerdo al requerimiento, lo referente a la elaboración de los informes de gestión de la Organización, que serán presentados por la Gerencia a Junta Directiva.

X

Coordinar con las diferentes áreas la elaboración y el seguimiento de planes de mejoramiento y acciones preventivas propuestas.

X

Presentar a los directivos de la empresa la compilación de las nuevas estrategias que serán incluidas en la actualización del plan estratégico de la organización.

X

Proyectar nuevas estructuras financieras y tarifarias que serán aplicados por la Organización, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CRA (Comisión de regulación de agua potable).

X

Asesorar a las diferentes Áreas en el diseño y adopción de metas y de los indicadores de gestión, de acuerdo a los parámetros establecidos para empresas del sector.

X

Participar en los comités o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo. X Proyectar el presupuesto anual de la organización. X




Coordinar la actualización y compilación de la información y documentación emitida por los diferentes organismos públicos y privados sobre la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado y tener la disposición de las Áreas de la Organización que las requieran.

X Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y Evaluar su desempeño. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la Gerencia.

X

Las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe Inmediato y el Gerente. X


6.6.5 Autoridades del cargo: Requerir a otras Aéreas de la Organización, información que poseen y que se solicita para su control y supervisión.

Aplicación de la normatividad vigente de que ofrece al área.

Proponer cambios en sus procedimientos que conlleven al proceso a una mejora continua.

Supervisar el cumplimiento de horario y tareas asignadas al personal a cargo.

Realizar llamados de atención teniendo en cuenta el procedimiento y reglamento interno de trabajo al personal a su cargo.



Autorizar pedidos de materiales e insumos necesarios para el funcionamiento del área.


Planear, hacer, verificar y actuar frente a las acciones necesarias que contribuyan al mantenimiento y mejora de los "sistemas" implementados por la Organización.

Proteger la información del Área o datos que la Organización establezca como confidenciales.

Demostrar liderazgo y compromiso con el SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Apoyar a la alta dirección para asegurar la adecuada implementación y cumplimiento del SGC, SSG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Coordinar y promover la activa participación del personal a cargo para garantizar la eficacia y la mejora continua del SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.






1 2 3 4 5


X


X

Eficacia Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos.

X


X


1 2 3 4 5

Planificación y organización Capacidad para realizar de forma eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar un objetivo.

X

Capacidad critica Habilidad para la evaluación de datos y líneas de actuación, así como para tomar decisiones lógicas de una manera imparcial y desde un punto de vista racional.

X

Sensibilidad interpersonal Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros (atención, no confundir con “comprensión”).

X


X

(1=Muy Bajo / 2=Bajo / 3=Esperado / 4=Alto / 5=Muy Alto)


Indicador: Meta:





6.7 ASISTENTE DE PLANEACION

Cargo: Asistente de Planeación Área: Dirección financiera Cargo al que le reporta: Jefe de Planeación

Cargo(s) que le reporta(n): No. Promedio de personas a cargo: 0


Requiere vehículo propio: NO Si requiere vehículo propio indicar TIPO: Requiere licencia de conducción: NO

6.7.1 Requisitos

Nivel Educativo: Tecnólogo/Profesional Titulo Requerido:

Tecnología en Sistemas de la Información/Ingeniero de

Sistemas/Estadístico/Administrador de Empresas


Asistente de control interno, asistente de sistemas de información y BD, profesional en procesamiento de información.

1 a 2 años.

Conocimientos Técnicos: Programación, Habilidad en el manejo de Excel muy alta.


Participa en:

Procesos Misional Procesos de apoyo X Proceso estratégico


Planeación X Supervisión Ejecución X Coordinación Evaluación X

Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público

Ambiente:


Esfuerzo:






Colaboradores X Clientes X Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Validación y Preparación de la información para reportar a los entes de control.


D S Q M P E

Recepción de facturación, tanto física y digital por parte de la empresa Servigenerales del servicio de acueducto y alcantarillado de todo el municipio, como suministro para realizar los de informes y control de estadísticas

X

Elaboración de oficios, memorandos o comunicados que solicite la dirección financiera. X

Validar y certificar la información suministrada por las diferentes áreas de la organización y Servigenerales y así generar reportes a los diferentes entes de control de acuerdo a los requerimientos.

X

Actualización tarifaria, dependiendo del IPC y resoluciones que emita la superintendencia de servicios públicos domiciliarios, la CRA, min ambiente y C.V.C

X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la Gerencia X

Las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe Inmediato X



N/A


Hacer y actuar frente a las acciones necesarias que contribuyan al mantenimiento y mejora de los "sistemas" implementados por la Organización.

Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Enviar toda la información a la Superintendencia de Servicios Públicos, a la C.R.A y a todos los entes de control, cumpliendo con las fechas de corte indicadas y además informarse de la actualización de las tarifas y notificarlas.






1 2 3 4 5


X


X

Eficacia Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos. X


X


1 2 3 4 5


X

Iniciativa Conjunto de habilidades que permiten actuar de manera autónoma ante los imprevistos y problemas, dándoles una respuesta rápida y eficaz. También implica la anticipación para evitar problemas futuros.

X

Meticulosidad Resolución total de una tarea o asunto, de todas sus áreas y elementos, independientemente de su insignificancia.

X

Manejo de información

Capacidad de identificar lo que necesita saber en un momento dado, buscar efectivamente la información que esto requiere, determinar si esa información es pertinente para responder a sus necesidades y finalmente convertirla en conocimiento útil para solucionar problemas de Información en contextos variados y reales de la vida Organizacional.

X



Indicador: Meta:





6.8 JEFE DE CONTABILIDAD

Cargo: Jefe de contabilidad Área: Financier

a Cargo al que le reporta:

Director financiero

Cargo(s) que le reporta(n): Asistente de contabilidad, auxiliar de contabilidad i, auxiliar de contabilidad.

No. Promedio de personas a cargo: 3


Licencia de conducción: Tipo de vehículo: Si es necesario vehículo propio indicar TIPO:

6.8.1 Requisitos

Nivel educativo: Profesional en contaduría. Titulo requerido: Contador público.


En áreas contables. 1 AÑO

Conocimientos técnicos: Excel, sistemas de información contable, manejo de archivo y office.


Participa en:



Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación Evaluación X




Maneja:





Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes X Proveedores X Otras

Empresas X


Objetivo principal:

Garantizar que la información financiera y tributaria de la organización sea confiable y oportuna.


D S Q M P E

Realizar anualmente la presentación y certificación de los estados financieros. X

Garantizar mensualmente el oportuno registro y generación de los libros oficiales. X

Revisión de las declaraciones tributarias que se presentan mensualmente. X

Elaboración anual de la declaración de renta y diligenciarla en el formato 1732. X

Elaborar anual de la información exógena con el grupo de apoyo. X

Verificar el cálculo anual del impuesto diferido, como también la causación y ejecución mensual del ingreso diferido. X




Verificar cotidianamente la correcta aplicación de los descuentos por retención en la fuente e impuesto de industria y comercio.

X

Verificar cotidianamente que las cuentas por pagar, con destino a tesorería, cuenten con los soportes exigidos. X

Velar por la aplicación de las políticas y procedimientos contables. X

Coordinar mensualmente con las diferentes áreas de la organización y con su grupo de trabajo, lo referente con el contenido y periodicidad de los flujos de información que deben operar entre ellas, para la elaboración oportuna de los informes con destino a los órganos de control y fiscalización.

X

Verificar anualmente el pago de los aportes y contribuciones que exija la ley, para las organizaciones prestadoras de servicios públicos domiciliarios.

X

Solicitar cuando se requiera ante los organismos pertinentes, conceptos de tipo contable y tributario, en los cuales no se tenga claridad.

X

Analizar mensualmente las cifras contables antes de la emisión de los estados financieros. X

Verificar mensualmente que todos los procesos que convergen a contabilidad se hayan realizado oportunamente. X

Verificar la realización mensual de las conciliaciones bancarias y su respectiva revisión. X

Revisar la información generada durante la realización del inventario de la organización mínimo dos veces al año. X

Participar activamente en los comités y/o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo, o en los que se solicite su presencia.

X

Realizar inventario aleatorio de manera eventual a algunos artículos existentes del almacén. X

Participar activamente en la gestión financiera con el fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas por esta área. X




Emitir conceptos de tipo contable y tributario, para asesorar a la gerencia y a las áreas que lo requieran. X

Elaborar anualmente informes de gestión y los que se requieran por solicitud de su superior inmediato. X

Realizar seguimiento a los procedimientos pr-40 de activos fijos y pr-45 de bajas de bienes, muebles y vehículos. X

Realizar seguimiento al nuevo marco normativo implementado bajo estándares internacionales de información financiera. X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y evaluar su desempeño.

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por el gerente.

Realizar informes financieros mensuales. X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo. X

Realizar seguimiento y análisis mensual a los informes financieros. X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y el gerente. X

(D=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)





Supervisar el cumplimiento de horario y tareas asignadas al personal a su cargo.

Realizar llamados de atención teniendo en cuenta el procedimiento y reglamento interno trabajo al personal a su cargo.







Apoyar a la alta dirección para asegurar la adecuada implementación y cumplimiento del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sgc y de cualquier necesidad de mejora, sg -sst y demás sistemas adoptados por la organización.


Coordinar y promover la activa participación del personal a cargo para garantizar la eficacia y la mejora continua del sgc, sg -sst y demás sistemas adoptados por la organización.



1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización. X


X



X




Competencias personales y/o específicas Nivel requerido

1 2 3 4 5

Planificación y organización

Capacidad para realizar de formar eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar los objetivos.

X


X

Sensibilidad interpersonal Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X


X



Indicador: Meta:





6.9 ASISTENTE DE CONTABILIDAD

Cargo: Asistente de contabilidad

Área: Financiera Cargo al que le

reporta: Jefe de

contabilidad


cargo: N/A



6.9.1 Requisitos

Nivel Educativo: Estudiantes de últimos semestres o profesional. Titulo Requerido: Contaduría pública


Procesos contables, auditorías internas. 1 AÑO

Conocimientos Técnicos: Excel, sistemas de información contables, manejo de archivo y office.


Participa en:

Proceso misional Procesos de apoyo X Proceso estratégico proceso de control



Maneja:








Esfuerzo:





Objetivo principal:

Brindar soporte al jefe inmediato, en la elaboración y presentación de informes financieros y tributarios de la organización.


D S Q M P E

Aplicar y brindar apoyo continuo en la aplicación del nuevo marco normativo contable basado en estándares internacionales según la resolución 414 de 2014 en las políticas y procedimientos contables establecidos por la empresa.

X

Aplicación del catálogo general de cuentas para empresas que no cotizan en el mercado de valores y, que no captan ni administran ahorro público (resolución no. 414 de 2014).

X

Aprobar, codificar y revisar soportes de operaciones diarias realizadas por la empresa. X

Realizar la conciliación mensual del saldo del módulo de inventario con el saldo del módulo contable. X

Realizar la conciliación mensual del pago de la nómina y seguridad social con las interfaces generadas a contabilidad. X

Realizar las provisiones contables necesarias de acuerdo a normatividad contable. X




Realizar la contabilización mensual de los ingresos generados por la prestación de otros servicios de acueducto y alcantarillado otorgados a través de créditos y también pagos de contado.

X

Realizar la revisión de as conciliaciones bancarias. X

Realizar la creación de los terceros en el módulo contable de acuerdo al formato de inscripción ft-daf-018, y dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

X

Realizar las interfaces del área de gestión humana. X X

Realizar el proceso automático de depreciación de activos, amortización de intangibles y gastos pagados por anticipado. X

Realizar el cálculo del impuesto diferido de acuerdo al nuevo marco normativo contable. X

Elaborar el oportuno registro y generación de los libros oficiales. X

Elaborar mensual de declaraciones tributarias. X

Participar activamente en la elaboración oportuna de los estados financieros. X X

Liquidar y tramitar el pago de los aportes y contribuciones que exija la ley, para las organizaciones prestadoras de servicios públicos domiciliarios cuando se requiera.

X

Apoyar en la coordinación con las diferentes áreas de la organización, y especialmente con las pertenencias al área financiera lo referente con el contenido y periodicidad de los flujos de información que deben operar entre ellas, para la realización oportuna de los cierres contables y los informes a los organismos de control.

X




Administrar el módulo de activos fijos, que incluye la conciliación mensual del módulo con la contabilidad, reportar mensualmente los nuevos activos a la aseguradora, revisar el debido registro, movimientos y retiros de los activos en el módulo, y verificar la realización de las inspecciones aleatorias por parte del auxiliar de activos fijos, como también emitir los paz y salvos de activos por retiro temporal o definitivo de los trabajadores.

X

Coordinar los procesos de bajas de activos fijos. X

Apoyar operativamente para el cumplimiento del plan de trabajo del área de contabilidad. X

Apoyar y ejecutar los requerimientos de gestión de calidad con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de aguas de Buga s.a e.s.p.

X

Participar activamente en las actualizaciones y capacitaciones de las normas contables, tributarias y demás eventos formativos convocados por la empresa, para poder conceptualizar sobre temas contables y tributarios, para las diferentes áreas que lo requieran.

X

Estar en capacidad de reemplazar al jefe inmediato en su ausencia. X

Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignados por el jefe inmediato. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por el gerente. X








N/A





Competencias organizacionales

Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X





X


X



Indicador: Meta:





6.10 AUXILIAR CONTABLE l

Cargo: Auxiliar de contabilidad Área: Financiera Cargo al que le

reporta: Jefe de

contabilidad

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a

cargo: NA



6.10.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico, tecnólogo o estudiante de últimos

semestres. Titulo requerido: Contaduría publica


En aéreas contables. 6 meses



Participa en:




Maneja:








Esfuerzo:





Objetivo principal:

Apoyar la gestión contable y financiera de aguas de Buga s.a. e.s.p, necesarias orara un adecuado proceso de la información basado en estándares internacionales.


D S Q M P E

Aplicación del catálogo general de cuentas para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público (resolución no. 414 de 2014).

X

Aplicar la normatividad del nuevo marco conceptual de la contaduría general. X

Realizar análisis de cuentas, para ejecutar los asientos, ajustes y reclasificaciones de acuerdo al cumplimiento del nuevo marco normativo contable.

X

Auditar los saldos de los auxiliares contables con el fin de depurar o agregar transacciones que afecten la información financiera basada en estándares internacionales.

X

Codificar, digitar y revisar los soportes de las operaciones diarias realizadas por la empresa, para la adquisición de bienes y servicios.

X




Codificar, digitar los informes de facturación, ajustes a la facturación, subsidiados y aportes, emitidos por el operador comercial.

X

Calcular y contabilizar la provisión de cartera de acuerdo a la política contable con base en el informe suministrado por el operador comercial.

X

Conciliar mensualmente los saldos de las cuentas por cobrar de acueducto y alcantarillado con los informes con los informes presentados por el operador comercial.

X

Contabilizar mensualmente el ingreso diferido de acuerdo al componente de inversión, estipulado en la metodología tarifaria, cuya información debe ser suministrada por el área de planeación.

X

Contabilizar la aplicación del ingreso diferido de acuerdo al avance de ejecución de las obras. X

Diligenciar el libro radicado de documentos X X

Emisión y envió de certificados de retención. X

Participar en la elaboración de los estados financieros de acuerdo a la normatividad contable y a las instrucciones del superior inmediato.

X

Contribuir y participar en la elaboración de los informes con destino a los diferentes entes de control. X

Participar activamente en las actualizaciones y capacitaciones de las normas contables, tributarias y demás eventos formativos convocados por la empresa.

X


Velar por el cumplimiento de las políticas contables. X


X




Conocer a cabalidad las funciones del asistente de contabilidad con el fin de estar en capacidad de realizar su reemplazo en ausencia del mismo.

X

Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato.

X

Apoyo mensual en la elaboración de los informes financieros. X





N/A






Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X






X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:





6.11 AUXILIAR CONTABLE ll

Cargo: Auxiliar de contabilidad. Área: Financiera Cargo al que le

reporta: Jefe de

contabilidad


cargo: N/A

Objetivo del área: Velar por el cumplimiento de la planeación estratégica de acuerdo a las directrices organizacionales y coadyuvar al logro de la visión propuesta vigilando los recursos económicos y financieros de la Organización..


6.11.1 Requisitos

Nivel educativo: Técnico, tecnólogo o estudiante de últimos

semestres. Titulo requerido: Contaduría publica


En áreas contables 6meses



Participa en:




Maneja:






Biológicos, químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes X Proveedores X Otras empresas X


Objetivo principal:

Apoyar a la gestión contable y control de activos fijos de aguas de Buga s.a. e.s.p., necesarias para una adecuada preparación de la información financiera.


D S Q M P E

Aplicación del catálogo general de cuentas para empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público (resolución no. 414 de 2014).

X

Aplicar la normatividad del nuevo marco conceptual de la contaduría general. X

Realizar análisis de cuentas, para ejecutar los asientos, ajustes y reclasificaciones. X

Codificar, digitar y revisar los soportes de las operaciones diarias realizadas por la empresa, para la adquisición de bienes y servicios.

X

Realizar el ingreso y retiro de activos fijos en el módulo de activos fijos. X

Realizar los movimientos de activos fijos en el módulo de activos fijos. X




Realizar las inspecciones aleatorias a los funcionarios responsables de activos fijos y archivarlas adecuadamente de acuerdo a directrices del administrador del módulo de activos fijos.

X

Realizar la verificación de la entrega de activos fijos de los trabajadores en retiro temporal o definitivo. X

Diligenciar el libro radicador de documentos. X

Emitir y enviar los certificados de retención. X

Realizar la devolución de cuentas por falta de soporte o errores encontrados en ellas. X

Apoyar en la elaboración de los estados financieros. X

Apoyar en la elaboración de los informes con destino a los diferentes entes de control. X

Participar activamente en las actualizaciones y capacitaciones de las normas contables, tributarias y demás eventos formativos convocados por la empresa.

X


Apoyar activamente en la gestión financiera con el fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas por esta área, X

Velar por el cumplimiento de las políticas contables. X


X








N/A






Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X





X


X


X



Indicador: Meta:


6.12 JEFE DE COSTOS




Cargo: Jefe de costos Área: Dirección financiera Cargo al que le

reporta: Director

financiero

Cargo(s) que le reporta(n): Asistente de costos No. Promedio de personas a cargo: 1



6.12.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Contador, administrador de empresas, de

negocios y a fines


Jefe de contabilidad y jefe financiero 2 años

Conocimientos Técnicos: Estados de costos, Word y Excel


Participa en:




Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico Público X




Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Desarrollar la estructura de costos, la cual debe ser coherente con la planeación estratégica de la organización, y entregar los informes requeridos.


D S Q M P E

Recibir y revisar la asignación de costos y gastos a los centros de costos X

Elaborar informes de costos X

Revisión de las tablas de inductores X

Revisar la correcta asignación del personal a los diferentes centros de costos X

Planear las diferentes actividades relacionadas con el área a realizar. X

Elaboración del plan de trabajo. X

Ejecución y revisión del plan de trabajo X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y evaluar su desempeño.

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la gerencia. X











Realizar llamados de atención teniendo en cuenta el procedimiento y reglamento interno trabajo al personal a su cargo.




Suministrar información oportuna a los diferentes entes de control

Suministrar información verídica para la toma de decisiones

Proteger la información del área

Cumplir con la normatividad que aplica al proceso de costos


Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sgc y de cualquier necesidad de mejora, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.


Coordinar y promover la activa participación del personal a cargo para garantizar la eficacia y la mejora continua del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.



Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



X





Nivel requerido

1 2 3 4 5



X


X

Sensibilidad interpersonal

Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X


X



Indicador: Meta:


6.13 ASISTENTE DE COSTOS




Cargo: Asistente de costos Área: Dirección financiera


Jefe de costos

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo:



6.13.1 Requisitos

Nivel Educativo: Estudiante de últimos semestres o profesional Titulo requerido: Contador, administrador de empresas, de

negocios y a fines


Auxiliar o asistente contable o auxiliar o asistente de costos 1 año

Conocimientos Técnicos: Estados de costos, Word y Excel


Participa en:




Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico Público X

Ambiente:





Esfuerzo:



Colaboradores x Clientes Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Apoyar el desarrollo de la estructura de costos, y la aplicación del modelo unificado de costos.


D S Q M P E

Apoyo al área financiera

X

Recibir información de las áreas operativas X

Verificar inductores de recurso en las diferentes áreas X

Revisar la correcta asignación del personal a los diferentes centros de costos X

Coordinar con el jefe inmediato el plan de trabajo X

Coordinar con las diferentes áreas de la empresa lo referente a la información requerida para el sistema o modelo de costos X

Actualizar el sistema modelo de costos X

Registrar en el modulo de costos la información sobre el nivel de actividad suministrada por todas las áreas X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicios en las cuales ha sido asignado por la gerencia X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato o el gerente X






6.13.5 Autoridades del cargo: N/A

6.13.6 Responsabilidades: Tener la información contable y estructurada al modelo de costos.

Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento, y mejora continua del sgc, sg -sst y demás sistemas adaptados por la organización.



Competencias Organizacionales

Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X


X



X

Competencias Personales y/o Específicas Nivel

requerido




1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:





6.14 JEFE DE TESORERIA

Cargo: Jefe de tesorería Área: Dirección financiera Cargo al que le

reporta: Director

financiero

Cargo(s) que le reporta(n): Auxiliar de tesorería No. Promedio de personas a

cargo: 1



6.14.1 Requisitos

Nivel educativo: Profesional Titulo requerido: Contador, administrador de empresas,

de negocios y a fines


Jefe de contabilidad y jefe financiero 2 años

Conocimientos técnicos: Estados financieros, flujos de cajas, Word y Excel


Participa en:



Planeación X Supervisión Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:



Biológicos, químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico Público X

Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores Otras empresas





Objetivo principal:

Velar por la recepción y control de los ingresos de la empresa y la adecuada distribución y coordinación de la ejecución del gasto al fin de garantizar el pago oportuno de los compromisos adquiridos.


D S Q M P E

Controlar los saldos de bancos

X

Suministrar información confiable a la gerencia sobre las disponibilidades bancarias, X

Suministrar información sobre los movimientos bancarios al operador comercial para la verificación del pago a los usuarios X

Analizar y controlar la identificación de consignaciones pendientes de aplicar al usuario informando al operador comercial para la aplicación oportuna de los mismos.

X

Controlar el pago oportuno por concepto de deudas financieras X

Coordinar el proceso de transferencia de los recursos de acuerdo con la programación de gastos aprobado X

Aprobar mediante firma de cheques y oficios y demás correspondencia del cargo X

Reuniones periódicas con el personal a cargo X

Elaborar informes sobre la disponibilidad financiera para el optimo flujo de caja X

Controlar y autorizar el estado de las cuentas de pago X

Elaborar informes para ser presentados a los entes de control X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y evaluar su desempeño. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la gerencia.

X

Las demás funciones que le sean asignadas por le jefe inmediato y el gerente X










Realizar llamados de atención teniendo encuentra el procedimiento y reglamento interno trabajo al personal a su cargo.




Custodiar y manejo directo de títulos valores, sellos, claves bancarias y caja fuerte

Manejo de la información confidencial del área de tesorería

Manejo de los accesos a los bancos


Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sgc y de cualquier necesidad de mejora, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.

Coordinar y promover la activa participación del personal a cargo para garantizar la eficacia y la mejora continua del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.



Competencias organizacionales Nivel

requerido

1 2 3 4 5


X


X



X

Competencias personales y/o específicas Nivel




requerido

1 2 3 4 5



X


X

Sensibilidad interpersonal Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X


X

(1=muy bajo / 2=bajo / 3=esperado / 4=alto / 5=muy alto) 6.14.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:





6.15 AUXILIAR DE TESORERIA

Cargo: Auxiliar de tesorería Área: Dirección financiera Cargo al que le

reporta: Jefe de tesorería


cargo: N/A


Licencia de conducción: X Tipo de vehículo: Moto y carro Si es necesario vehículo propio indicar tipo:

6.15.1 Requisitos

Nivel Educativo: Tecnico, tecnologico o estudiante de últimos

semestres Titulo requerido: Carreras administrativas y contables


Servicio al cliente, experiencias contables, financiera, presupuesto. 6 meses

Conocimientos técnicos: Excel basic, word, excel Avanade.


Participa en:



Planeación X Supervisión Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:

Valores X Dinero Información confidencial X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, químicos o de contacto Inherentes al espacio Eléctrico Público X




Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras empresas X


Objetivo principal:

Apoyar la recepción y control de los ingresos de la empresa y el pago oportuno de los compromisos adquiridos.


D S Q M P E

Llevar los libros radicadores de cuentas de cobro y de cheques. X

Elaborar los comprobantes de egreso y consignaciones bancarias cuando los proveedores estén fuera de la ciudad. X

Elaborar registros diarios y mensuales de ingresos. X

Efectuar cuadre mensual de cuentas de ingresos, contra presupuestos. X

Elaborar, diligenciar y entregar cheques a proveedores, contratistas y trabajadores, una vez sean firmados por las personas autorizadas.

X

Archivar los comprobantes de egresos e ingresos y la correspondencia recibida y despachada por tesorería. X

Atender a contratistas y proveedores que requieran información sobre los pagos que les debe realizar la organización. X

Transcribir los informes de gestión del área, informes sobre saldos bancarios, cuentas canceladas y demás correspondencia que le sea solicitada por el jefe inmediato.

X

Registrar las consignaciones bancarias, traslados y los cheques girados en los libros de bancos. X

Elaborar los comprobantes de conciliaciones bancarias cuando los proveedores estén fuera de la ciudad. X

Las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente.







N/A






Nivel requerido

1 2 3 4 5


X




X


Nivel requerido

1 2 3 4 5



X


X

Sensibilidad interpersonal

Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X





X



Indicador: Meta:





7 LISTA DE MODIFICACIONES

Rev. Fecha Página Descripción de las modificaciones

02 2018-09-04 24 Se adiciona el cargo de Supervisor del Operador Comercial, el cual se encontraba en la Dirección Administrativa y se traslada a la Dirección Financiera.

01 2017-11-14 ---- No aplica – Creación del documento.

Elaborado: Erika María Mora Andrade

Verificado: Gustavo Jaramillo González

Aprobado: Gustavo Jaramillo

Fecha de aprobación: 2018-09-04

Cargo: Jefe de Gestión Humana

Cargo: Gerente Cargo: Gerente

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Tabla de contenido...Competencias organizacionales: son aquellas que todos los trabajadores de la...

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