TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE …
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1 TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES EN LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI-COLOMBIA. ANA MARIA VELASCO SANDRA LOZANO PEREZ UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERIA ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS TRABAJO DE GRADO CALI 2016
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1
TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES EN LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE
CALI-COLOMBIA.
ANA MARIA VELASCO
SANDRA LOZANO PEREZ
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERIA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS TRABAJO DE GRADO
CALI 2016
TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES EN LA PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE
CALI-COLOMBIA.
ANA MARIA VELASCO
SANDRA LOZANO PEREZ
Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTO
Director LUIS FELIPE GRANADA
PhD en Ciencias Técnicas
Codirector RONALD ROJAS ALVARADO
PhD en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERIA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS TRABAJO DE GRADO
CALI 2016
Contenido Pág
LISTA DE TABLAS .................................................................................................................. 5
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................ 6
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 10
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................ 11
1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 13
2. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 14
2.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 14
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................. 14
3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................. 15
4. MARCO REFERENCIAL ............................................................................................... 16
4.1. ANTECEDENTES ................................................................................................... 16
4.1.1 Gestión de Proyectos en el Siglo XX y XXI ................................................. 16
4.1.2 Gestión de comunicaciones en proyectos ................................................... 17
4.1.3 Estudios Previos. ............................................................................................. 19
4.2 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................ 20
4.3 MARCO TEÓRICO ................................................................................................. 22
4.3.1 Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de
comunicaciones ............................................................................................................. 23
4.3.2 Técnicas de comunicación utilizadas según interesados ......................... 25
5. METODOLOGIA ...................................................................................................... 27
6. RESULTADOS ........................................................................................................ 28
6.1 Pregunta 1. ¿Cuál de estas herramientas son las que más utiliza en el
proceso de comunicación perteneciente a la planeación y seguimiento de un
proyecto? ......................................................................................................................... 28
6.2 Pregunta 2. ¿Las herramientas que dan soporte a la gestión de la
comunicación son de qué tipo? ................................................................................... 29
6.3 Pregunta 3. ¿Qué fuentes de información utiliza para identificar y definir
los requisitos de comunicación del proyecto? ........................................................... 30
6.4 Preguntas 4. Y 5. ¿La claridad recibida sobre los proyectos, es?¿La
oportunidad en el suministro de la información para acceder a los proyectos es?
31
7. CONCLUSIONES .............................................................................................. 33
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................... 34
LISTA DE TABLAS
Pág
Tabla 1. Gestión de proyectos en el siglo XX y XXI......................................................... 16
Tabla 2. Gestión de comunicaciones en proyectos ......................................................... 17
Tabla 3. Estudios previos de las herramientas de comunicación en proyectos .......... 19
Tabla 4. Glosario .................................................................................................................... 20
Tabla 5. Técnicas utilizadas según autor ........................................................................... 23
Tabla 6.Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de
comunicaciones ..................................................................................................................... 24
Tabla 7.Técnicas de comunicación utilizadas según grupo de interesados ................ 26
Tabla 8.Tabla de variables de investigación ..................................................................... 28
LISTA DE FIGURAS
Pág
Figura 1. Aspectos considerados en la Metodología de Dirección de Proyectos ....... 12
Figura 2. Canales de comunicación utilizados por los equipos de proyectos ............. 13
Figura 3. Los problemas más comunes en los proyectos ............................................... 13
Figura 4. Gestión de las comunicaciones durante la ejecución de un proyecto ......... 22
Figura 5. Herramientas de comunicación más utilizadas ................................................ 29
Figura 6. Qué tipo de herramientas dan soporte a la gestión de la comunicación ..... 30
Figura 7. Fuentes de información para identificar y definir los requisitos de
comunicación .......................................................................................................................... 30
Figura 8. Claridad de la información Figura 9. Suministro de la información .... 31
Figura 9. Plan de gestión de las comunicaciones ............................................................ 32
LISTA DE ANEXOS
Pág
Anexo A. Encuestas aplicadas para la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos………………………………………………………………... 89
RESUMEN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
Su propósito es la Identificación de las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo con un diseño no experimental transversal descriptivo. La recolección de la información se realizó a través de la generación de una base de datos física y digital con literatura especializada consultada y mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en la gestión de proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali; La información se obtuvo mediante documentos físicos y páginas de internet.
Después de completar, clasificar y analizar la información obtenida mediante la revisión bibliográfica y la realización de la encuesta “Encuestas aplicadas para la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos” se identificaron, conceptualizaron y contextualizaron en detalle las técnicas o herramientas utilizadas en el área de comunicaciones en cada una de las etapas de la gestión de proyectos. Los resultados identifican y clasifican las técnicas de comunicación utilizadas en la gestión de proyectos de acuerdo principalmente al grado de formalidad requerido en la información a comunicar y a la accesibilidad y conocimiento de las herramientas tecnológicas por parte de los emisores y receptores de la información. La encuesta realizada evidencia que las herramientas más utilizadas en la gestión de comunicaciones en las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto son las reuniones presenciales y el e-mail con un 97% y 92% respectivamente y afirma la preferencia de los encuestados por un tipo de comunicación tradicional con un 78% frente a un 50% del web 2,0.
Esta investigación determina las técnicas del área de comunicaciones utilizadas en la gestión de proyectos y arroja datos reales sobre su aplicación por parte de los involucrados en la gestión de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia, concluyendo que los diferentes grupos de interesados prefieren un medio de comunicación interactivo y formal que les permitan garantizar la comprensión de la información, de tal manera que la transferencia de mensajes entre el equipo de proyectos sea clara y efectiva.
Palabras claves: Gestión de las comunicaciones, gestión de proyectos, organizaciones.
ABSTRACT
This research is part of the project << implementation of management techniques in the areas of project management in organizations >> Professor Ronald Rojas Alvarado Specialization in Integral Project Management Industrial Engineering Program at the University of San Buenaventura Cali.
Its purpose is to identify the different techniques used in the management of communications in the stages of planning and monitoring of projects in organizations of Cali-Colombia. The methodology used was a descriptive quantitative approach with descriptive transversal non-experimental design. The data collection was carried out by generating a base of physical and digital data consulted literature and through the development and implementation of a survey of people involved in project management in organizations established in the city of Cali; The information was obtained by physical documents and websites.
After completion, sort and analyze the information obtained through literature review and conducting the survey "Surveys conducted to identify skills and tools in project management" were identified, conceptualized and contextualized in detail the techniques or tools used in communications area in each stage of the project management. The results identify and classify communication techniques used in project management mainly according to the degree of formality required information to be communicated and accessibility and knowledge of technological tools by the senders and receivers of information. The survey shows that the tools most used in the management of communications in the stages of planning and monitoring of a project are face meetings and e-mail with 97% and 92% respectively and affirms the preference of respondents for type of traditional media with 78% compared to 50% of web 2.0.
This research identify the communication techniques and tools used in project management and real yields data on its implementation by those involved in project management in organizations of Cali-Colombia, concluding that the different stakeholders prefer half interactive and formal communication so that they ensure understanding of information, so that the transfer of messages between the project team is clear and effective.
Key Words: Communications management, project management organizations.
10
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
El objetivo de la investigación es identificar las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo con un diseño no experimental transversal descriptivo. Se diseñó un documento técnico con los resultados de la investigación identificando, conceptualizando y contextualizando las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en el desarrollo de un proyecto. La recolección de la información se realizó a través de la generación de una base de datos física y digital y mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en la gestión de proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali; La información se obtuvo mediante documentos físicos y páginas de internet.
La investigación permite identificar las técnicas de comunicación usadas en la gestión de proyectos y encontró que las herramientas más utilizadas en la gestión de comunicaciones en las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto en las organizaciones de Cali-Colombia son las reuniones presenciales y el e-mail con un 97% y 92% respectivamente y afirma la preferencia de los encuestados por un tipo de comunicación tradicional con un 78% frente a un 50% del web 2,0.
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La comunicación viene del latín “comunicaré” que significa compartir; se entiende por comunicar al proceso complejo que implica el intercambio de informaciones, datos, ideas, opiniones, experiencias, actitudes y sentimientos entre dos o más personas. La comunicación es inherente al ser humano, es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros información, sentimientos, vivencias, porque a través de ella el hombre forma colectivos, ponen algo en común, por lo tanto juega un papel importante en el desarrollo de cualquier interacción humana (Rivera, B., et al., 2005). La disciplina de la gestión de las comunicaciones nace y se fortalece de la mano con la gestión de proyectos, siendo la primera un área de relevante importancia en las guías, metodologías, y estándares que se utilizan en el desarrollo y ejecución de la gestión de proyectos. Para (Ramírez, F., y Rojas, L., 2004) la gestión de comunicación es un campo de la práctica fundamentada en forma reflexiva y articulada que se extiende a través de un gran número de niveles de la actividad comunicacional en la organización. A lo largo de la historia, la gestión de proyectos se basó en la planificación y en el seguimiento y control. Esta planificación se basa en un análisis detallado del trabajo y su división en tareas, que parte de unos requisitos iniciales de lo que se quiere realizar.
En los últimos años, la gestión de comunicaciones dentro de la gestión de proyectos ha tomado importancia, ello lo corrobora (Rivera, B., et al., 2005) al afirmar que la comunicación desde todas las perspectivas de estudio (organizacional, comercial, interpersonal), conforman un conjunto de instrumentos, estrategias y acciones importantes en todos los proyectos. Autores como (Scheinsohn, D., 1993) plantean su posición determinante al manifestar que “la comunicación es un hecho fundante de las relaciones en las organizaciones”. De alguna manera esta afirmación manifiesta que la comunicación propicia una sana relación entre los miembros del equipo. (Rivera, B., et al., 2005) a partir del interrogante: ¿Es importante la Comunicación para el funcionamiento de las organizaciones?, llega a la conclusión de que es un factor clave de éxito en todo proyecto.
Por otra parte, para (Preciado, A., y Ramírez, H., 2012) si una organización cuenta con una buena estrategia de comunicación, también cuenta con un plan de gestión. Por ello la gestión de la comunicación y el plan de gestión suelen ser sinónimos (Pizzolante, I., 2004; Petit, A., 2004; Manuci, 2006). Los estudios realizados sobre comunicación en las organizaciones por (Grunig, E., 1992, 2000; Sotelo, C., 2001; Cornelissen, J., 2008), concluyen que la comunicación permite dar cumplimiento a la necesidad sentida de la organización, de ajustarse a los contextos sociales (Garrido, J., 2003). En tal sentido, Gassó (2013) señala que la comunicación facilita lograr transparencia pues permite que empleados y públicos externos sepan del carácter de las actividades, propósitos, valores y principios de las organizaciones. Con ello se puede obtener la credibilidad que implica tener la información suficiente para que cada cual se forme un juicio de lo que la organización realmente lleva a cabo en su operación.
Al respecto, hay que señalar que en la actual era informática, la comunicación es un proceso fundamental, cuyo objetivo es que la información llegue a los destinatarios y cumpla sus fines prácticos adecuadamente (Rodríguez, 2014). Esto es más evidente en las organizaciones, que son los núcleos que hacen productivo el procesamiento y flujo de los recursos de la sociedad.
Por tanto, la manera en que se desarrolla la comunicación en los diversos tipos de organización, llámense empresas o entidades, es esencial para que la era del conocimiento se exprese y se cumpla cabalmente al interior de las mismas, propiciando los beneficios y ventajas consecuentes en su desarrollo tecnológico y competitivo. (Rodríguez, 2014).
La gestión de comunicaciones juega un papel esencial en las organizaciones con relación a obtener cooperación y consenso (Timm, P., 1986), la gestión estratégica de la comunicación se transforma en un vector de competitividad (Álvarez, A., 2011). “La eficiencia de la organización dependerá, en gran medida, de la eficiencia de la red de comunicación que maneje la organización”. (Campero & Alarcón, 2008).
En el reporte de los resultados del estudio “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute” realizado por La PMSURVEY.ORG en el año 2014 se observa en la sección de Procesos y metodología, que para el 60.9 % de las organizaciones el área de gestión de comunicaciones está considerada como parte de la metodología en la Dirección de Proyectos, quedando por debajo de áreas como alcance, tiempo, costo, calidad y riesgos como se puede ver en la figura 1.
Figura 1. Aspectos considerados en la Metodología de Dirección de Proyectos
Fuente: “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute
Igualmente, en el reporte se analiza que los equipos de trabajo en los proyectos utilizan canales de comunicación directa, que permiten el flujo de comunicación en ambos sentidos a través de herramientas de tecnología Web.2.0 o de forma presencial, siendo el mail el canal más utilizado con un 94.5 % junto con las comunicaciones presenciales que está en segundo lugar con un 84.3 % como lo muestra la Figura 2.
32,0%
45,0%
50,3%
56,2%
60,9%
66,3%
67,5%
84,0%
94,1%
94,1%
Gobernabilidad
Adquisiciones
Integracion
Recursos Humanos
Comunicación
Riesgos
Calidad
Costo
Tiempo
Alcance
Figura 2. Canales de comunicación utilizados por los equipos de proyectos
Fuente: “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute
En la sección de desempeño y resultados se evidencia la importancia de contar con una comunicación efectiva en los proyectos. Como se puede ver en la Figura 3. El 64.2 % de las organizaciones afirman que el problema más común en los proyectos es la deficiente comunicación, confirmando que la comunicación es el factor crítico de éxito en la gestión de proyectos.
Figura 3. Los problemas más comunes en los proyectos
Fuente: “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute
1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN Por lo anterior, se genera la siguiente pregunta de investigación: ¿Cuáles son las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia?
3,2%
33,2%
40,1%
70,0%
84,3%
94,5%
Redes sociales (facebook, twitter,etc.)
Videoconferencia
Mensajeria instantanea (MSN, skype,etc.)
Telefono
Conversacion presenciales
3,8%
4,2%
11,3%
12,7%
18,9%
21,7%
22,2%
24,5%
25,0%
25,5%
33,0%
33,0%
38,2%
39,2%
42,0%
43,4% 45,3%
54,2%
58,5%
59,4%
64,2%
No tenemos problemas
Otro
Falta de conocimientos tecnicos del area de…
Clientes insatisfechos
Falta de una herramienta de apoyo
Reproceso debido a la falta de calidad de los…
Falta de una metodologia
Falta de conocimientos para gestionar proyectos
Falta de apoyo de la Alta Direccion/ patrocinador
Responsabilidades y roles no definidos
Cosntantes cambios de prioridad o falta de…
Problemas con los proveedores
Competencia entre la rutina del dia a dia y las…
Estimaciones incorrectas
Desviacion del presupuesto
Riesgos no evaluados adecuadamente
Recursos humanos insuficientes
Cambios constantes en el alcance
Alcance no definido adecuadamente
No cumplir con los plazos
Problemas de comunicación
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL Identificar técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Generar una base de datos física y/o digital con literatura especializada consultada sobre las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos.
2. Identificar las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos.
3. Diseñar y aplicar una encuesta que identifique las técnicas utilizadas en la
gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
3. JUSTIFICACIÓN En este proyecto se realiza una revisión bibliográfica y una serie de encuestas con las cuales se identifican las herramientas y técnicas más utilizadas en el área de comunicaciones en la etapa de planeación y seguimiento de proyectos para clasificarlas y analizarlas según su razón de ser y su aplicación por parte de los interesados.
De acuerdo con los resultados arrojados por la revisión, identificación, clasificación, análisis y aplicación de las herramientas y técnicas utilizadas en el área de comunicaciones se plantean una serie de pasos y procedimientos para la identificación y optimización de las herramientas que se deben utilizar en cada una de las etapas de los proyectos para lograr una comunicación sana, propicia y efectiva entre los miembros del equipo y a nivel organizacional.
4. MARCO REFERENCIAL
4.1. ANTECEDENTES
4.1.1 Gestión de Proyectos en el Siglo XX y XXI
Los orígenes del concepto de Gestión de proyectos se remontan desde el Siglo XX y actualmente en el siglo XXI se vinculan los proyectos a la estrategia corporativa; en la Tabla 1. Se observa el pasado de la gestión de proyectos.
Tabla 1. Gestión de proyectos en el siglo XX y XXI
Año Autor Aporte
1912 Henry Gantt
Desarrolla una disciplina de gestión de proyectos desarrollados a partir de distintos campos de aplicación, incluyendo la construcción, la ingeniería y la defensa. Gantt, es conocido por la creación de la gráfica que lleva su nombre, el diagrama de gantt, que permite temporalizar los hitos de un proyecto en sus distintas fases
1945 Manhattan Engineering
District (MED)
Desarrolló el proyecto Manhattan durante la segunda guerra mundial para crear las primeras armas nucleares
1945 General Bernard Schrieve Acuña el término "Gestión de Proyectos" a través de su experiencia en la fabricación de Misiles
1945 Peter Drucker Desarrolla las guías prácticas para la administración por objetivos (MBO)
1950 Booz-Allen & Hamilton Desarrollaron el modelo matemático "Programa de evaluación y revisión técnica" (PERT)
1956
Asociación Americana de Ingeniería de Costos y la
Universidad de New Hampshire
Se crea la asociación para la promoción de la ingeniería de costos AACE Internacional
1957 Dupont y Remington
Rand Diseñaron el método del camino crítico
1962 Frederick Winslow Taylor Se crea el método para dividir proyectos en componentes más pequeños (WBS)
1965 IPMA Se creó el IPMA, organización Suiza para la gestión de proyectos
1969 PMI
Se fundó el Project Management Institute (PMI) para servir a los intereses de la industria de gestión de proyectos. La premisa del PMI es que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas.
1981 PMI
El consejo de administración del PMI autorizó el desarrollo de lo que se ha convertido en una Guía de la Dirección de Proyectos del Conocimiento (PMBOK Guide), que contiene las normas y directrices de las prácticas que son ampliamente utilizadas en la profesión. Es esta organización la que dicta los estándares en esa materia.
1989 PRINCE2 Desarrolla la Metodología de Dirección de Proyectos para un entorno controlado.
2000 V-MODELL Se crea el método de gestión de proyectos V-MODELL
2003 ISO Se publica la norma ISO 10006 para gestión de proyectos
2008 PMI Se publica la guía PMBOK versión 4
2012 ISO Se publica la norma ISO 21500 para la gestión de proyectos
2013 PMI Se publica el PMBOK5
Fuente: Elaboración propia con base en las siguiente fuentes Santiago, J.; Rojas, M. & Esteban, L. (2013) 4.1.2 Gestión de comunicaciones en proyectos
Tabla 2. Gestión de Comunicaciones en proyectos
Autor/Año Aporte de comunicaciones en gestión de
proyectos
Butler, A. (1990); Gyepro (2005) Conalep (2013).
Después de la Segunda Guerra Mundial tiene sus orígenes la Gestión de Proyectos como disciplina de estudio y se le reconoció como herramienta necesaria para la realización de actividades tecnológicas complejas de manera interrelacionada y coordinada, haciéndole eficiente el manejo de los recursos
Grunig, E., 1992, 2000; Sotelo, C., 2001; Cornelissen, J.,
2008
Los estudios realizados por estos autores concluyen que la comunicación permite dar cumplimiento a la necesidad sentida de la organización, de ajustarse a los contextos sociales
Senge, P., 1995 Infiere que toda organización debe estar en capacidad de mantener sus propias comunicaciones
Gibson, J. 1999
Si una organización quiere obtener éxito en sus comunicaciones debe implementar un flujo bidireccional a través del uso de las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones).
Rojas, L. & Arape, E. (1999)
La comunicación en una organización es un flujo ascendente, descendente y horizontal, es un intercambio progresivo que logra el crecimiento común de todos los miembros de la organización.
Ramírez, F., y Rojas, L., 2004
La gestión de las comunicaciones ha estado presente en dichas guías, metodologías, estándares o cuerpo del conocimiento como un área de relevante importancia. la gestión de comunicación es un campo de la práctica fundamentada en forma reflexiva y articulada que se extiende a través de un gran número de niveles de la actividad comunicacional en la organización.
Gyepro, 2005
La gestión de proyectos surge como resultado de la complejidad de los problemas gubernamentales, militares y comerciales. En los años 60´ se desarrollaron herramientas que favorecieron el surgimiento de la Gestión de Proyectos como el PERT, GANTT y el CPM
Palacio, J., 2006 Surgimiento de técnicas específicas, histogramas, cronogramas, los conceptos de ciclo de vida del proyecto o descomposición en tareas (WBS)
Álvarez, A., 2011 La gestión estratégica de la comunicación se transforma en un vector de competitividad
Preciado, A., y Ramírez, H., 2012 si una organización cuenta con una buena estrategia de comunicación, también cuenta con un plan de gestión.
Fuente:Santiago, J.; Rojas, M. & Esteban, L. (2013). Gestión de las comunicaciones en los proyectos. Project Communications Management. Pamplona: Universidad de Pamplona - Colombia. Recuperado de: http://www.researchgate.net/publication/261796752_Gestin_de_Comunicaciones_en_los_Proyectos
4.1.3 Estudios Previos.
La tabla 3. Presentan algunos autores con sus respectivas metodologías, resultados y conclusiones respecto a las herramientas utilizadas en la comunicación en proyectos.
Tabla 3. Estudios previos de las herramientas de comunicación en proyectos
Autor/año Objetivo Metodología Resultado Conclusión
Alix Belén Rivera ;
Luis Rodolfo Rojas
; Fanny Ramírez ;
Teresita Álvarez
de Fernández ;
Negotium (2005)
Determinar la
importancia de la
comunicación en el
funcionamiento de
las organizaciones y
si es considerada por
la alta gerencia como
una herramienta para
lograr consenso
entre los empleados
de una organización
Revisar y analizar la
gestión de la
comunicación interna en
una organización
Martínez Dufau,
A. (2012)
El presente estudio
se centra en la
gestión de proyectos.
Dentro de este
ámbito el
estudio gira entorno
a las herramientas
de gestión de
proyectos
actualmente en el
mercado destinadas
a las grandes
empresas.
Se propone una
empresa y un
departamento de la
misma sobre el
cual girará todo el
objeto de estudio. Se
realiza un estudio
propiamente de
diferentes herramientas
de gestión que serán
estudiadas según unos
criterios y pautas
estándar para todas
ellas.
Se propone a
Collabtive como una
herramienta que
incluye algunas
funcionalidades que
ayudan a la gestión
de la comunicación
en un proyecto.
La aplicación Collabtive
integra un control total
del proyecto, permite
hacer adaptaciones en
el caso de que sea
necesario, y posibilita el
trabajo de proyectos de
gran envergadura.
Santiago, J.;
Rojas, M. &
Esteban, L. (2013)
Este artículo
presenta una revisión
con relación al objeto
de estudio: Gestión
de Comunicaciones
como factor
importante en la
gestión de proyectos.
Realizar una revisión
que incluya los artículos
más relevantes y los
autores
más reconocidos en el
campo de la gestión de
proyectos, haciendo
énfasis en los proyectos
de telecomunicaciones,
lo que permite definir
un modelo de gestión
de comunicaciones.
Uno de los principales activos de la Gestión de
Comunicaciones, es el fomento de valores de
comunicación clara y abierta. En los proyectos
de telecomunicaciones no existe una cultura
de gestión, una causa posible de esta
situación radica en que los ingenieros en
particular, han sido formados con un enfoque
fuerte en lo técnico y pobre en lo relacionado a
la gestión
A través de la Gestión en la Comunicación
Interna se facilita el despliegue de todo el
aparato comunicacional destinado al personal
con el objeto de:
• Promover la comunicación entre los
miembros
• Facilitar la integración entre las
realizaciones personales y las institucionales
• Reducir los focos de conflicto interno a partir
del fortalecimiento de la cohesión de los
miembros
• Contribuir a la creación de espacios de
Tabla 3. Estudios previos de las herramientas de comunicación en proyectos
4.2 MARCO CONCEPTUAL
Tabla 4. Glosario
CONCEPTO DESCRIPCION FUENTE
Aislacionismo Política de apartamiento o no intervención en asuntos.
Diccionario de la lengua española
Comunicación ascendente
Es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo3/Pages/3.10/3102Tipos_comunicacion_organizacional.htm
Comunicación descendente
Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos mas comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y especificas de trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por que”.
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo3/Pages/3.10/3102Tipos_comunicacion_organizacional.htm
Comunicación diagonal
Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización, es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.
http://www.eumed.net/librosgratis/2008c/432/Definicion%20y%20proceso%20de%20comunicacion%20en%20las%20organizaciones.htm
Comunicación horizontal
Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo3/Pages/3.10/3102Tipos_comunicacion_organizacional.htm
Conferencia asincrónica
Se refiere al acceso a información entre usuarios/as de la red de manera no simultánea, puede ser por texto, sonido, o videoconferencia, la cual incluye imagen y sonido.
http://www.edukanda.es/mediatecaweb/data/zip/1230/page_03.htm
Conferencia sincrónica
Se refiere al acceso inmediato, en tiempo real de información u otros datos, por ejemplo la mensajería instantánea.
http://www.edukanda.es/mediatecaweb/data/zip/1230/page_03.htm
Foros Reunión de personas competentes en determinada materia, que debaten ciertos asuntos ante un auditorio que a veces interviene en la discusion.
Diccionario de la lengua española
Groupware El término groupware hace referencia a los métodos y herramientas de software que facilitan el trabajo en grupo, mejorando su rendimiento, y contribuyen a que personas que están localizadas en puntos geográficos diferentes puedan trabajar a la vez, ya sea directamente o de forma anónima, a través de las redes.
http://groupware12.blogspot.com.co/2012/07/concepto.html
Internautas Persona que navega por internet. Diccionario de la lengua española
Intranet Red electrónica de información interna de una empresa o institución.
Diccionario de la lengua española
Links Elemento de un documento electrónico que permite acceder automáticamente a otro documento o a otra parte del mismo.
Podcast l término podcast deriva de la unión de las palabras iPod y broadcasting. consiste en la distribución de archivos multimedia (normalmente audio o vídeo, que pueden incluir texto como subtítulos y notas) mediante un sistema de redifusión (RSS) que permite opcionalmente suscribirse y usar un programa que lo descarga para que el usuario lo escuche.
https://es.wikipedia.org/wiki/Podcasting
Web 1.0 La web primitiva, la del siglo 20, era aquella que se caracteriza principalmente por ser unidireccional y realizada sobre contenidos estáticos. Las primeras páginas que vimos en Internet publicaban contenidos de texto que, una vez publicados, no se actualizaban salvo que el "webmaster" modificase dichos contenidos y volviese a subir la web de nuevo a internet.
http://www.estudioseijo.com/noticias/web-10-web-20-y-web-30.htm
Web 2.0 La web 2.0 se asiento a mediados de la primera década de este siglo. Sustentada bajo unas conexiones a internet evolucionadas (ya teníamos ADSL), y mejores herramientas para desarrollar web, mejores servidores, etc., la web 2.0, también denominada "la red social", llena Internet de blogs, wikis, foros y finalmente, redes sociales.
http://www.estudioseijo.com/noticias/web-10-web-20-y-web-30.htm
Weblogs Un weblog o blog («bitácora» en castellano) es un sitio web en el que se publican anotaciones (historias, artículos, posts) mediante un sistema de publicación sencillo.
http://www.microsiervos.com/archivo/weblogs/weblogs.html
Wiki Es el nombre que recibe un sitio web cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten. Es cualquier sitio web que puede ser editado por cualquier persona en una plataforma web.
https://es.wikipedia.org/wiki/Wiki
4.3 MARCO TEÓRICO
Este trabajo se enfoca en identificar las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones, ya que los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma (PMBOK Guide 5th Ed Español). Durante todas las etapas del proyecto (inicio, ejecución y finalización) se lleva a cabo la comunicación y esta no debe romperse, el gerente de proyectos debe asegurar una comunicación a todos los interesados de principio a fin como lo muestra la figura 4. Figura 4. Gestión de las comunicaciones durante la ejecución de un proyecto
En la tabla 5. Se muestran las técnicas utilizadas por cada uno de los autores, lo que permite observar que técnicas como mail, videoconferencia, reuniones presenciales y mensajería instantánea, todas estas pertenecientes a la comunicación interactiva son las más referenciadas porque permiten según el PMBOK un intercambio de
información de tipo multidireccional, donde se asegura una buena comprensión entre todos los participantes.
Tabla 5. Técnicas utilizadas según autor
Fuente: Elaboración propia
4.3.1 Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones
Según PMBOK los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como métodos de comunicación técnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web) a los que se pueda acceder en línea. Existen algunos factores que influyen en el tipo de técnica a utilizar, algunas veces depende de la urgencia de la necesidad de información, de la disponibilidad de la tecnología, de su facilidad de uso, del entorno del proyecto o de la sensibilidad, del nivel de formalidad y confidencialidad de la información; así mismo cada técnica posee una ventajas y desventajas como se puede ver en la Tabla.6; por ejemplo: Si lo que se necesita es que la información llegue de manera rápida y frecuente se
Godwin.
2003
Costa,
Sallan,
Fernandez.
2009
Quesada,
Salazar,
Tijerino.
2009
Franco.
2010
Colina.
2011
Gallego.
2012
Navarro.
2012
Diaz,
Marrugo,
Mora.
2015
Lasso,
Ramirez,
Urmendiz.
2015
E-mail x x x x x x x x x
Fax x x
Correo de voz x
Wikis x x x x
Publicación en la web x x
Control de revisiones x
Foros de discusión x x x x
Charlas en línea x x
Mensajería Instantanea x x x x x x
Telefonía x x x x x
Reuniones Presenciales x x x x x x x
Videoconferencia x x x x x x x
Conferencia de datos x
Uso compartido de aplicaciones x
Sistema de reunión electrónica EMS x
Material Impreso x x x x x x
Blogs x x x x
Repositorios documentales x x
Portales Centralizados x x
Podcast x x x x
Buzón de Sugerencias x
Tecnicas
Tabla 5. Tecnicas utilizadas según autor
Autor/Año
puede optar por utilizar e-mail y mensajería instantánea, porque son una técnica de comunicación que permite a dos personas o más tratar temas de forma inmediata y en tiempo real; si por el contrario la tecnología no es compatible, disponible o accesible para todos los interesados del proyecto se pueden implementar técnicas como reuniones presenciales ya que permite tener debates o confrontaciones cara a cara entre los integrantes de la reunión; también se debe pensar en que dichas técnicas sean de fácil uso para todos los participantes o que se planifiquen capacitaciones cuando así se considere necesario como puede pasar con wiki donde los usuarios pueden interactuar creando, eliminando, editando contenido de información y compartirla en un sitio web; cuando hay equipos de trabajo que no se encuentran en igual ubicación ni horario la video conferencias es la técnica que ofrece mayor ventajas.
Tabla 6.Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones
Técnica Objetivo Ventaja Desventaja
Herramienta de comunicación formal muy utilizada en la gestión de comunicaciones en todo tipo de proyectos a la cual tienen acceso todos los interesados.
Esta técnica permite tener "evidencia" del contenido a comunicar y adjuntar documentos relacionados con el tema. No se requiere de medios físicos e impresos ya que la información se trasmite de manera digital
La capacidad de almacenamiento de la bandeja de entrada es limitada, los correos pueden "rebotar" y no ser entregados. De igual manera el tamaño de los archivos adjuntos es poca.
Reuniones Presenciales
Método de comunicación directa entre los interesados o involucrados en el proyecto
Esta técnica permite debates o confrontaciones cara a cara entre los integrantes de la reunión. Ayuda a la toma de decisiones
Los objetivos de la reunión deben ser definidos antes de la reunión de lo contrario se puede tornar en un foro de discusión sin llegar a un resultado o conclusión
Mensajería Instantánea
Técnica de comunicación que permite a dos personas o más tratar temas de forma inmediata y en tiempo real.
Esta técnica es un medio de comunicación informal que facilita el canal de información sin necesidad de programar reuniones presenciales.
Los temas que se abordan mediante esta técnica son básicos y no se tiene detalle de la información.
Blogs
Método de comunicación entre grandes grupos de personas por medio de un enlace o página de internet. El acceso puede ser ilimitado.
Esta técnica permite tener comentarios positivos o negativos de la información contenida en el blog, permite tener retroalimentación de todos los participantes.
Se requiere de una plataforma especial para la implementación de la herramienta.
Video Conferencia
Método de comunicación para equipos de trabajo que no se encuentran en igual ubicación ni horario.
Esta técnica permite integrar todos los tipos de comunicación (visual, auditiva, esquemática, documental)
Se requiere cierto grado de tecnología (internet, aplicaciones, computadores, teléfonos)
Wiki
Método de comunicación donde los usuarios pueden interactuar creando, eliminando, editando contenido de información y compartirla en un sitio web
Esta técnica permite tener acceso a los resultados de forma descentralizada. Se tiene disponibilidad de datos históricos y los participantes pueden crear bitácoras de trabajo.
Requieren la definición de procedimientos y estandarización de la información como forma de aseguramiento de calidad de la información.
Podcast
Herramienta tecnológica que realiza la distribución de archivos multimedia mediante un sistema de redifusión y el uso de un programa que lo descarga para que el usuario lo escuche.
Esta técnica permite la comunicación personal a través de voz sin necesidad de texto.
Se requiere conocimientos tecnológicos avanzados y desarrollo de nuevos tipos de competencia de comunicación.
Fuente: Elaboración propia
4.3.2 Técnicas de comunicación utilizadas según interesados
En la tabla 7. Se muestra que técnica es la más utilizada con cada grupo de interesados, se debe recordar que dichos grupos pueden tener diferentes tipos de comunicación. Según el PMBOK una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto. Por lo anterior se debe procurar que la información que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.
Tabla 7.Técnicas de comunicación utilizadas según grupo de interesados
Interesados
Etapas Técnicas/Herramientas
Ge
ren
te d
el
Pro
ye
cto
Pa
trocin
ad
or
Eq
uip
o d
el
Pro
ye
cto
Pro
ve
ed
ore
s
Clie
nte
inte
rno
Com
un
idad
Ge
ren
te
Org
an
izació
n
Go
bie
rno
Planificación Matriz de Características X
Matriz de comunicaciones X
Seguimiento y
Control
Programar las reuniones X
E-mail X X X X X
Fax X X
Correo de voz X X
Wikis X X
Publicación en la web X
Control de revisiones X X
Foros de discusión X X X X X
Charlas en línea X X X
Mensajería Instantánea X
Telefonía X X X X
Reuniones Presenciales X X X X X X
Videoconferencia X X X
Conferencia de datos X
Uso compartido de aplicaciones
X
Sistema de reunión electrónica EMS
X
Material Impreso X X X
Blogs X X X X
Repositorios documentales X X X
Portales Centralizados X
Podcast X X X X
Presentaciones X X X X X
Fuente: Elaboración propia
5. METODOLOGIA
La investigación se realizó bajo un enfoque cuantitativo. Es de tipo descriptivo porque relaciona los elementos comunes y características de las estrategias de marketing social revisadas en la literatura especializada y su diseño fue no experimental transversal descriptivo. Para realizar la recolección de la información se hizo una búsqueda en base de datos en páginas de Internet y en documentos físicos en bibliotecas e instituciones, la información recopilada se documentó en un marco teórico que reúne y da a conocer la evolución del concepto de comunicación en gestión de proyectos e identifica las diferentes técnicas o herramientas de gestión de comunicaciones utilizadas en cada una de las etapas de un proyecto.
Un segundo método de obtención de información para lograr cumplir con los objetivos de la investigación fue la realización de una encuesta enfocada en todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a 36 personas de diferentes tipos de organizaciones que de alguna manera participen o intervengan en la gestión de proyectos de sus compañías. .
6. RESULTADOS
Se generó una base de datos física y/o digital con literatura especializada sobre las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos.
Se identificaron las técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos, técnicas que se clasifican en formal e informal, colaborativa, moderna y tradicional como se muestra en la tabla 8.
Tabla 8.Tabla de variables de investigación
VARIABLE DEPENDIENTE
VARIABLE INDEPENDIENTE
COVARIABLE
TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
EN LA PLANEACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN
LAS ORGANIZACIONES
DE CALI-COLOMBIA.
Formal
Informes
Actas
Presentaciones
Informal Correo Electrónico
Discusiones ad hoc
Memorandos
Colaborativa Wikis
Google Doc
Moderna
Fax
Telefonía Fija
Telefonía Móvil
Chat
Portales
Video Conferencias
Tradicional Reuniones Personales
Material Impreso
Se diseñó una encuesta para identificar las competencias y técnicas utilizadas en la gestión de proyectos (Ver en Anexo A) la cual contiene 49 preguntas relacionadas con las diez (10) áreas de conocimiento según el PMBOK. Posteriormente se encuesto a 36 personas de distintas organizaciones de la ciudad de Cali-Colombia.
6.1 Pregunta 1. ¿Cuál de estas herramientas son las que más utiliza en el proceso de comunicación perteneciente a la planeación y seguimiento de un proyecto?
Dicha encuesta arrojó que las herramientas más utilizadas en la gestión de comunicación en el proceso de planeación y seguimiento de un proyecto son las reuniones presenciales y el e-mail con un 97% y 92% respectivamente como lo
muestra la figura 5., lo que sugiere que los diferentes grupo de interesados prefieren un medio de comunicación interactivo y formal que les permitan garantizar la comprensión de la información, de tal manera que la transferencia de mensajes entre el director de proyectos y otro miembro del equipo sea clara y efectiva.
Figura 5. Herramientas de comunicación más utilizadas
6.2 Pregunta 2. ¿Las herramientas que dan soporte a la gestión de la comunicación son de qué tipo?
Las herramientas utilizadas en la gestión de proyectos han evolucionado a través del tiempo, según Robert Godwin (Virginia Commonwealth University, 2003) se clasifican en primera generación web o las tradicionales como e-mail, chats, etc., que permiten que los interesados se comuniquen en tiempo real y segunda generación web como los blogs, wikis, etc., que permiten el trabajo en línea, también bautizada 2.0 por Tim O'Reilly, fundador y presidente de la editorial O'Reilly Media.
En la figura 6. Se observa que los encuestados combinan en la gestión de comunicación tanto el tipo tradicional con un 78 % como el web 2.0 con un 50 %; analizando que aun cuando actualmente existen herramientas de segunda generación que brindan un estilo colaborativo, comunicativo y de conocimiento a los interesados las organizaciones siguen utilizando el método tradicional.
3%
44
%
64
%
92
%
97
%
O T R A
C H A T
W E B C O N F E R E N C E
E - M A I L
R E U N I O N E S P R E S E N C I A L E S
Figura 6. Qué tipo de herramientas dan soporte a la gestión de la comunicación
6.3 Pregunta 3. ¿Qué fuentes de información utiliza para identificar y definir los requisitos de comunicación del proyecto?
Se evidencia claramente que las relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los interesados es la fuente de información más utilizada para identificar y definir los requisitos de comunicación, con un 83 % como lo muestra la figura 7., ya que para para contribuir al éxito del proyecto se debe considerar en la planificación de las comunicaciones que información es necesaria, quien la necesita, de qué forma y quien la suministra. Así mismo, la fuente más débil corresponde a la logística del número de personas que participarán en el proyecto, solo el 47% de los encuestados manifiestan que la utilizan. Figura 7. Fuentes de información para identificar y definir los requisitos de comunicación
3% 6%
50%
78%
Ninguna de lasanteriores
Otra
Web 2.0
Tradicional
3%
47
%
58
%
69
%
69
%
83
%
O T R A
L O G Í S T I C A D E L N Ú M E R O D E P E R S O N A S Q U E P A R T I C I P A R Á N E N E L
P R O Y E C T O
N E C E S I D A D E S D E I N F O R M A C I Ó N E X T E R N A
O R G A N I G R A M A S
N E C E S I D A D E S D E I N F O R M A C I Ó N I N T E R N A
R E L A C I O N E S D E R E S P O N S A B I L I D A D D E L A O R G A N I Z A C I Ó N D E L P R O Y E C T O
Y D E L O S I N T E R E S A D O S
6.4 Preguntas 4. Y 5. ¿La claridad recibida sobre los proyectos, es? ¿La oportunidad en el suministro de la información para acceder a los proyectos es?
En el grupo encuestado se evidencia que aunque la claridad de la información recibida sobre los proyectos es buena en un 56 % como lo muestra la figura 8., sin embargo esta no llega de manera oportuna ya que el 47 % manifiesta que el suministro de dicha información es regular según la figura 9. El PMBOK dice que “La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados”., es decir, que integra todos los procesos que se deben llevar a cabo en el área de comunicaciones de un proyecto, porque la falta de información en el momento oportuno puede generarle atrasos y/o errores colocándolo en riesgo. Figura 8. Claridad de la información Figura 9. Suministro de la información
6.5 Pregunta 6. ¿En la organización en la cual Ud. trabaja, se elabora
un plan de gestión de las comunicaciones de proyecto?
El 44 % de las organizaciones no cuentan con un plan de gestión de las comunicaciones según la Figura 10., es decir, que no cuentan con un plan adecuado para la circulacion continua de la informacion en los proyectos, no tienen en cuenta las necesidades de informacion de los interesados para gestionarla, todos los proyectos varian y asi mismo sus metodos de comunicación.
8%
56%
31%
3% 0% 3% MUY BUENA
BUENA
REGULAR
MALA
MUY MALA
NS/NR
8%
39% 47%
3% 0% 3% MUY BUENA
BUENA
REGULAR
MALA
MUY MALA
NS/NR
En la mayoría de los proyectos, la planificación de las comunicaciones se realiza de forma muy temprana, por ejemplo, durante el desarrollo del plan para la dirección del proyecto. Esto permite la asignación de los recursos adecuados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicación. Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado. Una comunicación eficiente implica proporcionar exclusivamente la Información necesaria. (PMBOK Guide 5th Ed Español).
Figura 9. Plan de gestión de las comunicaciones
53%
44%
3%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Si No NS/NR
Series1
7. CONCLUSIONES Se generó una base de datos física y digital con literatura especializada consultada sobre el tema de técnicas utilizadas en la gestión de comunicaciones en la planeación y seguimiento de proyectos. La revisión de la literatura y los instrumentos utilizados para la recolección, clasificación y análisis de la información, permitieron identificar las diferentes técnicas de comunicación utilizadas en la gestión de proyectos para lograr una comunicación eficaz y oportuna entre los interesados del proyecto. Igualmente, se analizaron las técnicas más comunes en la gestión de comunicaciones como: e-mail, reuniones presenciales, chat y webconference.
La aplicación de la encuesta permitió conocer que no todas las organizaciones de Cali-Colombia encuestadas tienen un plan de gestión de comunicaciones, que el nivel de claridad y oportunidad en el suministro de la información es aceptable más no óptima. Según la percepción de los encuestados la herramienta más utilizada son las reuniones presenciales y el e-mail, lo que permite tener una comunicación bidireccional, oportunidad y a tiempo.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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ANEXOS
Anexo A.
Código: XXX-XXXXX
ENCUESTAS APLICADAS PARA LA IDENTIFICACION DE COMPETENCIAS Y HERRAMIENTAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Empresa: _____________________________________Municipio: ________________ Teléfono: _____________________
(ENC : NO SE PREGUNTA, SE LLENA DE BD)
Participantes: ENC: NO SE PREGUNTA, SE LLENA DE INFORMACIÓN SUMINISTRADA. SI HAY ALGUNA NOVEDAD, REGISTRAR EN EL CAMPO DE OBSERVACIONES. SI HAY PARTICIPANTES ADICIONALES USE LAS FILAS RESTANTES. Un solo participante Varios participantes - Mesa de trabajo Varios participantes -Entrevistas independientes
Nombre Cargo
Contacto Ppal. (x) (Sólo para
varios participantes)
Bloque y hora (Sólo para Entrevistas
Independientes)
Observaciones
Hora Comienzo: ______________ Hora Terminación: ________________ Total minutos: ____________________
Entrevistador: ____________________________________________________________ ( ) Fecha: ____/____/____
Rev. ( ) Fecha: __/___/___ Sup. _____________________________ ( ) Fecha: ____/____/____
Cód. ( ) Fecha: ___/___/___ Grab. ____________________________ ( ) Fecha: ____/____/____
PRESENTACIÓN
Buenos (días/tardes). Mi nombre es ___________________________________________ y trabajo para __________________________________. Actualmente estamos realizando un estudio con la finalidad de identificar las competencias y herramientas utilizadas en la gestión de proyectos. Agradecemos su participación y comenzaremos entonces con el cuestionario. Antes de iniciar es importante aclarar que las respuestas a este cuestionario serán usadas únicamente para clasificarlas en grupos con fines estadísticos (SI LA PERSONA NO ACCEDE, TERMINE E INFORME).
También requerimos hacer las siguientes validaciones previas: VALIDACIÓN: UN SOLO PARTICIPANTE
¿Le informaron que el cuestionario tiene una duración aproximada de 40 minutos? (SI LA PERSONA NIEGA Y NO ACCEDE, TERMINE El INFORME)
Teniendo en cuenta que se abarcarán diferentes temas asociados a proyectos, me gustaría saber si usted considera que alguien más debería acompañarnos para tratar algunos de estos temas. ENC: SI LA RESPUESTA A LA ÚLTIMA VALIDACIÓN ES NEGATIVA INICIE EL CUESTIONARIO. SI ES AFIRMATIVA REGISTRE EL NOMBRE Y CARGO DE LOS CONTACTOS ADICIONALES. VALIDE SI LOSCONTACTOS ADICIONALES LLEVAN MÁS DE 3 MESES EN LA COMPAÑÍA, DE LO CONTRARIO SUGIERA LA PRESENCIA DE ALGUIEN CON MAYOR ANTIGÜEDAD. CONSULTE SI SE HARÁ MESA DE TRABAJO CON ESTAS PERSONAS O SI SE HARÁN ENTREVISTAS INDEPENDIENTES Y HAGA LAS VALIDACIONES QUE CORRESPONDAN (‘VALIDACIÓN PARA MESA DE TRABAJO’ O VALIDACIÓN PARA ENTREVISTAS INDEPENDIENTES’)
VALIDACIÓN: MESA DE TRABAJO
¿Les informaron que el cuestionario tiene una duración aproximada de 40 minutos? (SI NIEGAN O NO ACCEDEN, TERMINE E INFORME)
Las preguntas estarán dirigidas al (la) Sr. / Sra.________________________________ (ENC: NOMBRE AL CONTACTO PRINCIPAL), sin embargo, en el momento en que lo consideren pertinente, en cualquier momento del cuestionario, podrán indicarnos si alguien más debe contestar alguna pregunta o si desean hacer un consenso.
VALIDACIÓN: ENTREVISTAS INDEPENDIENTES
¿Le informaron que el cuestionario tiene una duración aproximada de: (ENC: INDIQUE TIEMPO TOTAL SEGÚN EL AREA DE CONOCIMIENTO QUE LA PERSONA VA A CONTESTAR)
AREAS DE CONOCIMIENTO Min. Aprox.
Identificación de Competencias 4
Gestión de Integración 4
Gestión de Alcance 3
Gestión del Tiempo 3
Gestión del Costo 5
Gestión de la Calidad 3
Gestión de Recursos Humanos 4
Gestión de las Comunicaciones 3
Gestión de los Riesgos 3
Gestión de las Adquisiciones 5
Gestión de los Interesados 3
1. ¿En la organización en la cual Ud. labora, ha participado en proyectos en el último año?
Si 01 CONTINÚE CON LA ENCUESTA.
No 02 TERMINAR ENCUESTA, GRACIAS Y CIERRE
NS/NR 03
1. IDENTIFICACION DE COMPETENCIAS (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de competencias
2. (ENC: MOSTRAR TARJETA) De los siguientes métodos para definir competencias, Cuál: Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE (MOSTRAR TARJETA)
a Análisis ocupacional 1 1 1
b Análisis DACUM, AMOD, SCID 2 2 2
c Análisis funcional mapa funcional 3 3 3
d Análisis constructivista ETED 4 4 4
e Otra: Cuál: 5 5 5
3. (ENC: ¿MOSTRAR TARJETA) ¿En la identificación de competencias y habilidades de un gerente de proyectos, en
Planeación cual considera como la más importante?:
MAS IMPORTANTE
(MOSTRAR TARJETA)
NS/NR
a Identificación y priorización de actividades 1 999
b Asignación de tiempos y recursos 2 999
4. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Vamos a utilizar una escala de 1 a 5, donde 5 significa “Muy prioritaria” y 1 significa “No es
prioritaria”. Si usted no tiene información suficiente sobre una variable en particular por favor respóndame “no sé”. En
la identificación de competencias y habilidades de un gerente de proyectos, en habilidades técnicas, colocar de
acuerdo a su criterio la prioridad de cada una:
MUY
PRIORITARIA
NO ES PRIORITARIA
NS/NR
a Financieras 5 4 3 2 1 999
b Formulación, evaluación, integración y gestión 5 4 3 2 1 999
c Manejo de indicadores. 5 4 3 2 1 999
d Manejo de riesgos. 5 4 3 2 1 999
e Entendimiento del sistema 5 4 3 2 1 999
5. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Vamos a utilizar una escala de 1 a 5, donde 5 significa “Muy prioritaria” y 1 significa “No es
prioritaria”. Si usted no tiene información suficiente sobre una variable en particular por favor respóndame “no sé”. En
la identificación de competencias y habilidades de un gerente de proyectos, en habilidades de comportamiento,
colocar de acuerdo a su criterio la prioridad de cada una:
MUY
PRIORITARIA
NO ES PRIORITARIA
NS/NR
a Liderazgo 5 4 3 2 1 999
b Proactividad 5 4 3 2 1 999
c Atención al detalle 5 4 3 2 1 999
d Coaching 5 4 3 2 1 999
e Comunicación 5 4 3 2 1 999
f Asertividad y tolerancia a la ambigüedad 5 4 3 2 1 999
g Solución de problemas y orientación al logro 5 4 3 2 1 999
h Empoderamiento 5 4 3 2 1 999
2. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE LA INTEGRACION (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de la integración
6. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En su organización de las siguientes herramientas de comunicación de la gestión de
integración de proyectos:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE (MOSTRAR TARJETA)
a Conferencias sincrónicas 1 1 1
b Conferencia asincrónica 2 2 2
c E-Mail 3 3 3
d Fax 4 4 4
e Correo de voz 5 5 5
f Wikis 6 6 6
g Publicación en la WEB 7 7 7
h Control de revisiones 8 8 8
i Ninguna de las anteriores 9 9 9
j Otra 10 10 10
7. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En su organización de las siguientes herramientas de conferencia de la gestión de la
integración de proyectos:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE (MOSTRAR TARJETA)
a Foros de Internet-Foros de discusión 1 1 1
b Charlas en Línea 2 2 2
c Mensajería instantánea 3 3 3
d Telefonía – Teléfono 4 4 4
e Video conferencia 5 5 5
f Conferencia de datos 6 6 6
g Uso compartido de aplicaciones 7 7 7
h Sistema de reunión electrónica (EMS) 8 8 8
i Ninguna de las anteriores 9 9 9
j Otra 10 10 10
8. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En su organización de las siguientes herramientas de gestión colaborativa de la
gestión de la integración de proyectos:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE (MOSTRAR TARJETA)
a Calendarios electrónicos 1 1 1
b Sistemas para administración de proyectos 2 2 2
c Pruebas en línea 3 3 3
d Sistemas de flujos de trabajo 4 4 4
e Sistema de gestión del conocimiento 5 5 5
f Bookmarking 6 6 6
g Mercados de predicción 7 7 7
h Extranets 8 8 8
i Sistemas de software social 9 9 9
j Hojas de cálculo en línea 10 10 10
k Ninguna de las anteriores 11 11 11
l Otra 12 12 12
9. Mencione los aspectos a mejorar de las herramientas que Ud. utiliza para realizar la integración de sus proyectos.
HERRAMIENTA ASPECTOS POR MEJORAR
3. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE ALCANCE (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión del alcance
10. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En la gestión de proyectos de su organización, cuál de las siguientes herramientas: Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE (MOSTRAR TARJETA)
a Juicio de Expertos 1 1 1
b Definición mediante la creación de modelos EDT 2 2 2
c Investigación 3 3 3
d Enfoque de procesos 4 4 4
e Ninguna de las anteriores 5 5 5
f Otra: Cuál: 6 6 6
11. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En su organización cuál de las siguientes herramientas conoce y/o utiliza para la creación de estructura de desglose de trabajos y para definir las actividades?
Conoce.
Utiliza (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a a. Estructuras paquete de trabajo 1 1
b b. Acuerdos del equipo de las actividades criticas 2 2
c c. Software 3 3
d d. Plantillas SXP 4 4
e e. Ninguna de las anteriores 5 5
f f. Otra 6 6
12. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Cual de las herramientas para realizar la verificación y el control de los proyectos
de su organización mencionadas a continuación:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a WBS Schedule Pro 1 1 1
b Caliber RM 2 2 2
c Doors 3 3 3
d Excel 4 4 4
e Inspecciones 5 5 5
f Ninguna de las anteriores 6 6 6
g Otra 7 7 7
4. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DEL TIEMPO (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión del tiempo
13. Conoce, ha utilizado y/o prefiere alguna técnica o herramienta de gestión de tiempo en la planeación y/o seguimiento de proyectos? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE APLICA/ UTILIZA
PREFIERE
a 1 1
b 2 2
c 3 3
d 4 4
e 5 5
14. ¿En términos generales cuál es la duración de los proyectos que su empresa maneja? (ENC: RESPUESTA UNICA)
a Mayor a un (1) año 1
b Menor a un (1) año 2
c Mayor a seis (6) meses 3
d Menor a seis (6) meses 4
15. En una escala de 1 a 4, donde 4 significa “siempre” y 1 significa “nunca”, ¿Coincide el tiempo de duración de las
actividades ejecutadas con el tiempo estimado en el momento de planificación y desarrollo de los cronogramas de los proyectos en su empresa?
SIEMPRE CASI SIEMPRE CASI NUNCA NUNCA NS / NR
4 3 2 1 999
16. Mencione el (los) software utilizados para la planeación y/o seguimiento en los proyectos que la empresa
desarrolla:
UTILIZA
a 1
b 2
c 3
d 4
e 5
5. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DEL COSTO (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión del costo
17. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Qué herramientas (Software) para la gestión de costos en sus etapas de estimación y control:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a SAP(Systems, Applications and Products) 1 1 1
b Microsoft Project 2 2 2
c Microsoft Excel (basado en hojas de Cálculo) 3 3 3
d Primavera 4 4 4
e Ninguno de los anteriores 5 5 5
f Otro 6 6 6
18. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En el proceso de controlar y/o monitorear el estado de los costos del proyecto que
herramientas conoce y/o utiliza? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) 1 1
b Gestión del valor ganado 2 2
c Análisis de reserva 3 3
d Software de gestión de proyectos 4 4
e Ninguno de los anteriores 5 5
f Otro 6 6
19. En la gestión de Costos del proyecto se incluyen: planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento y gestionar costos, de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Mencione ¿cuáles utiliza? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
UTILIZA
a Juicio de Expertos 1
b Técnicas analíticas 2
c Reuniones 3
d Estimación análoga 4
e Estimación paramétrica 5
f Estimación ascendente 6
g Estimación por tres valores 7
h Análisis de reserva 8
i Costo de la calidad (COQ) 9
j Software de gestión de proyectos 10
k Análisis de ofertas de proveedores 11
l Técnicas grupales de toma de decisiones 12
m Agregación de costos 13
n Análisis de reserva 14
ñ Relaciones históricas 15
o Conciliación de límite de financiamiento 16
p Ninguno de los anteriores 17
q Otro 18
20. La estimación análoga es una de las técnicas más utilizada en los procesos de planificación en la gestión de costos.
No es tan exacta sino se han abordado o se dispone de datos de proyectos previos, ¿cuál es su opinión al respecto?
21. ¿Ha utilizado la técnica de valor ganado?
Si 01 CONTINÚE NUMERAL 22.
No 02 PASE A NUMERAL 23
NS/NR 03
22. ¿Por qué? ______________________________________________________________________________________________________
23. La estimación por tres valores es una técnica que utiliza las variables: optimista, más probable y pesimista, dicha
técnica proporciona una mayor exactitud; si la ha utilizado o conoce, ¿cuál es su opinión al respecto?
6. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE LA CALIDAD (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de la calidad
24. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Qué herramientas para la gestión de Calidad de sus proyectos:
Conoce.
Utiliza
Prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a Hoja de control 1 1 1
b Diagrama de causa-efecto 2 2 2
c Diagrama de Pareto 3 3 3
d Histograma 4 4 4
e Gráficos de control 5 5 5
f Diagrama de flujo 6 6 6
g Gráfico de dispersión 7 7 7
h Ninguna de las anteriores 8 8 8
i Otra 9 9 9
25. Si existe en su empresa una base de conocimiento de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, relativos a la
gestión de la Calidad, ¿cómo tabulan la información?
7. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE RECURSOS HUMANOS (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de recursos humanos
26. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Cuál de las siguientes herramientas para la descripción de roles y responsabilidades dentro de la estructura de desglose de la organización (OBS):
Conoce.
Utiliza
Prefiere
(ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a Diagrama de tipo jerárquico 1 1 1
b Matriz de asignación de responsabilidades 2 2 2
c Tipo texto 3 3 3
d Mixto 4 4 4
e Ninguna de las anteriores 5 5 5
f Otra 6 6 6
27. ¿Qué tipo de estructura organizacional es su compañía, para la ejecución de proyectos? (ENC: RESPUESTA ÚNICA).
TRADICIONAL MATRICIAL
DEBIL MATRICIAL
EQUILIBRADA MATRICIAL
FUERTE
ORIENTADA A
PROYECTOS
NS / NR
1 2 3 4 5 999
28. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Cuál de los siguientes métodos para la evaluación de desempeño: Conoce
Ha utilizado
prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a Evaluación individual 1 1 1
b Evaluación colectiva 2 2 2
c Evaluación por objetivos 3 3 3
d Ninguna de las anteriores 4 4 4
e Otra 5 5 5
29. ¿La organización en la que Ud. trabaja cuenta con un plan de recompensas?
Si 01 CONTINÚE NUMERAL 30.
No 02 PASE A NUMERAL 31
NS/NR 03
30. ¿Cuál?
__________________________________________________________________________________________________
31. ¿La organización en la que Ud. trabaja cuenta con un registro de gestión de conflictos?
Si 01 CONTINÚE NUMERAL 32.
No 02 PASE AL AREA DE CONOCIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES NS/NR 03
32. ¿Cuál?
__________________________________________________________________________________________________
8. AREA DE CONOCIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de las comunicaciones
33. (ENC: MOSTRAR TARJETA) ¿Cual de estas herramientas son las que más utiliza en el proceso de comunicación
perteneciente a la planeación y seguimiento de un proyecto?:
(ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a E-mail 1
b Chat 2
c Reuniones presenciales 3
d Webconference 4
e Ninguna de las anteriores 5
f Otra 6
34. Las herramientas que dan soporte a la gestión de la comunicación son de tipo:
HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a Tradicional 1
b Web 2.0 2
c Ninguna de las anteriores 3
d Otra 4
35. (ENC: MOSTRAR TARJETA) ¿Que fuentes de información utiliza para identificar y definir los requisitos de comunicación del proyecto?:
(ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a Organigramas 1
b Relaciones de responsabilidad de la organización del proyecto y de los interesados
2
c Logística del número de personas que participarán en el proyecto
3
d Necesidades de información interna 4
e Necesidades de información externa 5
f Ninguna de las anteriores 6
g Otra 7
36. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Vamos a utilizar una escala de 1 a 5, donde 5 significa “Muy buena” y 1 significa “Muy mala”.
Si usted no tiene información suficiente sobre una variable en particular por favor respóndame “no sé”. La claridad
recibida sobre los proyectos, es:
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA MUY MALA NS/NR
5 4 3 2 1 999
37. (ENC: MOSTRAR TARJETA) Vamos a utilizar una escala de 1 a 5, donde 5 significa “Muy buena” y 1 significa “Muy mala”.
Si usted no tiene información suficiente sobre una variable en particular por favor respóndame “no sé”. La
oportunidad en el suministro de la información para acceder a los proyectos es:
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA MUY MALA NS/NR
5 4 3 2 1 999
38. ¿En la organización en la cual Ud. trabaja, se elabora un plan de gestión de las comunicaciones de proyecto?
Si 01
No 02
NS/NR 03
9. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE RIESGOS (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de riesgos 39. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En la organización donde Ud. trabaja, cuál de las siguientes metodologías utiliza en la
gestión del riesgo? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
a PMBOK-guide and Standars/Project Management Institute
1
b PRINCE Vs 2 2
c ISO 31000 3
d IGMA 4
e Ninguno de los anteriores 5
f Otra 6
40. ¿Qué técnicas a nivel mundial son aplicadas en su compañía para la gestión del riesgo?
UTILIZA
a 1
b 2
c 3
d 4
41. ¿Qué técnicas de criterio propio son aplicadas en la organización para la cual Ud. trabaja con resultado exitoso para la
gestión del riesgo?
UTILIZA
a 1
b 2
c 3
d 4
42. (ENC: MOSTRAR TARJETA) ¿Cuáles de las siguientes técnicas se aplican en la gestión del riesgo en la organización
donde Ud. trabaja? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
UTILIZA
a Juicio de expertos 1
b Desarrollar canales de comunicación asertivos con todos los interesados
2
c Filtrado de priorización del riesgo 3
d Clasificación cualitativa y cuantitativa del riesgo 4
e Ninguna de las anteriores 5
f Otra 6
43. (ENC: MOSTRAR TARJETA) ¿En la identificación del riesgo cuáles de estas técnicas son implementadas en la
organización? (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
UTILIZA
a Causa-raíz 1
b Brainstorming 2
c Método Delphi 3
d Check List 4
e Ninguna de las anteriores 5
f Otra 6
10. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE ADQUISICIONES (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de adquisiciones Aspectos Generales y previos
44. ¿Existe un proceso de gestión de compras que abarque desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta
el cierre del contrato, con la aceptación formal del cierre y la recogida de lecciones aprendidas?
Si 01
No 02
NS/NR 03
Fase de planificar las adquisiciones 45. ¿Qué herramientas utiliza para elaborar el plan de gestión de las adquisiciones en los proyectos?
UTILIZA
a 1
b 2
c 3
d 4
46. En el siguiente cuadro responda cada pregunta:
SI NO NS/NR
a ¿En su organización existe una estructura de desglose que descomponga los trabajos que componen el proyecto y permita evaluar la conveniencia de subcontratar algunos de sus paquetes en función de los riesgos y condicionantes del mismo?
1 2 999
b ¿En su organización existe una lista de proveedores precalificados que facilite el proceso de compras y garantice la calidad del servicio?
1 2 999
c ¿En su organización se establecen en los contratos incentivos asociados a indicadores de desempeño definidos respecto a plazos, costos, mejoras o calidad del producto o servicio?
1 2 999
d ¿En su organización se establecen unos documentos de adquisición que garanticen la homogeneidad de las ofertas, la facilidad y consistencia de las evaluaciones comparativas?
1 2 999
e ¿En su organización se definen criterios de valoración de ofertas alineados con los objetivos claves del proyecto?
1 2 999
f ¿En su organización existe un procedimiento de evaluación de ofertas y adquisición de contratos que definan los pasos a dar, los roles y responsabilidades en la toma de decisiones?
1 2 999
Fase de gestión del contrato de adquisición 47. En el siguiente cuadro responda cada pregunta:
SI NO NS/NR
a ¿En su organización se controlan los trabajos subcontratados de igual forma que los trabajos realizados en la organización?
1 2 999
b ¿En su organización existe un proceso para la gestión de los diferentes tipos de contratos que garantice una adecuada asignación de responsabilidades, control y seguimiento del avance del proveedor en plazos, alcance, calidad, riesgos en las diferentes áreas del proyecto?
1 2 999
c ¿En su organización se realizan revisiones de desempeño de las adquisiciones para evaluar su progreso, ya sean auditorias de calidad, inspecciones u otras formas recogidas en el contrato?
1 2 999
d En su organización se mantiene un registro de comunicaciones, incidencias, reportes, etc. Asociadas al contrato?
1 2 999
Fase de cierre 48. En el siguiente cuadro responda cada pregunta:
SI NO NS/NR
a ¿En su organización existe un procedimiento establecido para la aceptación formal del producto o servicio, el cierre administrativo del contrato que recoja, indexe y archive toda la documentación del contrato?
1 2 999
b ¿En su organización existe un proceso de auditoría al área de compras encaminado a identificar fortaleza y oportunidades de mejora desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre de los contratos?
1 2 999
c ¿En su organización se actualizan los activos de los procesos de la organización incorporando lecciones aprendidas al proceso de compras, archivando toda la información para su uso en futuros proyectos, mejorando o simplificando los procesos y procedimientos actuales?
1 2 999
11. AREA DE CONOCIMIENTO – GESTION DE LOS INTERESADOS (ENC. LEA) Vamos a comenzar con algunas preguntas generales sobre la identificación de competencias y herramientas en la gestión de proyectos en lo referente a la Gestión de los interesados
49. (ENC: MOSTRAR TARJETA) En la organización en la cual Ud. labora, para la gestión de los interesados en la
planeación y seguimiento de los proyectos, cuáles técnicas:
Conoce
Ha utilizado
prefiere (ENC: PUEDE SELECCIONAR VARIAS OPCIONES).
CONOCE HA UTILIZADO
(MOSTRAR TARJETA)
PREFIERE/ RECOMIENDA
(MOSTRAR TARJETA)
a Modelo de cooperación Vs. amenazas 1 1 1
b Modelo de Fredman & miles 2 2 2
c Modelo de Mitchell 3 3 3
d Modelo de círculos de interesados 4 4 4
e Tabla de interesados 5 5 5
f Matriz interés/poder 6 6 6
g Matriz modificada interesados 7 7 7
h Tabla de Kloppenbargr 8 8 8
i Modelo de redes de rowley 9 9 9
j Herramienta STAT 10 10 10
k Ninguna de las anteriores 11 11 11
l Otra 12 12 12
MUCHAS GRACIAS POR SU AMABLE COLABORACIÓN Declaración juramentada Encuestador:
Yo, (Nombre y apellido) ___________________________________________________certifico que he realizado esta entrevista personalmente y que los datos registrados son los proporcionados por la persona que aparece como entrevistada. Acepto que en caso de engaño, falsificación o distorsión de la información incurro en daños y perjuicios y se me imponga responsabilidad civil y penal por los daños causados a la empresa tanto en su patrimonio como en su reputación moral en el mercado.
________________________________ Nombre y firma
Declaración juramentada Supervisor:
Yo, (Nombre y apellido) ___________________________________________________certifico que he supervisado de acuerdo a como se señala en la portada de esta entrevista y certifico la veracidad de la información aquí contenida, de acuerdo al tipo de supervisión antes señalada... Acepto que en caso de engaño, falsificación o distorsión de la información incurro en daños y perjuicios y se me imponga responsabilidad civil y penal por los daños causados a la empresa tanto en su patrimonio como en su reputación moral en el mercado.
_____________________________ Nombre y firma
