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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO (PARTE II)
15/1/2010 Introducción
Nos corresponde ahora, una vez que conocemos el proceso para la fabricación del bien o prestación del servicio, seleccionar al proveedor de productos o servicios necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Veremos el proceso de búsqueda y selección de los proveedores y la forma correcta de comunicarse con los mismos, para poder elegir el más adecuado.
TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso
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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II)
INDICE
7.1. INTRODUCCIÓN
7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES
7.2.1. CONCEPTO
7.2.2. EL MERCADO
7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7.3.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
7.3.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN
7.3.3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
7.3.3.1. PRECIO
7.3.3.2. CALIDAD
7.3.3.3. PAGO
7.3.3.4. ENTREGA
7.3.3.5. SERVICIO POST-VENTA
7.3.3.6. OTROS FACTORES
7.4. BIBLIOGRAFÍA
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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO. PARTE II
7.1. INTRODUCCIÓN
Una de las tareas más importantes en una plan de
aprovisionamiento es la de buscar al proveedor adecuado antes de realizar la compra.
El departamento de compras o comercial es el que
se encarga generalmente de esta función. Debe
tener muy claro que criterios de evaluación permiten realizarla.
Previamente al inicio de la búsqueda de
proveedores se ha de tener muy claro cuáles son
los productos que se desean adquirir, de qué
calidad y en qué cantidad, para que la selección
se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden dar diversas situaciones:
La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.
La empresa tiene unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se
encuentra satisfecha con ellos.
Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.
Nos encontramos en el primer caso de los citados. Y esta situación presenta una circunstancia
adicional: no será necesario hacer la selección de proveedores sólo para el activo corriente,
sino también para el activo no corriente. En tanto los procesos de selección de proveedores
para ambos casos tienen notas comunes, vamos a abordar el tema de forma conjunta, haciendo los matices que sean necesarios en cada caso.
7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES
7.2.1. CONCEPTO
Por definición, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas
que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones.
Es importante recalcar dos puntos incluidos en la definición anterior.
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En primer lugar, al incluir los activos que se
hayan de "consumir" se estará dando cabida a
que, de una vez por todas, se incorporen como
activo corriente los gastos pagados por
anticipado, tales como intereses, seguros y
mantenimiento de equipos, entre otros; así
mismo, podría incluirse algunos conceptos de
cargos diferidos como útiles y papelería, lo que
implicaría "refundir" nuevamente los cargos
diferidos con los gastos pagados por
anticipado, que son conceptos sustancialmente
distintos y cuya diferencia cobra especial importancia en el momento de dar aplicación
al sistema integral de ajustes por inflación.
En segundo lugar, al hablar de "ciclo de operaciones" que es el tiempo promedio de
retorno del efectivo invertido en inventarios -después de su venta como producto
terminado, transformación en una cuenta por cobrar y posterior recaudo- no necesariamente deberá entenderse períodos de un año o menos.
Habrá sectores y empresas en las cuales el ciclo de operación puede ser mayor a un año, y no
por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrán de ser excluidos del
activo corriente. Esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un año, se
considerará la duración del ciclo como base para la clasificación como activo corriente o no corriente.
Por otra parte, activo no corriente representa el valor de los bienes y derechos de propiedad
de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un año y está conformado por las siguientes cuentas:
Depreciación acumulada propiedad,
planta y equipo: Constituye la pérdida
de valor que produce el desgaste por el
uso, el envejecimiento por el paso del
tiempo de las propiedades, planta y
equipo. Esta cuenta representa el valor
acumulado de depreciación de los activos
fijos depreciables, que se encuentran en
uso de la empresa (El valor de la
depreciación acumulada de los edificios,
muebles, enseres, equipos, maquinaria y
vehículos, en el momento de ser dados de
baja por venta, perdida, robo, destrucción
o cualquier otro concepto).
Inversiones permanentes: Representa
los dineros colocados por la empresa en
acciones o partes sociales de otros
negocios, con carácter permanente, por lo
cual se convierte en socio o accionista
(valor de las inversiones, rendimientos
obtenidos).
Propiedad, planta y equipo: Llamados
también activos fijos, adquiridos para
utilizarlos en la empresa; no están disponibles para la venta. Estos bienes tienen una vida útil y un valor más o menos considerable.
Propiedad, planta y equipo está conformado de las siguientes cuentas:
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Terreno: precio de coste de los terrenos donde se encuentran construidos los edificios y
también los terrenos donde no hay construcción.
Edificios: representa los valores que la empresa posee en casas, locales, edificios y toda
clase de construcciones terminadas.
Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa, contabilizados a
precio de coste.
Equipo de oficina: comprende los equipos adquiridos por la empresa, como maquinas de
escribir, fax, calculadoras y otros equipos necesarios para la buena marcha del negocio,
registrados a precio de coste.
Equipos para procesos de información.
Maquinaria y equipo: equipos adquiridos por la empresa y destinados a la producción.
Vehículos: Vehículos de propiedad de la empresa, destinados al transporte de personas
o carga.
Una vez que sabemos el bien a adquirir, tenemos que hacer otra precisión, ya que el bien va a
implicar una problemática diferente en función del mercado en el que se realice la compra-venta.
7.2.1. EL MERCADO
El mercado, en general, está constituido por
vendedores que ofertan sus productos y
servicios y compradores que tienen necesidad
de adquirir esos bienes y servicios (oferta y demanda).
En función del número empresas vendedores
y compradoras, distinguimos los siguientes
tipos de mercado:
OFERTA
DEMANDA
MUCHOS POCOS UNO
MUCHOS Competencia perfecta Oligopolio de oferta Molopolio bilateral
POCOS Oligopolio de demanda Oligopolio bilateral Monopolio de oferta
limitada
UNO Monopolio de
demanda Oligopolio Monopolio bilateral
Así, nos encontramos con las siguientes posibilidades:
Monopolio: un solo vendedor, sin competencia. Esto le permite controlar los precios
que más le interesan para alcanzar el máximo beneficio.
Oligopolio: un pequeño grupo de oferentes controla la mayor parte de la oferta.
Competencia perfecta: existe un gran número de proveedores y compradores. El precio se establece por el juego de la oferta y la demanda.
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7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios
(materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etcétera). Las personas o
empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan
proveedores.
Todas las empresas deben
realizar un proceso de búsqueda
y selección de los proveedores de
bienes y servicios más adecuados
a sus necesidades. Normalmente,
se realiza en el departamento de
compras. El propósito es
establecer una lista de las
empresas que fabrican los
productos que nos interesan para
solicitarles información y, luego,
elegir la más adecuada a nuestros intereses.
Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o
materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados
basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos
pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el
pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla.
A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste
económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las
personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los
productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea
superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores.
Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los
productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección
se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado
este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes
situaciones de partida, por ejemplo:
La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.
La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no
se encuentra satisfecha con ellos.
Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de
productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.
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El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de
información y evaluación y selección de proveedores. Representamos un esquema de este proceso a continuación:
1. Búsqueda de información.
2. Solicitud de información.
a. Información a solicitar:
i. Condiciones económicas.
ii. Condiciones técnicas.
iii. Otras.
b. Medio de comunicación:
i. Carta.
ii. Representante.
iii. Visitas personales.
3. Evaluación y selección de
proveedores.
a. Tabulación de la información:
i. Ficha de proveedor.
ii. Cuadro comparativo de
proveedores.
b. Criterios de selección:
i. Precio.
ii. Calidad.
iii. Pago.
iv. Entrega.
v. Servicio post-venta. vi. Otros factores.
7.3.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Algunas de las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes:
Internet.
Páginas amarillas.
Prensa de información general.
Radio y televisión.
Publicaciones especializadas en la actividad de la
empresa.
Publicaciones e informes de bancos y cajas de
ahorro.
Ferias y exposiciones comerciales especializadas en
el sector.
Asociaciones empresariales y profesionales.
Cámaras de comercio.
Bases de datos de organismos públicos (ministerios,
comunidades autónomas, ayuntamientos,
universidades, organismos oficiales, etcétera).
Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.
Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos
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Merece especial atención el portal
de camerdata fue creado en 1985
para aglutinar información de
distintas cámaras de comercio de
ámbito nacional. En la actualidad
aglutina a 85 cámaras de comercio
y tiene un fichero con más de 2,5
millones de empresas censadas.
Este portal posibilita el acceso a
diferentes bases de datos con
información de interés empresarial
que permite responder a múltiples
necesidades de las empresas,
como: acciones de ventas, planes
de marketing, estudios de
mercado, seguimiento de la
competencia, almacenamiento de
datos y reducción del riesgo comercial.
7.3.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo
para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan
claramente a los aspectos que más interese conocer. Los aspectos más importantes, entre otros, pueden ser:
ASPECTOS A CONOCER DE LOS PROVEEDORES
CALIDAD PRECIO OTRAS
Calidad Precio unitario Periodo de validez de la
oferta
Materiales utilizados Descuento comercial Causas de rescisión del
contrato
Características técnicas Rappels
Circunstancias que pueden
dar lugar a revisiones de
precios
Período de garantía Forma de pago Plazo de entrega
Formación Plazo de pago Embalajes especiales
Servicio post-venta Precio de envases y
embalajes Devolución de excedentes
Servicio de atención al cliente Pago del transporte Otra información
Otra información Pago del seguro
Recargo por aplazamiento de
pago
En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores,
se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la solicitud de información.
Para conocer esta información pueden utilizarse diferentes medios. Habrá que seleccionar el
más adecuado, entendiendo como tal, aquel que nos ofrezca mayor cantidad y calidad de información. Entre los medios a utilizar tenemos:
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Carta, en sus diferentes versiones.
Representante. Visitas personales.
7.3.3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la
selección de los más adecuados; esto implica el estudio
exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación
sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan
elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores.
Con la información que se recabe en el proceso de selección
se realiza el siguiente trabajo:
Una ficha de cada proveedor para formar un
fichero de proveedores en el que se reflejarán las
características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece:
FICHA DE PROVEEDORES
NOMBRE:
NIF:
DOMICILIO:
LOCALIDAD:
CP:
TELÉFONO:
FAX:
E-MAIL:
PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SUMINISTRA
CONDICIONES COMERCIALES
PRECIO DESCUENTO FORMA DE PAGO PLAZO DE ENTREGA
COMERCIAL:
RAPPELS:
TRANSPORTE DESCUENTO FORMA DE PAGO PLAZO DE ENTREGA
Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los
proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega,
etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada:
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ARTÍCULO
CARACTERÍSTICAS PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C
PRECIO UNITARIO
DESCUENTO COMERCIAL
TRANSPORTE
SEGUROS
RAPPELS
PRECIO TOTAL
PERÍODO DE GARANTÍA
PLAZO DE ENTREGA
SERVICIO TÉCNICO
FORMA DE PAGO
OBSERVACIONES
No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios
para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento
de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes.
Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la
cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez
elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la
decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha
elección. A los proveedores no seleccionados se les puede notificar las causas que
han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen
lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones.
Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los
proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el
producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.
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Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad,
aunque se pueden utilizar otros criterios.
Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El
contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto,
poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.
Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos
nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.
Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la
calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del
precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuáles son:
7.3.3.1. PRECIO
Uno de los principales criterios que se debe
tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios.
Siempre debemos procurar proveedores con
precios razonables, que sean acordes a la
calidad del producto o servicio que ofrecen, y a
los precios promedio del mercado.
Al evaluar el precio del producto, debemos
tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.
Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos
que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra,
descuentos por pronto pago, etc.
7.3.3.2. CALIDAD
De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la
calidad de sus productos o servicios es mala.
La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor.
Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores
que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena
calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con
los precios que tienen.
Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta
los materiales o componentes del producto, sus características,
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sus atributos, su durabilidad, etc.
7.3.3.3. PAGO
En el criterio del pago evaluamos las formas de
pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si
ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet.
Y también evaluamos las condiciones o el plazo
del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al
contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc.
Siempre debemos buscar las mejores condiciones
de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del
crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello
implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros.
Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable
que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.
7.3.3.4. ENTREGA
Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de
seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero
que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.
En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad
de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán
siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán
oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre
contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc.
Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que
es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido
hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.
7.3.3.5. SERVICIO DE POST-VENTA
En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas.
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También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el
uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de
mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.
7.3.3.6. OTROS FACTORES
Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más
debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo,
también existen otros factores que siempre es bueno considerar:
Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor
eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son
favorables.
Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de
distribución.
Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si
somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.
Servicio al cliente: si, por ejemplo, son
capaces de brindarnos rápidamente toda
la información que requiramos.
Convenios publicitarios: si, por
ejemplo, nos brindan la posibilidad de
otorgarnos productos gratis a cambio de
publicidad.
Situación económica: si su situación
económica es estable ello podría
significar productos de calidad y un
abastecimiento seguro; si tuviera
dificultades financieras, ello podría
significa una posible disminución en la
calidad de sus productos (al querer
reducir sus costos), la posibilidad de que
dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios
proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad
de tener liquidez), etc.
Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por
ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos),
mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de
negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor
eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para
nosotros.
Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los
mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente
no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.
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7.4. BIBLIOGRAFÍA
CRECENEGOCIOS. http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de-
proveedores/
BIBLIOTECA ON-LINE DE PROYECTO:
o GESTIÓN DE COMPRAS. Emilio Martínez. Editorial FC. 2007.
o NUEVA ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO PARA LA FABRICACIÓN.
Giorgio Merli. Editorial Díaz de Santos. 1998.
o NUEVAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DE STOCKS. Companys y Fonollosa.
Editorial Marcombo. 1988.