Reingeniería de procesos

UNIDAD 3 – Modelado de procesos

Conceptos

Metodología: Manera sistemática claramente definida para alcanzar un fin.

Calidad: Conjunto de propiedades relacionadas con un artículo o tema determinado, que permite apreciar lo mejor.

Heurística: Método basado en la experiencia que puede utilizarse como ayuda para resolver problemas de diseño, desde calcular los recursos necesarios hasta en planear las condiciones de operación de los sistemas.

Antecedentes

Una de las formas más efectivas para entender los procesos existentes es presentarlos en forma de diagramas.

Los diagramas o modelos de procesos representan gráficamente un mecanismos más fácil de entender y comprender por el equipo que está mejorando el proceso.

Durante esta fase de modelado es importante reconocer que las personas pueden ver cada tarea de manera distinta y los métodos de trabajo podrían variar.

Antecedentes

Para generar diagramas o modelos de procesos existen varias alternativas:

Búsqueda de técnicas diagramáticas,

Uso de paquetes comerciales, Síntesis heurística de procesos (llegar a un modelo a través de la aplicación de reglas heurísticas que son criterios de diseño y procesamiento basados en la experiencia).

Modelo

Es una representación de algo diseñado con un propósito especial (Beer et al., 1998).

Un modelo es la interpretación explícita de lo que uno entiende de una situación, o la idea que se tiene acerca de la situación.

En esencia es una descripción de entidades, procesos o atributos y las relaciones entre ellos. Puede ser descriptivo o explicativo o prescriptivo o predictivo, pero, sobre todo debe ser útil.

Planificación

Preparación a la implantación

Evaluación y Control

Modelado de procesos

El propósito de modelar procesos es proporcionar a las organizaciones apoyo en el logro de sus objetivos, basándose en un análisis de su situación actual para realizar mejoras e implementar sistemas de soporte.

Por este motivo, los modelos deben representar las características de operación de la organización, la relación entre su estructura, sus recursos humanos y los sistemas de información que produce o utiliza.

Modelado de procesos

Es decir, la manera en la cual las organizaciones llevan a cabo sus procesos, las actividades que se realizan para preparar y/o entregar productos o servicios, las personas responsables de realizarlas, la visión de la organización y los objetivos a lograr.

Modelado de procesos

En este contexto el modelado de procesos tiene dos enfoques:

a) reflejar el personal involucrado y la coordinación de sus actividades y

b) especificar los sistemas que se utilizan y la colaboración entre ellos. Estos permiten al personal de la organización, observar profundamente cómo las actividades son apoyadas por la TI y considerar la manera en la cual los sistemas de información apoyan el estudio de los procesos.

Modelado de procesos organizacionales

El modelado de procesos organizacionales tiene como objetivo producir una descripción de la realidad por medio de modelos precisos y legibles para que a los usuarios se les facilite evaluar la complejidad estructural y dinámica de los procesos; y posteriormente, introducir mejoras organizacionales.

Debe contener información acerca del proceso organizacional, de la meta que se persigue con la ejecución del proceso, de los problemas que impiden el logro de la meta, entre otra información (Ericsson y Pender, 2000).

Modelado de procesos

Por otro lado, el propósito principal del modelado de procesos de software es el de guiar, controlar y gestionar las actividades dedicadas al desarrollo y mantenimiento de software.

Este tipo de modelos contribuyen a aumentar el nivel de confianza en la calidad del software entre los miembros del grupo de desarrollo.

Perspectiva FOCI

Las cuatro perspectivas comúnmente utilizadas en los modelos de procesos organizacionales, para capturar las características sobresalientes de un proceso y responder las preguntas anteriores son:

FuncionalOrganizacionalDe comportamiento Informacional

Perspectiva FOCI

Funcional (¿qué actividades se realizan?)

Representa los elementos del proceso que se están ejecutando (actividades) y cuál es el flujo de las unidades de información que son relevantes a los elementos del proceso, por ejemplo datos, artefactos, productos.

Cabe destacar que se establece una relación de precedencia o secuencia entre las diferentes actividades del proceso.

Funcional

Organizacio

nal

Comportamiento

Informacio

nal

Perspectiva FOCI

Organizacional ¿quién y dónde llevarán a cabo las actividades?

Especifica dónde y por quién están siendo ejecutados los elementos del proceso en la organización, es decir, se centra en los aspectos estáticos del proceso organizacional.

Organizacional

Comportamiento

Informacio

nal

Funcional

Perspectiva FOCI

De comportamiento (¿cuándo y cómo se realizan las actividades?)

Representa cuándo y/o bajo qué condiciones los elementos del proceso se realizan a través de ciclos de retroalimentación, iteraciones, decisiones complejas, entradas y salidas críticas.

Esta perspectiva representa la secuencia en que son realizados los elementos o pasos del proceso al tomar decisiones complejas, al iniciar o terminar el proceso.

Comportamien

to

Informacio

nal

Funcional

Organizacio

nal

Perspectiva FOCI

Informacional (¿qué entidades se procesan?)

Se refiere a las unidades de información producidas y manipuladas por el proceso.

Esto supone que el modelado de un proceso está basado en la creación de unidades de información generados durante el mismo.

Estas unidades incluyen datos, artefactos, productos parciales o finales y objetos, su estructura y las relaciones entre ellos.

Informacional

Funcional

Organizacio

nal

Comportamiento

Perspectiva FOCI

Los modelos de procesos que contienen la información definida por estas perspectivas son considerados modelos completos, ya que proporcionan las características esenciales del mismo.

Para obtener y analizar las actividades que se llevan a cabo en un proceso es necesario aplicar una metodología adecuada.

Modelado estático

El modelado estático describe las organizaciones en términos de sus procesos con la utilización de diferentes técnicas diagramáticas.

Dichas técnicas tienen un soporte por medio de herramientas de software útiles para que el analizador realice los modelos.

La mayoría de las técnicas diagramáticas, capturan la descripción del proceso con una representación gráfica por medio de cajas, flechas, líneas y otros, mostrando las actividades y los objetivos del proceso organizacional.

Modelado dinámico

Simular es representar o imitar la realidad. Simular un proceso significa representar los cambios que ocurrirían en un proceso por efecto de la variación en sus condiciones de operación o diseño. Es decir si cierta entrada es especificada, por lo tanto la salida puede ser determinada.

Existen técnicas de simulación que ayudan a observar y predecir el comportamiento del proceso (y posteriormente sus posibles cambios).

Un proceso se puede simular: físicamente por medio de la representación del

proceso a menor escala matemáticamente por medio de ecuaciones o

modelos

Modelado dinámico

¿Cuándo es necesario simular físicamente un proceso o parte de él?

Cuando aún no se dispone de ecuaciones que representen al proceso o parte de él en forma confiable.

Cuando el proceso tiene equipos de nuevo diseño.

Cuando se desean producir cantidades considerables de producto para pruebas de mercado.

La combinación del nuevo proceso, personas y tecnología debe ratificarse al agruparse. Las lecciones aprendidas de las simulaciones deben volverse a incorporar en el diseño y el nuevo proceso simularse otra vez, hasta que el equipo tenga confianza de que el proceso funciona correctamente.

Rol Activity Diagram (RAD)

Su representación es desde el punto de vista de roles (los cuales representan a los mismos en un proceso), actividades (acciones realizadas por un rol) e interacciones (las cuales permiten la comunicación de los roles).

Los RADs proporcionan información de las perspectivas funcional, de comportamiento y organizacional; el soporte a la perspectiva informacional es escaso (pobre) ya que depende de la descripción del proceso por parte del modelador [Ould, 1995].

Rol Activity Diagram (RAD)

Las bases de modelar con RADs fueron introducidas por Anatol Holt [Holt et al., 1983] como una manera de representar el comportamiento de procesos coordinados, esta notación fue ampliada y actualizada por Martin Ould en 1995.

Tarea

Elementos para modelar un RAD. (Rol Activity Diagram)

Beneficios de modelar procesos de negocio

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

Elementos principales para representar gráficamente un RAD y una breve descripción de los mismos [Warboys et al., 1998].

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

En la figura se muestra un RAD, donde los roles son representados por un rectángulo con una etiqueta en la parte de arriba del mismo, especificando el nombre del rol y del agente responsable de éste.

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

Dentro del rol se dibujan las actividades, las cuales son unidades atómicas del trabajo que la gente realiza, en forma de cuadros pequeños con su correspondiente etiqueta de nombre a su lado derecho; las interacciones de los roles son representadas por líneas remarcadas, las cuales van desde la actividad del rol donde se inicializó la interacción hasta la actividad del otro rol, representan entonces la comunicación y coordinación entre dos roles; las líneas verticales que conectan elementos del RAD son llamadas líneas de estado encargadas de señalar la transición (estados) entre elementos.

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

Los elementos son cuadros que representan actividades, círculos de selección, triángulos para actividades en paralelo y terminadores.

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

El elemento condicional es seguido de rutas alternativas o paralelas. Una trayectoria alternativa depende de la condición presentada para tomar la secuencia de actividades a realizar (su notación gráfica es por medio de un círculo para cada opción), mientras que en las trayectorias paralelas (representadas con triángulos) el orden de las actividades a realizar no es significativo. No importa cual de las actividades en paralelo se realiza primero, sólo es necesaria la culminación de todas las actividades en paralelo antes de continuar con la siguiente actividad.

Elementos del Rol Activity Diagram (RAD)

El proceso indefinido, representado como una elipse, indica un comportamiento que todavía no ha sido definido. Además, existen dos elementos para representar que el flujo del proceso del rol es inicializar a otro rol (inicializa rol) y el que inicializa a un rol externo que no está siendo modelado.

Ejemplo del Rol Activity Diagram (RAD)

Ejemplo del subproceso del caso de estudio recepción de derechohabientes para solicitar atención médica, donde el objetivo del subproceso es que el derechohabiente reciba atención médica por parte de su médico familiar. En la misma figura se muestran los tres roles involucrados: el derechohabiente, la asistente médico y el médico familiar, con sus respectivos objetivos de sus actividades esperando consulta en sala de espera, recibiendo solicitud de atención médica y consultando y diagnosticando. Las líneas en zigzag son utilizadas para representar fragmentos incompletos de cada rol.

Comparación de técnicas diagramáticas

En la siguiente tabla se aprecia la comparación entre las técnicas diagramáticas descritas anteriormente, donde observamos que la técnica RAD cubre la mayoría de los aspectos comprendidos por las perspectivas FOCI.

Técnicas diagramáticas

Aspectos IDEF Diagrama de

flujo Diagrama Rol

Actividad

Actividades Sí Sí Sí

Decisiones Sí Sí Sí

Orden Sí Sí Sí

Reglas organizacionales Sí Sí Sí

Eventos Sí No Sí

Fuentes y destinos de información

Sí No Parcialmente

Objetivos No No Sí

Roles No No Sí

Responsabilidad de las decisiones

No No Sí

Interacciones No No Sí

Movimiento de la información

Sí Sí Parcialmente

Perspectivas FOCI Funcional, De comportamiento, Informacional

Funcional, De comportamiento

Funcional, Organizacional, De comportamiento

Simbología de BMPN

Business Process Modeling Notation (BPMN) es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de negocio.

El estándar fue desarrollado por la Business Process Management Initiative (BPMI), el cual provee una notación fácilmente legible por los participantes para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades [White S., 2004, OMG, 2006].

La simbología de BMPN permite crear modelos de procesos para finalidades de documentación y comunicación.

Simbología de BMPN

Modelar procesos organizacionales con BPMN es importante debido a los siguientes aspectos:

BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.

BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.

BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.

BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización.

Business Process Diagram (BPD) con el estándar BPMN.

Simbología de elementos

Flow Objects Definen los procesos por completo. Los tres objetos de flujo son:

Objeto Descripción Figura

Event

Sucede dentro de un proceso de negocio. estos eventos afectan al flujo del proceso y tienen una causa o un impacto. Existen tres tipos de eventos: Inicial, Intermedio y Final.

Activity

Término genérico para un trabajo ejecutado. Puede ser un proceso de negocio, un proceso secundario o una tarea.

GatewayRepresenta decisiones, bifurcaciones de las fusiones o uniones dentro del diagrama.

Simbología de elementos

Connecting Object Se conectan entre sí en un diagrama para crear la estructura esquelética básica de un proceso de negocio. Los tres objetos de conexión son:

Objeto Descripción Figura

Secuence FlowMuestran el orden de los eventos que se realizan dentro del proceso de negocio.

Message FlowIndican el flujo de mensajes entre las distintas entidades de procesos.

AssociationUsados para asociar diferentes artefactos con objetos de flujo.

Simbología de elementos

Swimlanes Categorizan las diferentes responsabilidades usando

clases visuales. Para diferenciar los negocios y los diferentes roles, usuarios o sistemas, BPMN usa dos tipos de diagramas de calles: piscinas y carriles.

Objeto Descripción Figura

PoolsIdentifican a los participantes dentro de un flujo de trabajo, y son diferentes a las actividades de otras piscinas.

Lanes

Se encuentran dentro de una piscina. Indican quién realiza qué dentro de la empresa y dónde ocurren estas actividades, con el fin de dar una mejor vista general del proceso.

Simbología de elementos

Artifacts Ilustran las entradas y las salidas de las actividades en los procesos, y son tres:

Objeto Descripción Figura

Data ObjectMuestra cómo los datos son requeridos y producidos por las actividades. Son conectados a las actividades asociadas.

GroupUtilizado para finalidades de documentaciones o de análisis.

Text Annotation

Mecanismos para incluir información adicional para el lector de un diagrama BPMN

Ejemplo del BPMN

Referencias

Ould, 1995.

Hunt, 1996.

Holt et al., 1983.

Warboys et al., 1998.

Introduction to BPMN by Stephen A. White -

IBM, Mayo 2004.

http://www.bpmn.org/

Gracias,L.S.C. Karla Leticia AGUILAR LÓPEZ