CAPACITACIÓN

AUDITORES SGC MAYO – 2014

DEFINICION DE AUDITORIA

INTERNA

ENFOQUE DEL PROGRAMA DE

AUDITORIA

PARA QUÉ SIRVE LA PLANIFICACIÓN

DE LA AUDITORÍA

Para organizar, preparar, secuenciar,

desarrollar y efectivizar el proceso de

auditoría a fin de obtener el máximo

beneficio, lograr los objetivos propuestos en

el plan de auditoría y satisfacer los requisitos

/ expectativas del cliente de auditoria.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

DEFINIR EL ALCANCE:

- Lugares o sitios

- Áreas

-Procesos

-Criterios - requisitos

-Período de tiempo

INVESTIGAR, SEGÚN EL ALCANCE:

- ¿Qué hacen en el área?

- ¿Cuán grande es?

- ¿Qué procesos opera?

- Complejidad de las operaciones

PLANEACION DE LA AUDITORIA

REVISAR LA DOCUMENTACIÓN

APLICABLE

• Comprender los procesos y las interacciones. • Identificar el propósito de cada proceso. • Identificar las entradas y las salidas independientes. • Establecer el flujo o secuencia de actividades. • Identificar los recursos usados. • Identificar qué controles están implementados

(procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.). • Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son

necesarios para mantener el control. • Normatividad (LEY HABEAS DATA)

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

EJEMPLOS DE OBJETIVOS

ESPECIFICOS

Evaluar el sistema de calidad, para analizar su

idoneidad y efectividad, y aportar información para la

mejora continua del sistema de gestión de calidad.

Verificar la eficacia, cumplimiento y adecuación del

SGC de xxx con referencia a los requisitos de la Norma

ISO 9001 y a los documentos que lo soportan.

Evaluar el grado de adecuación entre los objetivos que

se pretenden, las disposiciones adoptadas y los

resultados obtenidos.

Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de

Calidad con las disposiciones planificadas.

Proveer oportunidades de mejoramiento

Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada.

EJEMPLOS DE OBJETIVOS

ESPECIFICOS

Determinar la conformidad del SGC, con las disposiciones

establecidas en la documentación del sistema .

Proporcionar elementos de juicio para introducir programas

de mejoramiento.

Determinar la efectividad del SGC para cumplir con los

requisitos establecidos en la norma y con los objetivos

propuestos para un periodo de tiempo específico.

Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y

transparencia de la gestión de los distintos procesos,

actividades, planes, proyectos y operaciones.

Promover la autoevaluación

CRITERIOS AUDITORIA No. FECHA

REQUISITO ACTIVIDAD ASPECTOS A VERIFICAR EVIDENCIA OBSERVACIONES

AA-06-03

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

LISTA DE VERIFICACIÓN

MACROPROCESO / PROCESO A AUDITAR

Nombre Auditor (es):

Ver

Cuestionario

de Auditoría

ISO 9001

PROTOCOLO APERTURA

Auditamos

PROCESOS

HALLAZGOS DE AUDITORIA

Son los resultados de la evaluación de la

evidencia de auditoría recopilada frente al

criterio de auditoría. (Los hallazgos de auditoría

pueden indicar conformidad o no conformidad

con los criterios de auditoría u oportunidades de

mejora).

ELEMENTOS DEL HALLAZGO

1. CONDICION Situación Actual Lo que es

2. CRITERIO Lo que debe ser Las Normas

3. CAUSA Por qué sucedió Razones de las desviaciones

4. EFECTO Diferencia entre lo

que es y lo que debe ser

Costos Riesgo

5. RECOMENDACION Acciones

Correctivas Mejora de las operaciones

La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:

* Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad. * Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. * Cumplimiento con los criterios de auditoría.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

LA ENTREVISTA COMO TÉCNICA Haga preguntas utilizando los 7 amigos del auditor:

Las preguntas:

- Deben dirigirse a la información relevante.

- No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Se incorporan en la conversación. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.

¿QUÉ?

¿POR QUÉ?

¿CUÁNDO?

¿DÓNDE? ¿CÓMO?

¿QUIÉN?

MUÉSTREME

TIPS PARA LA ENTREVISTA

Al realizar las entrevistas...

Auditor y auditados deberían ser un solo equipo

Crear un buen clima para la comunicación:

- Espacio

- Tiempo

- Contacto visual

- Lenguaje corporal

- Trato respetuoso

- Hacerlo fácil para el auditado.

- Eliminar temores.

- Explicar el objetivo.

- Explicar las notas.

- Mantener al auditado informado de las observaciones

El arte de escuchar:

Eliminar distracciones. Prestar atención al contenido.

Evitar juicios. Identificar temas.

Programar tiempo adicional. Buscar las clarificaciones.

Los malos hábitos:

- Pérdida de atención. - Preocupación.

- Sobre-reacción. - Interrumpir al auditado.

- Escuchar sin mirar. - Escuchar sólo lo que deseamos oír.

- Usar el tiempo de escuchar para reflexionar.

REGISTRO Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. (1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificación, de acción preventiva y de acción correctiva. (2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisión.

LAS CUESTIONES A INVESTIGAR ¿Están los procesos identificados y establecidos? ¿Son los procesos efectivos y proveen los resultados previstos? ¿Están los procesos adecuadamente descritos en procedimientos? ¿Están los procedimientos implementados, mantenidos y documentados? ¿Están las interacciones entre procesos definidas, controladas y gestionadas? -No limitarse en determinar la conformidad de las actividades, evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados deseados.

No conformidad: Incumplimiento de un Requisito

- Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los procedimientos y/o los criterios de auditoría. - Evidencia de diferencias entre procedimientos y prácticas operativas. - Falta de evidencia de soporte de la implementación de los requisitos de la norma. - Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementación de los procesos del sistema.

El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua:

- ¿Es efectivo el mecanismo para identificar las necesidades de los clientes? - ¿Los objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes? -¿Los programas de mejora se están cumpliendo? ¿Están asignados los recursos para la mejora? ¿Son adecuados?

• El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua:

- ¿Las mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?

- ¿Cuando no se alcanzan los objetivos se adoptan Acciones Correctivas?

- ¿Los mecanismos de mejora son sistemáticos?

PROCESO DE LA N.C.

EL AUDITOR LÍDER DEBE SER CAPAZ DE:

• Planificar la auditoria

• Utilizar / distribuir eficazmente los recursos de auditoria

• Organizar, coordinar y dirigir al equipo auditor

• Orientar / ayudar a los auditores en formación

• Prevenir y resolver conflictos

• Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria

• Preparar, presentar y sustentar el informe de auditoria

• Distribuir / entregar las copias del informe de auditoria

Hacer

énfasis

Análisis de

causas

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CÓMO

AGREGAR VALOR

Planificación de la auditoría:

Entender las expectativas/cultura corporativa del

auditado.

¿Se han de tratar todos los asuntos específicos

(resultados de auditorías previas?

Análisis de riesgos del sector industrial/específicos

para la organización.

Pre-evaluación de requisitos legales / reglamentarios.

Selección adecuada del equipo auditor para lograr los

objetivos de la auditoría.

Asignación adecuada de tiempo.

Técnicas de auditoría: Enfocarse más en el proceso y menos en los

procedimientos.

Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificación, etc. pueden ser necesarios para que la organización planifique y controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debería ser el desempeño del proceso.

Enfocarse más en los resultados y menos en los registros.

De manera similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organización suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debería estar consciente y dar crédito a otras formas de evidencia.

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

CÓMO AGREGAR VALOR

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

CÓMO AGREGAR VALOR

Tener siempre presente los 8 Principios de la gestión de la calidad.

Usar el enfoque “Planificar – Hacer – Verificar – Actuar” para evaluar la eficacia de los procesos de la organización.

– ¿Se ha planificado el proceso?

– ¿Se está llevando a cabo de acuerdo con el plan?

– ¿ Se están logrando los resultados planificados?

– ¿ Se identifican e implementan las oportunidades para la mejora?

Corrigiendo las no conformidades, Identificando las causas principales de los problemas e implementando la acción correctiva, Identificando las tendencias y la necesidad de acción preventiva, por medio de la innovación.

Adoptar un enfoque “holístico” en la recolección de evidencia durante toda la auditoria, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la norma ISO 9001:2008.

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

CÓMO AGREGAR VALOR

Análisis y decisión

Poner los hallazgos en perspectiva

(evaluación de riesgos/”sentido común”).

Relacionar los hallazgos con el efecto en la

capacidad de la organización para

suministrar un producto conforme

CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

CÓMO AGREGAR VALOR

Informe y seguimiento

Reporte sensible de los hallazgos de auditoría :

Se pueden requerir enfoques diferentes dependiendo de: la

madurez de la organización, el nivel de confianza en el SGC

de la organización, los riesgos involucrados, la actitud y el

compromiso del auditado con el proceso de auditoria, (

Proactivos o Reactivos).

Asegurar que todos los aspectos culturales sean tenidos en

cuenta., enfatizar los hallazgos positivos, según el caso y

finalmente,

¿Será útil la solución propuesta por la organización en

respuesta a los hallazgos negativos?

Los informes deberían sean objetivos y centrarse en la

“audiencia” correcta. (La alta dirección probablemente tenga

expectativas que son diferentes de las del representante de la

dirección).

AGREGANDO VALOR A LA ACTIVIDAD DE

AUDITORIA INTERNA

PRO-ACTIVIDAD

Toma la iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar nuevas opciones de servicios para nuestros clientes.

ADAPTABILIDAD

La mayoría de personas se sienten más cómodas con los viejos problemas que con las nuevas soluciones. Para mejorar debemos cambiar continuamente.

ACTUALIZACIÓN

Aprender a Aprender es nuestro nuevo paradigma y representa una competencia primordial que nos posiciona para ser más efectivos, aumentar la productividad y mejorar la calidad de nuestro trabajo.

PASIÓN

La palabra ¡Pasión! inspira entrega y dedicación a todo lo que hacemos, sin ella las actividades que realizamos no tendrían un gran valor

ASPECTOS POR MEJORAR

EQUIPO AUDITOR

La organización de los papeles de trabajo y soportes

suficientes.

La redacción de hallazgos (claridad).

Mayor conocimiento del proceso y los criterios para

determinar NC y aspectos por mejorar.

Desarrollar destrezas en manejo del auditado.

Innovar las listas de chequeo (el aporte en preguntas

para las listas, fue exacta a la del año anterior).