Etapas de un proyecto de Seis Sigma

Identificacin y seleccin de proyectos

Formacin de equipos

Desarrollo del documento marco del proyecto

Capacitacin de los miembros del equipo

Ejecucin del DMAIC e implementacin de soluciones

Traspaso de la solucin

Equipo de Mejora Seis Sigma

Equipos y Seleccin de proyectos: etapa previa

Un aspecto fundamental en el xito de un programa Seis Sigma es la seleccin adecuada de proyectos y la formacin de equipos que atender cada proyecto. Ya que un proyecto SS aborda un problema o una situacin que se desconoce si va a poder encontrar su solucin, es importante seleccionar proyectos adecuados y asigna la gente apropiada.

Criterios de seleccin de proyectos

ConectadoConectado con las prioridades del negocio Gran importancia para la organizacin Alcance razonable (3 a 6 meses) Se pueden definir mtricas adecuadas Importancia del proyecto es clara para la

organizacin Proyecto tiene el apoyo y la aprobacin de

la direccin de la empresa

Criterio para seleccionar proyectos

EstrategiaPlan de negocio

Objetivos del Negocio

OtrosEmpleadosRegulacin

Fuentes

Voz del NegocioVOB

Voz del consumidorVOC

Voz del ProcesoVOP

Lentes

Realizar analisisfinancieros paraencontraroportunidades

Identificar gapsen las que se puedan aumentarla satisfaccion del cliente

Analizar los procesos paradetectaroportunidadesoperacionales.

Formacin del Equipo

Debe estar dirigido por un Black Belt, que conozca el problema pero que no sea parte del mismo

Que tenga capacidad motivadora Que le gusten los retos Los dems miembros se deben elegir

entre personas que conocen la situacin y que tienen diferentes puntos de vista.

Etapas en el desarrollo de un equipo

Recognition

Storming

adjourning

Performing

Norming

Forming Entender las metas y su significadopara ellos

Etapa de desacuerdos e ideas propias

Inicio del entendimiento del rol del equipo

Trabajo en conjunto, Metas comunes

Acuerdo final

Recopnocimiento

Marco del Proyecto

Un elemento vital es un marco o compromiso en el que se establece por escrito lo que se espera del proyecto, la necesidad de que el equipo se mantenga concentrado en el mismo y la importancia de que el e1qupo est acorde con las prioridades de la organizacin

Definir

Etapa de Definir el proyecto

En esta etapa se definen las variables criticas, se establecen metas y alcances del proyecto, se precisan sus impactos en el cliente y los beneficios esperados

Se hace con base en el conocimiento que el equipo tiene sobre las prioridades del negocio, de las necesidades del cliente y del proceso que necesita ser mejorado

Actividades para definir el proyecto

Dar una descripcin general del problema Hacer un diagrama de flujo del proceso

completo y una narracin general o un mapeo de proceso

Narracin del proceso (tres niveles) Seleccionar las variables crticas para la

calidad Delimitar el problema

Objetivos de la etapa de definir

Definicion del proyecto Articular el alcance, las metas y los objetivos,

la programacin y lo que pretende entregar Definir el alcance del proyecto

Entradas, salidas y los stakeholders Formacin del equipo

Formar capaz de entender el proyectopropuesto

Definir Alcance del Proyecto Mtricas Definicin del problema Herramientas y tcnicas

Project Charter SIPOC Anlisis de inters del consumidor Definicin del perfil del consumidor Diagrama de Pareto Rendimiento combinado Voz del consumidor Diagrama de afinidad Modelo Kano

Definicin del Proyecto

Los detalles claves del; proyeco son documentados en un Project CharterProject Chartery es actualizado regularmente a medidaque nueva informacion es recopilada

Los elementos principales del Project Charter son:

A)Proposito B)Beneficio C)Alcance D) Resultados

Especficamente en el Project Charter estar

La definicin del problema y la necesidad del negociopara realizar el proyecto

Defincion del alcance del proyecto usando datospreliminares

Desarrollo de los deliverables (cosas que resultarn) en terminos financieros

Una programacion inicial Define los Stakeholders y formacion del equipo Mapeo del proceso Aprobacion del champion de los elementos del proceso

Ejemplo de charter SIX SIGMA PROJECT CHARTERNombre del iniciador__________________________________Fecha_____________________________________________Draft Numero:TITULO__________________________________________________PROPOSITO:

________________________________________________________________________________________________________________________

ESTABLECIMIENTO DEL PROBLEMA_______________________________________________________________

____________________________________________________________OBJETIVO_______________________________________________________________

____________________________________________________________ALCANCE_______________________________________________________________

____________________________________________________________

CONTINUACIONROLES Y RESPONSABILIDADESSTAKEHOLDER _________________________________________________________________________________________________________SPONSORS/CHAMPION ___________________________________________________________________________________________________MIEMBROS DEL EQUIPO___________________________________________________________________________________________________RECURSOS NECESARIOS (NO PERSONAL)____________________________________________________________________________________________________________________________________________METRICA A UTILIZAR PARA RECONOCER EL AVANCE DEL

PROYECTO_____________________________________________________________________________________________________________

FECHA DE INICIO_________ FECHA PLANEADA DE TERMINO__________DOMO SABRA SI HA TENIDO EXITO? QUE BENEFICIOS MEDIBLES ENTREGARA

ESTE PROYECTO?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Proposito de Proyecto

Una oracin breve que revela la intencindel proyecto. Tipicamente utiliza mtricade beneficio financiero, incluyendoretorron sobre inversin, sobre tiempo de ciclo DPMO, etc.

Ejemplo Reducir el tiempo de ciclo de las compras

relacionadas con la aprobacin del vendedor

Objetivo (business need addressed)

Indica el caso de negocio por el cual se implementa el proyecto; resonde al la pregunta Porqu preocuparnos por esto?

Siempre es bueneo que esten ligados a las metas estratgicas de la organizacin,

Segn Welch, los mejores se enfocan en resolver problemas del cliente.

Ejemplo de Walmart y el pago de facturas

EjemploLas ordenes tardias son la queja numero uno de

los clientes en el ao 2005. El tiempo quetardan los Intermediarios en entregar la orden a produccin, ha sido identificada como una de las causas de la entrega tarde a los clientes. Cuando los Intermediarios se atrasan, hay quepagar sobre tiempo en produccin para podercumplir. Reduciendo el tiempo que los vendedores tardan en entregar las ordenespodemos cortar los gastos de sobre tiempo y mejorar la satisfaccion del cliente, reduciendo el tiempo de entrega

Establecimiento del Problema Es un resumen del problema que se va a

resolver. Se basa en situacioens actuales o historicas como la tas a de defectos, dineroperdido como resultado de un desempeopobre, etc.

EjemploEl ciclo de tiempo de la PO es definido como el tiempo desde que se

recibe la orden de compra hasta que esta es enviada al suplidor. Para intermediarios no aprobados esto dura en promedio 27 dias, con 95% de alas ordenes enviadas dentro de 45 dias. El promedio por PO con intermediario aprobado es de 7 dias con 95% de las ordenes enviadasdentro de 11 dias. Esto provoca aumento en los niveles de horas extras trabajadas.

Objetivos

Es una descripcin especifica de que se espera como resultado

Deben ser especificos, medibles, con retos pero lograble, relevante y poderalcanzarse en terminos de tiempo.

Ejemplo reducir la tasa de rechazo del producto a de 60% a 15% dentro de tresmeses.

Alcance del Proyecto

Se refiere a los limites del mismo. Algunas de estas limitaciones quedan

determinada por el tiempo que debe durar un proyecto six sigma ( 3 a 5 mese)

Se debe elegir un rea que realmente se puedaresolver, para no generar frustaciones.

Por ejemplo: limitar el anlisis de las ordenes de compra a las partes moldeadas por inyeccin.

El diagrama de pareto es esencial para esto

Stakeholders, sponsor y equipo Stakeholder: instancias que seran influenciadas

por las actividades del proyecto o por susresultados

Miembros del equipo, quienes van a realizar lasmejoras.

Champion/sponsors: miembro de la gerenciamedia o alta que sera responsable de proveerrecursos y desarrollar el proyectos

Importante usar el mapeo del proceso y el SIPOC

Recursos y necesidades

Se refiere a los procesos, equipos,basededatos o trabajadores necesarios paramantener el proyecto en tiempo y proverlos datos necesarios para lasconclusiones.

Deliverables (cosas a entregar)

Es una de las areas donde ms errores se cometen pues se presentan cosas querealmente son medios para lograr los resultados, como si fueran estos.

Realmente lo que entrega el proyecto son todoslos beneficios medibles que se derivaran de la implementacion del proyecto.

Responden a la pregunta de cmo se si el proyecto ha sido exitoso?

Ejemplos de que se puede ponercomo un resultado del proyecto

Reducion en el costo de materiales Increemento en ventas, debedio al incremento de

capacidad Disminucion del los costos de mano de obra Reduccion de los costos de llevar los inventarios Reduccion de las perdidsa debido a accidentes Reduccin de los costos de uso de material incidental Reduccion de los costos de manteimiento Reduccion de las penalidads por embarques taredes Reduccion del turnover Incremento de la moral de los empleados Reduccion del costo de las horas extras.

Marco de tiempo

Al establecer las fechas de duracion de las distintas etapas del proyecto, se pueden usar graficas de gantt tal comolas de microsoft project, las tecnicas de PERT y ruta critica sirven para esteproposito.

Normalmente las 5 etapas del SS se dividen en elementos que son claves a los cuales se les ponen fechas de inicio y fin

Herramientas para trabajar con ideas

Brainstorming

Diagrama de afinidad

Multivoting

Herramientas para describir el proceso

Process Mapping

Swim lane

Value stream map

Time value map

Takt time chart

SIPOC

Diagrama de transporte

Uno

Otros

Archivo

CopiasPoner original en el vidrio

Cerrar tapa

Ajustar botones

Presionar Start

Remover el original y las

copias

Equipo

PapelToner

Origina

Electricidad

Fabricante

Suminisatro de oficina

Uno MIsmo

edeeste

clilenteSalidaProcesoEntrada/Requeri.Suplidor

Voice of the Customer

Identificar losClientes y la InformacinNecesaria

RecogerInformacionPor mediosReactivos y

LuegoCompletar

Con proactivos

Analizar los Datos paraGenerar unaLista de lasNecesidadesDel cliente en

Su propioLenguaje

Traqducir loAnterior

A lso CTQ

Establecer lasEspecificaciones

Para CTQ

Modelo de KANO

Satisfaccindel Cliente

Insatisfactores

Valor extra

Insatisfaccin

Satisfaccin

Elevada Satisfaccin

Satis

factor

esRequerimientos del Cliente

Arbol CTQ

Necesidad CTQDriver

Buen servicio

Rep. Conocedores

Repr. Amistosos

Espera corta

Respuestas correctas

Contesta sin tener quepreguntar

Utiliza el nombre del cli

No interrumpe

10 minutos

Se transfiere rpido

QFD

Una tcnica que se utiliza con mucha frecuencia en esta parte del proceso es el despliegue en la funcin de calidad en la cual se ponen juntas las expectativas del cliente y las partes del proceso que determinan el cumplimiento de estos niveles de expectativas.