Análisis de puestos de trabajo

Gestión del Capital HumanoAnálisis de Puestos de Trabajo

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Definición

Fuente: Administración de Recursos Humanos, Wayne Mondy, Quinta edición, Cap 4. “Análisis de puestos”.

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Definición

• Un puesto de trabajo, consiste en un grupo de tareasque se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus objetivos.

• Una plaza, es el conjunto de tareas y responsabilidades a cargo de una persona, quien ocupa cierta posición formal en la empresa.– P. ej. Una pequeña empresa puede tener 25 puestos para sus 75

empleados.


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Propósito u Objetivo

• El objetivo del análisis de puestos es obtener respuestas

a seis preguntas:

1. ¿Cuáles son las tareas físicas y mentales que desarrolla el

trabajador?

2. ¿Cuándo se debe terminar el trabajo?

3. ¿Dónde se debe desarrollar el trabajo?

4. ¿Cómo desempeña su puesto el trabajador

5. ¿Por qué se hace este trabajo?

6. ¿Qué cualidades se necesitan para desarrollar el puesto?


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Análisis de los Puestos

• El análisis de los puestos de trabajo, es una de las

funciones mas importantes de la administración de

recursos humanos.

• Proporciona un resumen de sus deberes y

responsabilidades en relación con otros puestos, los

conocimientos y habilidades necesarios y las condiciones

de trabajo en las que se realiza.


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• Se reúnen, se analizan y registran los datos del puesto

como es realmente, no como debería de ser.

• Esta función puede ser realizada por Ingenieros

industriales o analistas de método.

• El análisis del puesto se realiza después de haber

diseñado el puesto, capacitado al trabajador y cuándo se

está realizando el trabajo.


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• Se desarrolla principalmente en tres ocasiones:

1. Cuando se inicia la empresa se realiza un análisis por primera

vez.

2. Cuando se crean nuevos puestos.

3. Cuando se modifican los puestos de trabajo de manera

significativa producto de nuevas tecnologías, métodos,

procedimientos o sistemas.


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Porqué hacer un Análisis de los Puestos

• Un análisis desactualizado puede llevar a tomar

decisiones erróneas.

• Ayuda a las organizaciones a enfrentar el hecho de que

están ocurriendo cambios.

• Es muy útil para realizar una correcta Planeación de

recursos Humanos (RRHH)

• Cada puesto necesita diferentes conocimientos ,

cualidades y niveles de habilidad.


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Porqué hacer un Análisis de los Puestos

• El necesario para el proceso de reclutamiento y

selección, ya que permite al seleccionador saber cuáles

son las competencias necesarias para desempeñar el

puesto exitosamente.

• El la base para realizar las evaluaciones del desempeño.

• Útil para valorizar el puesto de acuerdo a las

competencias.

• Ofrece información valiosa desde el punto de vista de la

higiene y seguridad. Fuente: Administración de Recursos Humanos, Wayne Mondy, Quinta edición, Cap 4. “Análisis de puestos”.

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Esquema del Análisis de Puestos

Actividades


Responsabilidades Deberes

Descripciónde puestos

Especificaciónde puestos

Análisis depuestos

Conocimientos Cualidades Habilidades

Planeación deRecursos Humanos

Reclutamiento

Selección

Desarrollo deRecursos Humanos

Evaluación delDesempeño

Compensacionesy prestaciones

Seguridad ehigiene

Relaciones laboralesy con los empleados

Investigación deRecursos Humanos

EmpleoIgual

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Tipos de Información del Análisis de los Puestos

• Identifica los deberes y las responsabilidades reales del

puesto.

• Actividades laborales

• Tipos de máquinas, herramientas y equipos


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Métodos para el Análisis de los Puestos

• Cuestionarios

– Son rápidos y económicos

– Se entrega un cuestionario rápido y aplicado para que

identifiquen las tareas que desempeñan.

– Puede ser menos útil, cuando los empleados tienen menos

habilidades verbales.

– También, puede ocurrir que algunos trabajadores tiendan a

exagerar sus funciones, actividades y responsabilidades.


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• Observación

– El analista de puestos, observa al trabajador en el desarrollo de

las tareas de su puesto y registra sus observaciones.

– Muy útil para trabajos que requieren habilidades manuales como

las de un operador de máquinas.

– No es insuficiente por si solo, debe complementarse con otros

métodos.


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• Entrevistas

– El analista, entrevista al empleado

– Trata de captar la mayor cantidad de detalle en los deberes que

cumple.

– También debe entrevistar al supervisor inmediato, para reforzar o

comprobar los resultados de la entrevista con el trabajador.

• Registros del Empleado

– Los empleados describen sus actividades

– Los empleados pueden exagerar sus funciones.

• Combinación de métodos

– Utiliza una combinación de los métodos anteriores.


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• Ubicar un puesto en el organigrama implica definir

cuatro aspectos:

– Nivel jerárquico

– Área o departamento en que está localizado

– Superior jerárquico y,

– Los subordinados


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Etapas del Análisis de los Puestos

1. Etapa de Planeación

2. Etapa de Preparación

3. Etapa de Ejecución

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Las 3 Etapas del Análisis de los Puestos• Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza

cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia. Dependiendo de la situación en que se encuentra la empresa, pueden darse los siguientes pasos:

– Determinación de los cargos que van a describirse: deben examinarse cuidadosamente cuáles son los cargos que van a describirse e incluir sus características.

– Elaboración del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se obtiene información adicional.

– Elaboración del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y por donde se iniciará el programa de análisis. El éxito de un programa puede verse afectado si el programa se inicia durante un período de incertidumbre económica o intranquilidad laboral, ya que los empleados podrían considerar al programa como una amenaza para su seguridad.

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Las 3 Etapas del Análisis de los Puestos– Es importante que el programa se introduzca en el departamento en que los

supervisores y empleados estén más dispuestos a cooperar.– Elección de los métodos de análisis que se aplicarán: los métodos se

escogen según la naturaleza y las características del cargo.– Selección de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de

dos criterios,– Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes

en la totalidad de los cargos.– Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben variar

según el cargo.– Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores de

especificación constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un cargo, por lo que se hace necesario dimensionarlos para establecer que segmento de su totalidad servirá para analizar undeterminado conjunto de cargos.

– Graduación de los factores de especificaciones: un factor de especificación se gradúa para facilitar y simplificar su aplicación. La graduación consiste en asignarles valores que representan segmentos de su amplitud de variación.

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Las 3 Etapas del Análisis de los Puestos• Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y

se preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades:– Reclutamiento, selección y entrenamiento de las personas que conformarán

el equipo de trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los propósitos que se persiguen y cómo se obtendrán con objeto de poder explicar el programa a otros miembros de la organización.

– Preparación del material de trabajo: confección del material impreso para que ayude al personal a familiarizarse con los propósitos y beneficios del análisis de puestos.

– Disposición del ambiente

– Recolección previa de datos

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Las 3 Etapas del Análisis de los Puestos• Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los

datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis. Un detalle de las actividades que se realizarán en esta etapa son:– Recolección de los datos: el analista obtiene la información del puesto

según el método escogido. Para que el análisis de puestos cumpla los objetivos, los datos proporcionados deben ser precisos. Las personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar atentas a la omisión de hechos importantes, la inclusión de declaraciones imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o importancia del cargo.

– Selección de los datos obtenidos– Redacción provisional del análisis– Presentación de la redacción provisional: Las descripciones provisionales de

cada puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y apruebe.

– Redacción definitiva del análisis– Presentación de la redacción definitiva del análisis: para la aprobación por el

organismo responsable de su oficialización en la empresa.

Gestión del Capital HumanoDescripción de los Puestos de Trabajow

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Descripción del Puesto• Es un documento que

proporciona información acerca de las tareas, responsabilidades y deberes del puesto.

• Las cualidades mínimas aceptables que debe poseer una persona para desarrollar un puesto de trabajo.

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Elementos de la Descripción de Puestos

• Principales actividades desempeñadas

• Porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad

• Normas de desempeño que se deben lograr

• Condiciones y posibles riesgos de trabajo

• Número de empleados que desempeñan el puesto y a

quién reportan

• Máquinas y equipos utilizados en el puesto


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Descripción de PuestosSecciones mas comunes

• Identificación del Puesto

– Denominación

– El departamento

– La relación de subordinado

– El número o código del puesto

• Fecha de análisis de puestos

– Se incluye para ayudar a identificar la antigüedad del documento

• Propósito del puesto

– Proporciona una visión global y concisa del puesto.

• Deberes desempeñados

– Indica las principales actividades que debe desempeñar.

– Comienza con un verbo de acción (Desempeña, Ensambla, Establece, etc.)


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Diseño de los Puestos de Trabajo

• “El diseño de puestos consiste en determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, los métodos utilizados para desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto con los demás trabajos en la organización”. Mondy, (1997)

• Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”.


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• Un diseño del puesto de trabajo erróneo es fuente

principal de desmotivación, insatisfacción y baja

productividad de los recursos humanos (Malik, 2000).


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Conceptos relacionados con el diseño del puesto

1. Enriquecimiento del puesto

2. Ampliación del puesto

3. Rediseño del puesto


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1.- Enriquecimiento del Puesto

• Es una ampliación vertical de responsabilidades.• El trabajador queda con la sensación de logro

reconocimiento, responsabilidad y crecimiento personal en el desempeño del puesto.

• 5 principios de Herzberg– Aumentar las exigencias del puesto. Debe aumentar el nivel de

dificultad y responsabilidad– Aumentar las responsabilidades del trabajador. Mas autonomía

para el trabajador.– Proporcionar retroalimentación. Mantener informados a los

trabajadores– Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje. Deben

estimular el crecimiento personal.


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2.- Ampliación del Puesto

• Son cambios en el alcance del puesto para dar mayor

variedad para el trabajador.

• Es Horizontal

• El trabajador aprende a desempeñar mas funciones


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3.- Rediseño del Puesto

• Rediseño del puesto centrado en el empleado.

• Se le considera al empleado en el proceso del rediseño.

• Los trabajadores, pueden proponer cambios en el diseño

de su puesto, para hacer que sea mas satisfactorio, pero

mejorando también el cumplimiento de objetivos.

• Se reconoce la contribución de cada empleado.


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Bibliografía

• Fundamentos de Recursos Humanos,

De la Calle Durán & Ortiz de Urbina,

Capítulo 4. “Reclutamiento”.

• Administración de Recursos Humanos,

Wayne Mondy, Quinta edición,

Capítulo 6. “Reclutamiento”.

• Administración de Recursos Humanos,

Idalberto Chiavenato, Quinta edición.

Este material, ha sido recopilado por Ricardo Valenzuela C.Ingeniero Comercial, especialista en Servicio y Fidelización de Clientes en empresas de Tecnologías, Consumo Masivo y Minería.

Twitter: @rvalenzuelacwww.RicardoValenzuela.cl

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