METODOLOGÍA DE LA METODOLOGÍA DE LA AUDIAUDITTORÍA ADMINISTRATIVAORÍA ADMINISTRATIVA

La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados

EnfoqueEnfoque

EtapasEtapas

Seguimiento

Planeación Instrumentación

Examen

Informe

3.1. PLANEACIÓN3.1. PLANEACIÓN

ObjetivoFactores (56)Fuentes de información

• Internas• Externas

Investigación preliminarPreparación del proyecto de auditoría

• Propuesta técnica• Programa de trabajo• Asignación de la responsabilidad• Capacitación• Actitud

Diagnóstico preliminar

PlaneaciónPlaneación

La planeación refiere los lineamientos de carácter general

que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los

factores prioritarios, fuentes de estudio, investigación

preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sean

suficientes, pertinentes y relevantes

ObjetivoObjetivo 

Establecer las acciones que se deben desarrollar para

instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada,

tomado en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos

establecidos

Factores a revisarFactores a revisarLos factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización de determinan en función de dos vertientes: El proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento

En el proceso administrativo, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan y que están interrelacionados entre si en forma natural y congruente.

Este orden se apega a propósitos estratégicos que se constituyen en la razón de ser de cada fase y son el marco de referencia para analizar la organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y entorno.

Elementos específicos, complementan el proceso administrativo.

Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, así como su contribución al funcionamiento de la organización

• Visión• Misión• Objetivos• Metas• Estrategias/tácticas• Procesos• Políticas• Procedimientos• Programas• Enfoques• Niveles• Horizonte

Etapa:

PLANEACIÓN

Propósito estratégico:

Definir el marco de actuación de la organización

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO

• Estructura organizacional • División y distribución de funciones• Cultura organizacional• Recursos humanos• Cambio organizacional• Estudios administrativos• Instrumentos técnicos de apoyo

Etapa:

ORGANIZACIÓN

Propósito estratégico:

Diseñar e instrumentar la

infraestructura para el funcionamiento de

la organización

• Liderazgo• Comunicación• Motivación• Grupos y equipos de trabajo• Manejo del estrés y conflicto• Información y tecnología• Toma de decisiones• Creatividad e innovación

Etapa:

DIRECCIÓN

Propósito estratégico:

Tomar las decisiones pertinentes para

normar la gestión de la organización

• Naturaleza

• Sistemas

• Niveles

• Proceso

• Áreas de aplicación

• Herramientas

• Calidad

Etapa:

CONTROL

Propósito estratégico:

Medición del progreso de las

acciones en función del desempeño

AdquisicionesAdquisiciones Abastecimiento de recursosAbastecimiento de recursos

Almacenes e Almacenes e inventariosinventarios

Resguardo y canalización de Resguardo y canalización de recursosrecursos

Asesoría externaAsesoría externa Soporte especializado con visión de Soporte especializado con visión de negocionegocio

Asesoría internaAsesoría interna Asistencia para elevar el desempeñoAsistencia para elevar el desempeño

CoordinaciónCoordinación Determina la unidad de acciónDetermina la unidad de acción

Distribución del Distribución del espacioespacio

Disposición de instalacionesDisposición de instalaciones

ExportacionesExportaciones Alternativa de expansiónAlternativa de expansión

GlobalizaciónGlobalización Apertura a un mercado mundialApertura a un mercado mundial

ImportacionesImportaciones Insumos de origen extranjeroInsumos de origen extranjero

InformáticaInformática Manejo alterno de informaciónManejo alterno de información

ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

Investigación y Investigación y desarrollodesarrollo

Despliegue de creatividad e Despliegue de creatividad e innovacióninnovación

MarketingMarketing Desplazamiento y ubicación de Desplazamiento y ubicación de productosproductos

OperacionesOperaciones Generación de productos y serviciosGeneración de productos y servicios

ProveedoresProveedores Suministro de insumosSuministro de insumos

ProyectosProyectos Promueven la unidad de propósitoPromueven la unidad de propósito

Recursos financieros Recursos financieros y contabilidady contabilidad

Manejo, registro y control de Manejo, registro y control de recursos recursos

Servicio a clientesServicio a clientes Capacidad de rebasar expectativasCapacidad de rebasar expectativas

Servicios generalesServicios generales Desarrollo de condiciones de Desarrollo de condiciones de operaciónoperación

SistemasSistemas Definen la distribución Definen la distribución interrelacionada de componentesinterrelacionada de componentes

ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO

Internas:

Órgano de gobierno, órganos de control interno, niveles de la

organización, socios, unidades estratégicas del negocio,

comisiones, comités y grupos de trabajo, sistemas de información.

Externas:

Normativas, organizaciones análogas,

organizaciones líderes, Organismos nacionales e internacionales que

dictan lineamientos o normas regulatorias, proveedores, redes de

información, clientesy usuarios

3.2. Fuentes de estudio3.2. Fuentes de estudio

 Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Esta etapa implica revisar aspectos técnicos y legales, información del campo de trabajo y demás documentos, así como el primer contacto con la realidad, lo cual puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Criterios necesarios para realizar esta tarea:

• Determinación de las necesidades especificas • Identificación de los factores que requieren de atención• Definición de estrategias de acción• Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores• Especificación del perfil del auditor• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

Investigación preliminarInvestigación preliminar

1) Propuesta técnica

Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia preparados con anterioridadNaturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizarJustificación: demostración de la necesidad de instrumentarlaObjetivos: logros que se pretenden alcanzarAcciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución Resultados: beneficios que se espera obtenerAlcance: áreas de aplicaciónRecursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicosCosto: estimación global y específica de recursos financierosEstrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursosInformación complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo

3.3. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

2) Programa de trabajo Identificación: nombre de la auditoríaResponsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementaciónÁrea(s): universo bajo estudioClave: número progresivo de las actividades estimadasActividades: pasos específicos para captar la informaciónFases: definición del orden secuencial para realizar las actividadesCalendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada faseRepresentación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenesFormato: presentación y resguardo del programa de trabajoReportes de avance: seguimiento de las accionesPeriodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances

 Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de esta o grado de complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de auditores que crea necesario.

La designación del responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo de línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de la organización, pero cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementación de auditorias administrativas

La organización puede contratar un servicio externo especializado en la materia, o puede también combinar un equipo que incluya personal tanto interno como externo ella.

3) Asignación de responsabilidad3) Asignación de responsabilidad

 4) CapacitaciónCapacitación

Comprende la capacitación a la persona o equipo designados, no solo en cuanto al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino todo el proceso para la implementación de la auditoria.

Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, calendarizacion de actividades, documentos de soporte, la información a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinación y supervisión

El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, mandos medios y operativo según corresponda.

5) Actitud5) Actitud

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir

Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se debe preparar un marco de referencia que fundamente el porque surge la necesidad de auditar, debiendo considerarse los siguientes elementos,

Génesis de la organización Creación de la organización Cambios en la composición jurídica Traducción del objeto en estrategias Manejo de la delegación de facultades

Diagnóstico preliminar (La percepción que el auditor tiene de la organización como producto

de su experiencia y visión)

Infraestructura Esquema de operación (procesos/funciones) Estilo de administración Modificaciones en la estructura organizacional Nivel de desarrollo tecnológico

Forma de operación Desempeño registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones

Posición competitiva Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial

de la organización Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores 

Cont……. Diagnóstico preliminar (La percepción que el auditor tiene de la organización como

producto de su experiencia y visión)

3.4. INSTRUMENTACIÓN3.4. INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la

información

Técnicas de recolección

Medición

Papeles de trabajo

Evidencia

Supervisión del trabajo

 Cumplida la etapa de Planeación y preparado el proyecto de auditoria con la propuesta técnica y el programa de trabajo respectivo, así como obtenido el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoria, para la cual se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables para la auditoria a realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Recopilación de informaciónRecopilación de información, Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, caso contrario, se puede incurrir en errores que causen retrasos y afecten el programa de auditoria

INSTRUMENTACION INSTRUMENTACION

Técnicas de recolecciónTécnicas de recolección  

Investigación documental

Observación directa

Acceso a redes de información

Entrevista

Cuestionarios

Cédulas

Investigación documentalInvestigación documentalImplica localizar, seleccionar y estudiar la documentación. Las fuentes básicas a las que se puede acudir son:

a. Normativa• Acta constitutiva• Ley que ordena la creación de la organización• Reglamento Interno• Reglamentación específica• Tratados y convenios• Decretos y acuerdos• Normas (nacionales e internacionales)• Oficios circularesb. Administrativa• Organigramas• Manuales administrativos• Sistemas de información y certificación• Cuadros de distribución del trabajo• Estadísticas de trabajo• Plantilla de personal• Proyectos estratégicos• Inventarios de mobiliario y equipo• Indicadores financieros y de gestión• Estudios de mejoramiento• Auditorías administrativas previas 

Investigación documental - Investigación documental - continuacióncontinuación

c.c. MercadoMercadoProductos y/o servicios • Áreas• Población• Ingresos• Factores limitantesComportamiento de la demanda• Situación actual• Características• Situación futura (proyectada)Comportamiento de la oferta• Situación actual• Análisis del régimen de mercado• Situación futura (previsible)• Determinación de preciosd.d. Ubicación geográficaUbicación geográfica• Localización• Orden espacial interno• Características del terreno• Cercanía con el mercado (clientes y proveedores)• Distancias y costo de transporte• Alternativas de conexión con unidades nuevas• Justificación en relación al tamaño y procesos

Investigación documental - Investigación documental - continuacióncontinuación

e.e. Estudios financieros Estudios financieros • Recursos financieros para inversión • Análisis y proyecciones financieras• Programas de financiamiento• Evaluación financiera• Creación de valor

f. Situación económica f. Situación económica • Sistema económico• Naturaleza y ritmo desarrollo de la economía• Aspectos sociales• Relaciones con el exterior

g.g. Comportamiento del consumidor Comportamiento del consumidor • Cultura • Familia • Ciclo de vida del consumidor • Factores internos de influencia (aprendizaje,

motivación) • Proceso de compra (necesidad)

Observación directaObservación directaConsiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observación directa, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en o a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría

Acceso a redes de informaciónAcceso a redes de informaciónEl acceso a las redes, entre otras, intranet, extranet, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno,

Entrevista Entrevista Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente Para que una entrevista se desarrolle positivamente hay que observar lo siguientehay que observar lo siguiente

1- Saber lo que se quiere, para lo cual hay que contar con conocimiento y preparar previamente una guía de entrevista

2- Desarrollar un esquema de trabajo y asignar responsabilidades y definir que áreas se van a auditar

3- Verificar que el entrevistado este debidamente preparadoPara dar la información requerida

4- Puntualidad en la hora de la entrevista

5- Clasificar la información que se obtenga

CuestionariosCuestionarios

Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas secuenciadas y separadas por capítulos

La calidad de información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación

Cuando el proyecto de auditoria sea muy amplio, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera recibir de la auditoria, por lo que se puede emplear el muestreo

Para ello existen tablas de muestreo que se acuerdo con las especificaciones y volumen de la información, se puede establecer una mínima cantidad de información representativa del todo

Cedulas Cedulas

Registran información de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas, que facilitan su revisión y análisis

Como herramientas de diagnostico y evaluación permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño

3.5. Medición3.5. Medición

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan

evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los

indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los

elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos

fundamentales asociados con uno y otro

Escalas de medición las escalas que se empleen deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

Componentes del proceso administrativo y elementos específicos La selección de componentes del proceso administrativo y elementos específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización, tal como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.

El grado de profundidad con que se analice cada variable, depende del proyecto de auditoria y de la estrategia para realizarlo. Para este efecto se puede asignar un valor a cada etapa del proceso administrativo, considerándolo como una totalidad (100% o 1.000 puntos) y porcentajes o puntajes específicos por componente en función del peso establecido para cada etapa. Igual se hace con cada elemento especifico, totalizando todos 100% o 1.000 puntos.

Indicadores Indicadores

Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional

Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones

El empleo conjunto de indicadores financieros y de gestión se hace con el propósito de fundamentar el desempeño histórico de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones.

Cabe anotar, que en el proceso de implementación de la auditoria, la selección de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera objetivamente el peso de los factores bajo análisis y se constituye en una guía de actuación para quienes participan en ella

Papeles de trabajoPapeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor

tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información

obtenida y las conclusiones alcanzadas

Papeles de trabajo – continuación Papeles de trabajo – continuación

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: • Identificación de la auditoría.• El proyecto de auditoría.• índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.• Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.• Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.• Anotaciones sobre información relevante.• Ajustes realizados durante su ejecución.• Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.• Reporte de posibles irregularidades.

3.6. Evidencia3.6. Evidencia

Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales

Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo

Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicación de la auditoría

Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes

Utilidad y validez de la Utilidad y validez de la evidenciaevidencia

Para que la evidencia sea útil y valida, debe reunir los siguientes Para que la evidencia sea útil y valida, debe reunir los siguientes requisitosrequisitos

Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor

Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada

Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente

Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría

Supervisión del trabajoSupervisión del trabajoPara tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores

Esta supervisión comprende :

• Revisión del programa de trabajo

• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

• Aclaración oportuna de dudas

• Control del tiempo invertido en función del estimado

• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito