Comunicación en la organización

©_mta Comunicación: Modelo. Proceso 1/22

Objetivos de Comunicación

Explicar y comprender el modelo decomunicación

Comprender los flujos de la comunicación enlas organizaciones

Describir los medios para la comunicación Describir y comprender las barreras en la

comunicación Explicar las mejoras para la comunicación

eficaz

ComunicaciónTransferencia de información de emisor a receptor encondiciones de comprender el significado del mensaje

Modelo de Comunicación

Recepción Decodificación Comprensión

Receptor

Ruido

Retroalimentación

Idea Codificación

Emisor

Transmisión del mensaje

Canal

©_mta Comunicación: Modelo. Proceso

BuenaEfectiva


La Comunicación en las Organizaciones

• Información organizacional fluida y veloz

• Información oportuna y precisa

• Información suficiente y pertinente

Discriminar y seleccionar la información

• ¿qué es lo que se debe saber para realizar eltrabajo?

• ¿qué sucedería si no se cuenta con estainformación?

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Flujo de la Comunicación en la Organización

4/23Comunicación: Modelo. Proceso

Ascendente

Descendente

Horizontal

Diagonal


Comunicación Ascendente• Funciones: comprobar, evaluar, informar, sugerir

• Comprobar, informar y evaluar: información deretroalimentación efectiva a la toma de decisiones

• Sugerir: innovación, cambios, soluciones, avances

• Medio oral: presentaciones frente a frente desugerencias, formulación conjunta de objetivos,asesorías, quejas, política de puertas abiertas, etc.

• Medio escrito: resultados de desempeño; informesde comercialización; datos e indicadoresfinancieros; test sobre la moral de los empleados;procedimientos de apelación, reivindicaciones.



Comunicación Descendente• Funciones: coordinar, alentar motivación, controlar.

• Control conductas: cumplir normas, ajustarse a ladescripción del puesto, dirigir quejas a su jefeinmediato

• Motivación: qué deben hacer, metas concretas,cómo lo están haciendo, avance y reforzamiento

• Coordinar e informar: instruir la red de objetivos,lineamientos y planes de acción

• Medio oral: instrucciones, discursos, reuniones,teléfono, altavoces

• Medio escrito: memorándums, cartas, manuales,guías, folletos, políticas, procedimientos,presentaciones electrónicas de información



Comunicación Horizontal y Cruzada• Horizontal: sustituye la supervisión directa formal

por la adaptación mutua informal, intercambio yapoyo en el mismo nivel jerárquico

• Cruzada: contacto directo diagonal, acelera el flujode la información para las decisiones, busca mejorarla comprensión y coordinación

• Medio oral: reuniones informales, de consejo, decomités, de proyectos, de asesorías con laautoridad funcional, o de línea, o personal operativode otras áreas

• Medio escrito: periódico o revista de la empresa,boletines, diario mural, paneles informativos, etc.



Comunicación Escrita

• Mensajes formales e informales con uso detecnologías de la información

• Ventaja: proporciona registros, referencias yprotección legal, promueve uniformidad depolíticas y procedimientos

• Desventaja: retroalimentación lenta, grancantidad de papel



Comunicación Oral

• Frente a frente, ante público formal o informal,planeada o accidental

• Ventaja: inmediata retroalimentación y rápidointercambio

• Desventaja: sin acuerdos ni resultados, no siempreahorra tiempo y dinero

Comunicación No Verbal

• Expresiones faciales y movimientos corporales

• Puede apoyar o contradecir la comunicación verbal:”las acciones son más elocuentes que las palabras”



Barreras y Fallas en la Comunicación

Falta de planeación• Seleccionar el canal apropiado, argumentar

instrucciones, elegir el momento adecuado,favorecen la comprensión

Supuestos confusos• no aclarados por ambas partes

Distorsión semántica• mensajes ambiguos

Mensajes expresados deficientemente• Falta de claridad y precisión: incoherencia, mal

estructurado, omisiones cambian el sentido



Escucha deficiente y evaluación prematura

• Juzgar antes de comprender el marco dereferencia del emisor

Sobrecarga de información/capacidad procesar

• Riesgo de desestimar información clave porincapacidad de filtro

• Al verse abrumados pueden cometer erroresde procesamiento y retrasos de información

• Pueden rehuir la tarea de comunicación



Hacia una Comunicación Eficaz

La auditoría de comunicación

Es un instrumento para examinar los factores decomunicación relacionados con las metas de laorganización tales como:

• objetivos de la red de comunicación

• políticas de comunicación

• actividades de comunicación El formato de la auditoría puede incluir observaciones,

cuestionarios, entrevistas, y análisis de documentos



Modelo de factores de comunicación

Para el cumplimiento de metas organizacionalesy para el análisis de la comunicación relacionadacon las actividades administrativas másimportantes

Actividades decomunicación

Políticas decomunicación

Objetivos de la red de comunicación

Conducta relativaa las metas

Metas de laorganización



Las principales Redes de Comunicación a auditar son:

1.La red relativa a las tareas incluye: políticas,procedimientos, reglas, relación superior-subordinado

2.La red de innovación: solución de problemas, lasreuniones y sugerencias de cambio

3.La red de integración: elogios, recompensas,ascensos, y todos los elementos que vinculan lasmetas de la empresa

4.La red información-instrucción: las publicaciones,tableros de avisos, y la red natural de la empresa conlas necesidades personales



Sugerencias para mejorar la Comunicación

1. El emisor debe concebir claramente lo quedesea comunicar

2. La codificación y la decodificación debe emplearsímbolos familiares tanto para el emisor comopara el receptor

3. La planeación de la comunicación no debehacerse en el vacío, debe consultar y alentar suparticipación

4. Considerar las necesidades de los receptores dela información



5. Congruencia entre el tono de voz, las palabraselegidas y lo que se quiere decir

6. Incluir retroalimentación con preguntas, pedirrespuestas y alentar a los receptores a exponersus reacciones

7. Las emociones en las relaciones interpersonales,influyen para crear condiciones favorables a lamotivación

Escuchar: clave para comprender• Prerrequisitos para la comprensión: tiempo,

empatía y concentración en los mensajes delcomunicador



Principios para mejorar la capacidad de escuchar:

1. Dejar de hablar

2. Hacer que el hablante se sienta cómodo

3. Demostrar al hablante que se desea escucharlo

4. Evitar distracciones

5. Empatizar con el hablante

6. Ser paciente

7. Mantener la calma

8. Evitar discusiones o críticas

9. Hacer preguntas

10. ¡Dejar de hablar!17/23Comunicación: Modelo. Proceso


Sugerencias para mejorar la Comunicación Escrita

1. Usar palabras y frases sencillas

2. Usar palabras breves y conocidas

3. Usar pronombres personales (como “tú” o “usted”)

4. Dar ilustraciones y ejemplos, usar gráficas

5. Usar oraciones y párrafos breves

6. Usar verbos en voz activa, ej: “el administrador planea…”

7. Evitar palabras innecesarias



Se sugiere que el estilo se adecue a lasituación y al efecto:

• Un estilo enérgico cuando el autor poseeautoridad, el tono debe ser cortés pero firme

• Un estilo impersonal para comunicarinformación negativa

• El estilo personal para dar buenas noticias ypersuadir

• El estilo vivaz o colorido para anuncios ocartas de venta



Sugerencias para mejorar la Comunicación Oral

• Los administradores deben inspirar, conducir ycomunicar una visión que deben articular

• Dar a conocer hechos de tal forma que losempleados se sientan inspirados por elfortalecimiento de sus valores, de su orgullo ysus objetivos personales:

1.Enunciar la misión en forma congruente convalores y convicciones positivas

2.Incorporar valores organizacionales y sociales alas metas



3. Exponer la importancia de la misión, la razón deella y la convicción que la empresa la cumplirácon éxito

4. Formular el mensaje en un lenguaje de fácilcomprensión, usar metáforas, alegorías ehistorias

5. Practicar la comunicación oral y pedirretroalimentación

6. Mostrar entusiasmo y emoción al articular lavisión de la empresa



¿Qué aprendiste sobre? Comunicación y el modelo de comunicación y

su proceso

Los flujos de comunicación en lasorganizaciones

Los medios empleados en la comunicación,sus ventajas y desventajas

Las barreras en la comunicación

Cómo mejorar la comunicación en lasorganizaciones

Comunicación en la organización

Education

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