Tema 2: Frmulas.Indice del artculo Tema 2: Frmulas. Pginas 2 Todas las pginas

Qu es una frmula en Excel?

Una frmula es un conjunto de instrucciones utilizadas para realizar clculos numricos (sumas, multiplicaciones, promedios, etc.). Sin el uso de frmulas y funciones, Excel sera simplemente una cuadrcula electrnica con texto y nmeros. Ahora bien, si utilizamos en Excel frmulas, entonces ste se convierte en una poderosa herramienta de software para anlisis de datos.

Analicemos el siguiente cuadro donde se refleja la jerarqua de los operadores:

Con lo anterior podemos decir que Excel realiza primero la operacin o las operaciones que se encuentran entre parntesis y, luego, los dems clculos.

Las frmulas en Excel

La ventaja principal de Excel es el manejo de datos a travs de frmulas.

Las frmulas nos permiten realizar clculos con los datos que tenemos en las celdas, podemos hacer desde simples sumas hasta anlisis complejos de los datos.

Todas las frmulas se inician con el signo igual(=), ya se trate de una suma, resta, multiplicacin o divisin. Para realizar los clculos bsicos hacemos referencia a las celdas que queremos calcular y utilizamos los smbolos de acuerdo segn sea el caso ( +, -, * / ).

Veamos unos ejemplos, con los datos de la figura anterior, los clculos para suma, multiplicacin y divisin seran como se muestran a continuacin.

Nota como quedan las frmulas, y cuando terminas de escribirla debes presionar la tecla enter para que aparezca el resultado en la celda elegida para dicha frmula.

Al cambiar el valor de una de las celdas en donde estn los datos que alimentan las frmulas, el resultado se actualiza automticamente.

Pasos para crear una frmula: 1. 2. 3. 4. 5. Ingrese los nmeros que desea calcular. Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado. Escriba =. Haga clic en la primera celda que desea incluir en la frmula. Escriba un operador aritmtico (por ejemplo: el signo ms "+"). El operador aparecer en la celda y en la barra de frmulas. 6. 7. 8. Haga clic en la prxima celda de la frmula. Repita los pasos 4 y 5 hasta que se haya ingresado toda la frmula. Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botn Introducir situado en la barra de frmulas. Con este paso concluye la frmula.

Ejemplo: Si tenemos el pago bruto y las deducciones de nmina para el primer perodo, (tal como se muestra el en la siguiente de figura) dar y quisiramos con calcular el pago a neto y las completar anlisis, adems formato, estilo Millares, todas

celdas que contienen valores, haramos lo siguiente:

Solucin:

1.

Para el clculo de Total mensual (con aumento) nos situamos en la celda F6 y por medio de una frmula calculamos el valor para dicha celda. El valor se obtendr de sumar Total mensual + Aumento mensual propuesto para cada celda de Total mensual (con aumento).

2.

Para el clculo del Pago Neto nos situamos en la celda B11 y al valor que tiene el Pago Bruto le restamos Impuestos Federales, Seguro Social, Seguro de Incapacidad, Impuestos Estatales.

Ejercicio 1

Con

la

informacin

que

aparecer

en

la

figura

de

abajo,

realizar

los

siguientes

clculos:

1. 2. 3. 4. 5.

Las ventas de febrero son un 12% ms que las de enero. Las de marzo, 5% menos que las de febrero. Las de abril, 10% ms que las de marzo. Las de mayo, 5% menos que las de abril. Las de junio, 15% ms que las de mayo.

Solucin al ejercicio 1: Recuerde que si en febrero tiene ms que en enero para ser exactos un 12% ms, el clculo en forma manual sera la cantidad de enero + el 10% de enero (mismo mes) y eso nos dara 56 en el caso de las fresas porque esto sera en clculo 50 + 6, lo que nos da 56, para expresarlo en Excel usted tiene que hacer lo siguiente: 1. Colquese en la celda C5 y luego escriba el signo igual (=) y la siguiente secuencia de referencias y operadores B5 + B5*0.12, lo que nos dar 56 2. 3. 4. D intro en C5 y, luego, regrese y d clic derecho copiar Seleccione el rango de D6 a D12 Luego d clic derecho pegar

Y quedar resuelto el problema para enero. Haga usted lo mismo con los dems meses, pero considerando los porcentajes respectivos que se han dado en el problema y la solucin la obtendr fcilmente.

Ejercicio 2

Hoja de clculo que muestra la informacin meteorolgica de la ciudad de Washington D. C. para la semana mostrada a continuacin:

Calcule: 1. Las temperaturas en Grados Fahrenheit (F). tanto mximas como mnimas, sabiendo que la frmula para la conversin de temperaturas de Grados Centgrados (C) a Fahrenheit (F) es : F = (9/5) C +32

2.

Calcule el promedio de temperatura para cada da tanto en C como en F.

Solucin: Calcular el promedio: 1. 2. 3. 4. En D4 coloque la frmula siguiente: = (B1+C1)/2, lo que nos dar el promedio Pulse la tecla intro en la celda D4 Regrese a la celda y d Clic derecho copiar Sombree el rango de D5 a D10 y dele pegar.

Con esto quedarn calculados los promedios de todas las hojas de clculo.

Para encontrar la temperatura en grados Fahrenheit en Excel siga los siguientes pasos: 1. Colquese en la celda E4

2.

Luego ubicado en la celda escriba la siguiente frmula = (9/5)*B4 + 32

Cuando haya escrito esta frmula d clic derecho copiar, y haga los siguientes pasos:

Repita los pasos del 2 al 4 que se hicieron para sacar el promedio.

Para sacar el mximo en grados Fahrenheit solamente dele clic derecho y copiar E4 a F4 y automticamente Excel calcular los datos del mximo, luego repita los pasos del 2 al 4 como hizo en el ejercicio anterior.

Le queda a usted de tarea hacer que Excel calcule el promedio.

Calcule los valores de Y faltantes tomando en cuenta los valores de X dados. 1. 2. 3. 4. Y1 = X^2+2X+30 Y2 = X^2+5X+X Y3 = X^3-X^2-56 Y4 = (X+X-34) (X) -1

La solucin para el primer ejercicio es la siguiente:

Colquese en cualquier celda por ejemplo la A1 y luego las celdas de A1 a A10 llnelas con valores de 1 a 10 (lo correcto es que sean valores ascendentes para estos casos), pudieron ser otros valores pero siempre ascendentes.

Entindase que el rango de A1 a A10 contiene los valores de la variable independiente que en este caso es X , luego colquese en B1 y escriba la frmula, pero convertida a una expresin Excel. Sera de la siguiente forma: = A1^2+2*A1+30 , entindase que esto se hace porque las celdas en Excel juegan el papel de variables algebraicas y, por lo tanto, como dijimos antes A1 sustituir a X.

Haga usted los dems ejercicios de acuerdo a la explicacin dada.

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Funciones en Excel 2007

Son frmulas predefinidas que ayudan a ejecutar funciones matemticas comunes. Cada funcin tiene un cierto orden llamado sintaxis. Es necesario respetar la sintaxis para que la funcin produzca los resultados deseados.

Sintaxis de las funciones: 1. 2. 3. Todas las funciones comienzan con el signo =. A continuacin del signo = se encuentra el nombre de la funcin. Los argumentos deben figurar entre parntesis. Si hay ms de un argumento, stos deben estar separados por ; o , segn sea la configuracin de la mquina.

La

sintaxis

de

cualquier

funcin

es:

=nombre_funcin(argumento1; argumento2;;argumentoN)

Ejemplo

de

una

funcin

con

un

solo

argumento:

=SUMA(B3:B10)

Ejemplo

de

una

funcin

con

ms

de

un

argumento:

=PROMEDIO(B3:B10; C3:C10)

Excel tiene cientos de funciones (frmulas predefinidas) diferentes para hacer clculos.

Cuando escribimos una funcin en Excel 2007 en la barra de frmulas, este nos ayuda a escribirla mostrndonos el men desplegable tal como se muestra en la figura de abajo:

Ampliando la explicacin podemos decir que cuando escribimos la siguiente funcin nos ahorramos =SUMA(A1:C8) tener que escribir gran cantidad de datos:

El operador : identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, la funcin anterior seria equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1 +C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede visualizar la ventaja de utilizar una funcin con respecto a la frmula.

Adems de que el usuario puede memorizar las funciones , lo que es un arduo trabajo, Excel nos ofrece tres maneras de acceder a estas de forma ms directa, interactiva y amena, haciendo que el grado de dificultad del uso de las funciones disminuya.

Cmo insertar una funcin en Excel 2007? 1. Insertando la funcin desde la ficha Frmulas

a) Para insertar una funcin como primer paso podemos dar clic en la ficha Frmulas:

b) Como segundo paso, damos clic en el botn del Asistente para funciones como se muestra en la figura y luego nos aparecer el cuadro de dilogo del asistente para funciones:

2.

Insertando la funcin desde el botn Suma o Autosuma

La segunda forma de insertar una funcin es dando clic en la ficha Inicio y luego en el botn Suma o Autosuma del grupo Modificar como se puede observar en la figura:

3.

Insertando la funcin desde el botn Insertar funcin

La tercera forma de insertar una funcin es dando clic en el botn Insertar funcin ubicado a la par de la barra de frmulas con lo que aparece el cuadro de dilogo Insertar funcin como se muestra en la figura:

Como ya hemos visto, el cuadro de dilogo que se presenta para escoger una funcin es el cuadro de dilogo Insertar funcin o tambin llamado Asistente de funcin.

Cuadro de dilogo Insertar funcin.

El cuadro de dilogo le presentar cuadros de texto con el fin de que usted digite los argumentos de la funcin.

Tipos de funciones en Excel 2007

Existen un sin fin de FUNCIONES en Excel 2007 que nos ayudan a simplificar nuestro trabajo, la clave est en conocer para qu me pueden servir y cmo se utilizan.

Entre las funciones principales se encuentran: SUM(SUMA) AVG(PROMEDIO) MAX permite permite el sumar obtener el ms un promedio alto en de un rango un de rango rango de de celdas. celdas. celdas.

COUNT(CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de celdas. identifica nmero MIN - identifica el nmero ms bajo en un rango de celdas.

Frmulas y funciones en Excel 2007

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y las funciones pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula.

1.

Ejemplo de una frmula conteniendo ms de una funcin =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

2.

Ejemplo de una funcin anidada =SUMA(A1:B4,SUMA(B6:B20))

Funciones trigonomtricas en Excel 2007

Entre las funciones trigonomtricas se encuentran:

Seno, si desea obtener el Seno de un nmero debe de insertar funcin, luego seleccione funciones trigonomtricas, seleccione la funcin SENO, y d clic en Aceptar, se desplegar un nuevo cuadro de dilogo donde introducir la referencia de celda que contiene el nmero al que se desea calcular el seno:

Cuadro de dilogo Argumentos de la funcin Seno:

Introduccin de la referencia de celda (A2) como argumento de la funcin para calcular el seno:

Coseno, si desea que devuelva el Coseno de un nmero, debe insertar funcin y luego seleccionar la categora funciones Matemticas y trigonomtricas, seleccionamos COS, y damos clic en Aceptar, se desplegar un nuevo cuadro de dilogo donde se introducir la referencia de celda donde est el nmero al cual queremos calcular el coseno:

Tangente (TAN), si desea obtener la tangente de un nmero, debe insertar funcin y luego seleccionar funciones Matemticas y trigonomtricas, seleccione TAN, y d clic en Aceptar, se desplegar un nuevo cuadro de dilogo donde se pegar la celda donde est el nmero que desea obtener la tangente:

Exponencial (EXP), si desea obtener el exponente de un nmero, debe de insertar funcin y luego seleccionar funciones, Todas, seleccione (EXP), y d clic en Aceptar, se desplegar un nuevo cuadro de dilogo donde se pegar la celda donde est el nmero que desea obtener el exponente:

Logaritmo (LOG), si desea obtener el logaritmo de un nmero, debe de insertar funcin y luego seleccionar funciones Matemticas y trigonomtricas, seleccione (LOG), y d clic en Aceptar, se desplegar un nuevo cuadro de dilogo donde se pegar la celda donde est el nmero y otra donde est la base, seleccione sucesivamente los valores de estos argumentos de acuerdo a la celda.

Funciones de texto

FUNCIN CARCTER Esta funcin nos ayuda a localizar un carcter predeterminado de Windows por medio del cdigo del carcter que sera su nmero correspondiente.

Ejemplo:

FUNCIN DERECHA Esta funcin devuelve el nmero especfico de caracteres desde la DERECHA de una oracin o prrafo. Tambin toma en cuenta los ESPACIOS entre las letras. Ejemplo:

FUNCIN IZQUIERDA: Esta funcin devuelve el nmero especfico de caracteres desde la IZQUIERDA de una oracin o prrafo. Tambin toma en cuenta los ESPACIOS entre las letras. Ejemplo:

FUNCIN REEMPLAZAR Con esta funcin se puede reemplazar una parte de una oracin por otra. Ejemplo:

FUNCIN

VALOR

Con esta funcin se puede convertir un argumento de texto que representa un nmero en un nmero matemtico. Ejemplo:

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Funciones condicionales y lgicas Funcin BUSCARV Funcin SI

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Donde: Prueba lgica.- Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero.- Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso.- Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Funcin SI ANIDADO En la funcin SI ANIDADO se observa como podemos combinar condiciones para obtener los resultados deseados.

La frmula de la funcin SI ANIDADO quedara de la siguiente forma, tomando en cuenta las condiciones deseadas:

Funcin CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Donde: Rango.- Es el rango dentro del cual desea contar las celdas Criterio.- Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo: los criterios pueden expresarse como 32, 32, >32, manzanas.

Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio)

Funcin SUMAR.SI

Es una funcin matemtica condicional. Al igual que la funcin SUMAR, la funcin SUMAR.SI sirve para sumar un rango de datos, pero con la diferencia que slo se sumarn los datos que cumplan con cierta condicin. Funciona de manera similar a CONTAR.SI, pero tiene un argumento adicional, ya que por lo regular, se desea evaluar un rango, pero sumar uno diferente.

Los argumentos de la funcin son: RANGO: es el conjunto de celdas que se van a evaluar. CRITERIO: es la condicin (dato o expresin) que determina qu celdas se deben sumar. RANGO_SUMA: son las celdas que se van a sumar. Si se omite se sumarn las celdas del rango.

Sintaxis: =SUMAR.SI (rango, criterio, rango _ suma)

Ejemplo

=SUMAR.

SI

(A1:A7,

"sistema",

B1:B7)

Suma los datos de las celdas B1 a B7, pero slo aquellos que cumplan con la condicin de que,

en la celda correspondiente en el rango A1:A7, est la palabra "sistema".

Funcin lgica OLa funcin O nos ayuda a determinar si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve verdadero o falso. Devuelve falso cuando todos los argumentos son FALSOS

La

sintaxis

de

la

frmula

sera:

O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Ejemplo:

Funcin lgica Y La funcin Y nos ayuda a comprobar que todos los argumentos sean verdaderos y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. La sintaxis de la funcin Y sera:

Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)

Ejemplo:

Funcin BUSCARV Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.

Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y

minsculas del texto son equivalentes. Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es: 1. 2. Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!

Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: 1. Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. 2. Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.

Ejemplo

En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades atmosfricas los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura (los valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmsfera).