ESTRUCTURA DE LAS ENTIDADES FONDOS DOCUMENTALES, SECCIONES,

SERIES, SUBSERIES, EXPEDIENTES

GESTION DOCUMENTAL IIMartha Helena Pineda Uribe

Estructura

•Conformación de las aéreas estructurales y administrativas de una organización

•Organigrama: representación gráfica de la organización.

Agrupacion

es Documentales

•Conjunto de documentos generados por una entidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía, originan los Fondos, Secciones, series y subseries

Fondo Document

al

•Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

•Identificación del Fondo

Descripción

Cronología •Fecha de creación de la entidad productora de los documentos.•Fecha de supresión del organismo, si es del caso•Fechas de todas las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de este organismo.

Contexto •Organismos que le han precedido en el desarrollo de competencias análogas.•Organismos que heredan competencias semejantes

Ubicación •Los fondos documentales se identifican dentro de un organismo porque aparecen en el primer nivel jerárquico y son independientes unos de otros. (Tener en cuenta el organigrama de la institución o empresa)

Identificación de un Fondo Documental

Secciones

Son las subdivisiones del

fondo identificadas con la producción

documental de una unidad o división administrativa o funcional de la

organización

Series Son el testimonio

documental continuado de

actividades repetitivas

desarrolladas por una entidad en

cumplimiento de una función determinada

Identificar las funciones de las

Uni. Administrativas

dado que generan Series.

Conocer el proceso de

formación de la Serie.

Identificación• Nombrar la Entidad

y la Unidad Administrativa que produce los documentos

• Identificar los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de cada unidad y en ejercicio de sus funciones

Secciones - Series

Oficina Tesorería

•Ordenes de pago•Boletines diarios de caja y bancos•Cuentas corrientes•Libros de Tesorería•Declaraciones tributarias

Personería

•Procesos disciplinarios

Ejemplo Serie

Tipo Documental •Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Producen •Los tipos documentales junto a la Unidad Administrativa o la función productora de los mismos, originan las Series .

Funciones •De las actividades o funciones de carácter personal , administrativo, económico, judicial y religioso se derivan diferentes tipos documentales.

Tipo Documental

Ejemplos

Actividades Personales Actividades Administrativas Actividades económicas

Actividades Judiciales Actividades Religiosas

Comunicar por escrito

Cartas Decisiones Acuerdos Pagos Nominas Juzgar conducta del individuo

Juicio Escrito papal

Bula

Relatar sucesos

Diarios Disposiciones del congreso

Leyes Tramitar cuentas

Presupuesto Reconocimiento de derechos

Demanda Registro de visitas de l obispo

Visita Pastoral

Escribir Ensayos Relación de lo tratado

Actas Hacer propuestas públicas

licitaciones Opinar sobre un asunto

Dictamen Registrar sacramentos

Actas de Bautismo

Disertación científica

Memorias Fallos Resoluciones Registro de activo y pasivo

Balances Indagar sobre un delito

Causas Publicas los nombres de quienes desean casarse

Amonestaciones

El Proceso de Organización

OrganizaciónClasificaciónOrdenaciónDescripción

El Expediente

Es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón de un cadena que está inserta en un contexto que le da valor que no tendría el documento visto aisladamente.

El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.

Bibliografía

Jiménez González, G. (2003). Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá

Godoy de Lozano J. ; Hernández Morales, G. & López Ávila M., (1995) organización de documentos de archivo. Archivo

General de la Nación. Bogotá