ORGANIZACIN Y Comunicacin

ORGANIZACIN Y ComunicacinPractica integrada

ORGANIZACINLa organizacin es una combinacin de los recursos humanos y materiales con el objeto de alcanzar un fin, por lo que es necesario estructurarlo. La estructura no nace espontneamente, sino es creada por las direcciones en donde se debe definir las actividades que se van a efectuar, las unidades y puestos de trabajo y procedimientos para la mejor utilizacin de los mismos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALLa estructura organizacional es la divisin de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar reas o departamentos, estableciendo autoridades, que a travs de la organizacin y coordinacin buscan alcanzar objetivos.La estructura de una organizacin se encuentra dividida por dos grandes reas: La estructura formal e informal.

ORGANIZACIN FORMAL

La organizacin formal es la configuracin intencional que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa. En una organizacin estructurada correctamente cada persona tiene una labor especfica4ORGANIZACIN INFORMAL

Se conforma mediante una red de relaciones informales que se producen en el mbito empresarial y que no han sido planificadas por la direccin ni establecidas con anterioridad.5FASES DEL PROCESO ORGANIZATIVO (organizacin formal)Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qu vamos a hacer. Efectuar la divisin de esta actividad. Ordenar las divisiones y sealar las personas que se responsabilizarn de cada una de ellas.Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada divisin, fijando el papel de cada uno de ellos. Implantar un sistema de comunicacin que permita que las distintas partes de la organizacin tengan la informacin necesaria para tomar las decisiones de su competencia. Fijar un sistema de control. DIVISIN DEL TRABAJOEl creciente nmero de tareas que se llevan a cabo en una empresa y la complejidad que pueden llegar a alcanzar hacen necesaria la divisin del trabajo. De este modo, la distribucin de la actividad de la empresa en las diversas tareas individuales y la agrupacin de stas en bloques ms o menos homogneos conformarn una serie de unidades que se denominan departamentos, divisiones o reas funcionales. Estas unidades pueden estructurarse segn varios criterios: -Organizaciones jerrquicas: FuncionalesPor productoPor mercadosPor grupo de clientesMixta-Organizaciones no jerrquicas:

Estos mismos criterios servirn, adems, para organizar los departamentos. Las organizaciones jerrquicas estn centralizadas y se estructuran por niveles, mientras que las no jerrquicas tienen una estructura descentralizada y flexible; 7DEPARTAMENTALIZACINEs la agrupacin en departamentos, de actividades similares relacionadas entre s lgicamente y dirigidas por un solo departamento. Departamentalizacin significa : Agrupacin de actividades en unidades organizacionales y agrupacin de estas unidades en una organizacin total8DIVISIN FUNCIONALLa divisin funcional sucede cuando se establece una estructura basada en la especializacin por conjuntos de tareas relacionadas entre s o por distintos procesos dentro de cada nivel. Esta divisin se realizar segn las diferentes reas funcionales.

DIVISIN POR PRODUCTOSSi las divisiones se hacen de acuerdo con las particularidades de fabricacin y comercializacin de los productos, los sectores industriales o los proyectos, se est llevando a cabo una divisin por productos.

DIVISIN POR MERCADOSCuando el criterio de especializacin que prevalece depende de los diferentes tipos de mercado en los que la empresa acta, se trata de una divisin por mercados. La tipologa puede ser amplia y surge de la necesidad de segmentacin del mercado.

Muchas empresas suelen agrupar sus actividades para que reflejen un inters primordial en los clientes, que son la clave de la estructura cuando cada grupo de clientes es administrado por un gerente de departamento: un buen ejemplo de ello es el departamento de ventas industriales de un mayorista que tambin vende a detallistas.Los propietarios de empresas y sus gerentes a menudo conforman sus actividades de esta manera a fin de atender los requisitos de grupos de clientes bien definidos

Divisin mixtaAl estructurar los distintos departamentos mediante algunos de los criterios anteriormente citados, y aplicndolos a la vez (funcionalmente, por productos y por mercados), se est fijando una divisin mixta. Determinadas situaciones pueden requerir este tipo de planteamiento. Unidades estratgicas de negociosSin contradecir lo sealado hasta este momento, es posible establecer en el nivel ms alto de la empresa unas unidades que se gestionarn de forma individualizada, con su propia estrategia y medios, como si se tratase de negocios distintos, llamadas Unidades Estratgicas de Negocio (UEN). Estas unidades se plantean en empresas que se dirigen a diferentes clientes, y satisfacen diversas necesidades y/o utilizan tecnologas que no tienen nada en comn.

aUTORIDADEs el derecho que posee una persona en decidir y mandar en una organizacin.Autoridad de LneaAutoridad de StaffAutoridad Funcional

EN LINEA: Superior subordinadosStaff:Es la que corresponde a la autoridad de los grupos de personas que ofrecen asesora y servicios a los gerentes de lneasFuncional: Es la que permite a los departamentos coordinar con otros que que tienen relacion20CULTURA ORGANIZACIONALSe llama Cultura Organizacional al Conjunto de creencias y de valores compartidos que proporcionan un marco comn de referencia, a partir del cual las personas que pertenecen a una organizacin tienen una concepcin ms o menos homognea de la realidad y, por tanto, un patrn similar de comportamientos ante situaciones especficas.21MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSEl manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.OBJETIVOSPresentar una visin integral de cmo opera la organizacin.Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.Describir grficamente los flujos de las operaciones.Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica.Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible.Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de tareas, y requerimientos.Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin.Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.LA COMUNICACINSe entiende la comunicacin como el acto que permite la transmisin e intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre las personas. Se considera una relacin interactiva y dinmica y se define como el proceso mediante el cual dos o ms personas intercambian ideas, conocimientos, informaciones y opiniones por diferentes medios, con la finalidad de lograr comprensin, dando origen a un intercambio permanente de significados entre ellas.

ETAPAS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIONTransmisin del mensaje: transmitir el mensaje previamente elaborado a travs del canal o canales seleccionados para unir el emisor con el receptor.Recepcin: es cuando el receptor recibe el mensaje mandado por el emisor. Este tiene que estar dispuesto a recibirlo.Decodificacin del mensaje: al recibir el mensaje el receptor lo decodifica, traduciendo y transformando el conjunto de seales transmitidas.Retroalimentacin: se dice que es una comunicacin bilateral porque el emisor enva un mensaje al receptor y este le enva su contestacin sobre el mensaje que el emisor le ha mandado y as sucesivamente.TIPOS DE COMUNICACINInternaExternaFormalInformal

Interna: buen funcionamiento, correcta gestinExterna: promocionar, dar a conocer, crear una buena imagenFormal: Niverl jerarquico canales establecidosInformal: mensaje que circula sin conocer el origen ni seguir canales establecidos27Formas de comunicacinLa comunicacin interna puede organizarse en tres tipos, teniendo en cuenta la direccin en que circulan los mensajes. Conocerlos permitir aplicar las herramientas ms convenientes para cada uno, y as lograr una autntica cultura de comunicacin en la empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.Comunicacin AscendenteComunicacin DescendenteComunicacin HorizontalNiveles de la comunicacinNivel cultural: La comunicacin se establece entre distintas instituciones de una sociedad. Los cdigos utilizados son la lengua, el dialecto o incluso el acento.Nivel organizacional: El mbito de la comunicacin en este nivel es el de las organizaciones de produccin. Se utilizan cdigos especficos como los trminos tcnicos o la jerga propia de la profesin.

Nivel interpersonal: La comunicacin se establece entre las personas dentro de los grupos. A travs de este sistema el individuo presenta su propia imagen a los dems.

PLANIFICACIN DE LA COMUNICACINAnlisis- DiagnsticoInvestigacin del pblico, tanto objetivo como potencialInvestigacin interna, a travs de anlisis de clima laboral y evaluacin del plan de comunicacin internaInvestigacin externa, evaluacin de la imagen externa de la empresaInvestigacin de la competencia, para conocer qu es lo que nos falta ofrecer, lo que tenemos que cambiar o lo que debemos explotarComit de comunicacinCrear un grupo de especialistas en comunicacin (el jefe o director de comunicacin de la propia empresa, un consultor externo, tcnicos, entre otros) que adems de evaluar al plan de forma peridica, buscar implementar otras estrategias para mentalizar a la empresa de la necesidad de dicho plan y de la importancia de llevarlo a cabo.

Objetivos de comunicacinEstablecer las metas que se quieren conseguir a travs del planEstrategiasDe acuerdo a los resultados obtenidos de cada diagnstico y de acuerdo a los objetivos propuestos, proponer estrategias que ayuden al logro de los mismos.Lo dicho, estudiando tambin los puntos fuertes y dbiles de cada estrategia, as como sus oportunidades de triunfo y sus amenazas.Establecimiento de acciones concretasConocer lo que se quiere hacer, cmo, cundo, dnde, porqu, a travs de qu, etc. Es decir, estableciendo adems de las estrategias, circunstancias, recursos, reas implicadas y resultados previstos.

Calendario y presupuestoFijar fechas para las acciones que se llevarn a cabo, y dar a conocer cunto costarn.Herramientas de controlDespus de determinado tiempo, implementar mecanismos de evaluacin y control de resultados.Herramientas de la comunicacinExisten muchas herramientas disponibles para ponerla en prctica. Cada empresa puede optar por las que se adapten mejor a sus posibilidades u objetivos. Manual de empleado. Publicacin institucional o "newsletter". Cartelera.CircularesReunionesCorreo electrnico.Buzn de sugerenciasVideoconferenciaIntranet

GRACIAS POR SU ATENCIN!!!