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SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SSTA-I-17 INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS Fecha Versión 09/04/2019 1 CONTROL DE CAMBIOS VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA 1 Se Emite Este Documento Con El Código SSTA-I-17 9/04/2019 EQUIPO SST DIRECCION SST ELABORADO APROBADO
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SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Y AMBIENTE SSTA-I-17
INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA
CONTRATISTAS
Fecha Versión
09/04/2019 1
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA
1 Se Emite Este Documento Con El Código SSTA-I-17 9/04/2019
EQUIPO SST DIRECCION SST
ELABORADO APROBADO
SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Y AMBIENTE SSTA-I-17
INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA
CONTRATISTAS
Fecha Versión
09/04/2019 1
INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS
Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:
a) Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada
trabajador (16 documentos).
b) Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.
c) Cada documento debe ser un archivo en formato PDF.
d) El documento del certificado o entrenamiento en alturas y la verificación del
mismo debe digitalizarse y los dos deben guardarse en el mismo archivo en
formato PDF.
e) Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo:
Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL. (De acuerdo con el formato
SSTA-F-76)
f) Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los documentos
por trabajador.
g) Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:
1) Fotocopia por las dos caras de cedula de ciudadanía.
2) Fotocopia del certificado de afiliación a la EPS del mes vigente.
3) Fotocopia del certificado de afiliación a la ARL del mes vigente
4) Fotocopia del certificado de afiliación a la AFP del mes vigente
5) Planilla aportes al sistema de seguridad social. (EPS, ARL y AFP) del mes
vigente.
6) Copia del recibo de pago o comprobante de pago electrónico de la planilla
de seguridad social.
7) Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del
empleador.
8) Validación del examen médico ocupacional, emitida por la IPS.
9) Inducción SST de la empresa empleadora.
10) Registro de entrega elementos de protección personal y dotación.
11) Perfil de cargo de acuerdo a las funciones a ejecutar; competencias y
responsabilidades frente a SST
12) Registro de socialización de perfil de cargo.
13) Certificación vigente de trabajo seguro en alturas de acuerdo al nivel que
corresponda.
14) Validación del certificado de trabajo seguro en alturas, emitida por el centro
de entrenamiento.
15) Contrato de trabajo.
16) Otros documentos de roles y/o cargos especializados.
* Las validaciones se requieren para garantizar que los documentos entregados son
verídicos.
* Para los siguientes roles y/o cargos especializados se tendrán que adjuntar los siguientes
documentos, un PDF por cada documento:
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CARGO Y/O ROL DOCUMENTO
Auxiliares y/o inspectores SST
Hoja de vida
Licencia vigente en SST de acuerdo con
manual de contratistas.
Certificado curso vigente 50 horas SST
Certificado curso básico primeros Auxilios.
Certificados del curso vigente de
coordinador de alturas.
Certificaciones laborales que acrediten la
experiencia requerida (1 año)
Eléctricos (personal que desarrolle tareas y
trabajos en caliente)
Certificado CONTE de acuerdo con la
categoría que le corresponda o certificado
de formación como técnico eléctrico.
Examen médico ocupacional de aptitud
para el cargo a desempeñar.
Actividades en espacios confinados
Certificado de persona autorizada para
espacios confinados.
Examen médico de aptitud para espacios
confinados.
Topógrafos Licencia y certificado vigente del consejo
profesional nacional de topografía.
Operadores de cortadora o / y Operadores
Equipos de construcción
Certificado de idoneidad
Capacitación especifica en el manejo del
equipo
Operador maquinaria amarilla y grúas torre Certificado de formación de competencia
Aparejadores de Grúa Torre Certificado de capacitación en izaje de
cargas.
Acreditación de la guarda emitida por la
Superintendencia de seguridad y vigilancia.
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Guardas de seguridad física Curso vigente (máximo un año) de guarda
de seguridad.
Examen vigente (máximo un año)
psicométrico para manejo de armas de
fuego
Personal Extranjero
Visa de trabajo.
Cedula de extranjería.
Registro SIRE.
INGRESAR AL SISTEMA BPMS
El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesos de la compañía. Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS. Una vez se tengan los documentos completos, escaneados y guardados en el computador por cada trabajador, ingrese a BPMS con el usuario y la contraseña que les fue asignada por el inspector SST de Amarilo. A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS:
1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador:
http://190.216.202.237:8080/bpms
2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:
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3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónico
asignado, seguido de la contraseña.
Ejemplo:
Usuario: [email protected]
Contraseña: amarilo2015
4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá por
nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de ingreso
contratista”.
Tenga presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del proyecto
a donde se va a cargar la información.
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5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado por el
sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto con el fin de
anclar los 10 archivos en PDF.
6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos digitalizados en
formato PDF.
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7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el cuadro de
documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos como se observa en
la imagen
8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10 archivos a la
ventana izquierda cómo se observa en la imagen.
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9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el
documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los campos
que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT contratista, nombre
del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso).
10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono
(6) Guardar
El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y salud
en el trabajo de la obra.
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11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario
12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8)
cuadro agregar
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13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario:
Ejemplo: La documentación se encuentra en el sistema nombre trabajador,
empresa contratista.
14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo
electrónico del Inspector de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar”
15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que el
sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y salud en el trabajo
correspondiente a la dirección de correo ingresada.
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PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS
A continuación, se describe el procedimiento para subir al sistema BPMS los documentos
con nuevas fechas de vigencia como cursos de alturas certificados médicos, y/o vigencia
de cualquier tipo de certificado:
1. Ingrese los documentos aplicando los pasos del 4 al 10 del presente documento.
2. Una vez haya culminado el paso anterior, se debe apadrinar el nuevo certificado al
radicado inicial del trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos:
2.1 Clic en más opciones
2.2 Clic en cambiar asociación de padre
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2.3 Le aparecerá la ventana de asociación de padre, digite allí el número de radicado
inicial del ingreso del trabajador al proyecto
2.4 Clic en guardar para asociar el nuevo radicado, al radicado inicial del trabajador al
proyecto.
Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes quedaran apadrinados al
radicado inicial del trabajador.
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REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR AL CONTRATISTA
1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo validando los
documentos ingresados por el contratista.
2. El Inspector debe ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el comentario
realizado por el contratista, quien previamente mediante la entrega del formato
SSTA-F-76 diligenciado y firmado, le confirma que los documentos ya se encuentran
en el sistema.
3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que todos los
documentos se encuentran completos sin novedades o por el contrario indicando si
hace falta algún requisito para el ingreso del personal.
4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra la
aprobación del inspector o las observaciones que se presenten.
¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde?
En el comentario debe informar al inspector el cargue de los documentos de los
trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número con el
que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde o tiene algún
error, para que el inspector pueda eliminarlo.
**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor
comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector del proyecto para
realizar el respectivo acompañamiento**.
