ACTIVOS FIJOS APLICATIVO WEB MANUAL DE USUARIO...

ACTIVOS FIJOS

APLICATIVO WEB

MANUAL DE USUARIO

2018

Sistemas Citisalud 2018

SISTEMAS CITISALUD SAS. ESTA PROTEGIDO POR LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR Pag. 2

Contendido 1. INTRODUCIÓN ....................................................................................................................... 3

2. GENERALI DADES DEL SISTEMA ............................................................................................. 3

Inicio de sesión del modulo ............................................................................................... 3

Página principal de módulos ............................................................................................. 4

Página principal ACTIVOS FIJOS ......................................................................................... 5

Barra Informativa .......................................................................................................... 5

Barra de Menú ............................................................................................................... 6

3. MAESTROS ............................................................................................................................. 6

Marcas ............................................................................................................................... 7

Dependencias Activos Fijos ............................................................................................... 7

Datos Activos Fijos............................................................................................................. 8

Usuarios ........................................................................................................................... 11

4. MOVIMIENTOS .................................................................................................................... 12

Asignación de activos Fijos .............................................................................................. 12

Traslados ......................................................................................................................... 14

Devolución al almacén .................................................................................................... 14

Devolución por inservibles .............................................................................................. 15

5. CONSULTAS ........................................................................................................................... 16

Ver y/o anular documentos ............................................................................................ 16

6. PROCESOS .............................................................................................................................. 18

Depreciación activos fijos ................................................................................................ 18

Cierres ............................................................................................................................. 18



Introducción

El módulo ACTIVOS FIJOS de Citisalud es un aplicativo cuya finalidad es llevar un registro

informativo de los activos de la empresa y como estos afectan a la contabilidad. Este aplicativo es

desarrollado en Visual Studio 2010 como un entorno web, lo que permite su compatibilidad con

diferentes dispositivos y sistemas operativos.

Generalidades del sistema

Inicio de sesión del modulo

Para ingresar al módulo ACTIVOS FIJOS se debe utilizar un explorador web como

Google Chrome o Internet Explorer. Para este módulo se recomienda utilizar Google

Chrome ya que posee la mayor compatibilidad con los aplicativos web actualmente.

En la página de inicio de Citisalud es indispensable el ingreso del usuario y

contraseña registrados para NIIF (Datos proporcionados por el administrador del

sistema).

Página principal de módulos

Dentro de la página principal se encuentra un listado de módulos disponibles según

la licencia, se selecciona el módulo de ACTIVOS FIJOS y se procede al inicio de

sesión.

El dialogo de inicio de sesión tiene tres variables importantes al momento de

implementar los procesos estas son el Año, el Mes en el cual el usuario se

encuentra matriculado y el almacén donde se quiere trabajar. Estas variables no

pueden ser manipuladas por el usuario en este dialogo. El mes y el año del usuario

puede ser cambiado en la sección de configuración dentro del aplicativo.



Página principal ACTIVOS FIJOS

El menú principal del módulo de ACTIVOS FIJOS está dividido en dos secciones:

Barra Informativa◄.

Barra de Menú ◄.

Barra Informativa

En la barra informativa se muestran los datos principales de la empresa como lo es

el nombre de la empresa, el nombre del usuario, el año y el mes de inicio de sesión,

esta barra también cuenta con tres botones de ayuda , menú, página principal y

salir. El botón de menú es el encargado de mostrar y ocultar la barra de menú.

El botón de página principal direcciona al usuario a la página principal de módulos,

por si desea trabajar en otro modulo.

Por último el botón Salir cierra el modulo y direcciona al usuario a la página de login

o inicio.



Barra de Menú

La barra de menú del módulo está dividida en cuatro secciones principales

Maestros, Movimientos, Consultas, Procesos.

Maestros

Los maestros en este módulo permiten la introducción de nueva información y configuración de la

misma.

Marcas

En el maestro de marcas se introduce la información de las marcas de los activos

fijos.

Estado

El estado de la marca permite que sea visible al momento de utilizar la ayuda de

marcas, el estado 0 indica que la marca esta desactivada y el 1 indican lo contrario.

Dependencias Activos Fijos

La página de dependencias habilita al usuario para crear nuevas dependencias

asociadas a los lugares de la empresa.



1. Crear: Este botón permite crear una nueva dependencia. Al presionar

este botón el desplegable de lugar se habilita y se puede seleccionar el

lugar al cual la dependencia va a pertenecer, se debe introducir una

descripción y seleccionar el estado Activo, Inactivo.

2. Modificar: Este botón permite modificar un registro de dependencia ya

creado, ya sea para cambiar su descripción o su estado.

Datos Activos fijos

En datos activos fijos el usuario podrá completar la información del activo

seleccionado y configurar varios aspectos como la depreciación y tipo de activo.

1. Botón ayuda activos: Este botón despliega el cuadro de ayuda donde

el usuario podrá buscar el activo por código, descripción o placa.

2. Botón ayuda terceros.



3. Periodo de garantía: El periodo de garantía puede ser en días, meses o

años.

4. Depreciación: El usuario puede elegir dependiendo del activo si se

deprecia o no.

5. Valor mejoras: Este campo sirve para introducir un valor de mejoras

para el activo ya sea por reparación o modificación del mismo, este

campo es necesario al momento de realizar el proceso de

depreciación.

6. Botón ayuda marcas: Este botón carga la ayuda para seleccionar las

marcas ingresadas en el maestro marcas.

7. Propiedad: El campo propiedad indica si el activo es propio o se

encuentra en comodato, si es propio la empresa dueña del activo debe

ser responsable de asumir el proceso de la depreciación, si es en

comodato se debe llegar a un acuerdo entre el dueño y el tercero en

comodato.

8. Tipo: Este campo indica el tipo de activo y la forma de depreciación ya

sea depreciación por activo o depreciación por componentes. Antes de

seleccionar el tipo de depreciación se deben completar todos los

campos de la página, de lo contrario el sistema impedirá la

continuación del proceso.

Depreciación por activos

El valor de salvamento es el valor del activo que no se va a depreciar, puede ser un

porcentaje entre 0% y 80% o un valor que se encuentre entre el rango de

porcentajes. Se deben estipular dos valores de salvamento debido al proceso de

transición entre la contabilidad normal y la contabilidad NIIF.

Depreciación por componentes.

Para los activos fijos que poseen varios elementos para conformarse por ejemplo

un computador se puede utilizar este tipo, debido a que los elementos del activo no



poseen la misma vida útil ni el mismo valor de salvamento.

Centros de costos depreciación.

Un activo puede ser utilizado en 1 o varios centros de costo al mismo tiempo, para

configurar los centros de costos asociados al activo se debe presionar la pestaña

CENTROS DE COSTOS DEPRECIACIÓN. Para poder asociar los centros de costo a los

activos deben estar asignados.

1. Agregar / Eliminar fila.

2. Ayuda centro de costo.

3. Porcentaje: El porcentaje hace referencia al porcentaje de depreciación que debe asumir el centro de costo con respecto al activo, la sumatoria de los porcentajes de asignación de depreciación en todos los centros de costo asociados debe ser igual al 100%.



Usuarios

1. Código de usuario: En este campo se debe ingresar el código del

usuario y oprimir la tecla Enter para realizar la búsqueda. Si el

resultado es positivo (Usuario encontrado) toda la información del

usuario se mostrara en todos los campos de la página, de lo contrario

el mensaje de error aparecerá indicándolo.

2. Búsqueda de usuario: Este botón permite la búsqueda asistida de

usuarios matriculados en el módulo de ACTIVOS FIJOS. Mediante un

dialogo de ayuda se ingresa el código de usuario y/o la aplicación.

Luego se cargan los datos obtenidos y se presiona la flecha azul para

seleccionar el usuario (esta búsqueda se activa presionando la tecla

Enter o el botón BUSCAR).

3. Contraseñas: En estos campos se ingresa la contraseña web del

módulo.

4. Aplicación: Selección de la aplicación para el usuario en este caso

ACTIVOS FIJOS.

5. Año-Fecha: Permite seleccionar el mes y año del usuario en el que se

va a trabajar.

6. Estado: Esta opción le otorga permisos al usuario para poder acceder

al aplicativo.

7. Botón limpiar campos: Limpia todos los campos de la página para una

nueva consulta.



8. Botón Eliminar Usuario: Elimina el usuario seleccionado.

9. Botón Guardar: Guarda o actualiza el usuario dependiendo el caso, si

el usuario consultado existe este botón actualiza la información, si el

usuario no existe se realiza el nuevo registro.

Movimientos

Asignación de activos fijos

El proceso de asignación de activos fijos consiste en asignar el activo a un lugar, a

una dependencia, a una unidad funcional, a un centro de costo y a un responsable o

tercero.

1. Desplegable lugar.

2. Ayuda activos (% + Enter) ayuda por defecto.

3. Desplegable Centros de costo.

4. Pestaña activos listos para ser asignados.

5. Ayuda responsables activos fijos.

6. Desplegable documento de asignación.

7. Desplegable Unidad funcional

8. Desplegable Dependencia.

9. Pestaña activos asignados.

Una vez los activos que van a ser asignados estén seleccionados se debe

presionar el botón .



Para finalizar el proceso de asignación se debe indicar la fecha de servicio y

presionar el botón guardar .

Traslados

El proceso de traslado consiste en cambiar de responsable y lugar el activo ya

asignado. La sección de la parte derecha en la anterior imagen se carga la

información del responsable encargado del activo que se desea trasladar. La

sección de la parte derecha debe contener la información del responsable de

destino con su lugar respectivo. Para cargar la lista de activos se debe completar la

información de la parte izquierda y una vez se seleccione el centro de costo el

listado de activos asociados a esa información aparecerá.

1. Se debe ingresar una observación o motivo de traslado para guardar el

proceso.

Devolución al almacén

La devolución de activos fijos al realiza el mismo proceso que el traslado, la

diferencia es que el destino final del activo es el almacén con el cual el usuario

ingreso al módulo de activos fijos.



De la misma manera que el proceso de traslado al momento de completar la

información y seleccionar el centro de costo el listado de activos asociados aparece

y se debe introducir una observación de devolución.

Una vez se seleccione el activo a devolver se debe presionar el botón guardar .

Devolución por inservibles

El proceso de devolución de activos inservibles se desarrolla y se comporta de la

misma manera que el de la devolución al almacén, su única diferencia es que al

momento de finalizar el proceso el activo no podrá ser asignado nuevamente

debido a su condición de inservible.



Consultas

Ver y/o anular documentos

La página de consultas permite visualizar la información de todos los comprobantes

contables de procesos realizado en el módulo de activos fijos y a su vez habilitar la

opción de anular los comprobantes.

1. Desplegable aplicativos. 2. Desplegable documentos del aplicativo seleccionado. 3. Búsqueda de documentos: El usuario puede buscar todos los

documentos en la fecha seleccionada, o puede digitar el número del documento que quiere buscar esa fecha y al presionar Enter se realizara la búsqueda.

Para visualizar el informe del documento se debe presionar el botón .

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Para realizar la anulación del documento presionar el botón , se confirma la

anulación y por último se elige un motivo por el cual se anulara el documento.

Procesos

Depreciación activos fijos

Una vez se haya configurado todo el proceso y completado la información necesaria

para realizar la depreciación, basta seleccionar la fecha de corte y presionar el

botón .

La inconsistencia que se puede llegar a presentar antes de realizar el proceso de

depreciación está relacionada con la falta de una cuenta de depreciación asociada a

los centros de costos donde los activos fueron asignados.

Cierres

El proceso de cierre consiste en actualizar los saldos de depreciación acumulados

por activo para el mes siguiente además de actualizar el mes del usuario. Para

generar el cierre del mes se debe haber ejecutado el proceso de depreciación

antes, de lo contrario el sistema impedirá la ejecución del cierre. Este proceso se

ejecuta presionando el botón número uno.



La devolución del cierre se realiza en esta misma página presionando el botón

número dos, este proceso devuelve al usuario al mes anterior y modifica los saldos

acumulados y actuales de la depreciación de los activos. Si no se ha generado

ningún cierre a la fecha del usuario el sistema impedirá realizar el proceso.

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