TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PRESENTADO POR:ANDRÉS RENÉ CARDONA GUARÍN

LORY YESENIA ENRÍQUEZ BURBANO

PRESENTADO A:INST. YAMILÉ HIDALGO URREA

TÉCNICO EN ASISTENCIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSERVICIO NACIONAL DE APREDIZAJE

EL BORDO CAUCA2015

IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Fácil acceso a la información Evitar la acumulación y producción irracional de los documentos Mantener el orden de la documentación Óptima conservación de la documentación Conservación de la información útil para toma de decisiones o Archivo Histórico

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el artículo 4 del acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del acuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea el caso.

PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación Siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación del material afectado por el biodeterioro Revisión y foliación

ARCHIVO HISTÓRICO En este se transfieren los documentos desde el archivo central o del archivo de gestión, de acuerdo a la decisión del comité de archivo aquí deben conservarse permanentemente, dado a el valor que adquiere para la investigación , la ciencia y la cultura; al transferir la documentación a este archivo se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente.

ARCHIVO DE GESTIÓNEn este archivo están todos los documentos producidos en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este, depende del trámite y de las normas internas indicadas en la TRD, la transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

ARCHIVO CENTRALA este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, en esta etapa los documentos están semiactivos y el archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.La documentación permanecerá en el archivo central de acuerdo al tiempo estipulado por las tablas de retención documental.