Análisis de la empresa TECNIKA S.A en función del control de gestión.

TECNIKA S.A

Control de Gestión- Jose Manuel Heredia

Javiera GutierrezLuis Martinez Fredy Ríos

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Contenido

Descripción general de la empresa...................................................................................................2

Descripción detallada del CMI...........................................................................................................3

Cuadro de Mando Integral............................................................................................................3

Financiero......................................................................................................................................3

Clientes..........................................................................................................................................4

Procesos Internos..........................................................................................................................5

Aprendizaje y crecimiento.............................................................................................................6

Alineación del CMI con el negocio....................................................................................................7

Misión............................................................................................................................................7

Visión.............................................................................................................................................7

Objetivos........................................................................................................................................7

Beneficios CMI...................................................................................................................................8

Fortalezas y Debilidades....................................................................................................................9

FORTALEZAS.................................................................................................................................10

DEBILIDADES................................................................................................................................10

Desafíos que tiene la empresa en la función de Control de Gestión..............................................11

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Descripción general de la empresa

La empresa que seleccionamos para realizar el presente trabajo es: Tecnika S.A.

– Exportadora e Importadora de Insumos Médicos, Farmacéuticos, Hospitalares y

Cirurgicos.

Inició sus actividades en 1990 en la siguiente dirección; Santiago – Chile; Parque

de Negocio Enea, Pudahuel 1305, CP. 902 1737. Contacto: Teléfono: (56 2) 2940-

4400 – Fax: (56 2) 2940-4410, Ventas: ventas@tecnika.cl, Servicio Técnico:

servicio@tecnika.cl , Informaciones: info@tecnika.cl, sitio: www.tecnika.cl .

La dirección citada arriba, es referente a la matriz de la empresa, o sea, no tienes

otras franquicias en otras ciudades o países. La empresa cuenta con vendedores

externos para atender las ubicaciones más lejanas a las de su localización. La

oficina administrativa y la bodega están ubicadas en la misma dirección.

Nosotros fuimos recibidos en la empresa por el Señor Patricio Madina –

Subgerente de Operaciones, en el cual hace parte de la empresa desde el

comienzo, él es responsable por todas las compras efectuadas.

La línea de productos comprende: anestésicos, esterilizadores de baja

temperatura, lavadoras ultrasónicas, plantas de tratamiento de agua, selladora

continua, agujas, jeringas, entre otros.

Sus clientes corresponden a todo el sector público y privado de Chile, desde

municipalidadeshasta la clínica Las Condes.

Actualmente la empresa cuenta con 41 trabajadores.

Su facturación mensual promedio es de $ 450 mil millones (pesos chilenos) en la

parte de insumos médicos y $800 mil millones (pesos chilenos) en los equipos

médicos.

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Descripción detallada del CMI

Cuadro de Mando Integral

Financiero

Actualmente, la empresa factura 450 millones de pesos mensuales,

aproximadamente, por lo tanto, el objetivo es continuar con el aumento de

ingresos por ventas, lo que se hará mediante la estrategia de encontrar nuevos

clientes del área de salud. La empresa Tecnika S.A también fija su target en base

al crecimiento del país, el cual, hoy en día se encuentra en periodo de

estancamiento económico, por lo que el panorama no es alentador en relación a

ese punto. Pese a lo anterior, un factor crítico a la hora de analizar el incremento

en los ingresos es que tan rentable son los nuevos productos importados.

Indicador de rentabilidad de productos recientemente introducidos.

Descripción: Mide la rentabilidad que genera cada producto nuevo traído del

exterior.

Objetivo estratégico: Evaluar que tan rentable es para la empresa introducir un

producto innovador en el mercado.

Otro aspecto en relación a los ingresos, es que la organización en los últimos años

ha llegado a ganar 800 millones de pesos anuales en proyectos, pero eso ha

variado respecto a cuántos de esos proyectos se ha adjudicado.

Indiciador de razón entre proyectos presentados / ganados.

Descripción: Mide la proporción entre la cantidad total de proyectos presentados y

los adjudicados por la compañía.

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Objetivo estratégico: Analizar la eficiencia de los proyectos presentados a otras

empresas.

En relación a los costos de la empresa, Tecnika está enfocando sus esfuerzos en

abastecerse de insumos por vía marítima, es por eso que la relación con los

proveedores del extranjero es fundamental, ya que los acuerdos para que sean

por vía marítima y no por vía área es trascendental para bajar los costos

promedios de los productos, ya que la importación por aire es más costosa, así

que los márgenes aumentan cuando las tecnologías son traídas por mar.

Indicador de proporción de productos importados vía marítima / área

Descripción: Mide la proporción de los productos importados por la vía más

eficiente (marítima) con el total de las importaciones.

Objetivo estratégico: Se usa para determinar si la empresa está siendo eficiente

en el manejo de las importaciones y los costos que genera

Clientes

La creación de valor a través del manejo de las relaciones con los clientes es

importante para una empresa que está enfocada en un nicho tan específico como

lo es el sector de salud.

Por lo anterior, la organización actualmente usa el sistema SAP (Sistema,

Aplicaciones y Productos para el procesamiento de datos) para tomar las órdenes

de ventas con los documentos vinculados para ello. De esta forma, la satisfacción

del cliente es medida a través de un indicador de tiempo de órdenes de compra, a

cargo de las mismas personas que reciben las órdenes de compra.

Indicador de fecha de llegada / fecha de ingreso orden de compra

Descripción: Mide la cantidad de horas (o días) que tarda en ingresarse la orden

de comprar desde que llega hasta que se ingresa.

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Objetivo estratégico: Controlar que la organización está satisfaciendo las órdenes

de compras en el menor tiempo posible.

Adicionalmente a lo anteriormente mencionado, la empresa tiene una hoja de reclamo que brinda a los clientes que lo soliciten con toda la descripción del

problema que presenta el producto entregado.

Procesos Internos

Para la organización, el eje principal para alinear los procesos internos con la

planificación estratégica y la misión es a través de asegurar el cumplimiento de

compromiso de calidad de los productos entregados.

La trascendencia de este punto en la estrategia se basa en ser consistente en la

misión de entregar a los clientes productos innovadores que cumplan con las

necesidades de ellos. Por lo tanto, Tecnika S.A. se encarga de enviar a los

encargados de compras a las ferias de productos tecnológicos del área de salud a

revisar las nuevas tendencias en las distintas gamas de productos que salen al

mercado mundial.

Indicador de introducción de nuevos productos

Descripción: Mide la cantidad de nuevos productos que introduce en el stock en

periodos (trimestral o anualmente).

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Objetivo estratégico: Evaluar el grado de productos innovadores que la compañía

va introduciendo en el mercado chileno.

Aprendizaje y crecimiento

Esta perspectiva es intangible si se ve de cierto modo, pero es un pilar

fundamental para el éxito y sostenibilidad del negocio ya que involucra alinear al

equipo de trabajo para que estén en constante aprendizaje, capacitación y

desarrollando nuevas competencias aplicables en el día a día de la organización,

para luego ser evaluados mediante un indicador que permita revisar el

cumplimiento de objetivos.

Por lo anterior, el departamento de “Research and Development” está capacitando

a sus trabajadores involucrados en los procesos de compra y búsqueda de nuevas

tecnologías, además de la respectiva evaluación del desempeño del personal, cual

hace que se cuantifique el desempeño en las tareas encomendadas a cada

trabajador.

Indicador de cantidad de horas hombre ganadas

Descripción: Mide el total de horas-hombre utilizadas para completar las etapas

los trabajos programados.

Objetivo estratégico: Evaluar la productividad del trabajo y progreso en los

objetivos.

No obstante lo anterior, para la empresa es fundamental conocer el desempeño y

como aplican las habilidades y conocimientos, pero también la rotación que van

teniendo los trabajadores, ya que la capacitación en sí, genera costos importantes

y al llegar existir un incremento en la rotación de empleados, los costos se pueden

ver incrementados.

Indicador de rotación de personal

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Descripción: Mide la velocidad a la que los empleados dejan la organización en un

período de tiempo determinado.

Objetivo estratégico: Para indicar el nivel de satisfacción de los empleados con la

organización, dado que si los empleados están descontentos será más probable

que abandonen la empresa.

Alineación del CMI con el negocio

Para partir, se debe establecer claramente la misión, visión y objetivos de la

empresa para que de esta forma se pueda establecer si existe alineación del

BalancedScorecard con el negocio en su conjunto.

Misión

Tecnika S.A. importa y distribuye una vasta gama de dispositivos médicos,

equipos médicos y artículos de farmacia con el fin de brindarles soluciones a los

clientes.

Visión

Ser la empresa líder en tener los productos más avanzados, la mejor tecnología

médica y los mejores profesionales con el fin de brindarle soluciones a las

necesidades de los clientes del área de la salud.

Objetivos

1. Distribuir de forma eficiente los productos a los clientes repartidos por el

país.

2. Encontrar soluciones innovadoras para problemas médicos, enfocándose

en el desarrollo de la calidad de los productos.

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3. Importar los mejores productos clínicos del mundo mediante la constante

búsqueda de nuevas tecnologías.

En base a lo establecido por la empresa anteriormente, se pueden concluir varios

puntos:

Tanto desde la perspectiva financiera como de cliente, el enfoque del CMI

está netamente enfocado en que constantemente se están buscando

soluciones innovadoras a través de los nuevos insumos que la empresa va

adquiriendo en el tiempo, ya sea en la búsqueda en el mercado mundial

como en las visitas llevadas a cabo en las ferias de tecnología médica.

En relación a la eficiencia en la entrega del servicio, la empresa se encarga

que sus empleados estén capacitados e involucrados en los procesos para

que la entrega del servicio sea la más óptima, es por eso que los

indicadores apuntan a los objetivos cumplidos y la evaluación de la rotación

del personal.

Y por último, en base a la visión, es decir, la mirada a largo plazo de la

organización, la empresa Tecnika S.A. está al tanto de las nuevas

tecnologías para así ir creando y satisfaciendo las necesidades de los

clientes, que en el panorama del marketing actual, siempre están

cambiando, y es por eso que la compañía debe ser capaz de anticiparse a

esos cambios mediante la adquisición de insumos innovadores en el

mercado.

Beneficios CMI

El Cuadro de Mando Integral traduce los objetivos del mapa estratégico en

indicadores -y metas a alcanzar- de manera que éstos constituyen una

componente fundamental de un sistema de control de gestión, toda vez que

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permiten hacer el seguimiento y la evaluación del grado de avance en el logro de

los objetivos.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, los individuos no saben cómo pueden

contribuir al logro de los objetivos. Aquí es donde las metas ayudan a comunicar (y

a establecer) el nivel esperado de desempeño. En otras palabras, las metas

permiten comunicar a la organización las necesidades y, eventualmente, el

tamaño del cambio para disminuir las brechas detectadas.

Pero no basta sólo con identificar los objetivos y metas para alcanzar la estrategia,

también se necesita que la organización sea capaz de ejecutar un conjunto de

iniciativas que ayuden a aproximar estas diferencias entre el desempeño real y el

desempeño deseado. De aquí que es fundamental que estas iniciativas sean

concebidas como un conjunto de planes alineados con los temas estratégicos y no

como un grupo de proyectos aislados. Bajo la lógica del CMI, los objetivos,

indicadores, metas e iniciativas trabajan en conjunto para alcanzar los desafíos de

largo plazo (visión).

Fortalezas y DebilidadesLa empresa Tecnika S.A presenta diferentes tipos de indicadores, los cuales nos

mostraran principalmente las fortalezas y debilidades que posee mediante un

análisis interno. Para esto se lleva a cabo un análisis de los indicadores, los cuales

generaran Alertas Sobre La Acción, con esto nos referimos a no perder la

dirección o visión de la empresa, bajo el supuesto de que la organización está

perfectamente alineada con el plan y además junto a sus indicadores del CMI.

FORTALEZAS

La empresa cuenta con diversos proveedores, los cuales están ubicados por

distintas parte del mundo. Esto resulta ser una fortaleza ya que con esto, la

empresa hace consolidación o des consolidación de carga, a lo que nos referimos

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con esto es que puede comprar productos en diferentes ciudades de un país, y

cada proveedor envía su carga al puerto del país en el cual se necesita, esto

ayuda a crear una distribución con un amplia gama de alternativas de envío,

teniendo además un precio muy competitivo respecto a otras empresas del mismo

rubro.

Se puede identificar que la empresa posee un importante servicio al cliente, ya

que esto se puede medir mediante la satisfacción del cliente al momento en que lo

atienden, como se dijo anteriormente, la empresa cuenta con un equipo cualificado

y comprometido, el que está compuesto por 3 ejecutivas las cuales atienden

clientes ya segmentados para entregar una atención de una manera más

personalizada, esto representa una importante fortaleza ya que para una empresa

algo que tiene un peso relevante es la fidelización con el cliente, ya que esto

genera que se vuelva a elegir la misma empresa, se creen lazos y genere la

atracción de nuevos potenciales segmentos.

La ubicación juega un papel importante, ya que al estar ubicada en Pudahuel

1305, Santiago se encuentra cerca del aeropuerto, esto ayuda a facilitar la llegada

de compras, las cuales vienen por vía aérea, además de la llegada de los

camiones, esto podemos medirlo mediante el tiempo que se ahorra con cada

transporte que se realiza y los costos de combustible efectuados por los distintos

camiones.

DEBILIDADES

La Logística inversa de la empresa pocos reclamos o productos que vienen en mal

estado, y en el caso de presentar alguna falla de logística se certifica por la

encargada química, la cual lleva a cabo los analices necesarios para devolverlo al

proveedor correspondiente. Cada reclamo es plasmado en una hoja de reclamo, la

cual contiene todos los datos del cliente que realizo la crítica.

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Falta de profesionales expertos en áreas de tipo logística, lo que hoy representa

para la empresa una limitante para presentarse a algunas licitaciones por falta de

este know-how.

En un sentido de comodidad para los clientes, la ubicación del punto de venta se

encuentra con una escasa visibilidad, ya que al encontrarse fuera de los

principales puntos de comercio su acceso se encuentra más restringido para

futuros compradores.

Por otro parte el esfuerzo publicitario es escaso, lo que conlleva junto con el punto

anterior a no popularizar tanto la empresa, lo que provoca que el comprador

potencial este dentro de un pequeño segmento.

Desafíos que tiene la empresa en la función de Control de Gestión

Para consolidarse en el mercado de los insumos, la empresa debe expandir su

presencia en más regiones del país, incrementando con esto los márgenes de

ventas y utilidades.

La empresa Tecnika S.A. es una organización que se ha consolidado fuertemente

en el mercado de los insumos médicos y es por eso, que el control de gestión

debe funcionar como una herramienta que esté constantemente revisando y

evaluando los procesos que se están llevando a cabo. Suena lógico plantearlo,

pero muchas empresas de distintos rubros no logran la eficiencia esperada dado

que no utilizan esta herramienta de forma correcta, es por esto que ante una

expansión del negocio, se hace fundamental que el control de gestión apunte a

que la “supplychain” optimice sus procesos, siendo más eficientes en el manejo de

los insumos, las ordenes de compras y el tratamiento con los clientes mediante las

distintas métricas analizadas en el trabajo.

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En el caso hipotético de que la empresa continúe con un crecimiento sostenible en

el tiempo, se hace fundamental que la satisfacción del cliente sea la mejor posible,

ya que el negocio de los insumos médicos es un mercado en donde los clientes

(tanto gubernamentales como privados) están demandando cada vez más

mejores productos, menores tiempos de entrega y precios altamente competitivos.

Para que lo anterior sea posible, se debe implementar un control de gestión que

permita abarcar el desafío de incrementar la presencia de la empresa en más

regiones del país, implantando el sistema de rastreo por satélite, por ejemplo. De

esta manera, se genera un proceso de comunicación constante entre operadores,

administradores, clientes y proveedores, generando así un salto a un servicio de

primer nivel.