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EL CONTROL MARCO

CONCEPTUAL

HUMBERTO JAIMES VEGA

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CLASES DE CONTROLCLASES DE CONTROL

SEGÚN QUIENSEGÚN QUIEN LO REALICELO REALICE

FINANCIEROFINANCIERO

INFORMATICOINFORMATICO

OPERATIVOOPERATIVO

ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO

PREVIOPREVIO

PERCEPTIVOPERCEPTIVO

POSTERIORPOSTERIOR

EXTERNOEXTERNO

INTERNOINTERNO

SEGÚN SUSEGÚN SU NATURALEZANATURALEZA

SEGÚN MOMENTO SEGÚN MOMENTO DE SU APLICACIÓNDE SU APLICACIÓN

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SISTEMA DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL MARCO LEGALMARCO LEGAL

NORMAS

CONSTITUCION NACIONALCONSTITUCION NACIONAL

LEY 42 DE 1993LEY 42 DE 1993

LEY 80 DE 1993LEY 80 DE 1993

LEY 87 DE 1993LEY 87 DE 1993

LEY 119 DE 1994LEY 119 DE 1994

RESOLUCION 049 DE 1998RESOLUCION 049 DE 1998

LEY 190 DE 1995LEY 190 DE 1995

LEY 200 DE 1995LEY 200 DE 1995

DECRETO 2150 DE 1995DECRETO 2150 DE 1995

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MISION Y VISION

OBJETIVOS

POLITICAS

PLANES

PROGRAMAS

PROYECTOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FUNCIONES

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS DEINFORMACION

SISTEMA DE EVALUACION Y CONTROL

SISTEMASDE SEGURIDAD

SISTEMA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

NORMAS

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RESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD DEL DEL

CONTROLCONTROL

La aplicación de los métodos y La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia, será calidad, eficiencia y eficacia, será de responsabilidad de los de responsabilidad de los Jefes...Jefes...

“ “El establecimiento y desarrolloEl establecimiento y desarrollo

del sistema de Controldel sistema de Control

será de responsabilidad del será de responsabilidad del Representante Legal...Representante Legal...

A las A las Oficinas Oficinas les corresponde la les corresponde la verificación y verificación y evaluación del evaluación del

sistema de control. sistema de control.

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ENFOQUES DEL ENFOQUES DEL CONTROLCONTROL

EJERCERSE EN FORMA PERMANENTEEN TODO EL SENA

HACER PARTE INTEGRAL DE LA FUNCION GERENCIAL

FACILITAR LA PARTICIPACIONCIUDADANA EN EL CONTROL

DE LA GESTION DEL SENA

SER DESCONCENTRADO Y DESCENTRALIZADO.

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INTEGRADO A TRAVES DE SISTEMAS DE INFORMACION.

PROPICIAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS.

PROPICIAR LA CULTURA DEL AUTOCONTROL DE LA GESTION.

ENFOQUES DEL CONTROL INTERNOENFOQUES DEL CONTROL INTERNO

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Enfoque:Mejoramiento Continuo

Objetivo :Calidad

Dónde ?Procesos Quiénes ?

Todos Controlan

Cuándo ?Permanente

Cómo ?Técnicas,Indicadores,Normas

CONCEPTO MODERNO DEL CONTROLCONCEPTO MODERNO DEL CONTROL

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NUEVOS CONCEPTOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROLDEL CONTROL

En el trabajo se vuelven En el trabajo se vuelven importantes ciertosimportantes ciertos

aspectos considerados aspectos considerados sutiles que pueden afectarsutiles que pueden afectar

significativamente la significativamente la calidad, y con frecuenciacalidad, y con frecuencia

sólo son controlables sólo son controlables eficientementeeficientemente

por el propio funcionario.por el propio funcionario.

AutocontrolAutocontrol

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ACTITUD CLAVE Y ACTITUD CLAVE Y DETERMINANTE PARA LA DETERMINANTE PARA LA

EFECTIVIDAD DEL CONTROLEFECTIVIDAD DEL CONTROL

ACTITUD CLAVE Y ACTITUD CLAVE Y DETERMINANTE PARA LA DETERMINANTE PARA LA

EFECTIVIDAD DEL CONTROLEFECTIVIDAD DEL CONTROL

~~

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PRINCIPIOS DE CONTROLPRINCIPIOS DE CONTROL

SEGREGACION DE FUNCIONES

RESPONSABILIDADESDELIMITADAS

AMPARO DE BIENESY VALORES

ACTUACIONES ACORDESCON LAS NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS VIGENTES

SEGURIDAD EN INSTALACIONES Y PROTECCION

DE LA INFORMACION

SISTEMA DEEVALUACION

DEL DESEMPEÑO MONITOREO

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EL CONTROL EN LA

PRACTICA

HUMBERTO JAIMES VEGA

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Comprenda bien los enfoques.

Tome acciones en ese sentido.

Eduque a todos los funcionarios.

Efectúe diagnósticos del controlFormule planes de mejoramiento.

PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROLPARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL RECUERDE LO SIGUIENTE ...RECUERDE LO SIGUIENTE ...

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PARA MEJORAR EL SISTEMA DEPARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL RECUERDE LO CONTROL RECUERDE LO SIGUIENTE ...SIGUIENTE ...

Establezca puntos claves de control.

Asigne responsables de verificar los procesos.

Efectúe controles selectivos.

Aplique técnicas de control.

Haga seguimiento y evaluación

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CONTROLES EN CONTROLES EN PROCESOSPROCESOS

Y PROCEDIMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO PROCESO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTONOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLERESPONSABLE PUNTO DEAPLICACION

PUNTO DEAPLICACION

ACTIVIDADESDE CONTROL

ACTIVIDADESDE CONTROL

PERIODICIDAD .....

PERIODICIDAD .....

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EVALUACION DEL CONTROLEVALUACION DEL CONTROL

Qué ? Examen de los elementos que componen el sistema de control interno del SENA.

Para qué ? Para tener un diagnóstico del estado actual del control interno y establecer acciones de mejoramiento.

Cómo ? Con técnicas e instrumentos tales como : listas de chequeo, análisis de datos, voz del cliente.

Dónde ? En toda la Entidad, en una Regional específica, en un Centro de Formación Profesional ó de empleo.

Cuándo ? Permanentemente.

Quiénes ? Directivos, Jefes de dependencia, Oficinas de Control, Contraloría de la República.

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EXAMENEXAMEN

DIAGNOSTICO DE CONTROLDIAGNOSTICO DE CONTROL

PlaneaciónPlaneación

OrganizaciónOrganización

RecursosRecursos

InformaciónInformación

VerificaciónVerificación

EELLEEMMEENNTTOOSS

CRITERIOSCRITERIOS

Plan demejoramiento

FortalezasDebilidades

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PLAN DE MEJORAMIENTO

Elemento deControl Deficiencias

Acciones deMejoramiento

Responsables y Fecha de Ejecución

Regional : __________________________ Fecha : ____________________

Dependencia : _______________________ Elaborado Por : _____________

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TECNICAS DE CONTROLTECNICAS DE CONTROL

MÉTODOS

OBTENER INFORMACIÓNOBTENER INFORMACIÓN

ANALIZAR INFORMACIÓNANALIZAR INFORMACIÓN

EVALUAR CONTROLESEVALUAR CONTROLES MÉDIOS

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TECNICAS DE CONTROLTECNICAS DE CONTROLPARA CONTROLPARA CONTROL DE LEGALIDAD DE LEGALIDAD

Y EXACTITUDY EXACTITUD

OBSERVACIÓN INSPECCIÓNCOMPROBACIÓNEXAMEN DE EXACTITUDREVISIÓN ANALÍTICACONCILIACIÓNCONFIRMACIÓN

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INSPECCION

Para qué sirve ?

Para constatar técnicamente en un objeto, proceso, o situación aspectos como Cantidades, Valores Seguridad, Características

Atributos Técnicos

Ejemplos :

Recepción de equiposMantenimiento de instalacionesSeguridades de acceso a equipos

Para qué sirve ?

Para constatar técnicamente en un objeto, proceso, o situación aspectos como Cantidades, Valores Seguridad, Características

Atributos Técnicos

Ejemplos :

Recepción de equiposMantenimiento de instalacionesSeguridades de acceso a equipos

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EXAMEN DE EXACTITUD

Consiste en verificar la precisión de cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta :

• Numeración secuencial• Unidades de medida• Cantidades• Valores• Operaciones aritméticas• Firmas Autorizadas

Ejemplos:Informes de ResultadosCuentas de CobroMemorandos

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COMPROBACION

Para qué sirve ?

Examinar los soportes y registros que apoyan una transacción, obteniendo evidencias suficientes para corroborar que se ajustan a los procedimientos establecidos.

Ejemplos:

• Cuenta de Cobro• Préstamo Hipotecario• Pago de Horas Extras

Para qué sirve ?

Examinar los soportes y registros que apoyan una transacción, obteniendo evidencias suficientes para corroborar que se ajustan a los procedimientos establecidos.

Ejemplos:

• Cuenta de Cobro• Préstamo Hipotecario• Pago de Horas Extras

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CONCILIACION

Consiste en establecer la correspondencia y confiabilidad entre dos registros independientes pero relacionados entre si, para aclarar las diferencias que se presenten, analizar sus causas y efectuar los ajustes del caso.

Ejemplos:

Cuentas corrientes Almacenes

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CONFIRMACION

Para qué sirve ?

Cerciorarse de la validez de lasoperaciones realizadas, mediante comunicación directa con clientes internos o externos, queconocen las condiciones de loque desea confirmar.

Ejemplos :Recibo de la mercancía.Tiempo de entrega.Unidades recibidas.Devoluciones.

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Lluvia de ideas Hoja de verificación Diagrama de flujo Diagrama de Paretto Diagramas de dispersión Gráfico de desarrollo Diagrama causa-efecto Gráficas de control Histogramas Solución de problemas en equipo

TECNICAS DE CONTROL

PARA ANALISIS DE DATOSPARA ANALISIS DE DATOS

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PROPOSITOS

HECHOS Y DATOS

EVIDENCIAS ANALISIS

MEJORAMIENTOCONTINUO

DE PROCESOS

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LLUVIA DE IDEAS

QUE ES ?

UNA HERRAMIENTA PARA GENERAR IDEAS A TRAVES DEL TRABAJO EN EQUIPO.

PARA QUE SIRVE ?

ESTIMULAR LA CREATIVIDAD Y LA PARTICIPACION EN EL ANALISIS Y LA SOLUCION DE PROBLEMAS.

QUE ES ?

UNA HERRAMIENTA PARA GENERAR IDEAS A TRAVES DEL TRABAJO EN EQUIPO.

PARA QUE SIRVE ?

ESTIMULAR LA CREATIVIDAD Y LA PARTICIPACION EN EL ANALISIS Y LA SOLUCION DE PROBLEMAS.

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HOJA DE VERIFICACION

QUE ES ?

Herramienta para el registro y organización de datos.

PARA QUE ?

• Para cuantificar fallas y errores en procesos.

• Para reducir los riesgos

• Para el análisis y la toma de decisiones

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HOJA DE VERIFICACION : EJEMPLO

Tipo Error Lunes Martes Mierc. Juev. Viernes Total

Fecha Diferente

CódigoErradoLiquidaciónIncorrecta

Falta ControlPrevio

TOTAL

II I I II II 8

I II I III II 9

II I I I II 7

I I I I 4

286 4 4 7 7

Registrado Por : _________________

Lugar : _________________________ Fecha : _______

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DIAGRAMA CAUSA-EFECTO( ESPINA DE PESCADO )

QUE ES ?

DIAGRAMA QUE MUESTRA LA RELACION ENTREUN EFECTO O UN PROBLEMA Y LAS POSIBLESCAUSAS QUE LO GENERAN.

PARA QUE ?

REPRESENTAR GRAFICAMENTE LAS CAUSASDEL PROBLEMA AYUDANDO AL EQUIPO DE TRABAJO A IDENTIFICAR CAUSAS PROBABLES DELOS PROBLEMAS O EFECTOS..

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ATENCIONA LOS CLIENTES

METODO

Ausencia Manuales

AusenciaSistematización

Falta de capacitación

Insuficiencia de Personal

TALENTO HUMANO

EQUIPOS

Obsoletos

Insuficientes

MEDIOAMBIENTE

LocalizaciónInadecuada

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO : EJEMPLO

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PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EQUIPO

Listado de soluciones

PASOS A QUE RESPONDE RESULTADO

1. Identifique y seleccione el problema.

Qué se quiere cambiar?

Claridad sobre el problema vs. situación deseable

2. Análisis del problema

Que nos impide llegaral estado deseable?

Identificación y priorización de causas

3. Generación de soluciones.

Cómo podriamoshacer el cambio?

4. Selección de la mejor solución

Cuál es la mejor forma de hacerlo ?

Plan para hacer ymonitorear el cambio.

Criterios de selección

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PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EQUIPO

PASOS A QUE SE RESPONDE RESULTADO

5. Montaje de la solución

Estamos siguiendo elplan ? Solución en “el sitio”

6. Evaluaciónde la solución

Qué tan buena resultóla solución ?

Verificación de que el problema está resuelto.

Continuación

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Preparémonos y Preparémonos y actuemos para asumiractuemos para asumir

el cambio el cambio organizacional organizacional

y de la cultura del y de la cultura del controlcontrol

“ “ Lo único permanenteLo único permanente es el cambio ”es el cambio ”